Єдиний порядок документування діяльності суду, регламентування методики складання документів, порядку роботи з ними від моменту надходження до передачі їх в архів, а також організації архіву, обсяг компетенції працівників канцелярії, звернення до виконання вироків, рішень, ухвал, постанов; приймання, облік і збереження речових доказів тощо визначає Інструкція з діловодства у Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному, міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному (міському) судах, затверджена наказом міністра юстиції України № 22/5 від 13.03.1997 року (далі — Інструкція).
Зокрема, відповідно до п. 2.4 Інструкції на секретарів суду покладається ведення діловодства з судових справ, насамперед, реєстрація, облік і зберігання кримінальних, цивільних, про адміністративні правопорушення та інших справ і матеріалів; ведення картотек, журналів, нарядів тощо. Чітко розписано також порядок оформлення справи після постановляння судом вироку, рішення або ухвали. Так, відповідно до п. 7.2 Інструкції секретар судового засідання (секретар касаційної інстанції) після завершення судового слідства виконує наступні дії:
а) підшиває до справи документи в хронологічному порядку: постанови, ухвали і листування, які передували судовому розглядові, протокол судового засідання, складений протягом трьох діб після розгляду справи (ст. 87 КПК України), перевірений і підписаний суддею і секретарем судового засідання, всі документи, додані до справи у ході судового розгляду в порядку їх надходження, вирок, рішення, ухвалу суду, ухвали за касаційними скаргами та поданнями, а також за окремими скаргами і поданнями;
б) продовжує нумерацію аркушів справи і складає опис документів, які знаходяться в справі, підписуючи його, а в справах з попереднім розслідуванням продовжує опис, складений органами слідства;
в) приєднує до справи заповнені суддею після відповідного розгляду статистичні картки на засуджених, виправданих, осіб, щодо яких справи закриті, а також на осіб, визнаних неосудними, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру (обліково-статистична картка на підсудного), а також картки обліку сум збитків, заподіяних злочинами;
г) рооить відповідний запис у журналі судового засідання про результати розгляду справи;
д) виписує виконавчі листи у справах, рішення по яких підлягають негайному виконанню;
е) забезпечує у разі необхідності ознайомлення з протоколом протягом трьох діб з дня його складення осіб, які брали участь у судовому засіданні, про що вказані особи роблять запис на звороті останнього аркуша протоколу.
Таким чином, серед іншого Інструкція визначає порядок оформлення кримінальних справ у стадії віддання до суду, підготовки справ до судового розгляду, оформлення справ після їх розгляду. Втім, зазначеним документом не встановлюється порядок оформлення справи у період між відкриттям провадження та до завершення судового слідства.