Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

16 серпня 2012 р.

за № 1383/21695

Відповідно до пункту 13 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року № 98 (98-2011-п) "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про службові відрядження військовослужбовців Державної прикордонної служби України в межах України та за кордон, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Адміністрації Державної прикордонної служби України від 9 листопада 2005 року № 830 (z1420-05) "Про затвердження Інструкції про службові відрядження військовослужбовців Державної прикордонної служби України в межах України та за кордон", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 24 лютого 2005 року за № 1420/11700 (зі змінами).

3. Директору Фінансово-економічного департаменту Адміністрації Державної прикордонної служби України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на Фінансово-економічний департамент та управління внутрішнього аудиту Адміністрації Держприкордонслужби.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Адміністрації Державної

прикордонної служби України

30.07.2012 № 582

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

16 серпня 2012 р.

за № 1383/21695

1.1. Службовим відрядженням вважається поїздка військовослужбовця за розпорядженням начальника органу Державної прикордонної служби України (далі - орган Держприкордонслужби) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового завдання поза місцем його постійної служби.

1.2. Орган Держприкордонслужби, що відряджає військовослужбовця, зобов’язаний забезпечити його коштами. Аванс відрядженому військовослужбовцю може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

1.3. Якщо військовослужбовець отримав аванс на відрядження (у тому числі й на відрядження за кордон) і не виїхав у відрядження, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси органу Держприкордонслужби зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Сума надміру витрачених коштів, отриманих військовослужбовцем на відрядження або під звіт і не повернутих в установлений строк, оподатковується за ставкою податку, визначеною Податковим кодексом України (2755-17) .

У разі неповернення військовослужбовцем залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього органом Держприкодонслужби в установленому законодавством порядку.

1.4. Начальник органу Держприкордонслужби може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, а саме: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Зазначені обмеження обумовлюються в наказі начальника органу Держприкордонслужби.

1.5. За наявності кількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної служби військовослужбовця з місцем відрядження, або у разі потреби пересування військовослужбовця по території України або держави, до якої його відряджено, начальник органу Держприкордонслужби може запропонувати військовослужбовцю вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції військовослужбовець самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

1.6. Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, пов’язані з проїздом відрядженого військовослужбовця в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом 1-го класу та бізнес-класу, а також витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується військовослужбовець, відшкодовуються в кожному випадку з дозволу начальника органу Держприкордонслужби (Голови Державної прикордонної служби України - у разі відрядження за кордон) згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

1.7. Після повернення з відрядження до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної служби, військовослужбовець зобов’язаний подати звіт про використання коштів, виданих йому на відрядження. Сума залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження, підлягає поверненню військовослужбовцем до каси або зарахуванню на відповідний рахунок органу Держприкордонслужби, що їх видав (у разі відрядження за кордон - у грошових одиницях, в яких було видано аванс).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений військовослужбовець отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, що наступає за днем прибуття до місця постійної служби).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений військовослужбовець застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі та строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин начальник органу Держприкордонслужби може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом про використання коштів, виданих на відрядження, подаються оформлене посвідчення про відрядження, оригінали документів, що підтверджують вартість зазначених у зв’язку з відрядженням витрат, а саме: проїзні документи, документи про витрати на наймання житлового приміщення, страхові поліси тощо.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів здійснюється до закінчення третього банківського дня після затвердження звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

1.8. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" (265/95-ВР) та Податкового кодексу України (2755-17) . У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

1.9. За час відрядження, у тому числі й за час перебування в дорозі, за військовослужбовцем зберігається належне йому за встановленими нормами грошове забезпечення.

1.10. Час перебування в дорозі, за який проводиться виплата добових під час службового відрядження, визначається за чинним розкладом руху залізничного, автомобільного, водного та повітряного транспорту, враховуючи час затримки відрядженого в дорозі через причини, які від нього не залежать, і час на пересадки.

Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення літака, поїзда, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної служби відрядженого військовослужбовця, а днем прибуття з відрядження - день прибуття зазначеного транспорту до місця постійної служби.

У разі відправлення транспорту до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція відправлення поїзда або автобуса, пристань чи аеропорт розташовані поза межами населеного пункту, де проходить службу військовослужбовець, то у строк відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого до місця постійної служби.

1.11. Якщо військовослужбовець відбуває у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення військовослужбовця з відрядження у вихідний день, йому може надаватися інший день відпочинку.

1.12. Рішення про продовження строку відрядження начальник органу Держприкордонслужби приймає після прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби на підставі його рапорту, про що видається відповідний наказ.

За час затримки в місці перебування у відрядженні без поважних причин військовослужбовцю не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

2.1. Направлення військовослужбовців у службові відрядження може здійснюватися в разі дійсної потреби та забезпечення військовослужбовця авансом на строк відрядження:

Головою Державної прикордонної служби України, його першим заступником або заступником Голови Державної прикордонної служби України - у разі направлення військовослужбовців Державної прикордонної служби України у відрядження в межах України;

начальниками регіональних управлінь Державної прикордонної служби України або першими заступниками начальників регіональних управлінь - начальниками штабів - у разі направлення військовослужбовців підпорядкованих органів Держприкордонслужби у відрядження у межах ділянки відповідальності;

начальником Національної академії Державної прикордонної служби України - у разі направлення слухачів, курсантів на практику, стажування або для підготовки ними дипломних проектів (робіт) (за погодженням з Адміністрацією Держприкордонслужби), а також військовослужбовців, у тому числі командирів підрозділів, для керівництва практикою і стажуванням за межами розташування навчального закладу;

начальниками органів Держприкордонслужби - у разі направлення військовослужбовців підпорядкованих підрозділів у відрядження у межах ділянки відповідальності.

2.2. Про направлення військовослужбовців у відрядження видається наказ начальника органу Держприкордонслужби із зазначенням: пункту призначення, найменування органу Держприкордонслужби або назви організації чи установи, куди відряджено військовослужбовця, строку та мети відрядження. Відповідно до завдань, визначених наказом, на військовослужбовця оформляється посвідчення про відрядження.

Орган Держприкордонслужби, що відряджає військовослужбовця, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у журналі реєстрації відряджень.

2.3. Строк службового відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів.

У строк відрядження враховується час перебування в дорозі.

Строк відрядження військовослужбовців для лікування та/або реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів, не повинен перевищувати строк лікування та/або реабілітації.

2.4. Військовослужбовцям, направленим у службові відрядження, за кожний день перебування у відрядженні в межах строків, передбачених пунктом 2.3 цього розділу, виплачуються добові в розмірах, установлених Кабінетом Міністрів України.

2.5. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження військовослужбовця строком на один день або в таку місцевість, звідки він має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

2.6. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за наявними відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою про дати вибуття військовослужбовця з місця постійної служби, прибуття його у пункт (пункти) службового відрядження, вибуття з нього (з них) та прибуття до місця постійної служби. Тривалість службового відрядження обчислюється за кількістю днів перебування у відрядженні з урахуванням вихідних, святкових і неробочих днів та часу перебування у дорозі.

Відмітки засвідчуються: в органах Держприкордонслужби - підписом службової особи, на яку наказом (розпорядженням) начальника органу Держприкордонслужби покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Якщо військовослужбовця відряджено до кількох населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

У разі відрядження військовослужбовця з питань оперативної діяльності час перебування його у відрядженні письмово підтверджує начальник органу Держприкордонслужби, який направив його у службове відрядження.

Якщо відмітки про дати вибуття військовослужбовця з місця постійної служби, прибуття його у пункт (пункти) службового відрядження, вибуття з нього (з них) та прибуття до місця постійної служби у посвідченні про відрядження немає, то добові не виплачуються.

У разі відсутності наказу про відрядження добові не виплачуються.

2.7. Факт затримання відрядженого в дорозі через причини, які від нього не залежать, повинен бути засвідчений посадовими особами органів військового сполучення або військовими комендантами гарнізонів, а за їх відсутності - начальниками вокзалів, пристаней, аеропортів.

2.8. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого військовослужбовця йому протягом усього часу, поки він не може за станом здоров'я приступити до виконання покладеного на нього службового завдання або повернутися до місця свого постійного проживання, але не більше двох місяців, на загальних підставах виплачуються добові та відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, якщо відряджений військовослужбовець перебуває на стаціонарному лікуванні).

2.9. Військовослужбовцям, які за період перепідготовки (підвищення кваліфікації) або під час виконання службових завдань з охорони державного кордону відповідно до законодавства мають право на харчування за рахунок держави, добові не виплачуються.

Виплата добових, у тому числі й за час перебування в дорозі, та відшкодування витрат на наймання житлового приміщення не здійснюються військовослужбовцям:

допущеним до тимчасового виконання посад (обов’язків за посадою) в інших органах Держприкордонслужби;

яким за період відрядження здійснюються польові виплати або морське грошове забезпечення;

направленим у відрядження, пов’язані зі вступом на навчання та навчанням у заочних навчальних закладах, заочній ад’юнктурі (крім вищих військових навчальних закладів);

направленим у відрядження, пов’язані зі складанням вступних іспитів в ад’юнктуру при військових навчальних закладах, а також з підготовкою та складанням кандидатських іспитів, написанням і захистом дисертації;

направленим для лікування та/або реабілітації, медичного огляду військово-лікарською комісією, лікарсько-льотною комісією;

за час перебування в розпорядженні відповідних начальників (командирів). У разі направлення таких військовослужбовців у службові відрядження з пунктів перебування у розпорядженні в інші пункти відшкодування витрат на відрядження проводиться на таких самих підставах, що й для військовослужбовців того органу Держприкордонслужби, у якому вони перебувають у розпорядженні.

2.10. Орган Держприкордонслужби за наявності підтвердних документів відшкодовує в межах граничних сум витрати на найм житлового приміщення, витрати відрядженим військовослужбовцям на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором, та інших витрат.

Витрати на проживання відряджених військовослужбовців у готелях (мотелях) або в інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання, підтверджуються: рахунком готелю (мотелю); квитанцією до прибуткового касового ордера; розрахунковою квитанцією; квитанцією про оплату в довільній формі; рахунком з позначкою "сплачено" тощо.

2.11. Відрядженому військовослужбовцю також відшкодовуються витрати на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання. Відшкодування витрат на службові телефонні розмови проводяться в розмірах за погодженням з начальником органу Держприкордонслужби.

2.12. Військовослужбовцю, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця у готелі (мотелі) або в інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання, у розмірі не більш як 50 відсотків вартості такого місця за одну добу згідно з поданими підтвердними документами.

2.13. Військовослужбовцям, відрядженим до пункту, звідки є можливість щодня повертатися до місця служби (проживання), але за умовами відрядження зобов’язаним перебувати у зазначених пунктах безперервно, відшкодування витрат на наймання житлового приміщення здійснюється тільки за поданими підтвердними документами у межах установлених законодавством норм.

2.14. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за найм житлового приміщення згідно з підтвердними документами.

2.15. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

2.16. Відрядженому військовослужбовцю відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де проходить службу відряджений військовослужбовець, або місця перебування у відрядженні. Йому також відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого начальником органу Держприкордонслужби, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).

2.17. Витрати на проїзд відшкодовуються за наявності підтвердних документів, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, страхових полісів тощо.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.

2.18. Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), військовослужбовцю не відшкодовуються.

2.19. Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим військовослужбовцем квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу службової особи, яка направила військовослужбовця у відрядження, лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

У разі якщо авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, засвідчена начальником фінансово-економічного підрозділу органу Держприкордонслужби.

2.20. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами згідно з підтвердними документами.

2.21. Викладений у цій Інструкції порядок направлення та умови відшкодування витрат на відрядження поширюються на військовослужбовців, які вибули з органів Держприкордонслужби у зв’язку з їх викликом до органів дізнання, досудового слідства, прокуратури або суду.

При цьому таким військовослужбовцям відшкодування витрат на проїзд, найм житлового приміщення та добових проводиться в органі Держприкордонслужби за місцем постійної служби за рахунок коштів органів дізнання, досудового слідства, прокуратури або суду.

3.1. Відрядження за кордон військовослужбовців Державної прикордонної служби України здійснюється відповідно до розпорядження Голови Державної прикордонної служби України, на підставі затвердженого завдання, у якому визначаються мета виїзду, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

Строк відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків направлення військовослужбовців для лікування та/або реабілітації у зв’язку з пораненням (контузією, травмою або каліцтвом), отриманим під час безпосередньої участі в антитерористичній операції та/або забезпеченні її проведення (здійснення заходів, пов’язаних із запобіганням, виявленням і припиненням терористичної діяльності), здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, перебуваючи безпосередньо в районах та в період здійснення зазначених заходів. Строк відрядження для лікування та реабілітації не повинен перевищувати строку лікування та реабілітації.

3.2. За наявності запрошення від іноземної сторони управлінням міжнародного співробітництва Міжнародно-правового департаменту Адміністрації Держприкордонслужби надаються пропозиції щодо можливості відрядження військовослужбовця за кордон з обґрунтуванням джерел фінансування, проектами розпорядження, завдання та кошторису витрат.

3.3. Після прийняття рішення про службове відрядження військовослужбовця за кордон управління міжнародного співробітництва Міжнародно-правового департаменту Адміністрації Держприкордонслужби організовує роботу щодо оформлення проїзних документів, службових закордонних паспортів та службових віз.

3.4. З дозволу особи, зазначеної у пункті 3.1 цього розділу, може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або через інші причини, не залежні від військовослужбовця) за наявності підтвердних документів. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

3.5. На підставі розпорядження Адміністрації Держприкордонслужби, орган Держприкордонслужби, що відряджає військовослужбовця за кордон, забезпечує його коштами (авансом) для здійснення поточних витрат у національній валюті держави, до якої відряджається військовослужбовець, або у вільно конвертованій валюті.

Якщо під час видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці. Про відрядження військовослужбовця за кордон органом, у якому проходить службу такий військовослужбовець, видається наказ.

3.6. Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій в бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

3.7. За час перебування у відрядженні військовослужбовцю відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

б) на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях у межах, затверджених Кабінетом Міністрів України, граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату податку на додану вартість);

в) на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається військовослужбовець, визначених Кабінетом Міністрів України, за всі дні проживання;

г) на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

ґ) на оформлення закордонних паспортів;

д) на оформлення дозволів на в’їзд (віз);

е) на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого військовослужбовця або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу під час здійснення відрядження) за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається військовослужбовець, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

є) на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат);

ж) на оплату службових телефонних розмов (у розмірах, погоджених з Головою Державної прикордонної служби України);

з) на оплату комісійних витрат у разі обміну валюти.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання відрядженого військовослужбовця, у тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

3.8. Не дозволяється відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми "чайових", за винятком випадків, якщо суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами держави перебування, а також плату за видовищні заходи.

3.9. За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування військовослужбовця у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених Кабінетом Міністрів України.

3.10. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні.

3.11. Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль;

б) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними підтвердними документами;

в) у разі відсутності наказу та відміток відповідно до підпункту "а" цього пункту добові витрати відрядженому військовослужбовцю не відшкодовуються.

У разі відрядження військовослужбовця строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

3.12. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено військовослужбовця;

б) якщо дата вибуття у відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), або дата повернення з них не збігаються з датами за відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює) про перетинання державного кордону України, добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.

При цьому за дні перетинання кордону України (в обох напрямках) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

в) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), або повертаючись з такої держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

г) у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав;

ґ) у разі направлення у відрядження до двох або більше держав - у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетинання кордону відповідної держави.

У разі відрядження до двох або більше держав - учасниць Шенгенської угоди (987_004) , перетинання кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, або до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), починаючи з другої держави, - добові витрати відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до даної держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні.

У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові витрати відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом начальника органу Держприкордонслужби.

День повернення в Україну (перетинання кордону) визначається за нормами останньої держави відрядження;

д) якщо відряджений за кордон військовослужбовець за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави, затверджених Кабінетом Міністрів України, зокрема 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні;

е) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим військовослужбовцям за рахунок добових витрат.

3.13. У разі потреби в авансуванні військовослужбовця коштами в національній валюті держави, до якої відряджається військовослужбовець, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.

3.14. Якщо військовослужбовця направлено у відрядження до двох або більше держав, день повернення в державу перебування (день перетинання кордону) відшкодовується за нормами останньої держави відрядження.

3.15. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

3.16. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

3.17. Відрядженому військовослужбовцю відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що військовослужбовцю не надавалися безкоштовно засоби пересування.

Витрати за користування таксі або оренду автомобільного транспорту можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Державної прикордонної служби України згідно з підтвердними документами.

3.18. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим військовослужбовцем квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу Голови Державної прикордонної служби України лише через поважні причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

У разі якщо авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена начальником фінансово-економічного підрозділу органу Держприкордонслужби.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.

3.19. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

3.20. З дозволу Голови Державної прикордонної служби України відрядженому військовослужбовцю можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та службові телефонні розмови. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

3.21. Військовослужбовцям відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

а) надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

б) переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги.

У разі якщо правилами в’їзду та перебування в державі, до якої відряджається страхувальник, встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження.

3.22. Разом із звітом подаються підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, розрахунковим чеком, платіжною карткою, безготівковим розрахунком).

Уразі відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), до звіту також додаються засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його заміняє, з прізвищем відрядженого військовослужбовця, відмітками про перетинання кордону України і візою держави відрядження.

3.23. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником органу Держприкордонслужби звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.