В командировку по Украине за счет бюджета
------------------------------------------------------------------
Командировка - это страна, в которой живут командиры.
Из мультфильма
Для любого учреждения нередок рядовой, часто ничем не
примечательный случай - работник отбывает для работы в другой
город, т. е. едет в командировку. Перед бухгалтерией тут же
возникает задача: правильно оформить, отразить в регистрах
бухгалтерского учета и отчетности расходы, связанные с этим
событием.
Основными нормативными актами, регламентирующими командировки,
являются Инструкция о командировках ( z0218-98 ) и Постановление
№ 663 ( 663-99-п ). Но действуют также специальные ведомственные
инструкции, вносящие коррективы в "общие правила игры", и, кроме
того, несколько изменяющие нормы расходов денежных средств на
командировочные цели, установленные вышеуказанными нормативными
документами. Поскольку в одной консультации невозможно охватить
все законодательные "нюансы", касающиеся специфики работы каждой
бюджетной сферы, то мы, следуя совету Кузьмы Пруткова: "Зри в
корень", - определим главенствующие позиции в решении поставленной
задачи.
Прежде всего, напомним, что командировкой считается поездка
работника по распоряжению руководителя учреждения для выполнения
служебного поручения на определенный срок в другой населенный
пункт, находящийся вне места его постоянной работы. Распоряжением
руководителя определяется срок командировки, который не должен
превышать 30 календарных дней (п. 1.1 Инструкции о командировках
( z0218-98 )).
Нередко командировка работника приходится на выходные дни. В
этом случае следует обратить внимание на следующее:
- если работник отправляется в командировку в выходной день,
то учреждение по его возвращении обязано предоставить ему день
отдыха;
- если режим работы предприятия, на которое направляется
работник, предусматривает работу в выходные и праздничные дни и
командированный работник, соблюдая этот режим, работал, то по
возвращении из командировки дни отдыха ему не предоставляются.
Аванс на командировочные расходы
Согласно п. 1.10 Инструкции о командировках ( z0218-98 )
сотруднику, направляемому в командировку, выдается денежный аванс.
Считаем необходимым заметить, что на сегодняшний день
законодательство не устанавливает срок выдачи наличности до начала
командировки, в связи с чем не будет нарушением, если руководство
учреждения дату выдачи аванса из кассы учреждения на
командировочные расходы установит самостоятельно для каждого
конкретного случая отдельно, учитывая при этом дату оформления
распоряжения о командировке, реальное время, необходимое на
покупку билетов, бронирование мест в гостинице и т. п. Такого
же мнения придерживаются Нацбанк (письмо от 20.06.2002 г.
№ 11-113/109 ( v1099500-02 )) и Минфин (письмо 06.06.2002 г.
№ 041-407-456/13-3991 ( v3991201-02 )).
Далее обратим внимание на следующее: п. 1.10 Инструкции
о командировках ( z0218-98 ) устанавливает, что сумма аванса
определяется исходя из размера оплаты:
- суточных;
- проезда;
- проживания.
К тому же следует напомнить нормы п. 2.3 Положения о ведении
кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного
постановлением Правления Национального банка Украины
от 19.02.2001 г. № 72 ( z0237-01 ), которые регламентируют размеры
наличного расчета одного учреждения с другим предприятием
(предпринимателем) через их кассы и через кассы учреждений банков,
а именно: не более 3000 грн. в течение одного дня по одному или
нескольким платежным документам. В то же время Нацбанк письмом
от 10.05.2002 г. № 11-113/818 ( v_818500-02 ) сообщает, что
установленные ограничения (3000 гривен) не распространяются на
наличные расходы пребывающих в командировке работников предприятия
при использовании ими средств на оплату проезда, проживания,
питания и другие услуги (в пределах суточных).
Далее, кроме выплаченного аванса, учреждение обязано
зарегистрировать выданное работнику командировочное удостоверение
в специальном журнале. Форма журнала установлена приложением к
Инструкции о командировках.
А работник обязан в течение 3 рабочих дней после возвращения
представить отчет об израсходованных суммах и остаток
неизрасходованных средств. К отчету прилагаются:
- командировочное удостоверение, оформленное в установленном
порядке, при этом отметки о прибытии и выбытии работника
заверяются печатью, которой предприятие пользуется в своей
хозяйственной деятельности;
- документы (в оригинале), подтверждающие расходы
командированного.
На основании документов, представленных работником,
бухгалтерия производит перерасчет выданного аванса. В случае если
аванс выдан в меньшей сумме, чем та, которая следует из авансового
отчета, то учреждение возмещает денежную разницу. А если же
учреждение "перефинансировало" своего работника, то работник
возвращает в кассу излишне выданные деньги.
Состав командировочных расходов в пределах Украины,
компенсируемых учреждением, представим в таблице:
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| Виды | Состав | Примечания и ограничения | Нормативный |
| расходов | расходов | | документ |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| суточные | 18 грн. | расходы на питание, | приложение к|
| за одни | | стоимость которого включена| Постановле- |
| сутки | | в счета на оплату стоимости| нию № 663 |
| | | проживания в гостиницах или| |
| | | проездных документах и | |
| | | оплачивается | |
| | | командированными за счет | |
| | | суточных | |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| проезд | стоимость| по разрешению руководителя | п. 7 |
| | проездных| возмещается стоимость | Постановле- |
| | билетов | проезда: | ния № 663 |
| | на | - в мягком вагоне; | |
| | следующих| - в каютах, оплачиваемых по| |
| | видах | 1 - 4 группе тарифных | |
| | транспор-| ставок в каютах морского | |
| | та: | флота; | |
| | - воздуш-| - в каютах 1 и 2 категории | |
| | ным; | на судах речного флота; | |
| | - желез- | - воздушным флотом в 1 | |
| | нодорож- | классе и бизнес-классе | |
| | ным; | | |
| | - водным;| | |
| | - автомо-| | |
| | бильным | | |
| | (кроме | | |
| | такси) | | |
| |----------|----------------------------|-------------|
| | пользова-| при наличии подтверждающих | п. 6 |
| | ние | документов | Постановле- |
| | постель- | | ния № 663 |
| | ными при-| | |
| | надлеж- | | |
| | ностями | | |
| |----------|----------------------------|-------------|
| | провоз | свыше 30 кг возмещается по | п. 7 |
| | багажа до| разрешению руководителя | Постановле- |
| | места | | ния № 663 |
| | команди- | | |
| | ровки, | | |
| | обратно и| | |
| | по месту | | |
| | команди- | | |
| | ровки | | |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| прожива- | стоимость| не более 80 грн. в сутки | приложение к|
| ние | найма | | Постановле- |
| | жилого | | нию № 663 |
| | помещения| | |
| |----------|----------------------------|-------------|
| | бытовые | не более 10% норм суточных | абз. 3 |
| | услуги | расходов (1 грн. 80 коп.) | п. 2.2 |
| | (стирка, | за все дни проживания | Инструкции о|
| | чистка, | | командиров- |
| | ремонт, | | ках |
| | утюжка | | |
| | одежды, | | |
| | белья и | | |
| | пр.) | | |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| прожива- | брониро- | не более 50% стоимости | п. 6 |
| ние | вание | места в сутки | Постановле- |
| | мест в | | ния № 663 |
| | отелях, | | |
| | гостини- | | |
| | цах | | |
| |----------|----------------------------|-------------|
| | пользова-| - | п. 6 |
| | ние холо-| | Постановле- |
| | дильни- | | ния № 663 |
| | ком, | | |
| | телевизо-| | |
| | ром и пр.| | |
| |----------|----------------------------|-------------|
| | стоимость| - | п. 6 |
| | прожива- | | Постановле- |
| | ния во | | ния № 663 |
| | время | | |
| | вынужден-| | |
| | ной оста-| | |
| | новки в | | |
| | пути | | |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
| служебные| - | сумма возмещается с | п. 6 |
| телефон- | | разрешения руководителя | Постановле- |
| ные пере-| | | ния № 663 |
| говоры | | | |
|----------|----------|----------------------------|-------------|
Далее подробнее поговорим о нюансах, связанных с
командировочными расходами, которые не вошли в таблицу.
Суточные
Суточные начисляются и выплачиваются работнику за каждый день
командировки (день отъезда и приезда считается за два дня) с
учетом выходных, праздничных, нерабочих дней и времени пребывания
в пути, включая вынужденные остановки (п. 1.5 Инструкции о
командировках ( z0218-98 )).
Пример
Государственный служащий распоряжением руководителя учреждения
направлен в командировку сроком на пять дней: с 01.10.2002 г.
по 05.10.2002 г.
День прибытия из командировки - 05.10.2002 г.
Итак, суточные составят:
18 х 5 = 90,00 грн.
Одновременно хотелось бы напомнить, что:
- при отправлении транспортного средства до 24.00 часов
включительно днем убытия считаются текущие сутки, а с 00.00 часов
и позже - следующие сутки;
- если станция, пристань, аэропорт размещены за пределами
населенного пункта, в котором работает командированный, то время,
необходимое для проезда до места отправления, включается в срок
командировки;
- если командировка работника определена сроком в один день
или работник направляется в местность, из которой может ежедневно
возвращаться, суточные ему возмещаются из расчета полных суток.
В дополнение следует указать, что руководитель учреждения не
вправе сократить размер суточных работникам, направляемым в
командировку, т. к. согласно ст. 121 КЗоТ ( 322-08 ) их оплата в
установленных размерах является минимальной государственной
гарантией (письмо Министерства финансов Украины от 16.05.2001 г.
№ 041-407-349/13-3295 ( v3295201-01 )).
Расходы на проезд
Помимо расходов на проезд, указанных в таблице, работнику
компенсируются расходы за проезд общественным транспортом (кроме
такси) до станции, пристани, аэропорта. Такая компенсация возможна
только в случае, если станция, пристань, аэропорт расположены за
пределами населенного пункта, в котором находится учреждение,
командирующее работника, или к месту пребывания работника в
командировке.
Если работнику, отправившемуся в командировку, необходимо
добираться до места назначения несколькими видами транспорта, то
администрация учреждения вправе предложить вид транспорта, которым
ему следует пользоваться. В случае отсутствия такого предложения
работник выбирает вид транспорта самостоятельно.
К расходам на проезд относятся также расходы работника по
месту командировки, если он пользовался общественным транспортом
(кроме такси) и предоставил в бухгалтерию оригиналы подтверждающих
документов. Маршрут передвижения работника должен быть согласован
с администрацией учреждения.
Следует обратить внимание на то, что при командировках по
Украине на служебном автомобиле затраты на ГСМ, техобслуживание,
стоянку и парковку служебного автомобиля не являются
командировочными расходами и их финансирование должно
производиться за счет средств, полученных из учреждения банка на
хозяйственные нужды (код экономической классификации расходов
бюджета 1135 "Оплата транспортных услуг и содержание транспортных
средств").
Что же касается расходов, связанных с возвратом приобретенных
билетов на проезд, то они могут быть возмещены только с разрешения
руководителя учреждения. Однако причина возврата должна быть
уважительной (например, решение руководителя учреждения об отмене
командировки). Возмещение таких расходов производится на основании
подтверждающих документов. Расходы на проживание
Важным моментом, который должна учитывать бухгалтерия
предприятия, возмещая работнику расходы на проживание, является
наличие документов в оригинале, подтверждающих такие расходы.
По мнению Министерства финансов (письмо № 041-407-107/12-157
( v-157201-01 ) от 14.02.2001 г.), подтверждающим документом для
возмещения затрат за наем жилого помещения можно считать
документ, напечатанный с помощью РРО или заполненный вручную и
содержащий следующие данные:
- Ф.И.О. командированного;
- срок проживания;
- стоимость основных и дополнительных услуг.
Бывают случаи, когда работник заболел, находясь в
командировке.
Как должна поступить бухгалтерия учреждения?
Рассмотрим такую досадную ситуацию на следующем примере.
Осипов В. С. - работник учреждения, находящегося в г. Киеве,
приказом руководителя был направлен в служебную командировку в
г. Симферополь на предприятие "Кряк". Срок командировки, указанный
в приказе о командировке, - 3 дня: со 2 сентября 2002 года по 4
сентября 2002 года. Накануне, т. е. 30 августа, бухгалтерия
учреждения выдала Осипову В. С. деньги под отчет в размере
180 грн.
2 сентября 2002 года Осипов В. С. отбыл в г. Симферополь. А
3 сентября, находясь на предприятии "Кряк" в г. Симферополе, он
заболел. Болезнь продлилась 5 дней. 8 сентября 2002 года
(воскресенье) Осипов В. С. прибыл в г. Киев. В понедельник,
9 сентября 2002 года, Осипов В. С., вернувшись на работу в
г. Киев, представил авансовый отчет о командировке в бухгалтерию
и листок нетрудоспособности с 03.09.02 г. по 07.09.02 г.
(включительно). В соответствии с п. 1.9 Инструкции о командировках
( z0218-98 ) суточные выплачиваются работнику в течение всего
времени, пока он не сможет по состоянию здоровья приступить к
выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться
к своему месту жительства, но такой срок не может превышать двух
месяцев.
Согласно представленным документам (в оригинале) бухгалтерия
учреждения произвела перерасчет сумм выданного аванса и сумм
фактически понесенных расходов. Перерасчет командировочных
расходов представим в таблице:
|---------------------------------------------------|------------|
| Виды расходов, возмещаемых предприятием | Сумма, грн.|
|---------------------------------------------------|------------|
| Стоимость билетов на железнодорожный транспорт | 106|
| Киев - Симферополь, Симферополь - Киев (2 x 53,00)| |
|---------------------------------------------------|------------|
| Стоимость пользования постельными принадлежностями| 10|
| согласно квитанции (2 x 5,00) | |
|---------------------------------------------------|------------|
| Проживание в гостинице согласно счету: | 50|
| с 03.09.02 г. по 07.09.02 г. включительно | |
| (5 суток x 10,00 грн.) | |
|---------------------------------------------------|------------|
| Стоимость билетов на проезд в городском транспорте| 8|
| (по месту командировки) | |
|---------------------------------------------------|------------|
| Суточные (7 суток x 18,00) | 126|
|---------------------------------------------------|------------|
| Всего | 300|
|---------------------------------------------------|------------|
| Аванс | 180|
|---------------------------------------------------|------------|
| К доплате | 120|
|---------------------------------------------------|------------|
Кроме указанных в таблице выплат, бухгалтерия учреждения
начислила Осипову В. С. пособие по временной нетрудоспособности:
15,00 х 4 = 60,00 грн., где
15,00 - среднедневной заработок;
4 - рабочие дни.
Напомним, что согласно п. 2 Порядка оплаты первых пяти дней
временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не
связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств
предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением
Кабинета Министров Украины от 06.05.2001 г. № 439 ( 439-2001-п ),
учреждение вправе полностью или частично оплачивать первые пять
дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или
травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве.
В бухгалтерском учете указанные операции следует отразить
следующим образом:
|--------|--------------------------|--------------------|-------|
| Дата | Содержание операции | Бухгалтерский учет | Сумма,|
| | |-----------|--------| грн. |
| | | Д-т | К-т | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
|30.08.02| Выдан аванс на | 362 | 301 | 180|
| | командировочные | | | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
|09.09.02| Предоставлен авансовый | 801, 802, | 362 | 300|
| | отчет об израсходованных | 811 - 813,| | |
| | суммах | 823 | | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
|09.09.02| Начислено пособие по | 801, 802, | 661 | 60|
| | временной | 811 - 813 | | |
| | нетрудоспособности | | | |
| | (первые пять дней) | | | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
|10.09.02| Выплачена задолженность | 362 | 301 | 120|
| | подотчетному лицу | | | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
|10.09.02| Выплачено пособие по | 661 | 301 | 60|
| | временной | | | |
| | нетрудоспособности | | | |
| | работника | | | |
|--------|--------------------------|-----------|--------|-------|
Коды экономической классификации расходов бюджета*, отражающие
данные хозяйственные операции в аналитическом учете и
использующиеся при составлении отчетности, представлены в
следующей таблице:
|-----------------------------|--------------------------|-------|
| Содержание расходов | Коды экономической | Сумма,|
| | классификации расходов | грн. |
|-----------------------------|--------------------------|-------|
| Командировочные расходы | 1140 | 328|
|-----------------------------|--------------------------|-------|
| Выплаты по временной | 1113 (п. 7 Порядка № 439)| 60|
| нетрудоспособности | | |
|-----------------------------|--------------------------|-------|
Не стоит забывать также о том, что, кроме расходов, связанных
с командировкой, работнику в соответствии с требованием общих
положений Инструкции о служебных командировках ( z0218-98 ),
находящемуся в командировке, выплачивается средний заработок по
основному месту работы. Средний заработок сохраняется и за время
пребывания командированного в пути. По его же просьбе заработная
плата может быть направлена ему почтовым переводом, причем за счет
учреждения (п. 1.4 Инструкции о командировках ( z0218-98 )).
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов,
использованных в данной консультации:
1. Постановление № 663 - Постановление Кабинета Министров Украины
"О нормах возмещения расходов на командировки по Украине и
за ее пределами" от 23.04.99 г. № 663 с изменениями и
дополнениями.
2. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных
командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная
приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59, в
редакции приказа Министерства финансов Украины от 10.06.99 г.
№ 146, с изменениями и дополнениями.
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№42/02, стр. 20
[21.10.2002]
Татьяна Евсеева
Консультант еженедельника "ГлавБух"
------------------------------------------------------------------