Командировки за границу
------------------------------------------------------------------
Документальное оформление
Порядок командировок за границу работников предприятий всех
форм собственности регулируется разделом II Инструкции о команди-
ровках и Постановлением № 663 ( 663-99-п ).
Командировка за границу осуществляется согласно приказу
(распоряжению) руководителя предприятия после утверждения задания.
В задании определяются цель выезда, его срок, условия пребывания
за границей (в случае поездки по приглашению представляется его
копия с переводом) и смета расходов.
Срок командировки устанавливается руководителем, но не может
превышать 60 календарных дней.
Фактическое время пребывания в командировке за границей
определяется:
- в случае командировки в страны, с которыми установлен полный
пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов
в загранпаспорте;
- в случае командировки в страны, с которыми не установлен или
упрощен пограничный контроль, - в соответствии с отметками
командирующей стороны и принимающей стороны в командировочном
удостоверении.
В случае отсутствия этих отметок суточные расходы командиро-
ванному работнику не возмещаются (п. 1.5 р. II Инструкции о
командировках).
Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс
работнику, который не отчитался об израсходованных средствах в
предыдущей командировке (п. 1.18 р. II Инструкции о командиров-
ках).
Согласно п. 1.2 р. II Инструкции о командировках предприятие
обеспечивает своего работника, который направляется в командировку
за границу, средствами в национальной валюте той страны, куда
командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в
виде аванса на текущие расходы. Работника ознакамливают со
справкой-расчетом на выданный ему аванс и с действующими
положениями об отчетности о его использовании.
Согласно пп. 1.1.1 Правил использования валюты выдача наличной
иностранной валюты с текущего счета и(или) продажа дорожных чеков
международных платежных систем в свободно конвертируемой валюте
на командировку за границу осуществляется уполномоченным банком:
1) при наличии заявки юридического лица, содержащей следующие
данные:
- номер и дата приказа (распоряжения);
- фамилия, имя и отчество лиц, выезжающих за границу;
- срок пребывания за границей;
- расчет расходов.
Также представляется поручение на получение средств на
командировку в кассе уполномоченного банка. Документы, представ-
ляемые для выплаты иностранной валюты на командировку за границу,
остаются в уполномоченном банке;
2) согласно представленному расчету расходов юридического
лица, но в сумме, не превышающей на 1 работника 300 долларов США
наличностью в сутки или в эквиваленте этой суммы в другой
иностранной валюте. Сумма иностранной валюты определяется по
официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному
Национальным банком Украины, на день выдачи средств из кассы
уполномоченного банка для оплаты суточных и расходов на найм
жилого помещения за границей.
Для обеспечения транспортных расходов работника за границей во
время командировки выдача денежной наличности осуществляется в
сумме до 1000 долларов США на одного работника или в эквиваленте
этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу
гривни к иностранным валютам, установленному НБУ.
Согласно п. 2 p. III Инструкции № 283 ( z0452-00 ) лицу,
выезжающему в служебную командировку за границу, разрешается
вывоз за пределы Украины иностранной валюты до 1000 долларов США
или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте при
условии устного декларирования таможенному органу. Иностранную
валюту в сумме до 10 тыс. долларов США разрешается вывозить
только с указанием в таможенной декларации и по справке на вывоз
за пределы Украины иностранной валюты и чеков по ф. 01с
(приложение 4 к Инструкции № 283). Эти справки представляются
уполномоченными банками и являются бланками строгого учета. Они
подлежат регистрации в Журнале учета выдачи справок на вывоз
валюты Украины, иностранной валюты за пределы Украины (приложение
7 к Инструкции № 283). Срок действия справок ф. 01с составляет
один месяц.
Если сумма расходов на командировку превышает установленные
нормы вывоза иностранной валюты или просто для удобства, то для
осуществления расчетов за границей может использоваться корпора-
тивная пластиковая карточка одной из международных платежных
систем. В расчет лимита кассы не включаются средства в иностранной
валюте, предназначенные для командировки за границу (п. 4.10
Правил использования валюты).
Возмещение расходов
Согласно п. 1.4 р. II Инструкции о командировках ( z0418-99 )
за время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы:
- на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользова-
ние постельными принадлежностями в железнодорожных составах,
оплату сборов аэропортов, перевозку багажа) как к месту команди-
ровки и обратно, так и по месту командировки;
- на оплату счетов за проживание в гостиницах или найм других
жилых помещений, а также внесенных в такие счета расходов на
питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка
одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором
(кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), конди-
ционером;
- на оплату телефонных счетов;
- на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), на
комиссионные (в случае обмена валютных средств), обязательное
страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с
правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые
сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с "осуществлением таких
расходов.
Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы на
проезд до вокзала, аэропорта или пристани в местах отправления,
назначения и пересадки, а также расходы на проезд по месту
командировки в городском транспорте (кроме такси) при условии, что
работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.
Указанные расходы могут быть возмещены только при наличии
оригиналов документов, подтверждающих стоимость этих расходов, в
виде счетов отелей или других субъектов, предоставляющих услуги по
размещению и проживанию командированного работника, транспортных
билетов или счетов (багажных квитанций), страховых полисов и т. п.
Кроме названных расходов, командированному работнику возме-
щаются суточные расходы за каждый день командировки, включая день
выезда и приезда (п. 1.7 Инструкции о командировках). Суточные
расходы за время пребывания в командировке возмещаются работнику
в границах предельных норм согласно Постановлению № 663 {1}.
Все вышеперечисленные расходы включаются в валовые расходы
предприятия согласно пп. 5.4.8 Закона о прибыли ( 283/97-ВР ).
Непременным условием является представление оригиналов документов,
подтверждающих эти расходы.
Расходы за пользование такси или аренде автотранспорта могут
быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия и за
счет собственных средств предприятия.
Согласно п. 1.13 р. II Инструкции о командировках в случае
командировки за границу на служебном автомобиле расходы на
горюче-смазочные материалы возмещаются согласно утвержденному
маршруту и действующим нормам за километр пробега. Возмещаются
также другие расходы, связанные со стоянкой и парковкой служебного
автомобиля. Но эти расходы возмещаются предприятием за счет
собственных средств и не включаются в состав валовых расходов
согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли.
Не разрешается также включать в состав расходов на питание
стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы
"чаевых", за исключением случаев, когда суммы таких "чаевых"
включаются в счет согласно законам страны пребывания, а также
плату за зрелищные мероприятия (пп. 5.4.8 Закона о прибыли).
Условия включения расходов на командировку в состав валовых
были детально рассмотрены в предыдущих консультациях {2}.
Суточные расходы возмещаются в границах предельных норм с
учетом количества раз питания в сутки:
- в случае включения расходов на питание в счета за найм
жилого помещения;
- если командированные работники по условиям приглашения
обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране
пребывания (дороге).
Если принимающая сторона обеспечивает командированного за
границу работника дополнительными валютными средствами в виде
компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну
назначения и обратно и на найм жилого помещения) или суточных
расходов, то командирующая сторона выплату ему суточных расходов
уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если
сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна
установленным нормам суточных расходов, то командирующая сторона
выплату суточных расходов не осуществляет.
Если дата выезда в командировку в страны, с которыми установ-
лен полный пограничный контроль, или дата возвращения оттуда не
совпадает с датами по отметкам в загранпаспорте или заменяющем его
документе, то суточные расходы за время проезда по территории
Украины возмещаются согласно порядку, предусмотренному для
командировок в пределах Украины.
По возвращении из командировки работник обязан в течение 3
рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в
командировке средствах. Вместе с ним представляются оригиналы
документов, подтверждающих стоимость оплаченных расходов, с
указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной
карточкой, безналичным перечислением), и ксерокопия отметок в
загранпаспорте, заверенная отделом кадров или руководителем
предприятия.
Остаток средств свыше суммы, использованной согласно авансово-
му отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия в
денежных единицах, в которых был выдан аванс не позднее:
- 3 рабочих дней по возвращении из командировки;
- 10 рабочих дней - в случае применения корпоративных пласти-
ковых карточек международных платежных систем;
- 20 рабочих дней - с разрешения руководителя (при наличии
уважительных причин).
В пределах указанных сроков руководитель предприятия обязан
принять решение относительно утверждения авансового отчета.
Неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, которая
была получена для осуществления расходов на командировку за
границу или на эксплуатационные расходы за границей, подлежит
зачислению на распределительный счет в иностранной валюте в
уполномоченном банке Украины в течение 5 банковских дней со
времени оприходования в кассу предприятия (п. 4.2 Правил использо-
вания валюты).
Согласно пп. 1.1.5 Правил использования валюты ( z0245-98 )
возмещение работнику расходов собственных средств в иностранной
валюте в командировке за границей осуществляется согласно
действующему законодательству Украины в денежной единице Украины
по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному
НБУ на день выплаты указанных средств.
Расчет сумм аванса на командировки
Пересчет предельных норм суточных расходов, установленных в
гривнях, в доллары США для выдачи аванса осуществляется по
прогнозному официальному обменному курсу национальной валюты
Украины к доллару США на текущий год. В случае необходимости
выдачи аванса не в долларах США, а в национальной валюте страны,
в которую командируется работник, или в другой свободно конверти-
руемой валюте пересчет норм осуществляется по кросс-курсу.
Кросс-курс рассчитывается по установленному НБУ официальному
валютному курсу к этим валютам и доллару США на день выдачи
аванса.
Пример
Для выполнения служебного задания коммерческий директор
Коваленко В.П. командирован в Польшу сроком на 4 дня - с 19 по 22
ноября 2001 г. Для этого предприятие оформило для Коваленко В. П.
загранпаспорт (расходы на оформление осуществлены в безналичной
сумме с текущего счета). 16 ноября ему выдан аванс в польских
злотых на расходы в командировке.
Курс гривни по отношению к иностранной валюте, установленный
НБУ в ноябре 2001 года:
|---------|-------------|-------------|--------------------------|
| Дата | UAH / USD | UAH / PLN | Кросс-курс (PLN / USD) |
|---------|-------------|-------------|--------------------------|
| 6.11 | 5,28850 | 1,28872 | 4,10368 |
|---------|-------------|-------------|--------------------------|
| 3.11 | 5,27520 | 1,28831 | 4,09467 |
|---------|-------------|-------------|--------------------------|
США в польских злотых:
|--------|-------------------|-----------------------------------|
| UAH | USD | PLN (USD х кросс-курс) |
| | (UAH : 6,30) {3} |-----------------|-----------------|
| | | 16.11.2001 г. | 23.11.2001 г. |
|--------|-------------------|-----------------|-----------------|
| 252,00 | 40 | 164,15 | 163,79 |
|--------|-------------------|-----------------|-----------------|
| 201,60 | 32 | 131,32 | 131,03 |
|--------|-------------------|-----------------|-----------------|
| 138,60 | 22 | 90,28 | 90,08 |
|--------|-------------------|-----------------|-----------------|
| 88,20 | 14 | 57,45 | 57,33 |
|--------|-------------------|-----------------|-----------------|
Проведем расчет предельных норм суточных для выдачи аванса 16
ноября на командировку по прогнозному официальному курсу гривни к
доллару
Сумма аванса, выдаваемого Коваленко В.П. для командировки,
составляет (билеты на проезд он приобрел самостоятельно за
собственные средства с последующим возмещением):
|------------|----------------------------------|------|---------|
|Вид расходов| Расходы за 1 день |Коли- | Всего, |
| |-----|------------|---------------|чество| PLN |
| | UAH | USD | PLN |дней | |
| | |(UAH : 6,30)|(USD х 4,10368)| | |
|------------|-----|------------|---------------|------|---------|
|Суточные | 252 | 40 | 164,15 | 4 | 656,60 |
|------------|-----|------------|---------------|------|---------|
|Проживание в| - | 60 | 246,22 | 2 | 492,44 |
|гостинице | | | | | |
|------------|-----|------------|---------------|------|---------|
|Итого: | 1149,04 |
|------------------------------------------------------|---------|
|К выдаче: | 1149,00 |
| | {4} |
|------------------------------------------------------|---------|
На следующий день по возвращении из командировки, т. е. 23
ноября, Коваленко В. П. представил в бухгалтерию авансовый отчет
о расходах на командировку и оригиналы документов, которые
подтверждают эти расходы:
- билеты на поезд на сумму 402 грн., в т.ч. НДС - 67 грн.;
- квитанции о пользовании постельными принадлежностями в
поездах - 20 грн.;
- счет гостиницы с двухразовым питанием - 697,62 польских
злотых;
- транспортные расходы в Польше - 42,00 польских злотых.
По возвращении из командировки работника расчет суточных
осуществляется по фактическому курсу гривни к иностранной валюте
на день утверждения авансового отчета.
Авансовый отчет утвержден 23.11.2001 г. в сумме 1248,48
польских злотых и 547,63 грн., расчет расходов осуществляется по
официальному курсу НБУ на день утверждения отчета.
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| № | Расходы | PLN | UAH |
|п/п| | | |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| 1 |Проезд Киев - Варшава, Варшава - Киев | - | 402,00 |
| |(в т. ч. НДС - 67 грн.) | | |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| 2 |Пользование постельными | - | 20,00 |
| |принадлежностями в поездах | | |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| 3 |Проживание в гостинице (2 суток) | 697,62| - |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| 4 |Транспортные расходы | 42,00| - |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| 5 |Суточные (сумма PLN на день выдачи | | |
| |аванса, т. е. 16.11.2001 г.): | | |
| | | | |
| |- с учетом двухразового питания | 180,56|232,62 {5}|
| |- без питания | 328,30|422,95 {6}|
| |Разность между суммами суточных по | | |
| |норме (согласно п. 1 Постановления | | |
| |№ 663) и выданных авансом | | |
| |(781,20 грн. - 232,62 грн. - 422,95 грн.)| - |125,63 {7}|
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| |Итого: |1248,48| 547,63 |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| |Аванс: |1149,00| - |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
| |Подлежит выплате: | 99,48| 547,63 |
|---|-----------------------------------------|-------|----------|
Если для окончательного расчета за командировку необходимо
выплатить дополнительные средства, то выплата осуществляется в
гривнях по официальному обменному курсу гривни к иностранным
валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности, в
данном случае на 23.11.2001 г. (п. 1.17 Инструкции о командиров-
ках).
Окончательный расчет с работником за командировку проведен 23
ноября в сумме:
99,48 PLN х 1,28831= 128,16 грн.
Всего надлежит к выплате:
128,16 + 547,63 = 675,79 грн.
Бухгалтерский и налоговый учет
Порядок отражения расходов на командировку в бухгалтерском и
налоговом учете был детально рассмотрен в предыдущих консультациях
{8}.
Рассмотрим в проводках вышеупомянутый пример:
|---|----------------------|-------------|----------|------------|
| № | Содержание операции |Бухгалтерский| Сумма, | Налоговый |
|п/п| | учет | грн. | учет |
| | |------|------| |-----|------|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 1 |Перечислена предоплата| 371 | 311 | 200,00 | - |200,00|
| |за оформление | | | | | |
| |загранпаспорта | | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 2 |Получен загранпаспорт | 92 | 371 | 200,00 | - | - |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 3 |Получены из банка | 302 | 312 | 1149 PLN | - | - |
| |польские злотые | | | ________ | | |
| |(16.11.2001 г.) | | | 1480,74 | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 4 |Выдан аванс в валюте | 372 | 302 | 1149 PLN | - | - |
| |на командировку | | | ________ | | |
| | | | | 1480,74 | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 5 |Отражена сумма расхо- | 92 | 372 |739,62 PLN| - |952,86|
| |дов согласно авансово-| | |__________| | |
| |му отчету (счет | | | 952,86 | | |
| |гостиницы и | | | | | |
| |транспортные расходы) | | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 6 |Отражена сумма расхо- | 92 | 372 |508,86 PLN| - |655,57|
| |дов согласно авансово-| | |__________| | |
| |му отчету (суточные) | | | 655,57 | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 7 |Отражена разность сумм| 92 | 372 | 125,63 | - |125,63|
| |суточных | | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 8 |Отражены расходы на | 92 | 372 | 355,00 | - |355,00|
| |проезд | | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
| 9 |Отражены расчеты по | 641/ | 372 | 67,00 | - | - |
| |НДС | пдв | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
|10 |Отражена курсовая | 945 | 372 | 0,47 | - | 0,47 |
| |разница {9} | | | | | |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
|11 |Выплачена задолжен- | | | | | |
| |ность подотчетному | | | | | |
| |лицу: | | | | | |
| |- эквивалент валюты в | 372 | 301 | 99,48 PLN| - | - |
| |гривнях | | |__________| | |
| | | | | 128,16 | | |
| | | | | | | |
| |- гривни | 372 | 301 | 547,63 | - | - |
|---|----------------------|------|------|----------|-----|------|
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли
предприятий" от 28.12.94 г. № 334/94-ВР, в редакции Закона Украины
от 22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), с изменениями и дополне-
ниями.
2. Постановление № 663 - постановление Кабинета Министров
Украины "О нормах возмещения расходов на командировки в пределах
Украины и за границу" от 23.04.99 г. № 663 ( 663-99-п ) с измене-
ниями и дополнениями.
3. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных коман-
дировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом
Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 ( z0218-98 ), в
редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 № 146 ( z0418-99 ).
4. Правила использования валюты - Правила использования
наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные
постановлением Правления Национального банка Украины от 26.03.98
г. № 119 ( z0245-98 ), с изменениями и дополнениями.
5. Инструкция № 283 - Инструкция о перемещении валюты Украины,
иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов,
других банковских документов и платежных карточек через таможенную
границу Украины, утвержденная постановлением Правления Националь-
ного банка Украины от 12.07.2000 г. № 283 ( z0452-00 ), с
изменениями и дополнениями.
{1} См, "ГлавБух" № 47/2001 (вкладыш).
{2} См. "ГлавБух" № 48/2001, стр. 62.
{3} При пересчете норм в 2001 году применяется прогнозный
официальный курс - 6,3 гривни за 1 доллар США (п. 4 Постановления
№ 663).
{4} Согласно п. 1.2 р. II Инструкции о командировках допус-
кается применение арифметического правила округления до полной
единицы, если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте
содержит дробную часть.
{5} 180,56 PLN (за 2 суток) х 1,28831 - курс НБУ на 23.11.2001
г. (в итоговую сумму авансового отчета не включается).
{6} 328,30 PLN (за 2 суток) х 1,28831 (в итоговую сумму
авансового отчета не включаются).
{7} Такой порядок расчета прямо не установлен действующим
законодательством, но в то же время не противоречит ему.
{8} См. "ГлавБух" № 48/2001, стр. 62.
{9} Курсовая разница, возникшая за период со дня выдачи аванса
на командировку до дня утверждения авансового отчета: (1,28872 -
- 1,28831) х 1149,00 = 0,47 грн.
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№ 49/01, стр. 50
[10.12.2001]
Наталия Радченко
бухгалтер-консультант АФ "ГлавБух-Аудит"
------------------------------------------------------------------