Все о доверенности
------------------------------------------------------------------
Отпуск товарно-материальных ценностей покупателям, а также их
бесплатная передача должны осуществляться только по доверенности
получателей. Такой порядок установлен Инструкцией № 99. Ввиду
того, что сама доверенность является бланком строгого учета,
существуют некоторые особенности ее применения, о которых и пойдет
речь в данной публикации.
Когда надо представлять доверенность
Инструкцией № 99 установлено, что сырье, материалы, топливо,
запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструменты, товары,
основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также
нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги
отпускаются покупателям или передаются безвозмездно только по
доверенности получателей.
Требование доверенности касается не только ситуации, когда
ранее оплаченный товар получает доверенное лицо покупателя, но и
когда товар доставляется на склад покупателя непосредственно
продавцом.
В том случае, когда товар покупателю отправляется по железной
дороге, доверенность на получение груза также должна быть выписана
и предъявлена на железнодорожной станции.
Обязательным представление доверенности является также и в том
случае, когда товары передаются по следующим договорам, не предус-
матривающим переход права собственности на такие товары: передача
сырья по давальческому договору, передача товара на комиссию,
передача ценностей на ответственное хранение, передача в рамках
договора о совместной деятельности и т.п.
Важно помнить, что доверенность не является документом, на
основании которого приходуется товар. Доверенность - это документ,
который подтверждает передачу ценностей непосредственно их получа-
телям.
Кому выдается доверенность
Согласно требованиям п. 4 Инструкции № 99 ( z0293-96 )
доверенность на получение ценностей выдается только лицам,
которые работают на данном предприятии. Однако доверенность
лицам, не работающим на данном предприятии (такая необходимость
нередко возникает на практике), также может быть выдана, но
только обязательно с разрешения руководителя предприятия и только
в том случае, если предприятие, на котором работает данное лицо,
выдало ему доверенность на получение тех же ц енностей и в том
же количестве на данном предприятии. Это касается, например,
ситуации, когда товар передается не непосредственно покупателю,
а предприятию, где указанный товар будет находиться на
хранении, и получает его доверенное лицо предприятия, на котором
будет храниться товар.
Что касается частных предпринимателей, то они не представляют
доверенность продавцу, если получают товар лично. Это обусловлено
тем, что положения Инструкции № 99 распространяются на предприя-
тия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие
обособленные подразделения и представительства иностранных субъек-
тов хозяйственной деятельности. Вместе с тем "нераспространение"
положений Инструкции № 99 не относится к тем случаям, когда товар
получает наемный работник частного предпринимателя. Об этом указа-
но в письме Министерства финансов Украины от 31.10.2000 г. №
053-29151 ( v9151201-00 ) и в письме НБУ от 20.11.2000 г. №
12-111/1363 ( v1363500-00 ). В частности, в них говорится, что
отпуск ценностей физическому лицу не требует представления
доверенности в случае, если оно лично получает ценности от
предприятия при наличии у лица паспорта или другого документа,
удостоверяющего его личность, и Свидетельства о государственной
регистрации субъекта предпринимательской деятельности, данные
которых (номер, орган и дата выдачи) указываются в первичных
документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей
(накладная-требование, товарно-транспортная накладная).
В то же время если физическое лицо поручает получить ценности
другому лицу, например работнику, находящемуся с ним в трудовых
отношениях, то вместе с указанными документами такое лицо должно
предъявить доверенность, которая оформляется согласно Гражданскому
кодексу Украины (глава 4) с указанием в ней данных Свидетельства о
государственной регистрации субъекта предпринимательской деятель-
ности, или доверенность типовой формы № М-2 или № М-26 {1} с
подписью и печатью физического лица.
Порядок выписки доверенности
Приказом руководителя предприятия должен быть утвержден
перечень должностей, занятие которых предоставляет соответствующим
работникам право подписывать доверенность на получение ценностей,
и назначено лицо, осуществляющее выписку и регистрацию выданных,
возвращенных и использованных доверенностей.
Выданная работнику доверенность должна быть подписана руково-
дителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и
лицами, которые на это уполномочены руководителем предприятия. В
тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется централизованной
бухгалтерией, доверенность на получение ценностей подписывается
руководителем предприятия и главным бухгалтером централизованной
бухгалтерии или заместителями и лицами, ими на это уполномоченными
(п. 5 Инструкции № 99).
Доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду,
счету, договору, заказу, соглашению или другому документу,
заменяющему их, выдается доверенному лицу под расписку и регистри-
руется в специальном журнале регистрации, доверенностей, типовой
формы № М-3, утвержденной Инструкцией № 99. Журнал должен быть
пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководи-
теля и главного бухгалтера предприятия.
В журнале регистрации доверенностей лицом, которое обязано
вести данный журнал, должны записываться номера зарегистрированных
доверенностей, даты их выдачи, срок их действия. В журнале также
указывается должность и фамилия лица, которому выдается
доверенность, номера документов (контракта, наряда, счета), на
основании которых выдается доверенность.
В случае если доверенное лицо должно получать необходимые
ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким
нарядам, счетам и другим документам, заменяющим их, ему может быть
выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдач
всех счетов, нарядов и других аналогичных документов или несколько
доверенностей, если ценности должны быть получены на разных
складах.
При выписке доверенности перечень ценностей, которые надлежит
получить по ней (графа "Наименование ценностей" в бланке доверен-
ности), приводится обязательно с указанием названия и количества
ценностей для получения независимо от того, есть ли такие сведения
в документах на отпуск (наряде, счете, договоре, заказе,
соглашении и т.п.) ценностей.
До выдачи доверенностей лица инструктируются о порядке и
сроках использования и отчетности об использовании доверенности
или возврате неиспользованной доверенности.
Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или
частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя
которых они выписаны.
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от
возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по
наряду, счету, накладной или другому документу, заменяющему их, на
основании которого выдана доверенность, однако не более чем на 10
дней. В том случае, если работник отправляется в командировку, где
должен получить ТМЦ, доверенность рекомендуется выписывать с
максимальным сроком использования.
Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые
осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых
осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается
выдавать на календарный месяц согласно п. 13 Инструкции № 99. При
централизованно-кольцевых перевозках ценностей (систематический
завоз ТМЦ по согласованным на определенный период параметрам,
таким как сорт, вес, количество и т.д.) предприятиям их отпуск
поставщиками может осуществляться без доверенности, если получа-
тель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера
предприятия или других лиц, уполномоченных подписывать довереннос-
ти, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой
материально-ответственное лицо, принимающее ценности, заверяет на
сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т.п.) свою
подпись о получении ценностей.
В том случае, если доверенное лицо лишили права на получение
ценностей по выданной ему доверенности (например, на предприятии
отпала необходимость получить ТМЦ в связи с расторжением договора
или по другой причине), а срок действия ее еще не истек, доверен-
ность у такого лица должна быть изъята и аннулирована.
В случае аннулирования доверенности, по которой получаются
ценности частями или расчеты за которые осуществляются в порядке
плановых платежей, или доставка которых осуществляется централизо-
ванно-кольцевыми перевозками, предприятие, выдавшее доверенность,
должно немедленно уведомить поставщика об аннулировании соот-
ветствующей доверенности. С момента получения такого уведомления
отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. За
отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность
несет поставщик, а расходы возмещаются в установленном договором
порядке.
Как надо отчитываться об использовании доверенности
Работник, которому выдана доверенность, должен не позднее
следующего дня после каждого случая доставки на предприятие
полученных по доверенности ценностей независимо от того, получены
ценности по доверенности полностью или частично, представить
работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию
доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на
склад (кладовую) или материально-ответственному лицу.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику
предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверен-
ностей, не позднее следующего дня после окончания срока действия
доверенности.
Об использовании доверенности или возврате неиспользованной
доверенности в журнале регистрации доверенностей производится
отметка о номерах документов (накладных, актов и т.п.) на получен-
ные ценности или о дате возврата доверенности. Возвращенные
неиспользованные доверенности гасятся надписью "Не использована"
и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных
документов.
Сроки хранения первичных документов и другой документации на
предприятии определены Перечнем типовых документов, которые
создаются в деятельности органов государственной власти и местного
самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий,
утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете
Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 ( z0576-98 ). Указанным
Перечнем для бланков доверенностей установлен срок хранения - 3
года {2}.
Доверенность независимо от срока ее действия остается у
поставщика при первом отпуске ценностей. В случае отпуска ценнос-
тей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная
(акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с отметкой на
ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один
экземпляр накладной (или документа, заменяющего ее) передается
получателю ценностей, а второй прилагается к оставшейся у
поставщика доверенности и используется для н аблюдения и контроля
за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведе-
ния расчетов с получателем.
После окончания отпуска ценностей службы, осуществляющие их
отпуск, сдают доверенность вместе с документами на отпуск
последней партии ценностей работникам, на которых возложены
обязанности по ведению бухгалтерского учета.
Ограничения в порядке применения доверенностей
Инструкцией № 99 установлены некоторые ограничения относи-
тельно отпуска ценностей по доверенности, а также круга лиц,
которым доверенность не выдается.
Так, в п. 11 Инструкции № 99 указано, что лицам, которые не
отчитались об использовании доверенности или не возвратили
неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новую
доверенность выдавать нельзя.
Кроме того, запрещается отпускать ценности в случаях:
а) представления доверенности, выданной с нарушением установ-
ленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;
б) представления доверенности, которая имеет исправления и
помарки, не подтвержденные подписями лиц, подписавших доверен-
ность;
в) отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности
паспорта или другого документа, удостоверяющего личность;
г) окончания срока действия доверенности;
д) получения уведомления предприятия - получателя ценностей об
аннулировании доверенности.
Учет бланков доверенностей
Бланки доверенностей являются документами строгого учета,
поэтому порядок их приобретения и хранения имеет некоторые
особенности.
Покупка бланков строгой отчетности осуществляется только при
условии предъявления продавцу выписанной в установленном порядке
доверенности на получение ТМЦ.
Согласно п. 6.3 Положения о документальном обеспечении записей
в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства
финансов Украины от 24.05.95 г. № 88 ( z0168-95 ), бланки строгой
отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в
специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность. Для ведения
учета бланков строгой отчетности на складе или в месте хранения
бланков используются типовые формы первичного учета бланков
строгой отчетности, утвержденные приказом Минстата Украины от
11.03.96 г. № 67 ( v0067202-96 ). Так, для ведения учета бланков
строгой отчетности на складе или в другом месте хранения бланков
применяется типовая форма № СЗ-2 "Приходно-расходная книга по
учету бланков строгой отчетности".
Передача бланков строгой отчетности из мест хранения лицу,
назначенному для выписки и регистрации выданных, возвращенных и
использованных бланков, производится по документам на отпуск
ценностей. Таким документом является приходно-расходная накладная
на бланки строгой отчетности (типовая форма № СЗ-1), которая
используется для оформления как поступления, так и отпуска со
склада бланков строгой отчетности.
Дальнейшее использование бланков доверенностей отражается в
журнале регистрации доверенностей типовой формы № М-3, утвержден-
ной Инструкцией № 99.
В регистрах бухгалтерского учета оприходование приобретенных
бланков доверенностей осуществляется на субсчете 209 "Прочие
материалы". При этом распространенной ошибкой бухгалтеров является
списание приобретенных бланков строгого учета сразу на расходы
предприятия. Этого не следует делать, в первую очередь, потому,
чтобы не исказить данные налогового учета. Ведь стоимость
комплектов бланков строгого учета должна принимать участие в
перерасчете согласно правилам, установленным п. 5.9 Закона о
прибыли, а их списание сразу на счета расходов (минуя отражение
в запасах) приведет к тому, что стоимость доверенностей отразится
в валовых расходах без их последующей корректировки, предусмотрен-
ной налоговым законодательством, что, в свою очередь, может стать
причиной занижения налогооблагаемой прибыли отчетного периода.
Стоимость использованных бланков доверенностей списывается
с субсчета 209 на основании утвержденного руководителем акта
о списании бланков доверенностей с указанием их номеров и
количества. Форма акта на списание использованных бланков доверен-
ностей (форма № М-2а) утверждена Инструкцией № 99. Указанный акт
должен составляться не реже одного раза в квартал.
Кроме того, Инструкцией о применении Плана счетов предусмотре-
но, что наличие и движение бланков строгого учета должно
отражаться на забалансовом счете 08 "Бланки строгого учета". То
есть приобретенные бланки доверенностей необходимо отразить путем
увеличения остатка счета 08, а после использования или списания их
как непригодных или не имеющихся в наличии необходимо отразить
уменьшение остатка по этому счету. На забалансовом счете бланки
доверенностей учитываются не по цене приобретения, а по цене 1
грн. 50 коп. за бланк (п. 14 Инструкции № 99). Отражать бланки
доверенностей за балансом по такой цене необходимо для того, чтобы
в случае утери, порчи и хищения бланков доверенностей применить ее
для расчета ущерба согласно Порядку определения размера ущерба от
хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей,
утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от
22.01.96 г. № 116 ( 116-96-п ).
Согласно п. 7 указанного Порядка размер ущерба от кражи,
уничтожения (порчи) бланков строгого учета исчисляется с примене-
нием коэффициента:
5 - к номинальной стоимости, указанной на бланках строгой
отчетности, или к стоимости документов строгой отчетности,
установленной законодательством;
50 - к стоимости приобретения документов строгой отчетности,
на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых
не установлена законодательством.
Таким образом, в случае утери или хищения бланков довереннос-
тей для расчета размера ущерба надо применять коэффициент 5 к
стоимости, равной 1 грн. 50 коп. за каждый бланк.
Однако следует иметь в виду, что размер ущерба по данному
Порядку не применяется в том случае, если, например, подотчетное
лицо, ответственное за выписку и регистрацию доверенностей, просто
испортило бланк. В этом случае испорченные бланки должны быть
оформлены актом на списание использованных бланков доверенностей
типовой формы № М-2а. Впоследствии при сдаче такого акта в
бухгалтерию предприятия к нему должны быть приложены испорченные
бланки.
В регистрах бухгалтерского учета приобретение и списание
бланков доверенностей отражается следующим образом:
|---|------------------------|-------------|------|--------------|
| № | Содержание операции |Бухгалтерский|Сумма,|Налоговый учет|
|п/п| | учет | грн. | |
| | |------|------| |------|-------|
| | | Д-т | К-т | | ВД | ВР |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 1 |Выданы под отчет денеж- | 372 | 301 | 36 | - | - |
| |ные средства для покупки| | | | | |
| |бланков доверенностей | | | | | |
| |(200 шт.) | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 2 |Оприходованы бланки | 209 | 372 | 30 | - | 30 |
| |доверенностей | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 3 |Отражена сумма | 641/ | 372 | 6 | - | - |
| |налогового кредита по | ндс | | | | |
| |НДС | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 4 |Одновременно отражено на| 08 | - | 300 | - | - |
| |забалансовом счете (по | | | | | |
| |цене 1, 50 гр. за 1 | | | | | |
| |бланк) | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 5 |Списаны бланки доверен- | 92, | 209 | 15 | - | п. 5.9|
| |ности на основании акта | 949 | | | | |
| |(100 шт.) | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
| 6 |Отражено уменьшение | - | 08 | 150 | - | - |
| |остатка на забалансовом | | | | | |
| |счете | | | | | |
|---|------------------------|------|------|------|------|-------|
В заключение хотелось бы заметить следующее. Согласно Инструк-
ции № 99 ответственность за своевременное и полное оприходование
полученных по выданным доверенностям ценностей возлагается на
должностных лиц, которым предоставлено право подписывать
доверенности, а также на лицо, которое назначено для выписки и
регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей.
Ответственность за соблюдение поставщиком установленного
порядка отпуска по доверенности ценностей возлагается на должност-
ных лиц предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать
первичные документы на отпуск ценностей.
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли
предприятий" от 28.12.94 г. № 334/94-ВР, в редакции Закона Украины
от 22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), с изменениями и дополне-
ниями.
2. Инструкция № 99 - Инструкция о порядке регистрации выдан-
ных, возвращенных и использованных доверенностей на получение
ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от
16.05.96 г. № 99 ( z0293-96 ), с изменениями и дополнениями.
{1} Формы бланков доверенностей № М-2 и № М-26 отличаются друг
от друга только форматом. При небольшой номенклатуре получаемых
товарно-материальных ценностей (в пределах 6 наименований) следует
использовать форму № М-2, при большем количестве получаемых
товаров - форму № М-26.
{2} Срок хранения журналов регистрации доверенностей также
установлен - 3 года. (Ред.)
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№ 50/01, стр. 39
[17.12.2001]
Наталья Яновская
консультант еженедельника "ГлавБух"
------------------------------------------------------------------