"Вызываю... Отвечайте... Ну, здравствуй, это я..."
Как доказывать затратность телефонных
разговоров (и Интернета тоже)
------------------------------------------------------------------
Ни один семинар "Бухгалтера" не обходится без вопросов о
валовых затратах по междугородным (международным) телефонным
разговорам. Причем, судя по реакции зала, говорить на эту тему
бухгалтеры готовы часами.
Попытаемся обобщить наиболее разумные предложения и предста-
вить вашему вниманию наши рекомендации.
Прежде всего отметим, что в ГНАУ, в принципе, не против, чтобы
расходы на междугородные телефонные разговоры включались в валовые
затраты. Последнее тому доказательство - консультация главного
начальника ГНАУ по прибыли А. Жеребных, который честно и откровен-
но признался:
"Что касается междугородных разговоров, то плательщик должен
иметь документальное подтверждение того, что эти разговоры
использованы исключительно в целях, соответствующих определению
термина "хозяйственная деятельность". {1}
И спорить с этим честным человеком мы не будем: ну конечно,
должны быть документы, подтверждающие использование разговоров
исключительно в целях хозяйственной деятельности. Ведь без
документов ни одна копейка в валовые затраты не попадет (см. п/п.
5.3.9 Закона О Прибыли ( 283/97-ВР )).
Более того, мы даже не станем упрекать А. Жеребных в излишней
лаконичности - не захотел, мол, конкретизировать, чем именно
документально подтверждается связь телефонных разговоров с
хоздеятельностью. Не захотел - и слава Богу, а то знаем мы, как
работники ГНАУ "конкретизируют" нормы Закона! Наоборот, скажем
большое спасибо за оставленную плательщикам свободу маневра в
вопросе о документальном подтверждении.
Чем же доказать производственный характер телефонных разгово-
ров?
Прежде всего у вас должны быть договор с АТС о предоставлении
услуг связи, счет за месяц и платежные документы. Однако перечис-
ленного, как вы понимаете, недостаточно.
Определенный интерес в связи с нашей проблемой представляет
консультация в "Вестнике налоговой службы Украины" № 36/2001,
посвященная налоговому учету расходов на Интернет. Как известно,
между Интернетом и телефонной связью много общего, так что
полезный опыт стоит учесть. Автор статьи Е. Габрук предлагает
доказывать связь расходов на Интернет с хоздеятельностью следующим
образом (даем в нашей интерпретации):
1) у предприятия должен быть приказ руководителя, в котором:
- обосновывается необходимость подключения к сети (мы бы
написали что-то типа: "XXI столетие как век новых технологий
предъявляет новые требования и к средствам связи, и к источникам
информации, важнейшим из которых для нас наряду с письмами ГНАУ,
безусловно, является Интернет. Посему предприятие, которое не
желает оказаться на обочине прогресса, а хочет успешно развивать
свой бизнес и повышать налогооблагаемую прибыль, должно подклю-
читься к Интернету");
- определяются направления использования Интернета: посещение
официального сайта ГНАУ (www.sta.gov.ua) с целью получения досто-
верной и оперативной информации о налоговом законодательстве из
первых рук, посещение официальных сайтов других государственных
органов, сайтов с открытым доступом к законодательству
(www.rada.kiev.ua), сайтов с экономическими новостями
(www.liga.kiev.ua), использование информационных ресурсов сети для
размещения рекламы и поиска интересующей информации о потен-
циальных партнерах; посещение сайта журнала "Бухгалтер"
(www.buhgalter.kharkov.com), использование электронной почты для
деловой переписки; другие направления, связанные с хоздеятель-
ностью предприятия;
- назначаются ответственные за работу в информационной сети
(выберете сами; лучше, чтобы таких было немного, например один);
2) предприятие вправе избрать одну из двух форм документирова-
ния Интернет-работы:
- либо ведение журнала учета работы в Интернете (фиксируется
время начала и окончания работы, перечень посещенных сайтов);
- либо составление ответственными работниками отчетов о выпол-
ненной работе, к которым прилагаются необходимые подтверждения.
Безусловно, из двух предложенных Е. Габрук рекомендаций проще
выполнить вторую - о составлении отчетов. Их периодичность уста-
навливается самостоятельно руководителем предприятия. Целесообраз-
но, чтобы руководитель визировал такой меморандум не реже, чем
раз в отчетный налоговый период.
Подобный отчет может выглядеть примерно так:
"В ноябре 2001 года продолжал пользоваться Интернетом.
При этом мною полностью соблюдались требования приказа
директора от "__" ____ 200__ г. № ____ о правилах пользования
Интернетом на предприятии "_________". Фактов непроизводственного
использования Интернета я не допускал.
В течение месяца мною были посещены следующие сайты: [следует
перечень адресов].
С помощью Интернета я, в частности, прочитал 2 интервью
Председателя ГНАУ Н. Азарова (прилагаются), ознакомился с проектом
Налогового кодекса (не прилагается из-за большого объема), с 5
документами ГНАУ, принял участие в голосовании на официальном
сайте ГНАУ "Нужно ли сократить финансирование органов налоговой
службы в 2002 году и приведет ли это к ухудшению обслуживания
плательщиков налогов" (голосовал "против"), узнал учетную ставку
НБУ на 16.11.2001 г. (75%), ставку НДС в Мозамбике (17%), послал
10 деловых писем и получил 11 ответов.
В следующем месяце приму максимальные меры к тому, чтобы
увеличить эффективность использования Интернета в своей произ-
водственной деятельности.
Ответственный работник Козлов И. И.".
Чтобы не плодить бумажки, отчет может составляться ответствен-
ным работником один - сводный за использование сети всеми сотруд-
никами, а последние будут этому ответ работнику подконтрольны,
регулярно отчитываясь перед ним в устной форме.
Однако вернемся к нашей телефонии. В принципе, подход,
пропагандируемый "Вестником налоговой службы Украины" в отношении
Интернета, можно использовать и в обоснование связи с хозяйствен-
ной деятельностью расходов на телефонные переговоры. То есть на
предприятии целесообразно иметь приказ руководителя (одним из
пунктов которого будет: "регулярно узнавать по телефону, где можно
покупать дешево, а где - продавать дорого"), а также либо вести
журнал телефонных разговоров, либо пользоваться системой отчетов.
Бытует мнение, что журнал телефонных разговоров должен вестись на
предприятии обязательно. На наш взгляд, это заблуждение. Нигде в
законодательстве подобная обязанность субъектов предпринима-
тельства не зафиксирована, и поэтому говорить об обязательности
такого подтверждающего документа нельзя. Если вы столкнетесь с
теми, кто в данном факте сомневается, попросите их сослаться на
действующий законодательный акт, нас опровергающий. Опровержения,
разумеется, не последует. А значит, вы вправе самостоятельно
определиться с формами подтверждения производственного характера
расходов на телефонную связь.
Оппоненты иногда апеллируют к упоминанию подобных журналов в
Перечне типовых документов, образующихся в деятельности органов
государственной власти и местного самоуправления, других учрежде-
ний, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения
документов (утвержден приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г.
№ 41 ( z0576-98 )) {2}. Пункт 1244 Перечня упоминает книги
регистрации международных телефонных разговоров (их нужно хранить
1 год), а п. 102 - карточки и журналы регистрации телеграмм и
телефонограмм, телексов, телефаксов.
Ничего страшного в этом упоминании нет. Оно означает лишь то,
что если вы такие журналы ведете, то должны хранить их в течение
определенного срока.
Кстати, у тех, кто журналы действительно ведет, выглядят они
примерно так:
|---|----------|--------|---------|----------|--------|----------|
| № |№ телефона|Владелец| Тема |Ориентиро-|Лицо, | Подпись |
|п/п| | |разговора|вочная |которое | |
| | | | |продолжи- |вело | |
| | | | |тельность |разговор| |
|---|----------|--------|---------|----------|--------|----------|
| 1 | | | | | | |
|---|----------|--------|---------|----------|--------|----------|
| 2 | | | | | | |
|---|----------|--------|---------|----------|--------|----------|
| 3 | | | | | | |
|---|----------|--------|---------|----------|--------|----------|
Хотя мы считаем, что для документального подтверждения
производственного характера разговоров вполне достаточно и
утвержденных руководителем месячных отчетов ответственных работ-
ников, в которых будет указано, с кем велись переговоры и с какой
целью.
В принципе, в отчете все разговоры могут группироваться по
категориям: например, разговоры с поставщиками (желательно приво-
дить наименования), разговоры с покупателями, разговоры с госорга-
нами, разговоры с командированными работниками, прочие {3}. Или,
например: разговоры отдела сбыта, разговоры отдела снабжения,
разговоры административного аппарата и др.
Естественно, в отчете должно сообщаться об исключительно
производственном характере всех разговоров, состоявшихся за
месяц.
На предприятии может практиковаться также система указания в
распечатке АТС названия предприятия, которому звонили, напротив
телефонного номера. В этом случае рекомендуем заверять распечатку
подписью ответственного работника - тогда она может считаться
отчетом.
Саму процедуру составления отчета целесообразно установить в
приказе руководителя. В нем же крупным шрифтом зафиксировать:
запрещается использование междугородного телефона для непроиз-
водственных нужд. С этим приказом желательно под расписку
ознакомить всех работников, имеющих доступ к телефону.
Иногда встречаются инспекторы-оригиналы, требующие доказать
"производственность" каждого абонента, с которым состоялся разго-
вор, с помощью каких-либо договоров, актов и т. п. Например, если
с владельцем номера 8-044-212-26-91 {4} никакого договора нет, то
некоторые налоговики изволят сомневаться в связи данного звонка с
хоздеятельностью.
Такой подход представляется нам неверным.
Во-первых, в законодательстве нет требования подтверждать
связь с хоздеятельностью именно заключенным договором.
Во-вторых, договор с указанным абонентом может быть еще не
заключен, но данные расходы включаются в валовые затраты,
поскольку связаны, например, с подготовкой производства.
В-третьих, после разговора может выясниться, что заключение
договора является нецелесообразным. Такие неудачи - неотъемлемая
часть какой угодно хозяйственной деятельности. Любой ученый вам
скажет, что отрицательный результат - тоже результат.
В-четвертых, у вас могут быть звонки и с целью исследования
рынка. Перед тем как заключить договор, вы, исполняя директорский
приказ (см. выше), звонили по большому (лучше - огромному)
количеству конкурирующих между собой поставщиков (и, кстати,
покупателей), чтобы найти наиболее выгодные для вас условия.
В-пятых, это могут быть звонки на домашние телефоны должност-
ных лиц предприятий партнеров. Или инспектор предложит ("Вызывайте
телефонистку") собирать справки с АТС? Типа того, что номер
8-0482-01-02-03 (или, к примеру, приведенный чуть ранее) действи-
тельно принадлежит Козлову И. И.? Может, еще и справку с места его
работы потребовать?
По идее, все детали должны проходить мимо отчета работника.
Иначе отчет превратится в многостраничную историю, превышающую по
объему финансовую отчетность государству (!), которую руководитель
все равно не в состоянии будет прочесть. А значит, нарушится
принцип разумной достаточности и экономической целесообразности.
Если же из этих принципов исходить, то вполне должно хватать,
чтобы работник, писавший отчет, мог впоследствии при необходимости
дать по конкретным звонкам пояснения, если руководитель, проверяя
достоверность отчета, задействует метод выборочного контроля.
Инспектор же, не доверяющий предприятию, должен недостовер-
ность отчета доказать. Иначе в суде предприятие предъявит данный
отчет как подтверждающий документ, да еще и покажет приказ
руководителя, а инспектор ничего не предъявит и ничего не покажет.
Ведь доказать недостоверность будет трудновато. Не обзванивать
же абонентов с вопросом: "О чем с номером 8-0572-15-66-09 вы
говорили 11 сентября 1973 года?" (это когда у нашей редакции
такого телефона еще не было, а наоборот, был переворот в Чили)...
С точки зрения налогового контроля подобное рвение весьма нера-
ционально (инспектора-то посылали на проверку не за тем, чтобы он
неделю проверял связь звонков проверяемого за прошлый квартал с
хоздеятельностью).
Поэтому мы рекомендуем инспектору руководствоваться здравым
смыслом и не морочить голову работникам предприятия.
Тем же, кто с нами не согласен, советуем углубить свою
принципиальность и, например, требовать при проверке предприятия
документальное подтверждение того, что все 2,5 км чернил в ручке,
приобретенной для главного бухгалтера, истрачены в производствен-
ной деятельности. И пусть главбух приложит копии документов, в
которых он расписывался этой ручкой. Заодно, кстати, проверим, а
все ли 500 листов приобретенной бумаги тоже использованы по
производственной нужде...
{1} См. "Вестник налоговой службы Украины" № 40/2001, а также
"Бухгалтер" № 31'2001, с. 19.
{2} См. "Бухгалтер" № 8-9'2001, с. 17-21.
{3} "А потом позвонили мартышки..." Впрочем, раз звонили они,
то это уже их проблема.
{4} Рабочий телефон Председателя ГНАУ.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№ 34/01, стр. 17
[01.12.2001]
Станислав Погребняк
------------------------------------------------------------------