Законом № 996-XIV, положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку
для підтвердження правильності й достовірності даних бухгалтерського
обліку та звітності передбачено проведення банками України інвентаризації
майна, коштів i фінансових зобов’язань.
Банки України здійснюють інвентаризацію необоротних активів, дотримуючись
вимог Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів,
товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів та розрахунків,
затвердженої наказом № 69, та Інструкції з бухгалтерського обліку основних
засобів i нематеріальних активів комерційних банків України, затвердженої
постановою № 475.
Інвентаризація проводиться з метою виявлення фактичної наявності основних
засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, установлення
лишку або нестачі активів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними
бухгалтерського обліку, виявлення активів, які втратили свою первинну
якість.
При інвентаризації основних засобів спочатку комісія вивіряє дані бухгалтерського
обліку щодо складу основних засобів, знайомиться із записами про рух
i технічний стан окремих об’єктів у інвентарних картках, перевіряє наявність
документів (технічні паспорти, плани будівель). Ознайомившись з обліковою
інформацією, члени комісії оглядають об’єкти, з’ясовуючи їх фактичний
стан та придатність для подальшої експлуатації. У ході інвентаризації
основних засобів перевіряють, чи є підстави для внесення їх до переліку
основних засобів, чи правильно нараховується амортизація та проводиться
переоцінка. Якщо в період інвентаризації виявлено об’єкти основних засобів,
які не відповідають критеріям визнання їх основними засобами, їх необхідно
перенести до складу інших активів або списати. При встановленні не придатних
до експлуатації об’єктів основних засобів на них складається окремий
акт ліквідації.
Усі отримані комісією дані вносяться до інвентаризаційних описів, де
назва цінностей та їх кількість наводяться в номенклатурі та одиницях
виміру, прийнятих в обліку. Основні засоби та нематеріальні активи реєструються
в інвентаризаційних описах. На кожній сторінці опису прописом проставляється
кількість записаних на ній порядкових номерів i загальна сума натуральних
одиниць. Після звірки даних опису з даними обліку встановлюються розбіжності,
з’ясовуються їх причини.
Наявність нематеріальних активів, які не мають матеріально-фізичних
ознак, встановлюється за документами, що були підставою для оприбуткування,
а також за документами, якими оформлено майнові права. При інвентаризації
нематеріальних активів необхідно перевірити, чи відповідають вони критеріям
визнання їх нематеріальними активами.
Основні засоби, що перебувають у лізингу (оренді), на ремонті тощо,
вносяться до окремого інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних,
квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання зазначеного
майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами.
Не придатні для використання основні засоби й нематеріальні активи комісії
реєструють в окремих описах, які використовуються для складання актів
на списання.
Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей здійснюється в порядку
розміщення цінностей у приміщенні, не допускаючи переходу комісії від
одного виду цінностей до іншого. Окремі інвентаризаційні описи складаються
на товарно-матеріальні цінності, що перебувають в дорозі, та на ті,
що перебувають на складах інших підприємств, тощо.
Результати інвентаризації відображаються у протоколі засідання інвентаризаційної
комісії, який керівник банку розглядає i затверджує у п’ятиденний строк.
Їх відображають в обліку та звітності того місяця, в якому проведено
інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року. Виявлені у надлишку
основні засоби та нематеріальні активи оприбутковуються, що відображається
такими записами: дебет рахунків 4300 «Нематеріальні активи», 4400 «Основні
засоби», 4500 «Інші необоротні матеріальні активи» та кредит рахунку
6499 «Інші доходи».
Вартість втрачених (зіпсованих або тих, яких бракує) необоротних активів
списують на витрати звітного періоду. До встановлення осіб, які мають
відшкодувати нестачу або втрату цінностей від псування, відповідні суми
відображаються на позабалансових рахунках. Здійснюються такі записи:
дебет рахунків 7490 «Негативний результат від вибуття нематеріальних
активів та основних засобів», 4309 «Накопичена амортизація», 4409 «Знос
основних засобів», 4509 «Знос інших необоротних матеріальних активів»
та кредит рахунків 4300 «Нематеріальні активи», 4400 «Основні засоби»,
4500 «Інші необоротні матеріальні активи». Одночасно здійснюється запис:
дебет рахунку 9617 «Списана у збиток заборгованість за іншими активами»
та кредит рахунку 991 «Контррахунки для рахунків розділів 96 — 98».
Після встановлення осіб, які мають відшкодувати збитки, належна до відшкодування
сума зараховується до дебіторської заборгованості та доходу звітного
періоду: дебет рахунку 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників
банку» та кредит рахунку 6499 «Інші доходи». Одночасно здійснюється
запис: дебет рахунку 991 «Контррахунки для рахунків розділів 96 — 98»
та кредит рахунку 9617 «Списана у збиток заборгованість за іншими активами
банку».
У разі відшкодування вартості основних засобів i нематеріальних активів
кредитується рахунок 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників
банку».
Якщо невідшкодовану частину збитків визнано сумнівною, тобто немає впевненості
щодо її погашення боржником, її відображають на балансовому рахунку
3580 «Сумнівна дебіторська заборгованість».
Згідно з Положенням про порядок формування i використання резервів для
відшкодування можливих втрат від дебіторської заборгованості комерційних
банків, затвердженим постановою № 157, на суму сумнівної заборгованості
формується резерв.
Для вдосконалення, автоматизації та спрощення інвентаризації необоротних
активів банки можуть використовувати комп’ютерну й обчислювальну техніку,
сканери, штрих-коди. Тобто кожному необоротному активу, крім інвентарного
номера, присвоюється окремий фотоелементний штрих-код, який відповідно
закріплюється. Дані бухгалтерського обліку необоротних активів також
слід обліковувати за інвентарними номерами i штрих-кодами. У ході інвентаризації
штрих-коди зчитують за допомогою сканера i вводять у комп’ютер. Складання
перевірочних відомостей дає змогу відразу автоматично простежити наявність
та рух необоротних активів. Відомості інвентаризації роздруковуються
на комп’ютері (їх написання вручну відміняється). Їх складають згідно
з поставленим завданням. Відтак скорочується час проведення інвентаризації
та зменшується кількість помилок.
Інвентаризація має велике значення як для фінансового, так i для податкового
обліку. Під час проведення інвентаризації документально підтверджуються
наявність, стан та оцінка активів i зобов’язань підприємства. Інвентаризація
виконує контрольні функції обліку.