Книге - учет, бухгалтеру - почет
------------------------------------------------------------------
Библиотечный фонд создается на предприятии для организации
учета и обеспечения сохранности получаемых по подписке
периодических изданий, книг, другой специализированной литературы.
Определение - "библиотечный фонд - упорядоченное собрание
документов, хранящихся в библиотеке" приведено в Законе Украины
от 16.03.2000 г. № 1561-III ( 1561-14 ) "О библиотеках и
библиотечном деле".
Что касается перечня предметов, подлежащих отражению в составе
библиотечного фонда предприятия, то в качестве ориентира можно
воспользоваться пунктом 22 Инструкции по учету основных средств и
других необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденной
приказом Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г.
№ 64 ( z0459-00 ).
Согласно подпункту 5.2.1 пункта 5 П(С)БУ 7 ( z0288-00 )
"Основные средства", утвержденного приказом Министерства финансов
Украины от 27.04.2000 г. № 92, библиотечный фонд отнесен к прочим
необоротным материальным активам - одной из групп основных
средств предприятия. А это значит, что на него в полной мере
распространяется действие П(С)БУ 7, следовательно, критерием
отнесения изданий в состав библиотечных фондов служит ожидаемый
срок их полезного использования (эксплуатации). Иными словами,
если предприятие предполагает использовать предмет библиотечного
фонда более одного года (или операционного цикла, если он больше
года), то стоимость такого предмета подлежит зачислению в состав
прочих необоротных материальных активов. При этом стоимостный
критерий никакой роли не играет.
Таким образом, в составе библиотечных фондов учитываются
издания независимо от стоимости отдельных экземпляров, будь то
экземпляр газеты либо том редкостной книги, главное при этом -
срок их полезного использования, который должен быть не менее
одного года.
Распорядительным документом руководителя предприятия
необходимо определить порядок включения изданий в состав
библиотечного фонда, срок их полезного использования и хранения,
по истечении которого они подлежат списанию.
Поскольку темой данной публикации является организация учета
фондов научно-технических библиотек предприятий, то далее, говоря
об изданиях и организации их учета, мы будем подразумевать прежде
всего научно-техническую литературу, к которой, в частности,
относятся: книги, брошюры, периодические издания, непосредственно
связанные с производственной деятельностью предприятия, патентная
и нормативно-техническая документация, промышленные каталоги,
конструкторская документация, отчеты о научно-исследовательских
и опытно-конструкторских разработках, издания по вопросам
законодательства, справочные пособия по бухгалтерскому учету и
налогообложению, другие периодические и продолжающиеся издания, а
также специализированная литература.
В научно-технических библиотеках предприятий учету подлежат
все виды произведений печати и их копий, нормативно-технической
документации, входящие в состав библиотечного фонда. Все эти
документы учитываются по названиям и экземплярам. Причем
обязательны два вида учета литературы: индивидуальный и суммарный,
за организацию и правильность которых несут ответственность
заведующие библиотеками либо другие ответственные лица,
назначенные приказом руководителя предприятия. На необходимость
ведения предприятием двух видов учета фондов научно-технических
библиотек прямо указано в Инструкции о порядке использования и
применения типовых форм первичного учета научно-информационной
деятельности, утвержденной приказом Государственного комитета
статистики Украины и Министерства Украины в делах науки и
технологий от 7 августа 1998 года № 272/219 ( z0712-98 ). В
названной Инструкции приведены учетные регистры и первичные
документы, являющиеся обязательным атрибутом ведения учета
библиотечных фондов. Прежде всего к ним относятся: книги
суммарного учета, инвентарные книги, регистрационные карточки,
акты о поступлении и выбытии и прочие.
Рассмотрим особенности индивидуального и суммарного учета
библиотечных фондов более подробно.
Индивидуальный учет поступающей и выбывающей литературы и
документации
Единицей индивидуального учета, независимо от издательского
оформления и носителя, является отдельное издание, поступившее в
фонд библиотеки или выбывшее из него.
Для книг единицей индивидуального учета является том или
экземпляр, для журналов - каждый номер, для всех других видов
изданий - отдельный экземпляр, а для всех видов копий - только
название материала, с которого она снята. Единицей учета
конструкторской документации (чертежей) может быть комплект
материалов, связанных единством содержания и относящихся к одному
объекту. При этом отдельные чертежи, имеющие самостоятельное
значение, в комплекты не объединяются и учитываются индивидуально.
Издания, составляющие фонд научно-технической библиотеки,
можно разделить на те, которые подлежат записи в инвентарной
книге, и не записываемые в ней.
Инвентарная книга
|------|------|----------|-----|------|-------|----|---------|-----|--------|------|
| Дата |Инвен-| Отметки |Автор|Загла-|Издание|Цена|№ записи |Отдел|Отметка |Приме-|
|записи|тарные|о проверке| |вие |---|---|----|в книге | |об |чание |
| |номера|библиотеки| | | | | |суммарно-| |исключе-| |
| | | | | | | | |го учета | |нии | |
| | | | | | | | | | |(№ акта,| |
| | | | | | | | | | |дата) | |
|------|------|----------|-----|------|---|---|----|---------|-----|--------|------|
|------|------|----------|-----|------|---|---|----|---------|-----|--------|------|
Перечень произведений печати, подлежащих записи в инвентарной
книге, определяется предприятием самостоятельно в зависимости от
значимости для него того либо иного издания, поэтому приведенная
ниже группировка носит рекомендательный характер:
- книги;
- отдельные тома и выпуски продолжающихся изданий;
- технические каталоги-справочники, каталоги-альбомы;
- промышленные каталоги и сборники стандартов, изданные в виде
книг и альбомов;
- фотокопии указанных изданий;
- издания, которые заведующий библиотекой (другое лицо,
уполномоченное вести учет, и ответственное за сохранность фонда
библиотеки) может занести в инвентарную книгу по решению
экспертной комиссии, назначаемой приказом руководителя предприятия
(ценность, дефицитность и т. п.).
Инвентарная книга является важнейшим документом и должна
храниться наравне с денежными документами. В научно-технической
библиотеке предприятия должна быть единая инвентарная книга на
весь книжный фонд, соответственно оформленная: перед заполнением
она должна быть переплетена, прошнурована; страницы пронумерованы
и в ней должны быть проставлены инвентарные номера. На обороте
последней страницы книги делается заверительная надпись по
следующей форме:
"В этой книге пронумеровано и прошнуровано (указать
количество) страниц, что подписью и печатью удостоверяется"
(дата, подпись должностного лица и печать предприятия). После
заполнения инвентарной книги заведующий библиотекой делает запись:
"В этой инвентарной книге записаны издания с №... по №..."
(дата, подпись заведующего библиотекой, печать).
Каждый экземпляр издания, подлежащий занесению в инвентарную
книгу, записывается на одной (двух) строке. Ему присваивается
инвентарный номер, который проставляется на лицевой стороне
титульного листа (на первой) издания и на семнадцатой странице.
Здесь же ставится штамп предприятия и год приобретения данного
издания.
Сведения для записи в инвентарную книгу берутся с титульного
листа издания. Здесь же указывается первоначальная стоимость
каждого издания в соответствии с данными сопроводительных
документов. Зачеркивания, подчистки, заклейки, переписка
инвентарных книг и переинвентаризация библиотечного фонда
(повторная запись в инвентарную книгу с присвоением изданию нового
инвентарного номера) не допускаются. В инвентарную книгу не
записываются:
- журналы, бюллетени, материалы по обмену опытом и другие
издания отраслевых и территориальных органов научно-технической
информации;
- нормативно-техническая и технико-экономическая документация,
а также сборники этих документов;
- описания отечественных и зарубежных изобретений и их
сборники;
- переводы;
- отчеты о научно-исследовательских работах и
опытно-конструкторских разработках;
- чертежи;
- микрофильмы.
При этом формой учета журналов (в том числе иностранных,
приобретенных за иностранную валюту), бюллетеней, материалов по
обмену опытом и других изданий органов научно-технической
информации, выходящих сериями и нумерованными выпусками, служит
регистрационная карточка.
Регистрационная карточка на журнал
|-----------------------------------------------------------------------------------|
|Наименование |
|-----------------------------------------------------------------------------------|
|Наименование организации, у которой приобретено издание |
|---|------|-------|----|------|---|----|----|------|--------|-------|------|-------|
|год|январь|февраль|март|апрель|май|июнь|июль|август|сентябрь|октябрь|ноябрь|декабрь|
|---|------|-------|----|------|---|----|----|------|--------|-------|------|-------|
| | | | | | | | | | | | | |
|---|------|-------|----|------|---|----|----|------|--------|-------|------|-------|
Картотека, составленная из таких карточек, одновременно
является средством контроля за поступлением всех номеров изданий.
На оборотной стороне карточки отмечаются, где произведена
подписка, номер подписной квитанции, стоимость, срок и условия
подписки.
По истечении отчетного года, после получения всех номеров,
экспертная комиссия по регистрационным карточкам подсчитывает
количество номеров поступивших изданий и составляет
соответствующий акт, являющийся основанием для записи в книгу
суммарного учета. Нормативно-техническая документация (стандарты,
изданные в виде листков, нормали, инструкции по метрологии,
технические условия и др.) подлежит регистрационному учету на
карточках в картотеках или в указателях.
Технико-экономические нормативы и нормы, промышленные
каталоги, изданные в виде нумерованных листков,
информационно-технические листки, письма, технические каталоги,
изданные в виде листков и брошюр, материалы по обмену
опытом и научно-технической информации (ненумерованные) и т. п.
индивидуальному учету не подлежат и учитываются только в книге
суммарного учета фонда.
Суммарный учет фонда
Суммарный учет дает сведения об объеме фонда библиотеки в
количественном выражении и в названиях, его составе (по содержанию
и видам изданий) и стоимости (в части изданий, записанных в
инвентарную книгу и зачисленных в состав прочих необоротных
материальных активов предприятия), а также происходящих в нем
изменениях.
Основным документом, дающим сведения о количестве учетных
единиц, входящих в состав фонда научно-технической библиотеки
предприятия, является книга суммарного учета библиотечного фонда.
Книга суммарного учета библиотечного фонда
I. Поступление литературы
|------|-------|------|------|------------------------------|----------------------------------------------------------------|
| Дата | № |Откуда| № и | Поступило | В том числе |
|записи|записи |посту-| дата |--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|------------|-----|
| | по |пила |сопро-|изданий,| на |изданий,|всего |книги, |патент- |норма-|промыш-|кон- |прочие| журналы |при- |
| |порядку|лите- |води- |взятых |сумму|подлежа-|посту-|брошюры|ная до- |тивно-|ленные |струк-|виды |-----|------|меча-|
| | |ратура|тель- |на | |щих ре- |пило | |кумента-|техни-|катало-|торс- |доку- |всего|в том |ния |
| | | |ного |баланс | |гистра- | | |ция |ческая|ги |кая |ментов| |числе | |
| | | |доку- | | |ционному| | | |доку- | |доку- | | |иност-| |
| | | |мента | | |и коли- | | | |мента-| |мента-| | |ранных| |
| | | | | | |чествен-| | | |ция | |ция | | | | |
| | | | | | |ному | | | | | | | | | | |
| | | | | | |учету | | | | | | | | | | |
|------|-------|------|------|--------| |--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
| | | | | экз./ | | экз./ | экз./| экз./ | экз./ | экз./| экз./ | экз./| экз./|экз./|экз./ |экз./|
| | | | | назв. | | назв. | назв.| назв. | назв. | назв.| назв. | назв.| назв.|назв.|назв. |назв.|
|------|-------|------|------|--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
|------|-------|------|------|--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
II. Выбытие литературы
|------|-------|-------|------------------------------|----------------------------------------------------------------|
| Дата | № | № и | Выбыло | В том числе |
|записи|записи | дата |--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|------------|-----|
| | по |утверж-|изданий,| на |изданий,|всего |книги, |патент- |норма-|промыш-|кон- |прочие| журналы |при- |
| |порядку|дения |взятых |сумму|подлежа-|выбыло|брошюры|ная до- |тивно-|ленные |струк-|виды |-----|------|меча-|
| | | акта |на | |щих ре- | | |кумента-|техни-|катало-|торс- |доку- |всего|в том |ния |
| | | |баланс | |гистра- | | |ция |ческая|ги |кая |ментов| |числе | |
| | | | | |ционному| | | |доку- | |доку- | | |иност-| |
| | | | | |и коли- | | | |мента-| |мента-| | |ранных| |
| | | | | |чествен-| | | |ция | |ция | | | | |
| | | | | |ному | | | | | | | | | | |
| | | | | |учету | | | | | | | | | | |
|------|-------|-------|--------| |--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
| | | | экз./ | | экз./ | экз./| экз./ | экз./ | экз./| экз./ | экз./| экз./|экз./|экз./ |экз./|
| | | | назв. | | назв. | назв.| назв. | назв. | назв.| назв. | назв.| назв.|назв.|назв. |назв.|
|------|-------|-------|--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
| 1 | 2 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
|------|-------|-------|--------|-----|--------|------|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
III. Итоги движения библиотечного фонда
(квартальные и годовые)
|----------------|------|-----|---------|-----|----------------------------------------------------------------|
| |Взято | На |Состоит |Всего| В том числе |
| | на |сумму|на регис-| |-------|--------|------|-------|------|------|------------|-----|
| |баланс| |трацион- | |книги, |патент- |норма-|промыш-|кон- |прочие| журналы |при- |
| | | |ном и | |брошюры|ная до- |тивно-|ленные |струк-|виды |-----|------|меча-|
| | | |количест-| | |кумента-|техни-|катало-|торс- |доку- |всего|в том |ния |
| | | |венном | | |ция |ческая|ги |кая |ментов| |числе | |
| | | |учете | | | |доку- | |доку- | | |иност-| |
| | | | | | | |мента-| |мента-| | |ранных| |
| | | | | | | |ция | |ция | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
| |------| |---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
| | экз./| | экз./ |экз./| экз./ | экз./ | экз./| экз./ | экз./| экз./|экз./|экз./ |экз./|
| | назв.| | назв. |назв.| назв. | назв. | назв.| назв. | назв.| назв.|назв.|назв. |назв.|
|----------------|------|-----|---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
|Состоит на | | | | | | | | | | | | | |
|учете | | | | | | | | | | | | | |
|на ___ 200 _ г. | | | | | | | | | | | | | |
|----------------|------|-----|---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
|Поступило за __ | | | | | | | | | | | | | |
|квартал 200 _ г.| | | | | | | | | | | | | |
|----------------|------|-----|---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
|Выбыло за __ | | | | | | | | | | | | | |
|квартал 200 _ г.| | | | | | | | | | | | | |
|----------------|------|-----|---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
|Состоит на | | | | | | | | | | | | | |
|учете | | | | | | | | | | | | | |
|на ___ 200 _ г. | | | | | | | | | | | | | |
|----------------|------|-----|---------|-----|-------|--------|------|-------|------|------|-----|------|-----|
Единицей суммарного учета является партия литературы или
документации, поступившая (или выбывшая) по одному документу.
Каждая поступившая партия литературы и документации
записывается в первой части книги суммарного учета "Поступление
литературы" под очередным порядковым номером на отдельной строке.
Этот номер указывается в инвентарной книге при записи изданий
соответствующей партии. Порядковые номера в первой части книги
суммарного учета ежегодно начинаются с первого номера.
При записи в книгу суммарного учета указывается:
- откуда поступила литература, номер и дата сопроводительного
документа;
- количество (названий и экземпляров) и стоимость литературы,
подлежащей записи в инвентарную книгу;
- сколько изданий поступило всего (количество названий и
экземплярность);
- распределение количества поступившей литературы и
документации по содержанию, видам и типам изданий, языкам.
Сведения о количестве журналов, поступивших в фонд, заносятся
в книгу суммарного учета один раз в год на основании упомянутого
выше акта, составленного экспертной комиссией.
Каждая партия литературы и документации, выбывающая из фонда
библиотеки, записывается во второй части книги суммарного учета
"Выбытие литературы" отдельной строкой и получает очередной
порядковый номер. При этом нумерация выбывающей партии литературы
и документации из года в год продолжается, причем номер записи
должен совпадать с номером соответствующего акта на списание
литературы.
По окончании квартала подводятся итоги поступлений и выбытия
литературы, которые переносятся в третью часть книги суммарного
учета фонда "Итоги движения библиотечного фонда".
При определении объема фонда в названиях, единицей учета
произведений печати является каждое новое или повторное ее
издание, а также копия издания при отсутствии в фонде оригинала.
Том, книга или выпуск многотомного издания учитываются как
самостоятельные названия только в том случае, если они не являются
частью произведения печати, объединяющего отдельные тома, книги
или выпуски в единое целое.
Единицей учета при подсчете названий периодических и
продолжающихся изданий служит название журнала, бюллетеня,
выпуска. Для изданий с продолжающейся нумерацией и не всегда
имеющих индивидуальное название (к таким изданиям можно отнести
информационные листки и информационные карты) единицей учета
является каждый новый номер выпуска.
Для всех копий единицей учета является одно название
документа, с которого она снята.
Оформление и сверка суммарного учета литературы
Данные о поступивших в библиотеку предприятия изданиях
заносятся в книги суммарного и индивидуального (если они подлежат
записи в ней) учета.
На поступившую партию литературы приходные накладные (ордера)
не выписываются, а на сопроводительном документе (счете,
накладной, акте) заведующий библиотекой проставляет номер записи в
книге суммарного учета и делает запись "Литература в количестве __
экземпляров принята и записана в книге суммарного учета фонда под
№ № _. Из данного числа в инвентарной книге записано _ экземпляров
под № _ на сумму _ грн. _ коп.
Кроме того, получено изданий, не подлежащих записи в
инвентарную книгу, _ экземпляров на сумму _ грн. _ коп.".
Ежеквартально заведующий библиотекой (ответственное лицо) и
работник бухгалтерской службы предприятия обязаны сверять данные,
записанные в книгу суммарного учета, с данными синтетического
учета бухгалтерии по счету 111 "Библиотечные фонды" по
группе "Книжный фонд научно-технической, технической и учебной
библиотеки" и удостоверять правильность сверки распиской
бухгалтера в третьей части книги суммарного учета.
Учет выбывшей литературы
Из состава библиотечного фонда по мере необходимости
исключается устаревшая, ветхая, утерянная читателями литература.
Списание литературы производится согласно приказу руководителя
предприятия с обязательным составлением утверждаемого им акта на
списание.
В акте отражаются все выбывающие издания (к нему прилагается
список исключаемой из фонда литературы). Список может быть заменен
книжными формулярами или основными карточками алфавитного каталога
и порядковым перечнем инвентарных номеров с указанием после номера
количества списываемых экземпляров. Акт составляется в двух
экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй
остается в библиотеке как оправдательный документ на исключение
литературы из состава библиотечного фонда.
Выбывшие из фонда издания и материалы исключаются из учетных
документов библиотеки только после получения утвержденного
руководителем предприятия акта об исключении. Сведения о выбывшей
из фонда литературе систематически, по мере списания, заносятся во
вторую часть книги суммарного учета фонда. Порядковые номера,
представленные в графе "№ и дата утвержденного акта", продолжаются
из года в год. По окончании отчетного года заведующий библиотекой
подводит итоги выбытия литературы и определяет состав фонда на
начало года.
Акты об исключении изданий и материалов из библиотеки и
справочно-информационных фондов и приложенные к ним списки
(книжные формуляры, каталожные карточки) хранятся в течение трех
лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке
(срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом
окончания материалов делопроизводством).
Учет книг, принятых от читателей взамен утерянных
В случае утери, повреждения книги читатель обязан заменить ее
новой или равноценной книгой либо ее копией, а в противном случае
- возместить стоимость такой книги, рассчитанную в соответствии
с Порядком определения размеров убытков от хищения, недостач,
уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным
постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. № 116
( 116-96-п ).
Издания, принятые в фонд библиотеки от читателей взамен
утерянных, записываются в специальную тетрадь учета книг, принятых
взамен утерянных.
Тетрадь учета книг, принятых от читателей взамен утерянных
|-------|----|--------|-----------------------|------------------|--------|-------|------|
| № |Дата|Сведения| Утерянные книги | Принятые книги |Записана|Подписи|Приме-|
|записи | |о чита- |----|------|-----|-----|------|-----|-----| в инв. |читате-|чание |
| по | |телях, |инв.|автор |отдел|стои-|автор |отдел|стои-| книге |ля, | |
|порядку| |утеряв- | № |и заг-| |мость|и заг-| |мость| под № |библио-| |
| | |ших | |лавие | | |лавие | | | |текаря | |
| | |книги | | | | | | | | | | |
| | |(Ф.И.О.,| | | | | | | | | | |
| | |№ чита- | | | | | | | | | | |
| | |тельско-| | | | | | | | | | |
| | |го фор- | | | | | | | | | | |
| | |муляра) | | | | | | | | | | |
|-------|----|--------|----|------|-----|-----|------|-----|-----|--------|-------|------|
| | | | | | | | | | | | | |
|-------|----|--------|----|------|-----|-----|------|-----|-----|--------|-------|------|
Каждая запись в такой тетради имеет отдельный порядковый номер
и подтверждается подписями читателя и заведующего библиотекой.
Книги, принятые от читателей взамен утерянных, записываются в
инвентарной книге под очередными инвентарными номерами. В графе
"№ записи в книге суммарного учета" делают пометку "Взамен № _".
По окончании отчетного года на основании записей в тетради
учета книг, принятых от читателей взамен утерянных, составляют два
акта: на исключение из фонда библиотеки выбывшей литературы и на
поступление принятой взамен утерянной.
После утверждения руководителем предприятия актов их данные
заносятся в первую и вторую части книги суммарного учета
библиотечного фонда в обычном порядке.
Учет библиотечного фонда в бухгалтерии
Бухгалтерский учет библиотечного фонда должен обеспечить
контроль за его сохранностью, правильным документальным
оформлением и своевременным отражением в учете поступления,
внутреннего перемещения и выбытия объектов библиотечного фонда.
Для учета и обобщения информации о наличии и движении
библиотечных фондов действующим Планом счетов бухгалтерского учета
предусмотрен субсчет 111 "Библиотечные фонды" к счету 11 "Прочие
необоротные материальные активы". Все издания, включенные в
инвентарный фонд библиотек, учитываются по их первоначальной
стоимости.
Передача литературы и журналов, после их получения, в
научно-техническую библиотеку предприятия отражается по дебету
субсчета 111 "Библиотечные фонды" и кредиту счета 63 "Расчеты с
поставщиками и подрядчиками".
В отличие от ранее действовавшего порядка, когда амортизация
на библиотечные фонды не начислялась, а их стоимость в момент
приобретения сразу относилась в состав себестоимости продукции
(работ, услуг), теперь они амортизируются подобно другим объектам
основных средств. Особенности амортизации библиотечных фондов
регламентированы пунктом 27 П(С)БУ 7, согласно которому, кроме
прямолинейного или производственного методов начисления
амортизации, допускается начислить амортизацию:
- в первом месяце использования объекта в размере 50 процентов
его амортизируемой стоимости и остальные 50 процентов
амортизируемой стоимости - в месяце его изъятия из активов
(списания с баланса) вследствие несоответствия критериям признания
активом;
- в первом месяце использования объекта 100 процентов его
амортизируемой стоимости.
Сумма накопленной амортизации по библиотечным фондам
отражается по кредиту субсчета 132 "Износ прочих необоротных
материальных активов".
Что касается затрат на ремонт и реставрацию книг, в том числе
и вторичный переплет, то они на увеличение стоимости книг не
относятся, а списываются на расходы операционной деятельности
предприятия.
Аналитический учет библиотечных фондов также имеет свои
особенности.
Для их учета открывается одна инвентарная карточка по форме
№ ОЗ-6 "Инвентарная карточка учета основных средств". Учет в ней
ведется только в денежном выражении общей суммой. Количественный
учет библиотечных ценностей ведется в инвентарной книге и книге
суммарного учета библиотечных фондов (о чем говорилось выше).
Данные книги суммарного учета должны быть тождественны данным
инвентарной карточки.
Налоговый учет
Порядок налогового учета предметов библиотечного фонда
определен в подпункте 5.4.2 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины
от 22.05.97 № 283/97-ВР "О налогообложении прибыли предприятий", в
соответствии с которым "расходы на приобретение литературы для
информационного обеспечения хозяйственной деятельности плательщика
налога, в том числе по вопросам законодательства, и подписку
специализированных периодических изданий" подлежат включению в
состав валовых расходов в том отчетном периоде, в котором они
понесены (т. е. "по первому событию").
Поскольку такие расходы отнесены к расходам двойного
назначения, в состав валовых расходов плательщика налога может
быть отнесена стоимость приобретенной им научно-технической
литературы, только если ее тематика имеет связь с его
хозяйственной деятельностью.
Проверка фонда
В соответствии с Инструкцией по инвентаризации основных
средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей,
денежных средств, документов и расчетов, утвержденной приказом
Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69 ( z0202-94 ),
плановая инвентаризация библиотечных фондов проводится один раз в
пять лет. Инвентаризация обязательна при передаче библиотеки от
одного заведующего другому и в чрезвычайных обстоятельствах
(наводнение, пожар и т. п.).
Для проверки библиотечного фонда создается комиссия, в
состав которой входят заведующий библиотекой, представители
администрации, бухгалтерской службы и библиотечного совета, если
таковой имеется на предприятии.
Проверке подлежат все виды изданий, учитываемых в инвентарной
книге, учетно-регистрационных картотеках, тетрадях, указателях.
Издания, которые индивидуально не учитываются, пересчитываются
по количеству печатных единиц. Полученное количество сравнивается
с записями в книге суммарного учета.
После проверки (инвентаризации) составляется соответствующий
акт, который подписывают все члены комиссии и утверждает
руководитель предприятия. Один экземпляр акта остается в
библиотеке, второй передается в бухгалтерию для выявления
результатов проверки фонда и отражения их в учете.
Надеемся, что предложенный порядок организации учета
библиотечных фондов окажет помощь бухгалтеру и облегчит его
нелегкий труд.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№38/02, стр. 39
[13.05.2002]
Т. Войтенко
Финансовый директор
------------------------------------------------------------------