Колективний договір, укладений з дотриманням чинного законодавства і з урахуванням реальних можливостей підприємства, сприяє стабільній, високопродуктивній діяльності підприємства, створенню надійних засад для соціального захисту працівників, уникненню трудових конфліктів, соціальної напруженості в колективі і в суспільстві.
Відповідно до ст. 2 Закону України "Про колективні договори і угоди", а також ст. 11 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП України) колективний договір укладається на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності й господарювання, що використовують найману працю і мають право юридичної особи.
Порядок ведення переговорів з питань розробки, укладення або внесення змін до колективного договору згідно зі ст. 10 Закону України "Про колективні договори і угоди" визначається сторонами і оформляється відповідним протоколом.
Цією ж статтею Закону встановлено, що для ведення переговорів і підготовки проектів колективного договору (угоди) утворюється робоча комісія з представників сторін, які наділені відповідними повноваженнями. Крім представників сторін до участі в переговорах можуть залучатися також спеціалісти, експерти, запрошені за погодженням сторін.
Повноваження членів комісії встановлюються відповідними рішеннями (розпорядженнями, наказами) сторін, котрі ведуть переговори.
На спільному засіданні сторін може розроблятися і затверджуватися регламент проведення засідань спільної робочої комісії, терміни початку і завершення переговорів, порядок та умови прийняття рішень з питань, що обговорюються на засіданнях робочої комісії, конкретизуються випадки вирішення розбіжностей, умови припинення та відновлення переговорів тощо.
Потребу укладення колективного договору зумовлено тим,, що в договір обов'язково включаються норми, що містяться в чинних законодавчих актах, пряме визначення про обов'язковість яких закріплюється у колдоговорі відповідно до статей КЗпП України. Так, зокрема, відповідно до Закону України "Про оплату праці" (ст. 15) шляхом переговорів і на умовах, визначених колективним договором, мають установлюватися: форми і системи оплати праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород, інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.
Подібні вимоги містяться і в Законі України "Про відпустки" та інших чинних законодавчих актах.
Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний погодити ці питання з профспілковим органом, що представляє інтереси більшості працівників, а в разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво органом.
У випадку якщо ініціативу щодо проведення й укладення колективного договору не проявив орган, котрий представляє інтереси трудового колективу, її має проявити інша сторона, тобто власник або уповноважений ним орган (особа).
Слід наголосити, що ст. 17 Закону України "Про колективні договори і угоди" передбачено відповідальність за ухилення від участі в переговорах. Так, на осіб, які представляють власників або уповноважені ними органи чи профспілки, інші уповноважені трудовим колективом органи і ухиляються від участі в переговорах щодо укладення, зміни чи доповнення колективного договору, або навмисно порушили терміни, або не забезпечили роботу відповідної комісії у визначені сторонами терміни, накладається штраф до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Вони несуть також дисциплінарну відповідальність аж до звільнення з посади.
Порядок і терміни накладення штрафів, передбачених вищезазначеним Законом, регламентуються Кодексом України про адміністративні правопорушення.
Справи щодо цих питань розглядаються судом за поданням однієї із сторін колективного договору, відповідних комісій або з ініціативи прокурора.
В орендних акціонерних, колективних, кооперативних підприємствах, коли працівники є співвласниками майна (акціонери, орендарі, члени кооперативу) і одночасно найманими працівниками, сторонами колективного договору можуть бути уповноважений власником орган (правління, рада або керівник підприємства), з одного боку, а з іншого — колектив працівників (уповноважений ними орган профспілкової або кількох профспілкових організацій чи інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган).
За наявності на підприємстві кількох профспілок чи їх об'єднань або інших уповноважених трудовими колективами на представництво органів вони мають сформувати спільний представницький орган для ведення переговорів і укладення колективного договору.
Що стосується відсутності на підприємствах профспілкових організацій, то відповідно до ст. 4 Закону України "Про колективні договори і угоди" та ст. 12 КЗпП (зі змінами згідно із Законом України "Про внесення змін до Кодексу законів про працю України у зв'язку з прийняттям Закону України "Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності"), якщо на підприємстві відсутній профспілковий орган, право на ведення переговорів і укладення колективного договору надається представникам, вільно обраним на загальних зборах найманих працівників або уповноважених ними органів.
Колективний договір може укладатися на підприємствах, в установах, організаціях, що фінансуються з бюджету. Зміст колективного договору визначається сторонами в межах їхньої компетенції. Оскільки умови оплати праці працівників цих організацій, що фінансуються з бюджету, визначено Кабінетом Міністрів України, вони не можуть бути предметом переговорів. Усі інші питання зі сфери трудових і соціально-економічних відносин вирішуються у межах компетенції сторін.