Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) та статті 18 Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Типове положення про секретний архівний підрозділ державного органу, підприємства, установи і організації (додається).

2. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Типове положення у найближчому номері.

Затверджено

наказом Державного  комітету   України   з

питань  державних  секретів  та технічного

захисту інформації та Головного  архівного

управління  при Кабінеті Міністрів України

від 3 березня 1997 р.  N 26/8

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12) державні органи, підприємства, установи і організації (далі - підприємства, установи, організації), незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність, пов'язану з державною таємницею, створюють секретні архівні підрозділи для тимчасового зберігання документів особливої важливості, цілком таємних та таємних документів (далі - секретні документи, за винятком тих випадків, коли ступінь їх секретності вказується окремо) Національного архівного фонду і документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2. Секретний архівний підрозділ створюється на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації і є окремим структурним підрозділом підприємства, установи, організації або входить до складу режимно-секретного органу (далі - РСО) підприємства, установи, організації.

У своїй роботі секретний архівний підрозділ взаємодіє з РСО та іншими структурними підрозділами підприємства, установи, організації.

3. У своїй діяльності секретний архівний підрозділ керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, а також цим Положенням та іншими нормативними актами і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархіву) та Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).

4. Роботу секретного архівного підрозділу контролює РСО підприємства, установи, організації. Контролю з боку РСО підлягають: умови зберігання документів, у тому числі під час їх вимушеної евакуації; додержання секретним архівним підрозділом встановленого законодавством порядку доступу до документів усіх ступенів секретності; умови роботи виконавців із секретними документами; порядок виготовлення копій та витягів із секретних документів; забезпечення персональної відповідальності працівників секретного архівного підрозділу за документи, які за ними значаться; організація та проведення робіт, пов'язаних із перевіркою наявності, мікрофільмуванням, розмноженням, знищенням документів; організація та ведення довідково-облікового апарату.

5. Науково-методичне керівництво діяльністю секретних архівних підрозділів підприємств, установ, організацій здійснюється відповідними державними архівними установами - центральними державними архівами, галузевими державними архівами, Державним архівом Автономної Республіки Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя.

6. Секретний архівний підрозділ працює за річним планом, який затверджується керівником підприємства, установи, організації, і звітує перед ним про виконану роботу.

Коло обов'язків працівників секретного архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями.

7. Основними завданнями секретного архівного підрозділу є:

а) прийняття від РСО підприємства, установи, організації та зберігання секретних архівних документів на різних видах носіїв інформації;

б) здійснення контролю за станом зберігання та правильності оформлення в РСО секретних документів, які підлягають архівному зберіганню;

в) участь у складанні номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації; перевірка відповідності формування секретних документів у справи затвердженій номенклатурі секретних справ;

г) подання на державну реєстрацію секретних документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про них за встановленою формою до відповідної державної архівної установи, до якої повинні надходити секретні документи;

Ґ) проведення разом із складом експертної комісії (ЕК), з РСО, іншими спеціалістами підприємства, установи, організації експертизи цінності секретних документів, що перебувають на зберіганні в РСО;

д) складання та подання на розгляд ЕК підприємства, установи, організації описів секретних документів Національного архівного фонду та актів про відбір для знищення секретних документів, не віднесених до Національного архівного фонду;

е) створення та вдосконалення обліково-довідкового апарату до секретних архівних документів;

є) організація використання секретних документів, видавання з додержанням вимог Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;

ж) підготовка і передання секретних документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи;

з) участь у заходах по підвищенню фахової кваліфікації працівників підприємства, установи, організації, які відповідають за роботу з секретними документами;

и) організація роботи по перегляду грифів секретності секретних документів, що знаходяться на зберіганні.

8. Для виконання покладених на секретний архівний підрозділ завдань йому надається право:

а) вимагати від РСО підприємства, установи, організації передання на зберігання секретних документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами та інструкціями;

б) повертати РСО підприємства, установи, організації на доопрацювання секретні документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

в) давати РСО, структурним підрозділам підприємства, установи, організації рекомендації з питань, що входять до компетенції секретного архівного підрозділу;

г) отримувати від РСО, структурних підрозділів підприємства, установи, організації відомості, необхідні для роботи;

Ґ) інформувати керівництво підприємства, установи, організації про стан роботи із секретними документами та подавати пропозиції щодо її поліпшення;

д) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться на підприємстві, в установі, організації, у разі розгляду на них питань роботи із секретними документами.

9. Секретні архівні підрозділи комплектуються спеціалістами, яким надано допуск до державної таємниці із ступенем секретності "цілком таємно", "таємно", якщо характер виконуваних робіт не вимагає допуску до державної таємниці зі ступенем секретності "особливої важливості", і які мають відповідні ділові якості, необхідні знання та досвід, а також здатні виконувати обов'язки, покладені на них згідно із цим Положенням.

Керівник секретного архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником підприємства, установи, організації.

Призначення та звільнення керівників секретних архівних підрозділів міністерств, відомств, інших центральних органів державної влади здійснюється за погодженням із Держкомсекретів.

На підприємствах, в установах, організаціях із незначним обсягом секретних архівних документів відповідальність за роботу з ними покладається на одного з працівників РСО.

10. Працівник секретного архівного підрозділу, який не вжив передбачених чинним законодавством заходів щодо дотримання правил роботи із секретними документами, що призвело до витоку державної таємниці, порушень режиму секретності, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників підприємства, установи, організації та інших громадян, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

11. До документів секретного архівного підрозділу належать:

а) завершені у поточному діловодстві секретні документи на паперовій основі постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання, створені структурними підрозділами підприємства, установи, організації;

б) секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументи, машиноорієнтовані документи, створені підприємством, установою, організацією або одержані нею на законних підставах;

в) секретні особові документи працівників підприємства, установи, організації;

г) секретні документи на різних видах носіїв інформації підприємств, установ, організацій, які ліквідовані;

Ґ) друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи секретного архівного підрозділу;

д) довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Секретні документи на кожному виді носіїв інформації повинні зберігатися у секретному архівному підрозділі окремо.

12. Секретні документи на паперовій основі передаються із РСО підприємства, установи, організації до секретного архівного підрозділу через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за формами описів справ, встановленими Держкомсекретів і Головархівом.

Секретна науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація та машиноорієнтована документація передається до секретного архівного підрозділу у порядку, встановленому державними стандартами України, інструкціями Держкомсекретів і Головархіву.

13. Граничні терміни тимчасового зберігання різних видів секретних документів у секретному архівному підрозділі підприємства, установи, організації визначені Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головархіву від 16 жовтня 1995 р. N 47 (z0393-95) і зареєстрованим Міністерством юстиції України 1 листопада 1995 р. за N 393/929.