ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення обласної ради
від «__» _______ 2020 року № -VII
(ХІХ сесія VII скликання)
ПОРЯДОК
організації та проведення обласних щорічних конкурсів
з визначення програм (проєктів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства у сфері державної молодіжної політики та національно - патріотичного виховання молоді, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка з обласного бюджету
1. Цей Порядок установлює процедуру організації та проведення обласних щорічних конкурсів з визначення програм (проєктів, заходів) у сфері державної молодіжної політики та національно-патріотичного виховання молоді, розроблених інститутами громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка (далі - конкурс), на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2011 року № 1049 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу з визначення програм (проектів, заходів), розроблених інститутами громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка» (зі змінами), наказу Міністерства молоді і спорту України від 03 березня 2016 року № 808 «Про затвердження Порядку реалізації програм, проектів та проведення заходів державної політики у молодіжній сфері та сфері національно-патріотичного виховання», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 березня 2016 року за № 453/28583, з метою комплексного підходу до реалізації державної молодіжної політики та національно-патріотичного виховання молоді на території області, залучення громадянського суспільства до виконання заходів пункту 5 розділу IХ соціальної Програми розвитку фізичної культури і спорту, молодіжних ініціатив та формування здорового способу життя у Харківській області на 2019 – 2023 роки, затвердженої рішенням обласної ради від 06 грудня 2018 року № 819-VІI (зі змінами), регіональної Програми національно-патріотичного виховання молоді на 2019-2023 роки, затвердженої рішенням обласної ради від 06 грудня 2018 року № 818-VІI.
2. У цьому Порядку терміни вживаються у такому значенні:
захід - сукупність дій, необхідних для виконання інститутом громадянського суспільства конкретного завдання в рамках проєкту чи окремо протягом визначеного періоду часу;
організатор конкурсу - Управління у справах молоді та спорту Харківської обласної державної адміністрації;
інститут громадянського суспільства - громадські об’єднання та їх відокремлені підрозділи із статусом юридичної особи, які згідно із законодавством мають право на отримання фінансової підтримки за рахунок бюджетних коштів і діяльність яких спрямована на сприяння соціалізації та самореалізації молоді, інтелектуальному, моральному, духовному розвитку молоді, реалізації творчого потенціалу та національно-патріотичному вихованню, популяризації здорового способу життя, працевлаштуванню та зайнятості у вільний час, молодіжному підприємництву, розвиток волонтерства, підвищення рівня мобільності молоді;
конкурсна документація - комплект документів, які розробляються організатором конкурсу і містять вимоги щодо оформлення інститутами громадянського суспільства конкурсних пропозицій;
конкурсна комісія - тимчасово діючий орган, що утворюється організатором конкурсу для розгляду конкурсних пропозицій, а також результатів моніторингу стану виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів) відповідно до вимог цього Порядку;
конкурсна пропозиція - комплект документів, які готуються інститутами громадянського суспільства для участі в конкурсі;
проєкт - комплекс заходів, що розроблені і здійснюються інститутом громадянського суспільства і спрямовуються на досягнення певної мети протягом визначеного періоду часу (як правило, не більше одного року) і за змістом бувають: освітньо-виховні, спрямовані на набуття молодими людьми знань, навичок та інших компетентностей поза системою освіти; культурологічні, сприяння реалізації творчих здібностей молоді, а також забезпечення її змістовного дозвілля шляхом проведення видовищних масових заходів; інформаційно-просвітницькі, спрямовані на поширення об’єктивної інформації про засади державної політики у молодіжній сфері та сфері національно-патріотичного виховання, формування певних уявлень і ставлення суспільства до соціальних проблем, спонукання до активних дій для їх вирішення, в тому числі за допомогою видання інформаційних матеріалів і виготовлення та розміщення соціальних фільмів, роликів і соціальної реклами; експертно-аналітичні, проєкти та заходи, які спрямовані на отримання, узагальнення та систематизацію результатів впливу суспільно - значущих процесів на розвиток та становлення молоді (визначених шляхом проведення досліджень, опитувань, моніторингів), розробку інформаційних та методичних матеріалів (доповідей, рекомендацій, посібників), за допомогою яких здійснюватиметься робота із забезпечення реалізації державної політики у молодіжній сфері та сфері національно-патріотичного виховання;
прохідний бал - визначена конкурсною комісією мінімальна сума балів, яку конкурсна пропозиція повинна отримати на третьому етапі конкурсу для включення її до рейтингу конкурсних пропозицій, на підставі якого визначаються переможці конкурсу;
рейтинг конкурсних пропозицій - складений конкурсною комісією перелік конкурсних пропозицій у порядку зменшення кількості балів, отриманих конкурсними пропозиціями;
учасник конкурсу - інститут громадянського суспільства, що подав конкурсну пропозицію для участі в конкурсі.
3. На виконання відповідної обласної програми оголошується окремий конкурс.
4. Для участі в конкурсі інститути громадянського суспільства подають організатору конкурсу конкурсні пропозиції.
5. До участі в конкурсі запрошуються обласні інститути громадянського суспільства, які зареєстровані в установленому законодавством порядку, мають досвід роботи не менше 2-х років з тематики пропонованої проєктної заявки.
6. Проєктні заявки від організацій, які не відповідають визначеним вимогам, не розглядатимуться.
7. Проєктні заявки не приймаються від релігійних організацій, політичних партій та їх місцевих осередків, органів місцевого самоврядування та органів виконавчої влади, комунальних установ та підприємств.
8. Не можуть бути учасниками конкурсу громадські та благодійні організації, що знаходяться в стані ліквідації.
10. До початку конкурсу організатор конкурсу затверджує текст оголошення про проведення конкурсу, в якому зазначаються:
пріоритетні завдання, що відповідають обласним програмам і на виконання яких повинні спрямовуватися проєкти, розроблені учасниками конкурсу;
перелік видів діяльності, що можуть бути підтримані організатором конкурсу;
вимоги до конкурсної пропозиції;
адреса, за якою приймаються конкурсні пропозиції;
строки подання конкурсних пропозицій;
11. Оголошення про проведення конкурсу та конкурсна документація, яка містить затверджені конкурсною комісією форми: заяви про участь у конкурсі, опису програми (проєкту, заходу) та кошторис витрат, необхідний для виконання (реалізації) програми (проєкту, заходу), оприлюднюються організатором конкурсу на власному офіційному вебсайті та в інший прийнятний спосіб до 01 жовтня року, що передує бюджетному періоду, в якому передбачається виконання (реалізація) програм (проєктів, заходів).
12. Конкурсні пропозиції можуть подаватися інститутами громадянського суспільства, зареєстрованими в установленому порядку, не пізніше ніж за шість місяців до оголошення проведення конкурсу.
Інститут громадянського суспільства може подавати на конкурс кілька конкурсних пропозицій.
Конкурсні пропозиції подаються організаторові конкурсу у друкованій та електронній формі протягом 30 днів з дня оголошення конкурсу.
Організатор конкурсу видає учасникові конкурсу довідку із зазначенням дати надходження конкурсної пропозиції.
Подані конкурсні пропозиції не повертаються учасникові конкурсу.
У разі неподання жодної конкурсної пропозиції конкурсна комісія має право подовжити строк приймання конкурсних пропозицій до одного місяця.
13. Конкурсна пропозиція повинна містити:
заяву про участь у конкурсі, складену за формою, що затверджена організатором конкурсу, із зазначенням найменування інституту громадянського суспільства та назви проєкту, за підписом керівника або уповноваженої особи інституту громадянського суспільства, скріпленим печаткою інституту (у разі наявності);
копії свідоцтва (виписки) про реєстрацію інституту громадянського суспільства, статуту (положення), скріплені його печаткою (у разі наявності);
копію документа, що підтверджує включення (на момент подання конкурсної пропозиції) інституту громадянського суспільства до Реєстру неприбуткових установ та організацій;
опис проєкту та кошторис витрат, необхідні для реалізації проєкту за формою, що затверджена організатором конкурсу. Опис проєкту повинен містити мету і завдання, план виконання із зазначенням строків та відповідальних виконавців на кожному етапі, очікувані результати та конкретні результативні показники реалізації проєкту, інформацію про цільову аудиторію, залучену до реалізації проєкту, інші інститути громадянського суспільства, способи інформування громадськості про хід реалізації проєкту, детальний розрахунок витрат та джерела фінансування;
листи-підтвердження органів державної влади, органів місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, наукових установ, інститутів громадянського суспільства, інших установ та організацій (у разі їх залучення до реалізації проєкту);
інформацію про діяльність інституту громадянського суспільства, зокрема досвід виконання (реалізації) програм (проєктів, заходів) за рахунок бюджетних коштів та інших джерел фінансування, джерела фінансування інституту громадянського суспільства, його матеріально-технічну базу та кадрове забезпечення.
Конкурсна пропозиція складається державною мовою.
Відповідальність за достовірність інформації, що міститься у конкурсній пропозиції, несе учасник конкурсу.
14. Документи, зазначені у пункті 13 цього Порядку, розглядаються комісією з розгляду питань щодо визначення проєктів, розроблених інститутами громадянського суспільства, для реалізації яких надається фінансова підтримка (далі – конкурсна комісія), яка утворюється наказом організатора.
15. Організатор конкурсу утворює конкурсну комісію у складі не менш як сім осіб та затверджує її персональний склад. Головою конкурсної комісії призначається представник організатора конкурсу.
Конкурсна комісія на першому засіданні затверджує регламент її роботи.
До складу конкурсної комісії включаються представники організатора конкурсу, Харківської обласної ради, голови (уповноважені представники) консультативно-дорадчих органів при Харківській обласній державній адміністрації, представники інститутів громадянського суспільства, наукових установ і фахівці відповідно до тематики конкурсу, які мають відповідний досвід роботи та кваліфікацію.
Члени конкурсної комісії здійснюють свої повноваження на громадських засадах.
Не може бути членом конкурсної комісії особа, що є керівником, членом керівних органів або працівником учасника конкурсу.
Члени конкурсної комісії зобов’язані не допускати конфлікту інтересів під час розгляду конкурсних пропозицій.
Перед початком розгляду конкурсних пропозицій член конкурсної комісії зобов’язаний повідомити про конфлікт інтересів та надати пояснення щодо обставин, які можуть перешкоджати об’єктивному виконанню ним обов’язків.
Організатор конкурсу за поданням конкурсної комісії виключає з її складу члена комісії, в якого виявлено конфлікт інтересів.
Якщо конфлікт інтересів виявлено після ухвалення конкурсною комісією рішення про визначення переможців конкурсу, зазначене рішення підлягає перегляду. Індивідуальні оцінки члена конкурсної комісії, в якого виявлено конфлікт інтересів, не враховуються.
Засідання конкурсної комісії проводяться у міру потреби, про що повідомляється учасникам засідання не пізніше ніж за три робочих дні до його проведення.
Організатор конкурсу за поданням конкурсної комісії виводить з її складу члена комісії, який двічі поспіль не брав участі у засіданні конкурсної комісії, за умови його повідомлення за три робочих дні до проведення засідання.
Засідання конкурсної комісії вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу конкурсної комісії.
16. Рішення конкурсної комісії приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні.
За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії.
Усі рішення, прийняті конкурсною комісією, зазначаються в протоколі, який підписується присутніми на її засіданні членами комісії.
17. Рішення конкурсної комісії розміщуються протягом трьох робочих днів на власному вебсайті організатора конкурсу.
Учасникові конкурсу на його вимогу видається копія протоколу засідання конкурсної комісії.
18. Конкурсна комісія у разі потреби може прийняти рішення про проведення перевірки достовірності інформації, зазначеної у конкурсній пропозиції. Перевірка проводиться у порядку, визначеному організатором конкурсу.
19. Забороняється використання коштів обласного бюджету на:
придбання основних засобів - меблів, оргтехніки, комп’ютерів, транспортних засобів тощо;
утримання бюджетних установ, підприємств, громадських організацій та госпрозрахункових структур, інше;
здійснення грошових виплат таких, як премії, стипендії, винагороди, матеріальна допомога;
надання коштів фізичним особам для придбання матеріальних цінностей;
надання матеріальної допомоги, грантів та інших видів виплат населенню;
оплату фуршетів та банкетів;
пропагування діяльності релігійних та політичних організацій;
оплату посередницьких послуг.
20. До основних напрямів витрат на реалізацію проєктів, що здійснюються з обласного бюджету, відносяться витрати на:
оплату послуг залучених спеціалістів (з нарахуваннями);
оплату проживання, харчування, добових учасникам проєкту, заходу;
оренду приміщень, території, споруди для проведення проєкту (чи плату за користування ними, витрати на їх обслуговування і експлуатацію);
художнє оформлення місць проведення проєкту;
оплату транспортних послуг (у тому числі оренду транспортних засобів);
оренду обладнання, оргтехніки (чи плату за користування ними), витрати на їх обслуговування і експлуатацію;
оплату поліграфічних та інформаційних послуг;
придбання канцелярських товарів та господарчих товарів, швидкозношуваних предметів, медикаментів та перев’язувальних матеріалів (для наметових таборів, вишколів, походів, зборів-походів, сплавів);
придбання призів, сувенірів;
прокат костюмів, одягу(для тимчасового використання);
інші витрати, що обумовлені специфікою проведення конкретного проєкту, заходу та включення яких обґрунтовано у Положенні проєкту.
21. Організатор конкурсу не допускає інститути громадянського суспільства до участі в конкурсі в разі, коли:
інформація, зазначена в конкурсній пропозиції, не відповідає інформації про інститут громадянського суспільства, що міститься у відкритих державних реєстрах;
інститут громадянського суспільства не відповідає вимогам, зазначеним у пункті 5, 7, 8 цього Порядку;
інститут громадянського суспільства відмовився від участі в конкурсі шляхом надсилання його організаторові офіційного листа;
конкурсну пропозицію подано після закінчення встановленого організатором строку подання конкурсних пропозицій та/або не в повному обсязі;
установлено факт порушення інститутом громадянського суспільства вимог бюджетного законодавства протягом одного або двох попередніх бюджетних періодів.
22. У разі коли інститут громадянського суспільства не виконав (не реалізував) проєкт, для реалізації якого надавалася фінансова підтримка за рахунок бюджетних коштів у попередньому бюджетному періоді, конкурсна комісія приймає рішення стосовно можливості допущення конкурсної пропозиції до участі в конкурсі.
23. Конкурс проводиться шляхом оцінювання поданих пропозицій інститутів громадянського суспільства, формування рейтингу конкурсних пропозицій та визначення переможців конкурсу відповідно до зазначеного рейтингу та обсягу бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для реалізації проєктів.
24. Конкурс проводиться трьома етапами.
На першому етапі конкурсу члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють конкурсні пропозиції за такими критеріями:
відповідність запланованих заходів пріоритетним завданням, визначеним організатором конкурсу, та обласним програмам;
відповідність відповідному адміністративно-територіальному рівню реалізації проекту.
Конкурсна комісія приймає рішення про участь у другому етапі конкурсу конкурсних пропозицій, щодо яких більшість її членів зробила висновок про їх відповідність зазначеним критеріям.
За результатами оцінювання конкурсних пропозицій конкурсна комісія може рекомендувати організаторові конкурсу оголосити додатковий збір конкурсних пропозицій.
25. На другому етапі конкурсу проводиться відкритий захист конкурсних пропозицій.
Рішення конкурсної комісії про проведення відкритого захисту оприлюднюється на власному вебсайті організатора конкурсу не пізніше ніж за три робочих дні до початку відкритого захисту. Представники громадськості та засобів масової інформації мають право бути присутніми під час відкритого захисту як спостерігачі.
Захист конкурсної пропозиції здійснює керівник або уповноважений представник учасника конкурсу.
У разі коли учасник конкурсу не бере участі у відкритому захисті конкурсної пропозиції, конкурсна комісія приймає рішення щодо доцільності його подальшої участі у конкурсі.
26. На третьому етапі конкурсу члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють шляхом проставлення балів від 0 до 5 конкурсні пропозиції за такими критеріями:
відповідність програми (проєкту, заходу) її (його) меті;
реалістичність досягнення і значущість очікуваних результатів та результативних показників реалізації проєкту, заходу;
очікувана ефективність використання бюджетних коштів (співвідношення кошторису витрат, необхідних для виконання реалізації проєкту та очікуваних результатів реалізації проєкту;
рівень кадрового та матеріально-технічного забезпечення, необхідного для виконання реалізації проєкту, досвід провадження діяльності у відповідній сфері.
Індивідуальні оціночні листи членів конкурсної комісії та результати оцінки всіх конкурсних пропозицій додаються до протоколу засідання конкурсної комісії.
27. Конкурсна комісія на своєму засіданні підсумовує результати оцінки конкурсних пропозицій, складає рейтинг конкурсних пропозицій.
Рейтинг конкурсних пропозицій впорядковується за балами від більшого до меншого.
У разі коли конкурсні пропозиції набирають однакову кількість балів, вище рейтингове місце займає конкурсна пропозиція, яка має вищі результативні показники реалізації проєкту із застосуванням принципу економного та ефективного використання бюджетних коштів. Відповідне рішення затверджується конкурсною комісією.
Конкурсна комісія на своєму засіданні може визначити прохідний бал. У разі встановлення прохідного балу до рейтингу конкурсних пропозицій включаються конкурсні пропозиції, що набрали суму балів, яка дорівнює прохідному балу або перевищує його.
28. Рейтинг конкурсних пропозицій оприлюднюється на вебсайті організатора конкурсу.
29. Рішення конкурсної комісії про результати оцінки конкурсних пропозицій може бути оскаржене учасником конкурсу у тижневий строк шляхом надсилання відповідного повідомлення організаторові конкурсу, а в разі незгоди з рішенням організатора конкурсу - в установленому законом порядку.
30. Протягом 15 днів після затвердження обласного бюджету на відповідний бюджетний період конкурсна комісія на підставі рейтингу конкурсних пропозицій та в межах передбаченого обсягу фінансування приймає рішення щодо визначення переможців конкурсу та обсягів бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для реалізації проєкту.
На підставі зазначеного рішення організатор конкурсу протягом 15 днів затверджує перелік інститутів громадянського суспільства, визначених переможцями конкурсу, з якими будуть укладені договори про реалізацію проєкту (далі - договори).
31. Договір повинен містити опис та план реалізації проєкту із зазначенням строків та відповідальних виконавців на кожному етапі; обов’язки організатора конкурсу щодо фінансування проєкту із зазначенням строків такого фінансування; обов’язки інституту громадянського суспільства щодо оприлюднення та подання організаторові конкурсу інформації про час і місце проведення заходів, передбачених у рамках реалізації проєкту, матеріалів, підготовлених у рамках реалізації проєкту, проміжних та підсумкових звітів; права, обов’язки і відповідальність сторін у разі дострокового припинення реалізації проєкту чи їх фінансування; умови, передбачені законодавством, та умови, щодо яких досягнуто взаємної згоди.
Договір повинен містити зобов’язання інституту громадянського суспільства про повернення бюджетних коштів у разі не реалізації проєкту.
Під час укладення договорів з переможцями конкурсу рекомендований конкурсною комісією обсяг бюджетних коштів для надання фінансової підтримки для реалізації ними проєкту може бути змінений з метою приведення кошторису проєкту у відповідність з вимогами бюджетного законодавства та принципами економного та ефективного використання бюджетних коштів.
32. Інститут громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, бере участь у співфінансуванні проєкту в розмірі не менш як 15 відсотків необхідного обсягу фінансування.
Внесок для реалізації проєкту може здійснюватися інститутом громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, як матеріальні чи нематеріальні ресурси, у тому числі як оплата вартості власного чи орендованого приміщення, техніки, обладнання, проїзду.
33. У разі коли переможець конкурсу письмово відмовляється від реалізації проєкту організатор конкурсу приймає рішення про подальше спрямування бюджетних коштів з урахуванням необхідності виконання завдань, визначених на бюджетний період організатором конкурсу.
34. Організатор конкурсу розміщує на власному вебсайті розроблені переможцями конкурсу плани заходів та іншу інформацію, пов’язану з реалізацією проєктів.
35. Проєкти та заходи, які реалізовуються за бюджетні кошти обласної ради, проводяться державною мовою. При цьому синхронний переклад на інші мови не обмежується.
36. Інститут громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, подає після реалізації проєкту організаторові конкурсу фінансовий та підсумковий звіти про виконання договору та обсяг використаних бюджетних коштів за формою та у строк, що визначені організатором конкурсу.
Підсумковий звіт повинен містити опис та перелік завдань, виконаних у рамках проєкту; результативні показники виконання проєкту; у разі невиконання умов договору повністю або частково - причини такого невиконання; оцінку рівня зацікавленості та задоволення потреб цільової аудиторії, на яку спрямовувався проєкт.
37. Організатор конкурсу із залученням інститутів громадянського суспільства проводить моніторинг виконання проєктів, які отримують фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, у визначеному ним порядку.
38. Організатор конкурсу готує у місячний строк після надходження всіх фінансових та підсумкових звітів інститутів громадянського суспільства, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, підсумковий висновок щодо реалізації кожного проєкту, в якому зазначається інформація про:
обсяг бюджетних коштів, наданих для реалізації проєкту;
відповідність результативних показників реалізації проєкту запланованим результативним показникам та обсягу витрачених бюджетних коштів.
Організатор конкурсу оприлюднює підсумковий висновок за результатами моніторингу разом із підсумковими звітами інститутів громадянського суспільства, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, на власному офіційному вебсайті та подає їх до конкурсної комісії.
39. Конкурсна комісія на підставі підсумкового висновку за результатами моніторингу і підсумкового звіту інституту громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, може прийняти рішення про незадовільну реалізацію проєкту, яке у триденний строк оприлюднюється на офіційному вебсайті організатора конкурсу.
40. Організатор конкурсу на підставі рішення конкурсної комісії про незадовільну реалізацію проєкту інститутом громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, може прийняти рішення про повернення бюджетних коштів, яке у триденний строк надсилається до відповідного інституту громадянського суспільства.
Після надходження рішення організатора конкурсу про повернення бюджетних коштів інститут громадянського суспільства у тижневий строк повертає кошти до обласного бюджету та протягом трьох робочих днів інформує про це організатора конкурсу.
41. Закупівля товарів, робіт і послуг за рахунок бюджетних коштів здійснюється в установленому чинним законодавством України порядку.
Облік надходжень та використання коштів обласного бюджету відображається в документах бухгалтерського обліку, а також у бюджетній та фінансовій звітності інститутів громадянського суспільства в установленому чинним законодавством України порядку.
Контроль за цільовим використанням коштів обласного бюджету здійснюють органи уповноважені на здійснення такого контролю відповідно до чинного законодавства.
Відповідальність за порушення бюджетного законодавства, зокрема і за нецільове використання коштів обласного бюджету покладається на інститути громадянського суспільства, які були визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів.
Заступник голови
обласної ради Володимир СКОРОБАГАЧ