Ведение трудовых книжек у частного предпринимателя
------------------------------------------------------------------
Обязанность ведения трудовых книжек на наемных работников зак-
реплена за частными предпринимателями статьей 48 "Трудовые книжки"
Кодекса законов о труде Украины (далее - КЗоТ, Кодекс), согласно
которой трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на
предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свы-
ше пяти дней.
Норма, обязывающая частного предпринимателя вести трудовые
книжки, появилась сравнительно недавно - с 13.01.2000 г. (да-
ты вступления в силу Закона Украины от 24.12.99 г. № 1356-XIV
( 1356-14 ), внесшего изменения в ст. 48 "Трудовые книжки" КЗоТа
( 322-08 )). До этой даты период работы у частного предпринимателя
в трудовой книжке работника не фиксировался, а работа наемного ли-
ца подтверждалась справкой профсоюзной организации, при участии
которой заключался трудовой договор между частным предпринимателем
и работником и справкой об уплате взносов в Фонд государственного
социального страхования.
Следует также отметить, что помимо внесения изменений в ст. 48
КЗоТа Закон Украины от 24.12.99 г. № 1356-XIV ( 1356-14 ) дополнил
Кодекс статьей 24-1 "Регистрация трудового договора", которая обя-
зала частного предпринимателя в недельный срок с момента фактичес-
кого допуска наемного работника к работе регистрировать заключен-
ный с ним трудовой договор в государственной службе занятости по
месту своего проживания в порядке, определенном Министерством
труда и социальной политики Украины. Однако длительное время такой
порядок отсутствовал (не был утвержден).
В этой связи в течение почти полутора лет с момента внесения
изменений в КЗоТ, нормы относительно регистрации трудовых догово-
ров и ведения трудовых книжек реализовывались на практике в нес-
колько видоизмененном варианте. Так, согласно разъяснениям Минис-
терства труда и социальной политики Украины до принятия соот-
ветствующих нормативных актов частным предпринимателям было пред-
писано применять следующий порядок регистрации и заключения трудо-
вых договоров. Договор между частным предпринимателем и наемным
работником заклю-чался в письменной форме в четырех экземплярах
(по одному экземпляру для каждой из сторон: наемного работника,
частного предпринимателя, профсоюза, районного центра занятости).
После подписания трудовой договор подлежал регистрации в местном
профсоюзе и в государственной службе занятости по месту жительства
частного предпринимателя. При этом регистрация трудового договора
в государственной службе занятости (ввиду отсутствия утвержденного
порядка) сводилась к тому, что предприниматель предоставлял ей
один экземпляр подписанного трудового договора, а на остальных эк-
земплярах соответствующим органом государственной службы занятости
проставлялись прямоугольные штампы.
Зарегистрированный таким образом трудовой договор являлся ос-
нованием для внесения профсоюзом записей в трудовую книжку работ-
ника о его принятии на работу. Соответственно, при расторжении
трудового договора в трудовой книжке профсоюзом делалась соот-
ветствующая запись об увольнении работника. Таким образом, до при-
нятия соответствующих нормативных актов, вытекающих из измененной
ст. 48 КЗоТа, роль вносить записи в трудовые книжки наемных работ-
ников частных предпринимателей отводилась профсоюзам (а не самим
частным предпринимателям).
Расставить все точки над "і" и поставить всё на свои места по-
могло утверждение следующих нормативных документов:
- совместного приказа Министерства труда и социальной политики
Украины, Министерства юстиции Украины от 08.06.2001 г. № 259/34/5
"О внесении изменений и дополнений к приказу Министерства труда
Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной
защиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 ( z0110-93 )";
- приказа Министерства труда и социальной политики Украины от
08.06.2001 г. № 260 ( z0554-01 ) "Об утверждении Формы трудового
договора между работником и физическим лицом и Порядка регистрации
трудового договора между работником и физическим лицом" (см. газе-
ту "Налоги и бухгалтерский учет", № 57, 2001 г.).
Оба документа вступили в силу с 8 июля 2001 года.
Первым из них были внесены изменения в профильный документ,
касающийся порядка ведения трудовых книжек, - Инструкцию о порядке
ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организа-
циях, утвержденную совместным приказом Министерства труда Украины,
Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты насе-
ления Украины от 19.07.93 г. № 58, с изменениями и дополнениями
(далее - Инструкция № 58).
Прежде всего, было изменено непосредственно название Инструк-
ции № 58. Теперь оно выглядит следующим образом: Инструкция о
порядке ведения трудовых книжек работников (т.е. слов "на пред-
приятиях, учреждениях и организациях" в названии больше нет). Что
касается самого текста Инструкции № 58, то в него были внесены
соответствующие коррективы, а также он был дополнен п.п. 2.20-1,
определяющим порядок заполнения трудовых книжек работников, рабо-
тающих на условиях трудового договора у частных предпринимателей.
Таким образом, начиная с 8 июля 2001 года, частные предприниматели
получили полное право самостоятельно вносить записи в трудовые
книжки своих наемных работников.
Что касается второго документа (определяющего процедуру ре-
гистрации трудовых договоров в службе занятости), то речь о нем
пойдет ниже.
Порядок внесения записей в трудовую книжку
Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих
разделах на украинском и русском языках.
Записи выполняются аккуратно, шариковой авторучкой или с
пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
В трудовую книжку вносятся сведения:
- о работе, переводах на другую постоянную работу, увольне-
ниях;
- о награждениях и поощрениях: о награждении государственными
наградами Украины и знаками Украины, поощрения за успехи в работе
и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством
Украины;
- об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных
изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в
связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не заносятся.
Порядок внесения записей в трудовые книжки наемных работников
частными предпринимателями определен п.п. 2.20-1 Инструкции № 58.
В соответствии с этим подпунктом записи в трудовую книжку ра-
ботника о приеме на работу и увольнении с работы производятся
частным предпринимателем-работодателем согласно заключенному с ра-
ботником письменному трудовому договору, зарегистрированному в ус-
тановленном порядке в государственной службе занятости.
Прежде чем непосредственно рассматривать порядок внесения за-
писей в трудовую книжку, стоит обратить внимание на изменения за-
конодательства в отношении заключения трудового договора между ра-
ботником и частным предпринимателем.
Как уже упоминалось выше, в соответствии со статьей 24-1 КЗоТа
в случае заключения трудового договора с наемным работником
частный предприниматель должен в недельный срок с момента факти-
ческого допуска работника к работе зарегистрировать заключенный в
письменной форме трудовой договор в государственной службе заня-
тости по месту своего проживания в порядке, определенном Минис-
терством труда и социальной политики Украины.
Во исполнение этой нормы Министерство труда и социальной поли-
тики Украины приказом от 08.06.2001 г. № 260 утвердило Порядок ре-
гистрации трудового договора между работником и физическим лицом
(далее - Порядок № 260), которым, в частности, определило форму
трудового договора, заключаемого между работником и физическим ли-
цом, а также порядок его регистрации в службе занятости. Согласно
этому Порядку трудовой договор составляется в трех экземплярах,
один из которых находится у физического лица, второй - у наемного
работника, а третий - в государственной службе занятости, заре-
гистрировавшей трудовой договор.
При регистрации трудового договора должностное лицо центра
занятости должно ознакомить стороны (под роспись в трудовом дого-
воре) с порядком регистрации и снятия с регистрации трудового
договора, внесения соответствующих записей в трудовую книжку
работника, и порядка ее хранения (п. 10 Порядка № 260).
По истечении срока действия трудового договора или досрочного
прекращения его действия в трудовом договоре частным предпринима-
телем делаются соответствующие записи (со ссылкой на статьи
КЗоТа), с уведомлением об этом государственную службу занятости,
зарегистрировавшую трудовой договор. После этого ответственное
лицо службы занятости течение трех дней должно снять трудовой
договор с регистрации.
Как о регистрации трудового договора (при его заключении), так
и о снятии его с регистрации (при его расторжении) ответственным
лицом службы занятости вносятся соответствующие записи во все эк-
земпляры трудового договора. Записи имеют следующий вид:
- при регистрации трудового договора (при его заключении)
Трудовой договор зарегистрирован от "__" 200 _ г. под № _________
__________________________________________________________________
(наименование государственной службы занятости)
М.П.
_____________
(подпись)
__________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество должностного лица службы занятости)
- при снятии трудового договора с регистрации (в момент рас-
торжения трудового договора)
Трудовой договор от "__" 200 _ г. под
№ ____________________
снят с регистрации "__" __________________ 200 _ г.
М.П.
_____________
(подпись)
__________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество должностного лица службы занятости)
Такие записи, в свою очередь, дают право частному предпринима-
телю внести соответствующие записи в трудовую книжку работника о
принятии и увольнении с работы.
С учетом положений п.п. 2.20-1 Инструкции № 58, а также прочих
норм этой Инструкции, регулирующих порядок внесения записей в
трудовую книжку, порядок заполнения трудовой книжки наемного ра-
ботника частным предпринимателем сводится к следующему.
При приеме на работу наемного работника в графе 3 раздела
"Сведения о работе" трудовой книжки как заголовок указывается пол-
ное название физического лица-субъекта предпринимательской
деятельности (частного предпринимателя).
Под этим заголовком в графу 1 трудовой книжки заносится
порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата при-
нятия наемного работника на работу (как правило, дата заключения
трудового договора). Записи дат выполняются арабскими цифрами
(число и месяц записываются двузначными числами, а год - четы-
рехзначным числом). К примеру, если работник принят частным
предпринимателем на работу 1 августа 2001 года, в графе 2 трудовой
книжки записывается "01.08.2001 г.".
В графу 3 трудовой книжки работника частным предпринимателем
вносится запись: "Принят на работу (далее указывается профес-
сиональная характеристика работ) по трудовому договору (указывает-
ся дата и номер договора), зарегистрированному в государственной
службе занятости (указывается полное название центра занятости)".
Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую
принят работник, производятся в соответствии с наименованиями про-
фессий и должностей, определенных в Государственном классификаторе
Украины "Классификаторе профессий ГК 003-95", утвержденном прика-
зом Госстандарта Украины от 27.07.95 г. № 257. В графе 4 трудовой
книжки указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер
регистрации трудового договора государственной службой занятости:
"трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)").
Например:
Сведения о работе
------+---------------------+------------------------------+------------------
№ | Дата | Сведения о приеме на работу, | На основании
записи|---------------------| переводах на другую работу | чего внесена
| число | месяц | год | и об увольнении (с указанием | запись (документ,
| | | | причин и со ссылкой на ста- | его дата и номер)
| | | | тью, пункт закона) |
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
1 | 2 | 3 | 4
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
... | | | | |
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
| | | | ЧП Тимошенко А. В., свиде- |
| | | | тельство о Государственной |
| | | | регистрации (перерегистрации)|
| | | | субъекта предпринимательской |
| | | | деятельности - физического |
| | | | лица № 1277890003 |
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
3 | 09 | 07 | 2001| Принята на работу швеей по | Трудовой договор,
| | | | трудовому договору | зарегистрирован-
| | | | от 09.07.2001 г. № 10, заре- | ный Киевским
| | | | гистрированному Киевским | районным центром
| | | | районным центром занятости | занятости
| | | | г. Харькова | г. Харькова
| | | | | 11.07.2001 г.
------------------------------------------------------------------------------
Записи об увольнении в трудовой книжке работника производятся
следующим образом. В графе 1 указывается порядковый номер записи,
в графе 2 - дата увольнения (днем увольнения считается последний
день работы). В графе 3 трудовой книжки указывается причина
увольнения. Записи о причине увольнения работника должны произво-
диться в точном соответствии с формулировкой действующего законо-
дательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Так, в графе 3 частным предпринимателем делается запись: "Уволен с
работы (далее указывается основание для увольнения со ссылкой на
соответствующие статьи Кодекса законов о труде)". В графе 4 трудо-
вой книжки указывается, на основании чего внесена запись, а именно
- дата снятия трудового договора с регистрации государственной
службой занятости: "трудовой договор (номер) снят с регистрации
(дата)".
Например:
Сведения о работе
------+---------------------+------------------------------+------------------
№ | Дата | Сведения о приеме на работу, | На основании
записи|---------------------| переводах на другую работу | чего внесена
| число | месяц | год | и об увольнении (с указанием | запись (документ,
| | | | причин и со ссылкой на ста- | его дата и номер)
| | | | тью, пункт закона) |
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
1 | 2 | 3 | 4
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
... | | | | |
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
2 | 01 | 08 | 2001| Уволена с работы по собствен-| Украины Трудовой
| | | | ному желанию в соответствии | договор № 7 снят
| | | | со ст. 38 КЗОТа | с регистрации
| | | | | Киевским районным
| | | | | центром занятости
| | | | | г. Харькова
| | | | | 02.08.2001 г.
------+-------+-------+-----+------------------------------+------------------
| | | | ЧП Шевченко П.А. - (подпись, |
| | | | печать) |
------------------------------------------------------------------------------
В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую
книжку за время работы наемного работника у частного предпринима-
теля, заверяются подписью частного предпринимателя и печатью (при
ее наличии). Поскольку трудовая книжка заполняется одновременно на
украинском и русском языке, то частным предпринимателем заверяются
отдельно оба текста.
Записи, внесенные в трудовую книжку частным предпринимателем
(работодателем), подтверждаются подписью должностного лица органа
государственной службы занятости, зарегистрировавшего трудовой до-
говор, и удостоверяются его печатью.
В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соот-
ветствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается
в трудовую книжку и заполняется в том же порядке, что и трудовая
книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству
(оформленной в установленном порядке) производится по желанию ра-
ботника.
Порядок хранения трудовых книжек
В соответствии с п.п. 2.20-1 Инструкции № 58 трудовые книжки
работников, работающих на условиях трудового договора у частных
предпринимателей, а также работающих у физических лиц, ис-
пользующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (пова-
ра, няни, водители и т.п.), хранятся непосредственно у работников.
При приеме на работу и увольнении с работы наемный работник пре-
доставляет трудовую книжку частному предпринимателю для внесения
соответствующих записей.
Таким образом, порядок хранения трудовых книжек наемных работ-
ников частного предпринимателя отличается от порядка хранения тру-
довых книжек работников предприятий, учреждений, организаций.
Напомним, что трудовые книжки последних хранятся на предприятиях,
учреждениях организациях как документы строгой отчетности (что, в
свою очередь, требует их учета в специально предназначенных для
этого книгах), а при увольнении работников выдаются им под распис-
ку в журнале учета.
Ввиду того что трудовые книжки хранятся непосредственно у
наемных работников частного предпринимателя, он, по-видимому, вес-
ти Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и Книгу
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним не должен.
В заключение отметим, что норма законодательства относительно
ведения частным предпринимателем трудовых книжек на своих наемных
работников сделала работу у частного предпринимателя не менее
привлекательной, чем у прочих субъектов хозяйствования.
Прежде всего, отныне у работников не возникает вопросов с
подтверждением трудового стажа за время работы у частного предпри-
нимателя. Кроме того, ведение трудовой книжки (при условии осу-
ществления с доходов наемного работника отчислений на общеобяза-
тельное государственное социальное страхование) дает полное право
считать место работы наемного работника у частного предпринимателя
основным. А это, в свою очередь, во-первых, позволит облагать до-
ходы наемного работника подоходным налогом по шкале (а не по став-
ке 20%), а во-вторых, в этом случае наемный работник частного
предпринимателя, безусловно, имеет полное право на ряд льгот по
подоходному налогу, установленных ст. 6 Декрета КМУ "О подоходном
налоге с граждан" от 26.12.92 г. № 13-92 ( 13-92 ), с изменениями
и дополнениями.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№64/01, стр. 39
[09.08.2001]
Л. Солошенко
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------