Їдучи у відрядження
Чи можна до валових витрат віднести плату за відкриття візи
щодо відрядження працівника? Чи має право директор обмежити суму
добових (зменшити її) порівняно з нормами, передбаченими у
додатках до інструкції про службові відрядження?
В.ВАЩУК, м. Одеса
Працівник не міг своєчасно вилетіти з іноземного аеропорту
через відміну рейсів. Чи достатньо довідки про затримку, щоб
бухгалтер подовжила строк відрядження? І як виплачувати добові
тим, хто перебував у західних країнах Євросоюзу, де перетинають
кордони за єдиною візою?
С.КОЗШЧУК, м. Херсон
Відповідно до пункту 5.4.8 Закону України "Про оподаткування
прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) до валових витрат включаються:
витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових
відносинах з таким платником податку або є членами керівних
органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка
відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця
відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості
проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких
рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка,
лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), найм інших
жилих приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних
паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкового страхування,
витрат на усний та письмовий переклади, інших документально
оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та пересування у
місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що
підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових
витрат платника податку лише за наявності підтверджуючих
документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді
транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних
квитанцій, рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що
надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи,
страхових полісів тощо.
Додатково до витрат відносяться не підтверджені документально
витрати на харчування та фінансування інших власних потреб
фізичної особи (добових витрат), понесених у зв'язку з її
відрядженням, у межах граничних норм, встановлених урядом за
кожний повний день відрядження, включаючи день від'їзду та
приїзду.
Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України
та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98
N 59 ( 70-218-98 ) (із змінами та доповненнями) витрати на
відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником
податку, включаються до складу валових витрат платника податку
лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого
відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме : запрошень
сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю
підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору
(контракту) та інших документів, які відрегульовують або
засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах,
конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що
стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає
працівника.
Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту
5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування
прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) може встановлювати додаткові
обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на
відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові
послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що
виплачується працівникам, направленим у відрядження підприємствами
усіх форм власності, не може бути нижчим, ніж норми добових
витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження
підприємствами, що повністю або частково утримуються
(фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни
відрядження. Указані обмеження запроваджуються наказом
(розпорядженням) власника (або уповноваженої ним особи). Це
поширюється як на відрядження в межах України, так і за кордон.
Пунктом 1.10 ( 70128-98 ) зазначеної інструкції передбачено, що з
дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у
відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних
квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з
інших причин, незалежних від працівника) за наявності
підтверджуючих документів в оригіналі. При цьому загальний термін
відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Рішення про
продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття
відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його
доповідної записки, яке необхідно оформити відповідним наказом
(розпорядженням) керівника підприємства. За час затримки у
відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується
заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на
наймання житлового приміщення та інші витрати.
У разі відрядження до двох або більше країн - учасниць
Шенгенської угоди ( 987-004 ), перетин кордонів яких здійснюється
без позначок у закордонному паспорті, або до країн, з якими не
встановлено або спрощено прикордонний митний контроль, починаючи з
другої країни добові витрати відшкодовуються за нормами країни
відрядження з дня прибуття до даної країни згідно з датою,
визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання у
готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні).
У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за
проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) добові
витрати відшкодовуються за нормами країни відрядження згідно з
позначкою сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження
(підпункт "в" п.2.1.2 Інструкції N 59 ( z 0218-98.)
Анатолій БАРОНОВ, юрист