ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення обласної ради

від 20 червня 2013 року № 749-VI

(XXII сесія VI скликання)

ПРОГРАМА РОЗВИТКУ АРХІВНОЇ СПРАВИ

В ХАРКІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

НА 2013 – 2016 РОКИ

Харків

2013 рік

1. Загальні положення

Програму розвитку архівної справи в Харківській області на 2013 – 2016 роки (далі – Програма) розроблено на виконання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», доручення Президента України В.Ф. Януковича від 19 жовтня 2012 року № 1-1/2831 в частині відпрацювання в установленому порядку питання щодо будівництва окремої будівлі для розміщення Державного архіву Харківської області та відповідно до Стратегії сталого розвитку Харківської області до 2020 року, затвердженої рішенням обласної ради від 23 грудня 2010 року № 27-VI. Прийняття Програми зумовлено необхідністю реалізації сучасної політики і стратегії держави, спрямованих на створення й підтримання належних умов для гарантованого довічного зберігання документів Національного архівного фонду України, що мають місцеве значення, у яких знайшли відображення усі сторони соціально-економічного, наукового та культурного життя Слобідського краю періоду 1739 – 2012 років, та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівних установ.

2. Визначення проблем, на вирішення яких спрямована Програма

Реалізацію державної політики з питань архівної справи та діловодства в області забезпечують Державний архів Харківської області та 27 архівних відділів районних державних адміністрацій Харківської області.

Документи, що зберігаються у них, виступають складовою частиною Національного архівного фонду України (далі – НАФ) та світової культурної спадщини, залучаються до постійного обігу з метою використання для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів громадян. Саме тому пріоритетними завданнями державної архівної установи є поповнення НАФ документами місцевого значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, використання інформації, що в них міститься.

Щороку на державне зберігання до архівних установ області надходять тисячі документів НАФ, завершені у діловодстві підприємств, установ та організацій. Забезпечити збереження цих документів – першочергове завдання, вирішення якого потребує постійної фінансової підтримки з боку держави. Відсутність такої підтримки призводить до виникнення проблем, які архівні установи не можуть вирішити самостійно. Перш за все, це стосується проблем відсутності вільних площ для комплектування архівних установ документами НАФ, погіршення умов зберігання цих документів та умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архівів.

Останнім часом державна політика у сфері архівної справи реалізується уповільненими темпами. Частка видатків, передбачених для розвитку галузі у державному та місцевих бюджетах, залишається незначною. Не в повному обсязі профінансовано заходи, передбачені Державною програмою розвитку архівної справи на 2006 – 2010 роки, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 01 лютого 2006 року № 92 (загальне фінансування за п’ять років склало лише 7 % від запланованих обсягів), та обласною Програмою підтримки розвитку архівної справи на 2007 – 2010 роки, затвердженою рішенням обласної ради від 05 липня 2007 року № 305-V (загальне фінансування за чотири роки склало лише 22 % від запланованих обсягів). Це сталося, в першу чергу, внаслідок фінансової кризи в державі.

На сьогодні Державною архівною службою України розроблено Концепцію Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів Національного архівного фонду на 2013 – 2017 роки, у рамках реалізації якої для Державного архіву Харківської області передбачено такі заходи: придбання обладнання для реставрації, ремонту, консервації документів, їх обслуговування; придбання стелажів та візків; установлення систем кондиціювання та вентиляції повітря у сховищах, обслуговування та ремонт таких систем; придбання серверів, програмного забезпечення, комп’ютерів, їх обслуговування та ремонт.

Разом із тим, невирішеними залишаються проблеми забезпечення державних архівних установ області, зокрема Державного архіву Харківської області, вільними приміщеннями для комплектування його документами НАФ місцевого значення та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до Державного архіву Харківської області.

Брак вільних площ Державного архіву Харківської області (власні його архівосховища перевантажені на 50 – 60 %) призвів до ситуації, що унеможливила комплектування його документами НАФ від підприємств, установ та організацій м. Харкова протягом довготривалого періоду – більше ніж 20 років. Понад встановлені строки в архівосховищах зберігається 282 463 справи. Невідповідність умов зберігання документів НАФ в установах, організаціях та на підприємствах (перевантаженість приміщень, відсутність в них належного волого-температурного режиму зберігання документів, охоронної та протипожежної сигналізацій тощо) створює загрозу їх безповоротної втрати.

Державний архів Харківської області на численні звернення підприємств, установ та організацій м. Харкова щодо передачі на постійне зберігання документів вимушений відмовляти у здійсненні даної процедури через надмірну укомплектованість документами, що зберігає. Зокрема, неодноразові звернення одержано від Головного управління статистики у Харківській області, в якому понад встановлені строки зберігається 19 111 справ НАФ, та відділів державної реєстрації актів цивільного стану м. Харкова та Харківської області, у яких понад встановлені строки зберігається 11 726 справ НАФ. Кожного року зазначена проблема лише загострюється.

Крім того, викликає серйозне занепокоєння аварійний стан споруди по пр. Московський, 7, що ставить під загрозу втрати не лише документальної спадщини Слобожанщини (0,5 млн справ), а й життя людей. За висновками, зробленими у жовтні 2007 року спеціалістами Харківської національної академії міського господарства, проведення в будівлі пам’ятнико-охоронних ремонтно-відновлювальних робіт з урахуванням фактичного технічного стану несучих та огороджувальних конструкцій можливо лише за умови повного звільнення приміщень будівлі. Проведення ремонтно-відновлювальних робіт у будівлі Державного архіву Харківської області (пр. Московський, 7) потребує значних витрат. Крім того, за відсутності сьогодні вільних, придатних для зберігання приміщень, передислокувати документи, що зберігаються в її архівосховищах, не вбачається можливим. Єдиним шляхом вирішення найнагальнішої проблеми Державного архіву Харківської області – забезпечення його вільними приміщеннями для комплектування документами НАФ – є будівництво спеціалізованої архівної споруди.

Дана пропозиція була обговорена Харківською обласною державною адміністрацією з Президентом України В.Ф. Януковичем у ході його робочої поїздки до м. Харкова у серпні 2012 року. З метою вирішення актуальних питань соціально-економічного розвитку регіону Президент України В.Ф. Янукович дав доручення від 19 жовтня 2012 року № 1-1/2831 щодо відпрацювання в установленому порядку питання щодо будівництва окремої будівлі для розміщення Державного архіву Харківської області.

На виконання зазначеного доручення Харківська обласна державна адміністрація вивчила досвід будівництва архівних споруд на території країн СНД, технічні характеристики яких відповідають вимогам сучасного підходу до проектування та будівництва спеціалізованих архівних комплексів і можуть бути використані при будівництві окремої будівлі для розміщення в ній Державного архіву Харківської області. Сучасним вимогам відповідає споруда Центрального державного архіву міста Алмати, що здана в експлуатацію у 2011 році та має наступні технічні характеристики:

– дев’ятиповерхова будівля площею 20 тис. кв.м;

– площа архівосховищ – 14 тис. кв.м;

– місткість документів – 5 млн справ;

– орієнтовна вартість робіт – 208 млн грн.

Згідно з рішенням Харківської міської ради від 17 квітня 2013 року № 1094/13 «Про надання дозволу на розроблення документації із землеустрою для будівництва, експлуатації та обслуговування об’єктів» Державний архів Харківської області одержав дозвіл на розроблення проекту землеустрою щодо відведення земельної ділянки площею, орієнтовно, 1,3800 га, яка належить територіальній громаді м. Харкова, для будівництва архіву по вул. Лосівська, 21 у м. Харкові та подальшої експлуатації об’єкта.

Залишаються невирішеними питання фінансування робіт щодо розроблення проекту відведення земельної ділянки під будівництво архівного комплексу, техніко-економічного обґрунтування, проектно-кошторисної документації, проведення експертизи цінності техніко-економічного обґрунтування та будівельних робіт.

Отже, на сучасному етапі організація зберігання документів НАФ у Державному архіві Харківської області та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архіву, передбачає проведення комплексу робіт щодо будівництва окремої будівлі для розміщення в ній Державного архіву Харківської області та здійснення заходів щодо поліпшення й створення безпечних умов для громадян області, які відвідують приміщення архіву, шляхом проведення невідкладного капітального ремонту приміщень архіву та оснащення місць прийому громадян, які звертаються до архіву за отриманням послуг, необхідним обладнанням (копіювальною технікою для виготовлення копій архівних документів, столами та стільцями).

Програма надасть змогу сконцентрувати зусилля місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування на виконанні визначених завдань та забезпечить ефективне проведення регіональної політики у сфері архівної справи на 2013 – 2016 роки.

3. Мета Програми

Метою Програми є реалізація заходів, спрямованих на створення та підтримання умов для забезпечення гарантованого довічного зберігання документів НАФ місцевого значення як чинника соціального розвитку українського суспільства, їх всебічного використання та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до Державного архіву Харківської області.

4. Обґрунтування шляхів і засобів вирішення проблеми.

Обсяги та джерела фінансування, строки виконання Програми

Окреслені у Програмі проблеми можливо вирішити шляхом проведення комплексу першочергових заходів, спрямованих на будівництво окремої будівлі для розміщення в ній Державного архіву Харківської області, та створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до Державного архіву Харківської області.

Проблеми планується вирішити шляхом проведення таких заходів:

– розроблення проекту відведення земельної ділянки під будівництво архівного комплексу, техніко-економічного обґрунтування, проектно-кошторисної документації, проведення експертизи цінності техніко-економічного обґрунтування;

– проведення будівельних робіт зі створення архівного комплексу;

– поліпшення та створення безпечних умов для громадян області, які відвідують приміщення архіву, шляхом проведення невідкладного капітального ремонту в будівлі по вул. Мироносицька, 41;

– оснащення місць прийому громадян, які звертаються до архіву за отриманням послуг, необхідним обладнанням (копіювальною технікою для виготовлення копій архівних документів, столами та стільцями).

Виконання програмних заходів дозволить створити умови для:

– гарантованого зберігання архівних документів, повноцінного захисту інформації, що в них відображена;

– задоволення у необхідних обсягах потреб громадян, суспільства, держави в інформації;

– забезпечення соціального захисту населення.

Фінансове забезпечення виконання Програми здійснюється за рахунок коштів, передбачених в державному та обласному бюджетах.

Орієнтовний обсяг фінансування заходів Програми складає 211432,0 тис. грн., у тому числі:

державний бюджет – 208000,0 тис. грн.

обласний бюджет – 3432,0 тис. грн.

Термін реалізації Програми: 2013 – 2016 роки.

5. Напрями діяльності та заходи Програми

№ з/п	Назва напряму діяльності (пріоритетні завдання)	Перелік заходів Програми	Строк вико-нання заходу	Джерела фінан-сування	Орієнтовні обсяги фінансування (тис. гривень)					Виконавці	Очікуваний результат
					Усього (тис. грн.)	у тому числі за роками:
					Усього (тис. грн.)	2013	2014	2015	2016
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1.	Будівництво нового архівного комплексу для розміщення Державного архіву Харківської області	Розроблення проекту відведення земельної ділянки під будівництво архівного комплексу, техніко-економічного обґрунтування, проектно-кошторисної документації, проведення експертизи цінності техніко-економічного обґрунтування	2013	держав-ний бюджет	10000,0	10000,0	-	-	-	Харківська обласна державна адміністрація, Державний архів Харківської області	Будівництво нового архівного комплексу для розміщення Державного архіву Харківської області
1.		Проведення будівельних робіт	2014-2016	держав-ний бюджет	198000,0	-	66000,0	66000,0	66000,0	Харківська обласна державна адміністрація, Державний архів Харківської області
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2.	Створення сприятливих умов для забезпечення якісного надання архівних послуг громадянам, які звертаються до архіву	Вжиття заходів щодо поліпшення та створення безпечних умов для громадян області, які відвідують приміщення архіву, шляхом проведення невідкладного капітального ремонту в будівлі по вул. Мироносицька, 41	2014	облас-ний бюд-жет	3300,0	-	3300,0	-	-	Департамент фінансів Харківської обласної державної адміністрації, Державний архів Харківської області	Відновлення технічного стану будівель архіву з метою створення безпечних умов для їх відвідування громадянами
2.		Забезпечення та оснащення місць прийому громадян, які звертаються до архіву за отриманням послуг, необхідним обладнанням (копіювальною технікою для виготовлення копій архівних документів, столами та стільцями)	2013-2014	облас-ний бюд-жет	132,0	62,0	70,0	-	-	Департамент фінансів Харківської обласної державної адміністрації, Державний архів Харківської області	Створення сприятливих умов для відвідування архіву громадянами
Всього :					211432,0	10062,0	69370,0	66000,0	66000,0

6. Ресурсне забезпечення Програми

Обсяг коштів, які пропонується залучити на виконання Програми (тис. грн.)	У тому числі за роками				Усього витрат на виконання Програми (тис. грн.)
	2013	2014	2015	2016
Обсяг ресурсів, усього, у тому числі:	10062,0	69370,0	66000,0	66000,0	211432,0
державний бюджет	10000,0	66000,0	66000,0	66000,0	208000,0
обласний бюджет	62,0	3370,0	-	-	3432,0

7. Координація роботи та контроль за виконанням Програми

Відповідальною за виконання Програми є Харківська обласна державна адміністрація. Контроль за ходом реалізації заходів Програми здійснює Харківська обласна рада.

Контроль за використанням бюджетних коштів, спрямованих на виконання Програми, здійснюється у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Перший заступник голови

обласної ради О. Олешко

ПАСПОРТ

Програми розвитку архівної справи в Харківській області

на 2013 – 2016 роки

1.	Ініціатор розроблення Програми	Харківська обласна державна адміністрація
2.	Дата, номер і назва розпорядчого документа органу виконавчої влади про розроблення Програми	Стратегія сталого розвитку Харківської області до 2020 року, затверджена рішенням обласної ради від 23 грудня 2010 року № 27-VI
3.	Розробник Програми	Державний архів Харківської області
4.	Відповідальний виконавець Програми	Харківська обласна державна адміністрація
5.	Учасники Програми	Державний архів Харківської області, Департамент фінансів Харківської обласної державної адміністрації
6.	Термін реалізації Програми	2013 – 2016 роки
7.	Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації Програми, всього, у тому числі:	211432,0 тис. грн.
	державний бюджет	208000,0 тис. грн.
	обласний бюджет	3432,0 тис. грн.