ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ДЕРЖАВНИХ СЕКРЕТІВ
ТА ТЕХНІЧНОГО ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ, ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ
УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 25/7 від 03.03.97
м.Київ
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
12 вересня 1997 р.
за N 400/2204

Про затвердження Інструкції про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання

Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) та статті 18 Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) НАКАЗУЄМО:
1. Затвердити Інструкцію про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання (додається).
2. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Інструкцію у найближчому номері.
Голова Державного комітету України з питань
державних секретів та технічного захисту інформації П.О.МИСНИК
Начальник Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
Н.В.КИСТРУСЬКА 
Затверджено
наказом Державного комітету України
з  питань  державних   секретів  та
технічного  захисту  інформації  та
Головного архівного  управління при
Кабінеті  Міністрів  України    від
3 березня 1997 р. N 25/7

Інструкція

про порядок відбору та передачі секретних* документів на архівне зберігання

----------------
* Тут і далі - документи (справи) особливої важливості, цілком таємні та таємні, за винятком тих випадків, коли їх ступінь секретності вказується окремо.

Вимоги до порядку зберігання архівних секретних документів

1. Закінчені у діловодстві секретні документи і справи постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання перебувають у режимно-секретному органі (РСО) державного органу, підприємства, установи і організації (далі - підприємства, установи, організації) протягом двох років, а потім передаються до секретного архівного підрозділу за описами справ.
Строки їх зберігання в секретному архівному підрозділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (Головархівом) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади.
2. У разі реорганізації або ліквідації підприємства, установи, організації для вирішення питання про подальше зберігання секретних архівних документів наказом керівника підприємства, установи, організації створюється в установленому порядку комісія.
3. Облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюються відповідно до правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Головархівом, цієї Інструкції та інших нормативних актів із питань архівної справи та охорони державної таємниці.
4. Основними обліковими документами в секретному архівному підрозділі є: книга обліку надходження та вибуття секретних документів, описи справ та документів, книга обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду використання, список фондів, лист фонду, картка фонду за формами СА1-СА5, СА10-СА13 (додатки NN 1-5, 10-13).
Крім того, у справу постійного, довгострокового зберігання вміщуються засвідчувальний аркуш та внутрішній опис. По кожному фонду ведеться справа фонду.
5. На випадок стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо секретний архівний підрозділ розробляє необхідні заходи.
6. Секретні документи, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки у приміщенні секретного архівного підрозділу на замовлення за формою СА6 (додаток N 6), підписані керівником відповідного структурного підрозділу підприємства, установи, організації (для документів особливої важливості - керівником підприємства, установи, організації) та погоджені керівником РСО або його заступником.
Цілком таємні та таємні документи видаються на робочі місця на замовлення через працівників РСО.
Документи особливої важливості на робочі місця виконавцям не видаються.
Видача цілком таємних та таємних документів із секретного архівного підрозділу фіксується у книзі видачі справ за формою СА7 (додаток N 7). Одержані із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування документи беруться на облік у РСО, про що робиться запис у журналі справ, одержаних із секретного архівного підрозділу за формою СА8 (додаток N 8).
7. Перевірка наявності секретних документів та справ проводиться в секретному архівному підрозділі не рідше одного разу на 5 років.
8. Розсекречування або зміна грифу секретності документів і справ, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, проводиться відповідно до Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) та нормативних актів Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).
9. Документи особливої важливості до державних архівних установ не передаються до закінчення строку обмеження їх використання згідно із Законом України "Про державну таємницю". Після закінчення зазначеного строку документи розсекречуються або гриф їх секретності знижується у встановленому порядку, і вони передаються до державних архівних установ.

Підготовка секретних документів до передачі на архівне зберігання

10. Підготовка секретних документів до передачі на архівне зберігання охоплює:
- організацію і проведення експертизи цінності документів;
- складання та оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- створення науково-довідкового апарату;
- оформлення справ.
11. Експертиза цінності секретних документів і справ проводиться згідно з Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 (853-95-п) та цією Інструкцією.
12. Усі члени експертної комісії (ЕК) повинні мати безпосереднє відношення до питань та документів, що розглядаються на засіданнях комісії, та допуск до державної таємниці відповідної форми.
13. Експертиза цінності секретних документів проводиться щорічно після завершення року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу і РСО підприємства, установи, організації. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації на наступний рік.
14. Під час проведення експертизи цінності секретних документів у РСО підприємства, установи, організації здійснюється відбір документів постійного, довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСО підприємства, установи, організації, відбір для знищення секретних справ і документів тимчасового зберігання за попередні роки, строки зберігання яких закінчилися.
Водночас із цим перевіряються якість і повнота діючої номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації, правильність визначення строків зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ, додержання встановленого порядку оформлення і формування документів у справи.
Експерти також зобов'язані звертати увагу на відповідність грифів секретності документів відомостям, що містяться в них, і в разі необхідності вносити пропозиції щодо їх зміни.
15. Відбір секретних документів для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку шляхом перегляду кожного аркуша справ.
Експертиза цінності документів шляхом перегляду тільки їхніх заголовків категорично забороняється.
16. До проведення експертизи цінності всі секретні документи повинні бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку секретних документів за відповідний період відпрацьовані.
17. Під час перегляду аркушів справ постійного зберігання вилучаються дублетні примірники документів, чернетки, документи тимчасового зберігання, а також такі, що не відповідають змісту справи, яку відібрано для зберігання.
18. Одночасно з відбором секретних справ постійного та довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу в РСО підприємства, установи проводиться відбір справ і документів, строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховують такі позначки у переліку документів або номенклатурі справ, як "ЕПК" (Експертно-перевірна комісія), "Доки не мине потреба", "За умови проведення ревізії", "До заміни новими" тощо.
19. Під час проведення експертизи цінності виявляються особливо цінні секретні документи.
Виявлення цих документів проводиться на підставі правил та рекомендацій, які розробляються Головархівом, та переліків особливо цінних документів, затверджених відповідними міністерствами, відомствами за погодженням з державними архівними установами.
20. Під час проведення експертизи цінності надто великих і складних за змістом комплексів справ на кожну справу, відібрану для постійного зберігання, складається робоча картка за формою СА9 (додаток N 9)* в якій повинні бути вказані назва структурного підрозділу, обліковий номер, граничні дати документів, заголовок, кількість аркушів.
-----------------
* Виносити секретні відомості на картки забороняється. Ці відомості заносяться до облікових журналів, а в картці робиться посилання на відповідний запис у журналі.
Якщо у справу постійного зберігання підшито документи тимчасового зберігання, у картках зазначаються номери аркушів документів постійного зберігання та їх загальна кількість у справі. У разі неправильного вміщення документа до справи на нього слід заводити окрему картку з метою подальшого визначення місця зберігання цього документа.
На особливо цінні документи складаються окремі картки.

Складання і оформлення описів справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню

21. Результати експертизи цінності секретних документів оформляються у вигляді описів справ постійного, довгострокового зберігання, описів особливо цінних справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
22. Описи справ за формами СА10 - СА12 (додатки NN 10-12) складаються відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.
Описуючи секретні справи, необхідно мати на увазі таке:
- описи справ постійного і довгострокового зберігання складаються окремо;
- розділи опису справ складаються за роками, а всередині розділів - за структурними підрозділами підприємства, установи, організації;
- заголовки справ вносяться до опису, як правило, у тій послідовності, в якій їх розміщено у номенклатурі справ;
- науково-дослідна, проектна, конструкторська, геологічна, медична та інша спеціальна документація включається в окремі описи справ. Схема їх побудови погоджується з державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером;
- якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться підряд справи з однаковими заголовками, наводиться повністю заголовок першої справи, а всі інші справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи подаються в опису у повному викладі, наприклад: "те саме, т.3, за липень - вересень, 150 арк.". На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються у точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи;
- порядок нумерації справ в опису - наскрізний, тобто перша справа у новому річному розділі зведеного опису повинна мати порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу;
- справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються до розділу опису за роком їх заведення у діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів вказується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а у графі "Примітка" робиться позначка "Див. спр. N". Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в опису проставляється кількість аркушів справи (у розділі, де вона облікована);
- наприкінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться у даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні або пропущені номери справ);
- на страхові копії складається окремий опис за формою СА13 (додаток N 13), який повинен мати річні розділи із вкладеними до них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кількість справ, скопійованих за рік. У підсумковому запису також вказується (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок - загальна кількість виготовлених та скопійованих справ;
- гриф секретності описів та їх розділів повинен відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них.
23. Описи (їх розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються у 4-х примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їх посад та проставляються дати складання; погоджуються з керівниками РСО та секретного архівного підрозділу, розглядаються і схвалюються ЕК підприємства, установи, організації та подаються на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи.
До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання підприємством, установою, організацією складається передмова та в разі потреби - покажчики, зміст, список скорочень.
Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів визначаються державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи.
24. Описи (їх розділи) справ довгострокового зберігання складаються у двох примірниках, підписуються їх укладачами із зазначенням посад, які вони обіймають, та затверджуються ЕК підприємства, установи, організації.
25. Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період.
Акти на справи і документи у діловодстві складаються працівниками РСО, розглядаються одночасно з описами справ на засіданні ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.
У секретному архівному підрозділі акти про відбір справ для знищення складають його працівники, погоджують з відповідними ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

Оформлення секретних справ

26. Закінчені у діловодстві справи постійного і довгострокового зберігання під час підготовки їх до передачі у секретний архівний підрозділ оформляються працівниками РСО, які з ними працювали. Якщо необхідно, до цієї роботи залучаються працівники відповідних структурних підрозділів, які мають у встановленому порядку доступ до документів, і виконують її з методичною допомогою та під контролем спеціалістів секретного архівного підрозділу.
27. Справи постійного і довгострокового зберігання повинні бути повністю оформлені відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку справи має бути внутрішній опис, а в кінці - завірчий аркуш.
28. Вилучення окремих секретних документів із справ (дублетних документів, тимчасового зберігання тощо) та повне оформлення справ здійснюється перед затвердженням описів справ за відповідний період, разом з цим:
- вилучені зі справ секретні документи вміщують у папки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшивають до відповідної справи;
- у внутрішніх описах документів справ проти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (номер і дата складання акта про знищення), що засвідчується підписами двох працівників РСО;
- особливо цінні секретні документи забороняється вміщувати у конверти, які підшиваються у справи.

Передача секретних документів і справ на архівне зберігання

29. Секретні документи і справи, які були створені в процесі діяльності підприємства, установи, організації та попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи незалежно від приналежності, часу створення, місця зберігання, техніки і способу закріплення інформації підлягають переданню до відповідної державної архівної установи.
30. Секретні справи постійного, довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.
31. Страхові копії фонду зберігання, позитивні мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінних документів передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Головархівом.
32. Секретні справи тимчасового зберігання (до 10 років) передачі до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються у РСО і після закінчення строків зберігання знищуються у встановленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва підприємства, установи, організації такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.
Передача справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою секретних справ за відповідний період часу, як правило, за рік та оформляється приймально-здавальним актом.
В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписується представником РСО та працівником секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали приймання-передачу справ, погоджується керівником секретного архівного підрозділу та затверджується керівником РСО.
На справи особливої важливості тимчасового зберігання складається опис, аналогічний за формою опису справ довгострокового зберігання.
Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу у тому вигляді, в якому вони були оформлені у поточному діловодстві.
33. Під час приймання до секретного архівного підрозділу секретних справ перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількості аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в опису. При цьому на першому примірнику опису проти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивки робиться позначка "V".
Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості та облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в опису.
У разі виявлення розходжень записів в опису з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) до опису вносяться відповідні зміни, які у графі "Примітка" під словами "Виправленому вірити" засвідчуються підписами осіб, що здають та приймають справи, та датою внесення змін.
У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це негайно повідомляється керівникові РСО для вжиття заходів щодо їх розшуку.
Усі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передання до секретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСО - здавача документів.
Наприкінці кожного примірника опису зазначаються цифрами та літерами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата приймання-передачі. Кожний примірник опису підписують особи, які здали та прийняли справи.
Справи, залишені у РСО для подальшої роботи (перехідні, справи, пов'язані з виробничою необхідністю, тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14 (додаток N 14).
34. Приймання-передача секретних справ здійснюється у приміщенні РСО. Прийняті секретні справи, мікрофільми (мікрофіші) пакують у тару, яка опечатується працівником секретного архівного підрозділу, і доставляють до секретного архівного підрозділу працівники РСО у супроводі працівника секретного архівного підрозділу.
Документи особливої важливості кладуть у конверти, папки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника підприємства, установи, організації або виконавця, який має до цих документів безпосереднє відношення. На упаковці цих документів повинні бути попереджувальні написи про те, хто має право їх розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.
Якщо обсяги справ, які підлягають передачі до секретного архівного підрозділу, великі, дозволяється здійснювати їх приймання із оформленням секретним архівним підрозділом разової розписки.

Зберігання секретних архівних документів у державних архівних установах

35. Для зберігання, обліку та використання секретних документів у державних архівних установах створюються окремі секретні підрозділи, які підпорядковуються безпосередньо керівникові державної архівної установи.
36. Основними завданнями секретних підрозділів державних архівних установ є приймання, облік, забезпечення схоронності та використання секретних документів, які були створені в процесі діяльності підприємств, установ, організацій, що перебувають у сфері чи зоні комплектування відповідної державної архівної установи.
37. Цілком таємні і таємні документи, передані на державне зберігання, можуть видаватися державними архівними установами для користування дослідникам за наявності у них довідки встановленої форми про допуск до таких документів та письмового дозволу керівника підприємства, установи, організації, що передала документи на зберігання, або її правонаступника.
Додаток N 1
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА1
__________________________________________________________________
           (назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
             (назва секретного архівного підрозділу)

Книга

обліку надходження та вибуття секретних документів

                        Том N ____________
                        Почато ___________
                        Закінчено_________
Форма титульного   аркуша  книги  обліку  надходження  та  вибуття
секретних документів
Формат А3 (297 х 420 мм)
Продовження додатка N 1
------------------------------------------------------------------
|NN |Дата |Назва установи, пі|Назва, номер |Назва і но-|Граничні |
|п/п|надхо|дприємства (струк-|і дата докуме|мер фонду, |дати до- |
|   |джен-|турного підрозділу|нта, що підт-|опису та до|кументів,|
|   |ня   |особи, архіву),   |верджує надхо|кументів,  |що надій-|
|   |або  |від якої надійшли |дження або ви|що надійшли|шли або  |
|   |вибут|або куди вибули   |буття        |або вибули |вибули   |
|   |тя   |документи         |             |           |         |
|   |     |                  |             |           |         |
|   |     |                  |             |           |         |
|   |     |                  |             |           |         |
|   |     |                  |             |           |         |
|   |     |                  |             |           |         |
|---+-----+------------------+-------------+-----------+---------+
| 1 |  2  |        3         |      4      |      5    |    6    |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
 Надходження описаних  |   Вибуття  описаних  |Неописаних|Приміт-|
     документів        |      документів      |справ, до-| ка    |
-----------------------+----------------------|кументів  |       |
  Кількість справ      |   Кількість справ    |аркушів   |       |
-----------------------+----------------------+----------|       |
Постій-|Довгост-|Тимча-|Постій|Довгост|Тимчасо|Надій|Ви- |       |
ного   |рокового|сового|ного  |роково-|вого   |шло  |було|       |
збері- |(10 і бі|(до 10|збері-|го (10 |(до 10 |     |    |       |
гання  |льше ро-|років)|гання |і біль-|років) |     |    |       |
       |ків) збе|збері-|      |ше рок-|зберіга|     |    |       |
       |рігання |гання |      |ів) збе|ння    |     |    |       |
       |        |      |      |рігання|       |     |    |       |
-------+--------+------+------+-------+-------+-----+----+-------|
   7   |   8    |  9   |   10 |   11  |  12   |  13 | 14 |  15   |
------------------------------------------------------------------
Всього у ___ р. надійшло ___________________________________ справ
                                (цифрами і літерами)
(+ документів, аркушів), у т. ч.:
вказуються окремо підсумкові дані за графами 7, 8, 9, 13 книги;
вибуло ____________________ справ (+ документів, аркушів), у т.ч.:
       (цифрами і літерами)
вказуються окремо підсумкові дані за графами 10, 11, 12, 14.
 Посада особи, що склала підсумковий
 річний запис, та її прізвище                     підпис, прізвище
 Керівник секретного архівного підрозділу         підпис, прізвище
 Дата
Форма книги обліку надходження та вибуття секретних документів
Формат А3 (297 х 420 мм)
Додаток N 2
до Інструкції про порядок відбору
та передачі  секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА2
__________________________________________________________________
           (назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
             (назва секретного архівного підрозділу)

Книга

обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду використання секретних документів

                      Том N _______________
                      Почато ______________
                      Закінчено ___________
Форма титульного   аркуша  книги  обліку  надходження  та  вибуття
страхового фонду і фонду використання секретних документів
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 2
------------------------------------------------------------------
|NN |Дата над-|Назва, номер,  |Дата ко-|Номери|Номери|Кількість  |
|п/п|ходження |дата документа,|піювання|фондів|описів|справ, вклю|
|   |або вибут|за яким надійш-|        |      |      |чених до од|
|   |тя оди-  |ли або вибули  |        |      |      |иниці збері|
|   |ниць збе-|одиниці збері- |        |      |      |гання страх|
|   |рігання  |гання          |        |      |      |ового фонду|
|---+---------+---------------+--------+------+------+-----------+
| 1 |    2    |       3       |    4   |   5  |   6  |     7     |
------------------------------------------------------------------
Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
 Відомості про страховий   |Відомості про фонд викорис| Примітка |
 фонд (кількість од. зб.)  |тання (кількість од. зб.) |          |
---------------------------+--------------------------|          |
 Надійшло    |   Вибуло    |  Надійшло |    Вибуло    |          |
             |             |           |              |          |
             |             |           |              |          |
-------------+-------------+-----------+--------------+----------|
     8       |      9      |    10     |      11      |    12    |
------------------------------------------------------------------
Всього надійшло в _____ р. ______________ од. зб. страхового фонду
                         (цифрами і літерами)
_____________________ од. зб. фонду використання;
 (цифрами і літерами)
вибуло ________________ од. зб. страхового фонду,
     (цифрами і літерами)
___________________________ од. зб. фонду використання
    (цифрами і літерами)
 Посада особи, яка склала підсумковий запис,
 та її прізвище                                   підпис, прізвище
 Керівник секретного архівного підрозділу         підпис, прізвище
Форма книги обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду
використання секретних документів
Форма А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 3
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма САЗ
__________________________________________________________________
           (назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
             (назва секретного архівного підрозділу)

Список фондів

                       Том N ______________
                       Почато _____________
                       Закінчено __________
Форма титульного аркуша списку фондів
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 3
----------------------------------------------------------------
|  N  |Назва|Дата пер-|  Відмітка про вибуття фонду   |Примітка|
|фонду|фонду|шого над-|-------------------------------|        |
|     |     |ходження |Куди вибув|Дата і N документа, |        |
|     |     |документ-|          |на підставі якого   |        |
|     |     |ів       |          |вибув               |        |
|-----+-----+---------+----------+--------------------+--------|
|  1  |  2  |    3    |     4    |          5         |    6   |
----------------------------------------------------------------
На 01.01. ___ р. у список фондів включені фонди з N ______________
по N ________
Всього зберігається у секретному архівному підрозділі ____________
__________________ фондів,                              (цифрами
   і літерами)
з них _______________________________ містять документи, віднесені
           (цифрами і літерами)
до особливо цінних
Номери вільні: ___________________________________________________
 Посада особи, яка склала
 підсумковий річний запис, та її прізвище                   підпис
 Керівник секретного архівного підрозділу
 та його прізвище                                           підпис
 Дата
Форма списку фондів
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 4
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА4

Лист фонду N ______

___________________   ______________________  ____________________
(місцезнаходження     (дата першого надход-   (дата подання картки
фонду, назва підпри-  ження документів фонду) фонду до державної
ємства, установи,                             архівної установи)
організації, де
зберігається фонд)
                  1. Облік неописаних документів
------------------------------------------------------------------
| Дата |Назва, но-|   Надходження   |     Вибуття     |Наявність |
|запису|мер, дата |                 |                 |(залишок) |
|      |документа,|-----------------+-----------------+----------|
|      |за яким на|Кількість|Гранич-|Кількість|Гранич-|Всього    |
|      |дійшли або|справ, до|ні дати|справ, до|ні дати|справ, до-|
|      |вибули до-|кументів,|справ і|кументів,|справ і|кументів, |
|      |кументи   |аркушів  |докумен|аркушів  |докумен|аркушів   |
|      |          |         |тів    |         |тів    |          |
|------+----------+---------+-------+---------+-------+----------|
|  1   |     2    |    3    |   4   |    5    |   6   |     7    |
------------------------------------------------------------------
Форма листа фонду (лицьовий бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 4
------------------------------------------------------------------
|Дата|N опи|Гранич|Назва оп|Надій-|         Вибуття              |
|запи|су   |ні да-|ису або |шло   |------------------------------+
|су  |справ|ти    |анотація|справ |Справ|Підстава|У т. ч. за опи-|
|    |     |справ |докумен-|      |     |вибуття |сами, затверд- |
|    |     |опису |тів     |      |     |(назва, |женими ЕПК     |
|    |     |      |        |      |     |дата, N |---------------|
|    |     |      |        |      |     |докумен-|Справ|Граничні |
|    |     |      |        |      |     |та)     |     |дати до- |
|    |     |      |        |      |     |        |     |кумента  |
|    |     |      |        |      |     |        |     |         |
|    |     |      |        |      |     |        |     |         |
|    |     |      |        |      |     |        |     |         |
|    |     |      |        |      |     |        |     |         |
|----+-----+------+--------+------+-----+--------+-----+---------+
|  1 |  2  |  3   |   4    |  5   |  6  |    7   |  8  |   9     |
------------------------------------------------------------------
                                               Продовження таблиці
------------------------------------------------------------------
              Наявність (залишок)                |Замікрофільмова|
-------------------------------------------------|но справ постій|
                       У  т. ч.                  |ного зберігання|
-------------------------------------------------|               |
Всього|   Постійного зберігання    |             |               |
справ |----------------------------| Тимчасового |               |
у фон-|Справ |Гранич-|З них за опи-|  зберігання |               |
 ді   |      |ні дати|сами,затверд-|             |               |
      |      |справ  |женими ЕПК   |             |               |
      |      |       |-------------+-------------|               |
      |      |       |Справ|Гранич-|Справ|Гранич-|               |
      |      |       |     |ні дати|     |ні дати|               |
      |      |       |     |справ  |     |справ  |               |
------+------+-------+-----+-------+-----+-------+---------------|
  10  |  11  |   12  |  13 |   14  | 15  |  16   |       17      |
------------------------------------------------------------------
Формат листа фонду (зворотний бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 5
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних  документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА5

Картка фонду N

__________________________________________________________________
          (місце зберігання фонду - назва підприємства,
__________________________________________________________________
           установи, організації, де зберігається фонд)
__________________________________________________________________
            (дата першого надходження документів фонду
__________________________________________________________________
   до архівного підрозділу підприємства, установи, організації)
------------------------------------------------------------------
|  Граничні дати кожної назви фонду   |        Назва фонду       |
------------------------------------------------------------------
Форма картки архівного фонду (лицьовий бік)
Формат А5 (148 х 210 мм)
Продовження додатка N 5
               Облік змін у складі та обсязі фонду
__________________________________________________________________
          На 01.01.   На 01.01.    На 01.01.   На 01.01.
          ______ р.   ______ р.    ______  р.  ______ р.
------------------------------------------------------------------
|         Всього справ у фонді             |_____________________|
|------------------------------------------+---------------------|
|     | Постійного  |Всього справ          |_____________________|
|     | зберігання  |Граничні дати справ   |_____________________|
|     |             |Внесено в опис,       |                     |
|     |             |затверджені ЕПК,      |                     |
|     |             |у т.ч. ОЦД (знаменник)|_____________________|
|     |             |Граничні дати справ   |_____________________|
| Із  |-------------+----------------------+---------------------|
| них | Тимчасового |    Всього справ      |_____________________|
|     | зберігання  | Граничні дати справ  |_____________________|
|     |             |   Внесено в опис,    |                     |
|     |             | затверджені ЕК (гра- |                     |
|     |             |   ничні дати справ)  |_____________________|
|     |             |   Наявність справ,   |                     |
|     |             | документів, аркушів, |                     |
|     |             |   що не описані      |_____________________|
|----------------------------------------------------------------|
|Замікрофільмовано справ                                         |
------------------------------------------------------------------
 Керівник секретного архівного підрозділу         підпис, прізвище
 Дата
Форма картки архівного фонду (зворотний бік)
Формат А5 (148 х 210 мм)
Додаток N 6
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА6
Назва підприємства, установи, організації
Назва секретного архівного
підрозділу
    Замовлення                                    Дозволяю
_________ N ________                     видати справи (документи)
____________________                     Керівник     підприємства
  (місце складання)                      установи,     організації
                                         (структурного підрозділу)
                                                підпис, прізвище
на одержання справ (документів)                          дата
з секретного архівного підрозділу
                                              Погоджено
                                              Керівник РСО
                                              підпис, прізвище
                                                          дата
__________________________________________________________________
             (прізвище, ім'я, по батькові виконавця)
__________________________________________________________________
                          (мета роботи)
------------------------------------------------------------------
|Гриф |Фонд N|Опис |Справи|Заголовок|Підпис ви-|Підпис працівника|
|таєм-|      |справ|  N   |справи,  |конавця за|секретного архів-|
|ності|      |  N  |      |кількість|одержання |ного підрозділу  |
|     |      |     |      |арк.     |справи    |за прийняття     |
|     |      |     |      |         |          |справи           |
|-----+------+-----+------+---------+----------+-----------------|
|  1  |   2  |  3  |   4  |    5    |    6     |     7           |
------------------------------------------------------------------
Форма замовлення на одержання документів із  секретного  архівного
підрозділу
Формат А5 (148 х 210 мм)
Додаток N 7
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА7
__________________________________________________________________
           (назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
             (назва секретного архівного підрозділу)

Книга

видачі справ з архівосховища

                    Почата ___________________
                    Закінчена ________________
Форма титульного аркуша книги видачі справ з архівосховища
Формат А4 (210 х 297 мм)
                                           Продовження додатка N 7
------------------------------------------------------------------
|NN |Дата  |N і да|Фонд|Опис|Справа|Кому  |Підпис|Дата  |Підпис  |
|п/п|видачі|та за-| N  | N  |  N   |видана|за оде|повер-|за повер|
|   |справ |мовлен|    |    |      |      |ржання|нення |нення   |
|   |      |ня    |    |    |      |      |      |      |справи  |
|---+------+------+----+----+------+------+------+------+--------|
| 1 |  2   |  3   | 4  |  5 |   6  |  7   |  8   |  9   |   10   |
------------------------------------------------------------------
Всього в ____ р. видано з архівосховища ____________________ справ
                                        (цифрами і літерами)
 Посада працівника секретного архівного підрозділу,
 який склав підсумковий запис, та його прізвище
 Дата                                                       Підпис
Форма книги видачі справ з архівосховища
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 8
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА8
__________________________________________________________________
           (назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
                 (назва структурного підрозділу)

Журнал

справ, одержаних із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування

                  Початий _____________________
                  Закінчений ___________________
Форма титульного аркуша журналу  справ,  одержаних  із  секретного
архівного підрозділу у тимчасове користування
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 8
------------------------------------------------------------------
| N |Дата оде|Фонд|Опис|Справа|Відпо|Підпис |Дата повер|Підпис за|
|п/п|ржання  | N  | N  |  N   |віда-|за одер|нення спра|повернен-|
|   |справи з|    |    |      |льний|жання  |ви до сек-|ня справи|
|   |архівно |    |    |      |вико-|справи |ретного ар|         |
|   |го підро|    |    |      |на-  |       |хівного пі|         |
|   |зділу   |    |    |      |вець |       |дрозділу  |         |
|---+--------+----+----+------+-----+-------+----------+---------|
| 1 |    2   |  3 |  4 |   5  |   6 |    7  |    8     |     9   |
------------------------------------------------------------------
Всього в __ р. з секретного архівного підрозділу одержано ________
                                                          (цифрами
___________ справ
і літерами)
На 01.01.19__ р. в РСО налічується ________________________ справ,
                                      (цифрами і літерами)
одержаних із   секретного   архівного   підрозділу   у   тимчасове
користування
 Посада особи, яка склала підсумковий
 запис, та її прізвище
 Дата                                                       підпис
Форма журналу справ,  одержаних із секретного архівного підрозділу
у тимчасове користування
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 9
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних  документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА9
------------------------------------------------------------------
|                  Назва структурного підрозділу                 |
|----------------------------------------------------------------|
|   Обліковий номер за журналом  |Індекс справи за номенклатурою |
|----------------------------------------------------------------|
|                        Заголовок справи                        |
|----------------------------------------------------------------|
|Граничні дати документів у справі| Кількість аркушів у справі   |
------------------------------------------------------------------
Форма робочої описової картки
Формат А5 (148 х 210 мм)
Додаток N 10
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних  документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА10
__________________________________________________________________
               (назва державної архівної установи)
__________________________________________________________________
                          (назва фонду)
                         Фонд N _________

Опис N _________

__________________________________________________________________
                          (назва опису)
                            Граничні дати справ __________________
Форма титульного  аркуша  зведеного  річного  розділу  опису справ
постійного зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 10
                                                   Затверджую
                                            Керівник підприємства,
                                            установи,  організації
                                                Підпис, прізвище
                                                            Дата
Фонд N ______
Опис N _______
справ постійного зберігання
за 19__ р.
__________________________________________________________________
       назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
__________________________________________________________________
                      установи, організації)
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс справи| Заголовок   |Дата спра-|Кількість арк. |Примі|
|п/п|за номенкла- |справи (тому,|ви (тому, |у справі (томі,|тка  |
|   |  турою      |  частини)   |частини)  |  частині)     |     |
|---+-------------+-------------+----------+---------------+-----|
| 1 |     2       |      3      |     4    |       5       |  6  |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _________________________________ справ
з N ___ до N ____, в т. ч.:
літерні номери: ____________________
пропущені номери: __________________
 Посада укладача опису та його прізвище                     підпис
 Керівник РСО та його прізвище                              підпис
 Керівник секретного архівного підрозділу                   підпис
 та його прізвище
         Затверджено                               Схвалено
     Протокол ЕПК державної                Протокол ЕК
     архівної установи                     Назва підприємства,
                                           установи, організації
     від _________ N ______                від ______ N ______
Форма річного розділу опису справ постійного зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
                                          Продовження додатка N 10
Аркуш-засвідчувач опису N _____________ (Ф. N __________________).
Всього  у  цьому опису пронумеровано,  прошнуровано  та  опечатано
____________________ арк., у т. ч.:
літерні номери: ________________
пропущені номери: ______________
Посада працівника секретного архівного підрозділу,
відповідального за облік, та його прізвище
 Дата                                                       підпис
Форма аркуша-засвідчувача опису справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 11
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА11
                                                 Затверджую
Фонд N ________                             Керівник підприємства,
Опис N ________                             установи,  організації
справ довгострокового                       підпис, прізвище, дата
(10 і більше років) зберігання
за _______ р.
__________________________________________________________________
      (назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
__________________________________________________________________
                      установи, організації)
------------------------------------------------------------------
|N N|Індекс   |Заголовок| Дата  |Термін збе|Кількість  |         |
|п/п|справи за|справи   |справи |рігання   |арк. у спра|Примітка |
|   |номенкла-|(тома, ча|(тома, |справи (то|ві (томі,  |         |
|   |турою    |стини)   |части- |ма, части-|частині)   |         |
|   |         |         |ни)    |ни)       |           |         |
|---+---------+---------+-------+----------+-----------+---------|
| 1 |    2    |    3    |   4   |     5    |     6     |    7    |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ___ справ з N ___ до N ______, в т. ч.:
літерні номери: _________________________
пропущені номери: _______________________
 Посада укладача опису та його прізвище                     підпис
 Справи за описом здав (посада, прізвище)                   підпис
 Справи за описом прийняв (посада, прізвище)                підпис
 Керівник секретного архівного підрозділу та
 його прізвище                                              підпис
 Дата
     Схвалено
Протокол ЕК підприємства, установи, організації
від ________ N ______
Форма  зведеного  опису  річного  підрозділу справ довгострокового
(10 і більше років) зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 12
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА12
__________________________________________________________________
               (назва державної архівної установи)
__________________________________________________________________
                          (назва фонду)
                       Фонд N _____________

Опис

особливо цінних справ

                                   Граничні дати справ ___________
Форма титульного аркуша опису особливо цінних справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 12
                                                 Затверджую
                                            Керівник підприємства,
                                            установи,  організації
                                            підпис, прізвище
                                                        дата
------------------------------------------------------------------
|N N|  N  |  N   |Заголовок| Дати |Кількість|N од. зб.  |        |
|п/п|опису|справи| справи  |справи|аркушів  |страхового |Примітка|
|   |     |      |         |      |у справі |фонду      |        |
|---+-----+------+---------+------+---------+-----------+--------|
| 1 |  2  |  3   |    4    |  5   |    6    |     7     |   8    |
------------------------------------------------------------------
У цей опис внесено ______________________________________ особливо
                           (цифрами і літерами)
цінних справ, з N _____________ до N ______________, в т. ч.:
літерні номери: __________________________
пропущені номери: ________________________
З них мають страхові копії _________________________________ справ
                                    (цифрами і літерами)
 Назва посади укладача опису та його прізвище               підпис
 Справи за описом здав (посада, прізвище)                   підпис
 Керівник РСО та його прізвище                              підпис
 Справи за описом прийняв (посада, прізвище)                підпис
 Керівник секретного архівного підрозділу
 та його прізвище                                           підпис
 дата
         Затверджено                         Схвалено
     Протокол ЕПК державної    Протокол ЕК підприємства, установи,
        архівної установи                   організації
   від ____________ N _______        від ____________ N __________
Форма опису особливо цінних справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 13
до Інструкції про порядок відбору
та  передачі секретних документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА13
__________________________________________________________________
               (назва державної архівної установи)

Опис N ____________

страхового фонду

Форма титульного аркуша опису страхового фонду
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 13
                                                   Затверджую
                                            Керівник підприємства,
                                            установи,  організації
                                            підпис, прізвище
                                                        дата
------------------------------------------------------------------
|N п/п  |Дата |Кіль- |Кіль-  |Відомості про справи, що вхо|Приміт|
|од. зб.|копію|кість |кість  |дять у одиницю зберігання   |ка    |
|страхо-|вання|кадрів|справ, |страхового фонду            |      |
|вого фо|     |у од. |включе-|----------------------------|      |
|нду    |     |зб.   |них до | Номери |  Номери  | Номери |      |
|       |     |страхо|од. зб.| фондів |  описів  | справ  |      |
|       |     |вого  |       |        |          |        |      |
|       |     |фонду |       |        |          |        |      |
|-------+-----+------+-------+--------+----------+--------+------|
|   1   |  2  |   3  |   4   |   5    |     6    |    7   |   8  |
------------------------------------------------------------------
Всього на 01.01. ___ р. до опису включено ________________ од. зб.
                                       (цифрами і літерами)
з N __________ до N ________________, в т. ч.:
літерні номери: ________________
пропущені номери: ______________
_____________________________________ кадрів м/ф страхового фонду;
     (цифрами і літерами)
скопійовано ____________________ справ
            (цифрами і літерами)
 Посада працівника, який склав опис, його прізвище          підпис
 Справи за описом здав (посада, прізвище)                   підпис
 Справи за описом прийняв (посада, прізвище)                підпис
 Керівник секретного архівного підрозділу
 та його прізвище                                           підпис
 Дата
        Затверджено                                Схвалено
    Протокол ЕПК державної               Протокол ЕК підприємства,
    архівної установи                    установи,     організації
    від _______ N ________               від ____ N _____
Форма опису страхового фонду
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 14
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних  документів
на архівне зберігання
                                 Форма СА14
Назва секретного архівного підрозділу               Дозволено
                                            Керівник РСО
                                            прізвище, підпис
Акт N ___________________________________                 дата
про видачу справ у тимчасове користування
_________________________________________
    (назва структурного підрозділу)
Підстава _________________________________________________________
з якою метою видаються справи ____________________________________
__________________________________________________________________
Видаються такі справи з фонду ____________________________________
                                       (назва і номер фонду)
------------------------------------------------------------------
| Опис N | Справа  N |Заголовок справи| Кількість арк.| Примітка |
|--------+-----------+----------------+---------------+----------|
|   1    |    2      |    3           |       4       |    5     |
------------------------------------------------------------------
Всього видаються ________________________________________________
                             (цифрами і літерами)
справ на строк __________________________________.
     Справи видані в упорядкованому стані, підшиті, пронумеровані,
опечатані, в обкладинках, із завірчими надписами.
     Одержувач зобов'язаний   не   надавати   справи,  одержані  у
тимчасове користування,  стороннім особам,  не робити з них копій,
витягів   та   довідок,  не  публікувати  інформацію,  яка  в  них
міститься.
Форма акта про видачу справ  у  тимчасове  користування  (лицьовий
бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 14
     Одержувач зобов'язаний   повернути   справи   до   секретного
архівного підрозділу у термін, зазначений в акті.
     Одержувач попереджений   про   відповідальність,   згідно   з
законодавством, у разі втрати або зіпсування справ.
     Видав
 Посада працівника секретного архівного               підпис, дата
 підрозділу, який видав справи, його прізвище
 Керівник секретного архівного підрозділу та          підпис, дата
 його прізвище
     Прийняв
 Керівник (працівник) РСО підприємства,               підпис, дата
 установи, організації та його прізвище
                         Справи повернуті
     Здав
             -----------------------------------------------------
                        (посада, прізвище)
 Дата                                                       підпис
     Прийняв
             _____________________________________________________
                        (посада, прізвище)
 Дата                                                       підпис
Форма акта  про  видачу  справ у тимчасове користування (зворотний
бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
                                                   Форма 6 до п.17
               Аркуш-засвідчувач справи N _________
     У справі підшито (вкладено), пронумеровано,  прошнуровано  та
опломбовано _____________________________________________ аркушів,
в тому числі літерні аркуші ______________________________________
пропущені номери _______________________________________ + аркушів
внутрішнього опису _______________________________________________
__________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
     Особливості фізичного стану               номери аркушів
       та формування справи
------------------------------------------------------------------
                 1                                      2
------------------------------------------------------------------
 Назва посади особи, що склала аркуш-засвідчувач
 Дата
Форма аркуша-засвідчувача справи
Формат А4 (210 х 297 мм)
                                                   Форма 7 до п.17
                         Внутрішній опис
           документів, що знаходяться у справі N ______
                     том N ______ за 19__ рік
------------------------------------------------------------------
|Поряд|Номер документа|Номер|Вид і короткий|Номери |Відмітки про |
|ковий| і його дата   |примі|зміст докумен-|аркушів|вилучення до-|
|номер|---------------|рника|та, звідки на-|справи |кумента зі сп|
|     |вхід-|вихідного|     |дійшов, хто пі|       |рави та його |
|     |ного |(підготов|     |дготував      |       |місцезнаход- |
|     |     | леного) |     |              |       |ження        |
|-----+-----+---------+-----+--------------+-------+-------------|
|   1 |  2  |    3    |  4  |      5       |   6   |      7      |
------------------------------------------------------------------
Всього до опису внесено ______________  документів на ____________
                          (прописом)
аркушах, _________________ аркушів зі справи  вилучено,  взамін їх
підшито _______________________ довідок-замісників.
          (цифрами і прописом)
Опис склав: ______________________________________________________
             (посада, прізвище, ініціали працівника,
__________________________________________________________________
              який склав опис, його підпис та дата)
Форма внутрішнього опису документів справи.
Формат А4 (210 х 297 мм)
"Офіційний вісник України" 1997, число 38, стор.55
Код нормативного акта: 3845/1997