Работнику, откомандированному в Россию, был выдан аванс в
гривнях. По возвращении из командировки работник предоставил
авансовый отчет с приложением железнодорожных билетов с
пометкой о стоимости постельных принадлежностей, а также счет
за проживание в гостинице. Как отразить в учете сумму расходов
на командировку?
* * *
Порядок командирования в пределах Украины и за границу
определен Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины
и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины
от 13.03.98 г. № 59, в редакции Приказа от 10.06.99 г. № 146
( z0418-99 ).
Согласно пп. 1.2 п. 1 р. II этой Инструкции сумма аванса
работнику, откомандированному за границу, выдается в национальной
валюте страны, в которую он откомандирован, или в свободно
конвертируемой валюте. Выдача аванса на командировку за границу в
национальной валюте Украины (гривнях) вышеуказанной Инструкцией не
предусмотрена. Тем не менее никаких санкций к предприятиям за
выдачу аванса на заграничные командировки в гривнях действующим
законодательством также не предусмотрено.
Окончательный расчет с работником по возвращении из
командировки производится только в национальной валюте Украины
на основании представленного отчета с приложенными к нему
документами, подтверждающими понесенные расходы.
Предельные нормы суточных расходов для командировки в пределах
Украины и за границу установлены постановлением Кабинета
Министров Украины от 23.04.99 г. № 663 ( 663-99-п ) с изменениями
и дополнениями. На сегодня действуют предельные нормы для
командировок за границу, установленные постановлением Кабмина
от 06.05.2001 г. № 423 ( 423-2001-п ), которым внесены изменения
в постановление № 663, применяемые с 23.05.2001 г. (даты
обнародования в газете "Урядовий кур'єр"):
- 18 гривен для командировок в пределах Украины;
- 252 гривни для командировок за границу;
в случае если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах
не включаются расходы на питание.
Согласно пп. 1.17 п. 1 р. II Инструкции о командировках если
для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить
работнику дополнительные средства или если по уважительным
причинам не получены средства на командировку, документально
подтвержденные расходы, которые были произведены за границей (в
частности проживание в гостинице), должны быть пересчитаны в
гривни по официальному обменному курсу к иностранным валютам,
установленному Национальным банком Украины на день погашения
задолженности {1}. В бухгалтерском учете операции, связанные с
командировкой работника, должны отражаться следующим образом:
---+-------------------------+---------------+-------+------------
№ | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый
п/п| | учет | тыс. | учет
| |---------------| грн. |------------
| | Д-т | К-т | | ВД | ВР
---+-------------------------+---------------+-------+------------
1 | Получены в кассу пред- | 301 | 311 | 800 | - | -
| приятия деньги на коман-| | | | |
| дировку | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
2 | Выданы из кассы деньги | 372 | 301 | 800 | - | -
| на командировку | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
4 | Списаны расходы на | 23, | 372 | 670 | - | 670
| командировку | 91-94 | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
5 | Возвращена в кассу | 301 | 372 | 130 | - | -
| неиспользованная часть | | | | |
| аванса | | | | |
------------------------------------------------------------------
В налоговом учете в валовые расходы включаются суммы затрат на
командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с
налогоплательщиком, или членов его руководящих органов в пределах
фактических расходов откомандированного лица, а именно:
- проезд (включая провоз багажа) как к месту командировки и
обратно, так и по месту командировки;
- оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях);
- расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка,
починка и утюжка одежды, обуви или белья), включенные в счета
гостиниц;
- найм других жилых помещении;
- телефонные счета;
- оформление загранпаспортов;
- разрешение на въезд (выезд);
- обязательное страхование;
- расходы на устный и письменный переводы;
- другие документально оформленные расходы, связанные с
правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые
сборы и налоги, подлежащие оплате в связи с осуществлением таких
расходов.
Такие налоговые нормы относительно расходов, связанных с
командировкой, изложены в пп.5.4.8 Закона о прибыли ( 334/94-ВР ),
в котором определено, что такие расходы могут быть включены в
состав валовых расходов налогоплательщика только при наличии
подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов
в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных
квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц,
предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического
лица, страховых полисов и т. п.
Не включается в состав расходов налогоплательщика денежная
наличность, израсходованная на цели, определенные пп. 5.3.1 ст. 5
Закона о прибыли, то есть на организацию и проведение приемов,
презентаций, праздников, развлечений и отдыха, не связанных
с осуществлением хозяйственной деятельности, а также на цели,
не связанные с возмещением личных расходов физического лица,
находящегося в командировке.
Не разрешается относить в состав расходов на питание стоимость
алкогольных напитков и табачных изделий, суммы "чаевых", плату за
зрелищные мероприятия.
К валовым расходам относятся не подтвержденные документально
только суточные расходы (затраты на питание и финансирование
других личных нужд физического лица), понесенные в связи с его
командировкой, в пределах установленных норм за каждый полный день
командировки, включая день отъезда и приезда.
{1} В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене
валюты, в которой выдан аванс, в национальную валюту страны
командировки пересчет документально подтвержденных расходов,
произведенных в командировке, осуществляется исходя из
кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному
курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового
отчета (абз. 2 п. 1.17 р. II Инструкции о служебных
командировках). (Ред.)
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№38/01, стр. 60
[24.09.2001]
Лариса Хмельницкая
Гл. гос. налоговый инспектор ГНИ в Зализнычном р-не г. Киева
------------------------------------------------------------------