Налогообложение доходов граждан регулируется Законом № 889-IV. согласно которому в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода плательщика налога не включается (пп. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4) сумма денежных средств, полученная плательщиком налога на командировку или под отчет с учетом п. 9.10 ст. 9 этого Закона.
Направление предприятиями граждан на семинары, тематика которых связана с профилем работы этого предприятия, должно сопровождаться оформлением соответствующих документов - приказа, задания.
Приглашение к участию в семинаре, присланное такому предприятию организацией, которая проводит семинар, должны содержать условия, на которых этот семинар проводится — порядок оплаты стоимости участия в семинаре (за счет предприятия-участника или организатора), программа семинара, в каком помещении он будет проводиться, сроки его проведения, как будет проводиться регистрация участников семинара и осуществляться компенсация расходов участников семинара на питание, проезд и проживание в отеле.
Возмещение расходов на участие работников предприятия в семинаре производится по нормам, установленным постановлением № 663 и Инструкцией № 59.
В частности, согласно Инструкции № 59 (Общие положения), расходы на командировку лица, находящегося в трудовых отношениях с плательщиком налога, включаются в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью предприятия, а именно: приглашений принимающей стороны и деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку; заключенного договора (контракта) и других документов, регулирующих или подтверждающих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, подтверждающих участие откомандированного лица в переговорах, конференциях, семинарах или симпозиумах, проводимых по тематике, касающейся основной деятельности предприятия, командирующего работника.
Если предприятие в целях выполнения своих уставных задач организовывает научную конференцию, в документах (приглашениях, договорах) должен быть указан порядок возмещения расходов ее участников на участие в конференции. Расходы участников конференции на проживание в отелях, проезд к месту проведения конференции в пределах установленных норм не является объектом обложения налогом с доходов физических лиц.