Відповідно до статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486 (486/2000) , НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.

2. Положення направити центральним і галузевим державним архівам, держархівам Автономної Республіки Крим, областей, м. Києва і Севастополя.

3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 16 жовтня 1997 N 47 (z0553-97) "Про затвердження Інструкції про порядок призупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують схоронність документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо їх державної реєстрації", зареєстрований Мін'юстом 18 листопада 1997 за N 553/2357.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України (Г.П. Рижкова) і відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву України (Г.В. Портнов).

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного комітету

архівів України

15.06.2000 N 31

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

10 серпня 2000 р.

за N 493/4714

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) Національний архівний фонд (далі - НАФ) є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини. Держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання НАФ.

2. З метою забезпечення збереженості документів НАФ їх власники або уповноважені ними юридичні чи фізичні особи зобов'язані утримувати в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримувати в них необхідний технологічний режим, здійснювати матеріально-технічне забезпечення архівних установ, а також у випадках, передбачених законом, створювати копії для страхового фонду і фонду користування документами НАФ, іншим чином забезпечувати їх збереженість.

3. Забороняється розміщення архівних установ, у яких зберігаються документи НАФ, в приміщеннях, що не відповідають вимогам зберігання таких документів.

4. Порушення встановлених Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) умов забезпечення збереженості документів НАФ (статті 13, 37) є підставою для зупинення діяльності архівних установ незалежно від форм власності (стаття 22).

5. Зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують умов збереженості документів НАФ, може здійснюватися в таких випадках:

аварійний стан архівних споруд і приміщень;

значні порушення температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів у архівних приміщеннях, що призвели або можуть призвести до пошкодження або цілковитого зіпсуття документів НАФ, виникнення отруєнь і захворювань архівних працівників;

незадовільний стан системи протипожежного захисту споруд і приміщень, де зберігаються документи НАФ;

відсутність затвердженого чіткого порядку обліку документів НАФ, доступу до них та видавання їх зі сховищ або систематичне порушення зазначеного порядку;

виникнення інших ситуацій, коли виникає загроза пошкодження, втрати або загибелі документів чи загроза життю людей (стихійні лиха, техногенно-екологічні катастрофи, аварії).

6. Відповідно до пунктів 5 і 6 цього Положення може бути зупинена діяльність як у цілому архівних установ, так і їхніх окремих структурних підрозділів.

7. Зупинення діяльності архівних установ незалежно від форм власності та підпорядкування у випадках, передбачених пунктом 5 цього Положення, здійснюється наказами Держкомархіву України.

8. Підставою для видання наказу Держкомархіву України про зупинення діяльності архівної установи є акти про обстеження стану збереженості документів НАФ, складені працівниками Держкомархіву України чи уповноваженими Держкомархівом України державними архівними установами за дорученням керівництва зазначених державних архівних установ.

9. В акті про обстеження стану збереженості документів НАФ потрібно зазначати в обов'язковому порядку посаду й прізвище представників державних архівних установ, які здійснили обстеження, їхні підписи, дату обстеження, конкретний виклад виявлених порушень, пропозицій щодо вжиття заходів, а також підпис про ознайомлення з актом керівника архівної установи або уповноваженого ним представника. Акт складається у трьох примірниках, перший з яких не пізніш як у триденний строк подається Держкомархіву України, другий - залишається в архівній установі, де проводилося обстеження, третій - у державній архівній установі, представник якої проводив обстеження.

10. У наказі Держкомархіву України про зупинення діяльності архівної установи зазначаються причина зупинення, масштаб зупинення (у цілому архівної установи чи окремих структурних підрозділів), строк зупинення, умови й порядок можливого відновлення діяльності архівної установи, відповідальність згідно з чинним законодавством.

11. Копії наказу Держкомархіву України про зупинення надсилаються керівнику архівної установи, діяльність якої зупиняється, власнику документів НАФ, що зберігаються у зазначеній установі, та державній архівній установі, яка проводила обстеження і має контролювати вжиття заходів до усунення причин зупинення. У разі потреби копія наказу надсилається також вищому органу, якому підпорядкована архівна установа.

12. Під час зупинення діяльності архівної установи власник документів НАФ або уповноважений ним керівник архівної установи зобов'язаний припинити виконання архівною установою покладених на неї функцій (крім функцій забезпечення збереженості документів), забезпечити охорону документів, залежно від характеру і причин порушень у випадках, передбачених законодавством, і вжити невідкладних заходів до усунення причин, що викликали зупинення.

13. Відновлення діяльності архівної установи у разі усунення причин зупинення здійснює Держкомархів України. Підставою для видання відповідного наказу Держкомархіву є акт повторного обстеження.