Телефонные разговоры:
как учесть непроизводственные переговоры
------------------------------------------------------------------
Не так давно {1} мы рассматривали проблему подтверждения связи
телефонных переговоров с хозяйственной деятельностью предприятия.
А как обстоят дела в случае, если телефонные разговоры все-таки
имеют непроизводственный характер, например, работники используют
служебные телефоны в личных целях? Так, в редакцию часто поступают
вопросы следующего содержания: "Можно ли принимать в кассу
предприятия средства от работников за проведенные ими
междугородные телефонные переговоры и должны ли такие средства
включаться в базу налогообложения?", "Облагается ли подоходным
налогом стоимость переговоров работников со служебного телефона?"
В данной статье рассмотрим эти и другие вопросы, связанные с
непроизводственными междугородными и международными переговорами
со служебного телефона.
Документы статьи
КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
( 322-08 )
УК - Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III
( 2341-14 ).
Закон о лицензировании - Закон Украины от 01.06.2000 г.
№ 1775-III ( 1775-14 ) "О лицензировании определенных видов
хозяйственной деятельности".
Инструкция о подоходном налоге - Инструкция о подоходном
налоге с граждан, утвержденная приказом ГГНИ Украины от 21.04.93г.
№ 12 ( z0064-93 ), с изменениями и дополнениями.
Последствия непроизводственного характера переговоров
Если плательщик налогов не может подтвердить производственный
характер телефонных переговоров или определено, что такие
переговоры осуществлялись физическими лицами (сотрудниками,
контрагентами и т. п.) в личных целях, то:
1) стоимость телефонных переговоров не включается в состав
валовых расходов;
2) сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная в составе
стоимости непроизводственных телефонных переговоров, не включается
в состав налогового кредита.
Если лицо, осуществлявшее телефонные переговоры в личных
целях, выявлено, то стоимость проведенных им переговоров
признается задолженностью такого лица перед предприятием. Эту
задолженность можно погасить или путем внесения денежных средств в
кассу предприятия, или путем ее удержания из заработной платы (при
наличии соответствующего заявления работника или приказа
(распоряжения) директора).
Иногда (особенно в случаях с мобильным телефоном) предприятие
заведомо оплачивает телефонные переговоры работника, произведенные
в личных целях. В этом случае стоимость таких переговоров согласно
п. 8 Инструкции о подоходном налоге подлежит включению в
совокупный налогооблагаемый доход как другие доходы,
образовавшиеся в результате предоставления за счет средств
предприятий, учреждений, организаций, физических лиц - субъектов
предпринимательской деятельности своим работникам материальных и
социальных благ. Следовательно, такие доходы подлежат обложению
подоходным налогом.
Итак, если стоимость телефонных переговоров, осуществленных в
личных целях, работником не погашается, то она признается доходом
такого работника как стоимость дополнительных благ,
предоставленных работнику предприятием. Именно поэтому в учете
следует заранее выявлять непроизводственные переговоры работников
и настаивать на их погашении.
При проверках работники налоговых органов в случае выявления
непроизводственных переговоров считают их безвозмездно
предоставленными услугами и часто включают в совокупный
налогооблагаемый доход директора.
На самом деле подобный подход неверен. Такие переговоры не
должны попадать в валовые расходы, а НДС, уплаченный в составе их
стоимости, не должен попадать в налоговый кредит. Ответственный за
телефон работник также может подвергаться наказанию (выговор,
дисциплинарное взыскание и т. п.). Но причем здесь доход директора
и подоходный?
Как учитываются непроизводственные телефонные разговоры
Довольно распространенным является вариант покрытия расходов
предприятия на оплату личных разговоров работников по служебному
телефону путем внесения такими работниками денежных средств в
кассу предприятия. На наш взгляд, в этом случае необходимо
уменьшать сумму расходов по телефонным переговорам, уплачиваемую
предприятию связи.
Иного мнения придерживаются работники налоговых органов.
Например, специалисты Управления общественных связей и
массово-разъяснительной работы ГНА в Харьковской области при
рассмотрении аналогичной ситуации разъясняют ("Налоги и
бухгалтерский учет", 2002, № 89):
"Поскольку оплата за фактически предоставленные междугородные
и международные услуги телефонной связи "..." поступает
предприятию, а не непосредственно учреждению, предоставляющему
услуги связи, то указанные средства должны включаться в состав
валового дохода предприятия".
Какой неприятный сюрприз ожидает плательщиков налога на
прибыль, которые пойдут на поводу у работников налоговых органов?
Для них включение стоимости переговоров, компенсированной
работником или другим лицом, в валовые доходы и начисление на нее
НДС, компенсируется включением соответствующих услуг ОАО
"Укртелеком" (или другого предприятия связи) в валовые расходы и
получением налогового кредита, т. е., на первый взгляд,
непринципиально!
Однако согласно Закону о лицензировании деятельность по
предоставлению услуг телефонной связи подлежит лицензированию.
Только при наличии соответствующей лицензии (например, на
предприятиях, имеющих внутренние АТС) можно говорить о
предоставлении услуг связи. Если предприятие, не имеющее лицензии,
покажет в учете продажу услуг связи (валовые доходы или выручку от
реализации, накрутит НДС), то существует опасность отнесения
проверяющими такой операции в соответствии со ст. 202 УК как
осуществленной без получения лицензии. Последствия этого очень
серьезные (это вам не "копеечная" недоимка, которую к тому же
можно оспорить)!
Поэтому для плательщиков налога на прибыль наиболее безопасным
вариантом является уменьшение на сумму непроизводственных
переговоров валовых расходов. Причем такой подход вполне логичен.
Так, непосредственно плательщик не предоставляет (и не может
предоставлять) услуги связи. В данном случае услуги связи, которые
получило звонившее лицо, предоставлялись предприятием связи, т. е.
плательщик не продавал результаты этих услуг, а просто получал
компенсацию своих расходов.
Отдельно следует остановиться на внесении средств за
непроизводственные переговоры в кассу плательщика единого налога.
Данная ситуация очень похожа на давно обсуждаемый вопрос
относительно получения средств в качестве компенсации стоимости
коммунальных услуг, потребленных арендатором и уплачиваемых
арендодателю. Конечно, работники налоговых органов настаивают на
включении стоимости коммунальных услуг в базу налогообложения.
Совершенно противоположной позиции (и на наш взгляд правильной)
придерживается Госкомпредпринимательства в своем письме
от 17.03.2003 г. № 3-221/1489 ( v1489563-03 ) (см. "Бухгалтерская
неделя", 2003, № 15). В такой ситуации определяющим фактором
является искусство убеждать.
Поэтому для плательщиков единого налога безопасным является
вариант удержания средств за непроизводственные переговоры из
заработной платы работников. При этом средства на расчетный счет и
в кассу не поступают, а значит, облагать нечего. Если
"непроизводственно" наговорил не работник предприятия, то -
принимайте и убеждайте.
Средства за личные переговоры по служебному телефону вносятся
в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру, в котором в
поле "Пiдстава" может указываться, например: "Компенсация за
проведенные в личных целях телефонные переговоры в "..." месяце".
Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, внесшему
денежные средства.
Следует еще несколько слов сказать о таком варианте погашения
задолженности работников перед предприятием, как удержание из
заработной платы. Согласно ст. 127 КЗоТ отчисления из заработной
платы могут осуществляться только в случаях, предусмотренных
законодательством Украины. Отчисления из заработной платы
работников для покрытия их задолженности (не превышающей
среднемесячного заработка) предприятию, на котором они работают,
могут осуществляться по приказу (распоряжению) собственника или
уполномоченного им органа при возмещении вреда, причиненного по
вине работника предприятию.
Итак, удержание из зарплаты работника стоимости проведенных им
в личных целях переговоров по телефону может осуществляться:
- по заявлению работника;
- на основании приказа (распоряжения) собственника, директора
и т. п.
Заявление пишется на имя директора или главного бухгалтера в
произвольной форме. Возможная форма приказа приведена ниже.
------------------------------------------------------------------
ООО "Лидер"
П Р И К А З
№ ___
г. Харьков от "___" ____________ г.
"О возмещении стоимости телефонных переговоров работника,
проведенных им в личных целях"
Руководствуясь статьями 127 и 136 Кодекса законов о труде
от 10.12.71 г. и с целью недопущения новых случаев использования
телефона в личных целях и наказания виновных:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Удержать из заработной платы "должность" "Ф.И.О." стоимость
проведенных им(ей) в личных целях междугородных телефонных
переговоров по № ______ в сумме ___________ грн.
2. Контроль за соблюдением данного приказа возложить на
главного бухгалтера "Ф.И.О.".
Директор ________________/_____________/
------------------------------------------------------------------
В учете непроизводственные переговоры целесообразно отражать
на субсчете 949 "Прочие расходы операционной деятельности".
Предприятия, использующие 8-й класс счетов, непроизводственные
переговоры отражают на счете 84 "Прочие операционные расходы".
Если переговоры осуществлялись лицом в личных целях, то стоимость
таких переговоров отражается как задолженность такого лица перед
предприятием и учитывается на субсчете 377.
Обращаем внимание юридических лиц - плательщиков единого
налога на то, что стоимость переговоров (осуществленных
физическими лицами в личных целях, или просто не связанных с
хозяйственной деятельностью), уплаченная предприятию связи, не
должна отражаться в Книге учета доходов и расходов субъекта малого
предпринимательства - юридического лица, применяющего упрощенную
систему налогообложения, учета и отчетности.
Рассмотрим примеры.
Пример 1.
Предприятие - плательщик налога на прибыль получило от
предприятия связи распечатку телефонных переговоров за июнь 2003
года на общую сумму 360 грн., в том числе НДС - 60 грн. Общая
сумма междугородных переговоров за месяц составила 300 грн. Из них
переговоры на 210 грн. связаны с хозяйственной деятельностью, что
подтверждается соответствующими документами. Междугородные
телефонные переговоры на сумму 90 грн., в том числе НДС - 15 грн,
отнесены к непроизводственным. Из них переговоры на 30 грн., в том
числе НДС - 5 грн., осуществлялись работником предприятия в личных
целях. В июле данная сумма была внесена таким работником в кассу
предприятия.
Посредством анализа распечатки выявляются непроизводственные
переговоры, которые учитываются на отдельном счете. Если
впоследствии устанавливается "хозяин" таких непроизводственных
переговоров, то обратной проводкой сторнируются расходы и
отражается задолженность физического лица перед предприятием.
Описанная ситуация в учете отражается следующими проводками:
|-----------|--------------------------|-----------------|-------|-----------|
| Первичный | Содержание хозяйственной | Корреспонденция | Сумма,| Налоговый |
| документ | операции | счетов | грн. | учет |
| | |--------|--------| |-----|-----|
| | | дебет | кредит | | ВД | ВР |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| Счет, | Отражена задолженность | | | | | |
| распечатка| перед предприятием связи | | | | | |
| |--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | - на сумму абонентской | 91, 92,| 631 | 225| | 300 |
| | платы за телефон и | 93 | | | | |
| | стоимость | | | | | |
| | производственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
| |--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | - на сумму | 949 | 631 | 75| | -75 |
| | непроизводственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
| |--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | Отражена сумма налогового| | | | | |
| | кредита | | | | | |
| |--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | - на сумму абонентской | 641/НДС| 631 | 45| | |
| | платы и производственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
| |--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | - на сумму | 949 | 631 | 15| | |
| | непроизводственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| Платежное | Погашена задолженность | 631 | 311 | 360| | |
| поручение | перед предприятием связи | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| Распечат- | Отражена задолженность | 377 | 949 | 30| | |
| ка, журнал| работника перед | | | | | |
| учета | предприятием в связи | | | | | |
| телефонных| с установленным фактом | | | | | |
| разговоров| осуществления им | | | | | |
| и т. п. | междугородных | | | | | |
| {2} | переговоров в личных | | | | | |
| | целях (с учетом НДС) | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | На финансовый результат | 791 | 91, 92,| 225| | |
| | списаны расходы на сумму | | 93 | | | |
| | абонентской платы за | | | | | |
| | телефон и | | | | | |
| | производственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| | На финансовый результат | 791 | 949 | 60| | |
| | списаны расходы на сумму | | | | | |
| | непроизводственных | | | | | |
| | переговоров | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
| Приходный | Внесены сотрудником | 301 | 377 | 30| | |
| кассовый | в кассу предприятия | | | | | |
| ордер | денежные средства | | | | | |
| | в сумме проведенных | | | | | |
| | личных переговоров | | | | | |
| | по телефону | | | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|-----|-----|
При отражении валовых расходов можно использовать и другой
вариант. Сразу анализировать полученную распечатку и исключать
стоимость непроизводственных междугородных и международных
переговоров. В любом случае в итоге по налоговому учету в расходы
(валовые расходы) должна попасть сумма телефонных расходов,
связанных с хозяйственной деятельностью.
Если в последующих отчетных периодах устанавливается лицо,
осуществлявшее непроизводственные переговоры, а сумма таких
расходов уже отнесена на финансовый результат - счет 79, то
корректировку можно произвести следующей проводкой: Дт 377 -
Кт 791.
Пример 2.
На предприятии - плательщике единого налога (без уплаты НДС) в
июле 2003 года установлен факт непроизводственного использования
телефона работником предприятия. Общая сумма "телефонных" расходов
составила 300 грн., в том числе 50 грн. НДС. Сумма
непроизводственных междугородных переговоров составляет 36 грн., в
том числе НДС 6 грн. Погашается такая задолженность работника
перед предприятием посредством удержания ее из заработной платы.
Как мы отмечали выше, удерживать стоимость непроизводственных
телефонных переговоров, проведенных в личных целях, из заработной
платы работника можно только при наличии разрешающего документа,
например заявления работника. Итак, только после достигнутой
договоренности с работником и наличии заявления с его стороны в
расчетной ведомости можно учесть (вычесть из суммы начисленного
дохода) непроизводственные телефонные переговоры. Заявление
работника может иметь следующий вид:
------------------------------------------------------------------
Директору ЧП "Мир"
------------------------
(Ф.И.О. директора)
------------------------
(должность)
------------------------
(Ф.И.О. работника)
Прошу удержать из моей заработной платы стоимость телефонных
переговоров, проведенных мной в личных целях в июле 2003 года по
телефону ___________.
"Дата" ________________/_________________/
(подпись) (Ф.И.О. работника)
------------------------------------------------------------------
В учете описанная ситуация отражается следующим образом:
|-----------|--------------------------|-----------------|-------|
| Первичный | Содержание хозяйственной | Корреспонденция | Сумма,|
| документ | операции | счетов | грн. |
| | |--------|--------| |
| | | дебет | кредит | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| Счет, | Отражена задолженность | 84 | 631 | 300|
| распечатка| перед предприятием связи | | | |
| | на сумму абонентской | | | |
| | платы за телефон и | | | |
| | стоимость | | | |
| | производственных и | | | |
| | непроизводственных | | | |
| | телефонных переговоров | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| | Списаны на расходы | 91, 92,| 84 | 264|
| | деятельности сумма | 93 | | |
| | абонентской платы за | | | |
| | телефон и расходы по | | | |
| | производственным | | | |
| | телефонным переговорам | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| | Списаны на расходы | 949 | 84 | 36|
| | деятельности расходы по | | | |
| | непроизводственным | | | |
| | телефонным переговорам | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| Платежное | Погашена задолженность | 631 | 311 | 300|
| поручение | перед предприятием связи | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| Распечат- | Отражена задолженность | 377 | 949 | 36|
| ка, журнал| работника перед | | | |
| учета | предприятием в связи | | | |
| телефонных| с установленным фактом | | | |
| разговоров| осуществления им | | | |
| и т. п. | междугородных | | | |
| | переговоров в личных | | | |
| | целях | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| | Списаны на финансовый | 791 | 91, 92,| 264|
| | результат расходы в | | 93 | |
| | сумме абонентской платы | | | |
| | за телефон и | | | |
| | производственных | | | |
| | переговоров | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
| Заявление | Удержана из заработной | 661 | 377 | 36|
| работника | платы работника стоимость| | | |
| | проведенных переговоров | | | |
| | по телефону в личных | | | |
| | целях | | | |
|-----------|--------------------------|--------|--------|-------|
Причем здесь сверхурочные?
Остановимся еще на одной "фишке" налоговых органов, которая
может произойти во время проведения проверок. В одном из писем,
поступивших в редакцию, читатель обрисовал следующую ситуацию.
При проведении проверки работники налоговых органов затребовали
распечатку, по которой стали проверять время осуществления
телефонных переговоров (в том числе и городских), при этом заранее
зафиксировав себе график работы предприятия.
Установив, что некоторые переговоры велись не в рабочее время
(после работы, в ночное время), работники налоговых органов
потребовали предоставить информацию о сотрудниках, осуществлявших
якобы сверхурочные работы, и ведомость о начислении заработной
платы, где, по их мнению, должна быть начислена доплата за
сверхурочную работу в соответствии со ст. 106 КЗоТ. Доначислив
заработную плату, работники налоговых органов пересчитали
подоходный налог и начислили штрафные санкции.
В письме спрашивалось:
"Насколько законны действия работников налоговых органов?"
Отвечаем: "Такие действия работников налоговых органов
неправомерны". Так, согласно КЗоТ надзор и контроль за
соблюдением законодательства о труде осуществляет специально
уполномоченный орган. На сегодняшний день таким органом является
Государственный департамент надзора за соблюдением
законодательства о труде, действующий в составе Министерства труда
и социальной политики Украины. В трудовые отношения между
предприятием и наемным работником налоговые органы вмешиваться
права не имеют.
Более того, по мнению специалистов в области трудового
законодательства {3}, работы считаются сверхурочными только в
случае письменного распоряжения директора на их проведение. Если
работник работает без такого распоряжения, т. е. по собственной
инициативе, то такие работы сверхурочными не считаются (однако это
вовсе не означает, что переговоры в этом случае не могут быть
производственными). Для работников налоговых органов это, конечно,
аргумент не весомый. Зато в случае судебного разбирательства он
может быть действенным доказательством правоты плательщика.
В данной статье рассмотрен вопрос отражения в учете
непроизводственных переговоров. Такие переговоры в бухгалтерском
учете относятся к расходам предприятия. В налоговом учете они не
могут включаться в расходы (валовые расходы), а уплаченный при их
приобретении НДС - в налоговый кредит. Если работник (или другое
лицо) вносит денежные средства в кассу предприятия за проведенные
им в личных целях телефонные переговоры со служебного телефона, то
такие суммы не являются доходом предприятия и не подлежат
налогообложению. Конечно, по возможности лучше не допускать
непроизводственное использование телефона. Следует отметить, что
если суммы непроизводственных переговоров небольшие и в качестве
компенсации за них деньги в кассу предприятия вносятся редко и в
небольшой сумме, то пристальное внимание к таким операциям у
работников налоговых органов будет "нерентабельно".
{1} См. статью "Телефонные разговоры: как подтвердить связь с
хоздеятельностью" // "Бухгалтерская неделя", 2003, № 30.
{2} Перечень документов, которые могут вестись на предприятии для
подтверждения связи телефонных переговоров с хозяйственной
деятельностью, см. в статье "Телефонные разговоры: как
подтвердить связь с хоздеятельностью" // "Бухгалтерская
неделя", 2003, № 30.
{3} См. комментарий к ст. 62 КЗоТ (Стичинський Б. С., Зуб І. Б.,
Ротань В. Г. Науково-практичний коментар до Кодексу законiв
про працю. - Києв: АСК, 2001).
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерская неделя"
№33/03, стр. 19
[18.08.2003]
Олег Чефанов
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------