ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА РАДА
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
20 вересня 2016 року № 165
Про внесення змін до Інструкції
з діловодства в обласній раді,
затвердженої розпорядженням
голови обласної ради від 04 жовтня
2005 року № 85 (зі змінами)
Відповідно до рішення обласної ради від 23 червня 2016 року № 229-VII «Про затвердження Порядку розгляду електронних петицій, адресованих Харківській обласній раді», згідно зі статтями 43, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законом України «Про внесення змін до Закону України “Про звернення громадян” щодо електронного звернення та електронної петиції», Законом України «Про публічні закупівлі», з метою узгодження з чинним законодавством локальних нормативних актів, забезпечення ефективної роботи виконавчого апарату обласної ради:
1. Внести зміни до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови обласної ради від 04 жовтня 2005 року № 85 (зі змінами), додаються.
2. Контроль за виконанням розпорядження покласти на першого заступника голови обласної ради Коваленка В.М.
Голова обласної ради С.Чернов
Додаток
до розпорядження
голови обласної ради
від “20” вересня 2016 року № 165
Зміни до Інструкції з діловодства в обласній раді,
затвердженої розпорядженням голови обласної ради
від 04 жовтня 2005 року № 85 (зі змінами)
1. Викласти назву підрозділу 2.4. у новій редакції, а саме:
«Робота зі зверненнями громадян, інформаційними запитами та електронними петиціями».
2. Підрозділ 2.4. «Робота зі зверненнями громадян, інформаційними запитами та електронними петиціями» доповнити пунктами наступного змісту:
«2.4.5. Діловодство щодо розгляду електронних петицій у Харківській обласній раді ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на відділ по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради.
2.4.6. Електронні петиції реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради в окремій картотеці для реєстрації електронних петицій у системі електронного документообігу.
2.4.7. Під час реєстрації на електронній петиції у лівому верхньому куті першого аркуша проставляється позначка «Електронна петиція».
2.4.8. Реєстрація електронної петиції здійснюється шляхом заповнення реєстраційно-контрольної картки в системі електронного документообігу та прикріплення до неї електронної петиції.
2.4.9. Реєстраційний номер наноситься у правій нижній частині поля першого аркуша електронної петиції на вільному від тексту місці.
2.4.10. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, позначки «електронна петиція», порядкового номера, номера справи за номенклатурою.
Наприклад: Б-ЕП-5/03-02 від 01.10.2016, де Б - початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП - показник належності електронної петиції, 5 - порядковий номер реєстрації електронної петиції, 03-02 - номер справи за номенклатурою.
2.4.11. Під час реєстрації електронної петиції, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк, в реєстраційному індексі вказується позначка «ЕЗ».
Наприклад: О-ЕЗ-115/03-02, де О - початкова літера прізвища заявника, «ЕЗ»- позначка «Електронне звернення», 115 - порядковий номер реєстраційної картки на звернення громадянина, 03-02 - номер справи за номенклатурою.
2.4.12. Електронні петиції, які протягом трьох місяців набрали 5000 підписів на свою підтримку та відповідають встановленим вимогам, підлягають обов'язковому розгляду.
2.4.13. Електронна петиція повинна стосуватися питань, віднесених до компетенції Харківської обласної ради. Електронна петиція, яка містить заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропагує війну, насильство, жорстокість, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, містить заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини або не відповідає встановленим вимогам, на офіційному сайті не оприлюднюється, про що управління правового забезпечення, природокористування та земельних відносин і відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради повідомляють автора (ініціатора) петиції протягом двох робочих днів із дня її надсилання.
2.4.14. Відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради здійснює щоденний контроль за надходженням електронних петицій.
2.4.15. Електронна петиція оприлюднюється на офіційному сайті відділом по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради протягом двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором) з обов'язковим зазначенням дати початку збору підписів на її підтримку.
2.4.16. Дата оприлюднення електронної петиції на офіційному сайті є датою початку збору підписів на її підтримку.
2.4.17. Відділом по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради забезпечується розміщення на офіційному сайті інформації щодо загальної кількості та переліку осіб, які підписали електронну петицію.
2.4.18. Відділом по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради постійно здійснюється контроль за збором підписів на підтримку розміщених на офіційному сайті електронних петицій.
2.4.19. Про підтримку або непідтримку електронної петиції публічно оголошується на офіційному веб-сайті головою обласної ради.
2.4.20. Після набрання необхідної кількості підписів на підтримку електронної петиції, оприлюдненої на офіційному сайті, відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради не пізніше як через три робочі дні розміщує на офіційному сайті інформацію про початок розгляду петиції.
2.4.21. У разі отримання електронної петиції, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об'єднання і яка протягом трьох місяців набрала 5000 підписів на свою підтримку, відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради не пізніше як через два робочі дні після отримання такої петиції розміщує на офіційному сайті інформацію про початок її розгляду.
2.4.22. Електронна петиція, яка надійшла від громадського об'єднання, повинна містити інформацію про дату початку збору підписів, дату направлення електронної петиції, загальну кількість та перелік осіб, які підписали електронну петицію (чи посилання на джерело такої інформації в мережі Інтернет), строк збору підписів, назву та адресу електронної пошти громадського об'єднання.
2.4.23. Після розміщення на офіційному сайті інформації про початок розгляду електронної петиції відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради протягом робочого дня передає електронну петицію в друкованому вигляді до відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради.
2.4.24. Якщо електронна петиція у тримісячний строк не набрала 5000 підписів на свою підтримку, відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради протягом наступного робочого дня після закінчення встановленого строку збору підписів передає цю петицію в друкованому вигляді до відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради для розгляду у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», про що інформує автора (ініціатора) петиції.
2.4.25. Після внесення відділом по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради до реєстраційно-контрольної карти відомостей про кількість голосів та дату завершення збору підписів, петиція того ж дня подається через управління по забезпеченню діяльності керівництва апарату виконавчого апарату обласної ради на розгляд голові обласної ради.
2.4.26. Отриману обласною радою електронну петицію, в якій дотримано вимоги Закону України «Про звернення громадян», голова обласної ради, а у випадку його відсутності – перший заступник голови чи заступник голови обласної ради, не пізніше ніж через три робочі дні направляє на розгляд постійної комісії обласної ради, предметом відання якої є порушене автором (ініціатором) електронної петиції питання (далі – профільна комісія).
2.4.27. У разі визнання доцільними, в межах повноважень, викладені в електронній петиції пропозиції можуть реалізовуватися обласною радою шляхом прийняття з питань, віднесених до компетенції обласної ради, відповідного рішення в порядку, встановленому Регламентом Харківської обласної ради.
2.4.28. Профільна постійна комісія обласної ради розглядає електронну петицію на своєму засіданні та за результатами розгляду питань, що порушуються в електронній петиції, надає голові обласної ради висновки і рекомендації, а також у разі необхідності розробляє відповідний проект рішення, який вноситься на розгляд обласної ради.
2.4.29. На засідання профільної постійної комісії обласної ради запрошується автор (ініціатор) електронної петиції, а у разі необхідності – представники обласної державної адміністрації, її структурних підрозділів, інших державних органів, об’єднань громадян, а також експерти, фахівці та інші особи.
2.4.30. Управління по забезпеченню діяльності керівництва апарату виконавчого апарату обласної ради після визначення головою обласної ради виконавців стосовно розгляду електронної петиції повертає петицію з дорученням до відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради не пізніше наступного робочого дня.
2.4.31. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради протягом поточного робочого дня забезпечують сканування, внесення змісту доручень до реєстраційно-контрольної картки, копіювання і передачу оригіналу та копій електронної петиції з дорученням виконавцям.
2.4.32. Під час внесення змісту доручень до реєстраційно-контрольної картки на бланку доручення проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» та визначається термін розгляду даного доручення.
2.4.33. Для забезпечення своєчасного виконання доручень голови обласної ради щодо розгляду електронних петицій працівники відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради зобов'язані:
- направляти нагадування на паперових носіях відповідальним виконавцям не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції;
- особисто інформувати відповідального виконавця та начальника управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради не пізніше ніж за два робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції.
2.4.34. Персональну відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень голови обласної ради щодо розгляду електронних петицій несуть керівники відповідних структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради та виконавці згідно з чинним законодавством.
2.4.35. Після підписання головою обласної ради відповіді на електронну петицію відділ по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради реєструє та направляє відповідь автору (ініціатору) петиції.
2.4.36. Працівники відділу по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради:
- здійснюють реєстрацію відповіді автору (ініціатору) електронної петиції.
Реєстраційний номер відповіді на електронну петицію складається із реєстраційного індексу електронної петиції та номера справи за номенклатурою справ, до якої підшиваються електронна петиція та документи щодо її розгляду.
Наприклад: 03-02/М-ЕП-5 від 15.10.2016, де М - початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП - показник належності електронної петиції, 5 - порядковий номер реєстрації електронної петиції, 03-02 - номер справи за номенклатурою;
- направляють відповідь на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або громадського об'єднання;
- надають копію відповіді відділу по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради для її оприлюднення на офіційному сайті.
2.4.37. Відділ по роботі з громадськістю та ЗМІ виконавчого апарату обласної ради не пізніше наступного робочого дня після закінчення розгляду електронної петиції оприлюднює відповідь на електронну петицію на офіційному сайті.
2.4.38. Відділ по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради формує у справи електронні петиції разом із копіями відповідей та пакетами документів щодо їх розгляду і вирішення питань, зазначених у петиціях.
2.4.39. Документи розміщуються у справах в алфавітному порядку. Електронна петиція з усіма документами щодо її розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку.
2.4.40. Під час формування справ перевіряється правильність формування документів у справи, їх комплектність.
2.4.41. Відділ по роботі із зверненнями громадян управління з загальних питань виконавчого апарату обласної ради зберігає електронні петиції для надання довідок, інформації тощо.
2.4.42. Електронні петиції, а також інформація про кількість підписів, одержаних на підтримку електронних петицій, та строки їх збору зберігаються три роки з дня оприлюднення петицій.».
3. Додаток до Інструкції з діловодства в обласній раді № 28 викласти у новій редакції, а саме:
«ОРІЄНТОВНИЙ
ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
· акти (приймання обладнання, виконання робіт; списання, експертизи тощо);
· аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;
· висновки і відгуки на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України;
· довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);
· довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;
· договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряду, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо);
· зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;
· кошторис витрат (на утримання апарату, на калькуляцію за договором, тощо);
· гарантійні листи (на виконання робіт, надання послуг тощо);
· подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);
· реєстри (чеків, бюджетних доручень);
· Статути (Положення) комунальних підприємств, установ, закладів, що є у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст області;
· контракти, укладені з керівниками комунальних підприємств, установ, закладів, що є у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст області, та додаткові угоди до них;
· щорічний фінансовий план та бізнес-план комунальних підприємств, що є у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст області;
· список осіб, зарахованих до кадрового резерву на посаду керівників обласних комунальних підприємств, установ, закладів, що є у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст області;
· штатний розпис, облікова політика комунальних підприємств, що є у спільній власності територіальних громад сіл, селищ, міст області;
· звіти про оцінку майна;
· договори про закріплення майна спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст області на праві оперативного управління та господарського відання;
· передавальний та ліквідаційний акти;
· титульні списки;
· штатний розпис виконавчого апарату обласної ради;
· відомості про досягнення посадових осіб місцевого самоврядування, що подаються для нагородження відзнакою Верховної Ради України;
· річний план закупівель, додаток до річного плану закупівель, зміни до нього;
· оголошення про проведення процедури закупівлі;
· обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі;
· тендерна документація;
· зміни до тендерної документації та роз’яснення до неї;
· реєстр отриманих тендерних пропозицій;
· протокол розкриття тендерних пропозицій;
· протокол розгляду тендерних пропозицій;
· повідомлення про намір укласти договір;
· інформація про відхилення тендерної пропозиції учасника;
· повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися;
· звіт про результати проведення процедури закупівлі;
· повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
· звіт про виконання договору про закупівлю.».
Перший заступник
голови обласної ради В. Коваленко