Міністерством внутрішніх справ України 15.06.2006 р. затверджено Порядок оформлення і видачі паспорта громадянина України (документ № 600).
Порядок розроблений відповідно до Законів України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» та «Про основи соціального захисту бездомних громадян і безпритульних дітей», Положення про паспорт громадянина України, затвердженого постановою Верховної Ради України № 2503-ХІІ від 26.06.1992 р. (зі змінами).
Паспорт громадянина України (далі — паспорт) видається територіальними підрозділами у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб міських, районних управлінь (відділів) МВС (далі — територіальні підрозділи) за місцем проживання кожному громадянинові України після досягнення 16-річного віку, а надалі в разі необхідності обмінюється, видається замість утраченого, викраденого або зіпсованого.
Бездомним громадянам паспорти видаються за місцем реєстрації їх переважного місцезнаходження.
Видача та обмін паспорта проводиться в місячний термін.
Для оформлення паспорта особа подає:
а) основні документи:
заяву про видачу паспорта (далі — заява) за зразком.
Заява заповнюється особисто замовником від руки, розбірливим почерком, з вичерпними відповідями на всі запитання, без скорочень і абревіатур.
Допускається заповнення заяви іншими особами за осіб з фізичними вадами, психічно хворих та ін., про що вноситься відповідна відмітка у графу «службові відмітки» заяви.
Заява і документи, оформлені неналежним чином, до розгляду не приймаються і повертаються заявникові; свідоцтво про народження; дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см.
Фотокартки, що подаються для оформлення паспорта, мають бути виконані з одного негатива, із зображенням обличчя виключно анфас, без головного убору, виготовленими на тонкому білому або кольоровому фотопапері без кутка.
Для громадян, які постійно носять окуляри, обов'язкове фотографування в окулярах;
квитанцію про сплату державного мита або оригінал і копію документа про звільнення від сплати державного мита.
б) додаткові документи (у разі необхідності): довідку про реєстрацію особи громадянином України
або свідоцтво про належність до громадянства України;
довідку про повернення особи на проживання в Україну з відповідною відміткою в паспорті громадянина України для виїзду за кордон, видану працівниками територіального органу служби громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (далі — територіальні органи) або паспорт громадянина України для виїзду за кордон — для громадян України, які постійно проживали за кордоном, після повернення їх на проживання в Україну;
довідку про звільнення з установи виконання покарань, якщо до засудження особа не мала паспорта або паспорт у неї не вилучався і до особової справи долучений не був;
посвідчення про поставлення на облік, видане відповідним спеціалізованим закладом, який здійснює облік бездомних громадян (для бездомних громадян).
Оригінали документів повертаються особі разом з оформленим паспортом.
Заява та інші документи, необхідні для оформлення або обміну паспорта, як правило, подаються до уповноважених осіб відповідних житлово-комунальних підприємств органів місцевого самоврядування, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, житлово-будівельних кооперативів, об'єднань співвласників багатоквартирного будинку та молодіжних житлових комплексів, що самостійно-здійснюють обслуговування будинків, уповноважених осіб у сільських, селищних радах, житлово-комунальних органах, що обслуговують відомчий житловий фонд, у тому числі військові містечка, інші об'єкти і території (далі — житлово-комунальні підприємства).
Громадяни, які проживають у будинках, квартирах, що належать їм на праві особистої власності, що не обслуговуються житлово-комунальними підприємствами, подають документи безпосередньо до територіальних підрозділів.
Особи, засуджені до позбавлення волі або обмеження волі, подають заяви через адміністрацію відповідної установи виконання покарань.
Документи для оформлення або обміну паспортів громадянам, які визнані недієздатними, оформлюються на підставі заяви опікуна (піклувальника).
Під час прийняття заяви та інших документів уповноважені особи житлово-комунальних підприємств або працівники територіальних підрозділів перевіряють правильність заповнення заяви та її відповідність наданим документам, про що ними вчиняється відповідний запис у визначеній графі заяви.
Документи для оформлення паспортів та вклеювання фотокарток подаються житлово-комунальними підприємствами до територіальних підрозділів протягом трьох днів.
Заяви про видачу паспорта розглядають працівники територіальних підрозділів. Під час їх розгляду в разі необхідності з'ясовується належність особи до громадянства України. За результатами розгляду приймається відповідне рішення, про що робиться запис у відповідній графі заяви.
Паспорти оформлюються працівниками територіальних підрозділів, на яких згідно з їхніми службовими обов'язками покладено заповнення паспортів. Заповнення здійснюється відповідно до поданих документів за допомогою комп'ютерного обладнання або, у виключних випадках, від руки, розбірливим почерком, без скорочень та виправлень. У разі допущення помилок або виправлень паспорти підлягають знищенню в порядку, установленому законодавством.
Оформлення паспорта здійснюється у такому порядку:
Перша сторінка:
у перші три рядки вносяться дані в родовому відмінку про прізвище, ім'я та по батькові громадянина, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої він належить;
у рядку «дата народження» назва місяця пишеться прописом;
у рядку «місце народження» громадян, які народилися на території України, записи чиняться відповідно до існуючого адміністративно-територіального поділу, а громадян, які народилися за межами України,— відповідно до поданих документів. При цьому вноситься:
у разі народження:
у республіканському та обласному центрах — тільки назва міста;
в інших містах —назва міста й області, до складу якої вони входять;
у решті населених пунктів — назва населеного пункту, району, області;
за кордоном — відомості відповідно до свідоцтва про народження або паспорта, що підлягає обміну, тощо з обов'язковим зазначенням країни народження.
На першу сторінку паспорта в призначену для цієї мети рамку клеєм вклеюється фотокартка особи, якій оформлюється паспорт.
Перед вклеюванням фотокартки в нижній частині рамки зазначаються прізвище та ініціали власника паспорта.
Друга сторінка:
у перші три рядки вносяться дані в родовому відмінку про прізвище, ім'я та по батькові громадянина російською мовою;
у четвертий та п'ятий рядки — дані про дату та місце народження російською мовою;
у шостому рядку зазначається стать особи українською та російською мовами;
у рядках «ким виданий паспорт» записи про орган, що видав паспорт, робляться українською та російською мовами без скорочень, крім абревіатури відповідного органу внутрішніх справ, наприклад: «Печерським РУ ГУМВС України в м. Києві», «Бориспільським МРВ ГУМВС України в Київській області»,«Шевченківським РВ Львівського МУ УМВС України у Львівській області».
На сторінках від сьомої до дев'ятої, які призначені для особливих відміток, проставляються лише відмітки, внесення яких до паспорта (дані про дітей віком до 16 років або про можливість здійснювати будь-які платежі без наявності ідентифікаційного номера) покладено на службу громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб. Дані про дітей вносяться за заявою батьків на підставі свідоцтва про народження. Інформація про внесення в паспорт таких відміток вноситься до графи «службові відмітки» зворотного боку заяви про видачу паспорта.
На десятій сторінці проставляється штамп для внесення відмітки про реєстрацію шлюбу відповідно до поданих документів. Якщо шлюб розірвано, ніяких відміток до паспорта не вноситься. У графі «службові відмітки» зворотного боку заяви зазначається попереднє прізвище особи.
На сторінках від одинадцятої до шістнадцятої проставляється штамп реєстрації місця проживання та штамп зняття з реєстрації місця проживання, які заповнюються відповідно до поданих документів. При обміні паспорта відомості про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання переносяться з паспорта, що підлягає обміну. Зазначені штампи не проставляються, якщо оформити реєстрацію водночас з оформленням паспорта немає можливості.
Після оформлення паспорта до визначеної графи заяви вносяться дані про серію, номер і дату видачі паспорта, прізвище та ініціали працівника, який оформив паспорт, і вчиняється його підпис, після чого реквізити паспорта вносяться до Книги обліку надходження і витрачання бланків паспортів (далі — Книга обліку).
Правильність оформлення паспорта разом з підставами оформлення перевіряється начальником територіального підрозділу або працівником, який за своїми службовими обов'язками відповідає за проведення паспортної роботи, про що робиться відповідна відмітка у визначеній графі заяви про видачу паспорта. Після перевірки на фотокартці, вклеєній у паспорт, проставляється рельєфний відбиток печатки, а на другій сторінці паспорта вчиняється підпис зазначеного начальника або працівника. Підпис скріплюється гербовою печаткою. Номери гербової печатки та її рельєфного відбитку повинні бути чіткими і збігатися.
Третя і п'ята сторінки паспорта передбачені для вклеювання в паспорт додаткових фотокарток у разі досягнення особою 25-річного або 45-річного віку.
Для вклеювання фотокартки в разі досягнення громадянином відповідного віку до уповноважених осіб, визначених вище, протягом місяця подаються паспорт і дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см, які відповідають досягнутому віку.
Надані фотокартки порівнюються з фотографічними картками, які вже вклеєні на відповідні сторінки паспорта, і зовнішністю особи, після чого одна фотокартка вклеюється в паспорт, а друга — у спеціально визначене для цього місце заяви про видачу паспорта.
Перед вклеюванням фотокартки в паспорт у нижній частині рамки, яка визначена як місце для вклеювання фотокартки в паспорті, та заяві про видачу паспорта зазначаються прізвище та ініціали власника паспорта.
На четвертій та шостій сторінках паспорта вчиняється запис про орган, яким здійснюється вклеювання фотокарток у паспорт, та проставляється підпис посадової особи — начальника відповідного органу (підрозділу) служби. Цей підпис скріплюється гербовою печаткою. Після перевірки на фотокартці, вклеєній у паспорт, проставляється рельєфний відбиток печатки. Номери гербової печатки та її рельєфного відбитку повинні збігатися. Відповідний запис вноситься також на зворотний бік заяви.
У разі вклеювання фотокартки в територіальному підрозділі, який видав особі паспорт, вклеювання проводиться одночасно і в паспорт, і в заяву.
Якщо паспорт видавався іншим територіальним підрозділом, то відомості про це вносяться до журналу обліку вклеювання фотокарток у паспорт громадянина України у зв'язку з досягненням особою 25 або 45 років, а до територіального підрозділу за місцем видачі паспорта направляється відповідне повідомлення про вклеювання фотокарки з долученням до нього другої фотокартки, на зворотному боці якої зазначаються прізвище та ініціали особи.
Не пізніше наступного дня після надходження повідомлення про вклеювання фотокартки в паспорт долучена до нього фотокартка вклеюється в заяву про видачу паспорта особи. При цьому обов'язково перевіряється тотожність зображення з попередніми фотокартками, вклеєними в заяву.
Якщо в результаті порівняння фотокарток не буде встановлено тотожність особи або виявлено невідповідність відомостей про власника паспорта, зазначених у повідомленні, з даними заяви про видачу паспорта, ксерокопії заяви та повідомлення надсилаються до підрозділу служби, який здійснював вклеювання фотокартки, для з'ясування причин розбіжностей, що існують, та здійснення відповідних заходів. Про результати проведеної роботи обов'язково повідомляється територіальний підрозділ за місцем видачі паспорта.
Обмін паспорта здійснюється у разі:
зміни прізвища, імені та по батькові особи тощо; установлення розбіжностей у записах (невідповідності внесених до паспорта записів записам в інших документах); непридатності паспорта для користування (пошкодження з різних причин, загублення фотографічної картки тощо).
Для обміну паспорта особа подає:
заяву;
паспорт, ідо підлягає обміну;
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см;
квитанцію про сплату державного мита або оригінал і копію документа про звільнення від сплати державного мита;
документи, що підтверджують обставини, на підставі яких паспорт підлягає обміну.
Якщо обмін паспорта здійснюється у зв'язку з його непридатністю для користування, то в разі необхідності (відсутність або пошкодження фотокартки, псування записів про прізвище, ім'я та по батькові, дати або місця народження тощо) працівником територіального підрозділу перевіряється належність зіпсованого паспорта особі, яка подала його для обміну. Для здійснення перевірки в разі необхідності додатково подається ще одна фотокартка.
Іноземці та особи без громадянства, які набули громадянства України відповідно до чинного законодавства України, отримують паспорти на підставі довідки встановленого зразка, виданої територіальним органом служби у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб.
У визначеній графі заяви зазначаються реквізити довідки, а в графі «службові відмітки» — номер і дата рішення про набуття особою громадянства України та країна попереднього громадянства.
Громадяни України, які постійно проживали за кордоном на підставі паспорта громадянина України для виїзду за кордон, оформленого в Україні, і повернулися на проживання в Україну, отримують паспорти в тому територіальному підрозділі, де оформлювалася реєстрація місця проживання. Підставою для оформлення паспорта є довідка про повернення особи на проживання в Україну, яка видається територіальним органом.
Якщо громадянин України оформляв своє залишення на постійне проживання в будь-якій країні через консульську установу України, перебував на консульському обліку і повернувся на проживання в Україну з відміткою «знятий з консульського обліку» в паспорті громадянина України для
виїзду за кордон, паспорт видається територіальним підрозділом без надання будь-яких додаткових довідок.
Якщо особа повернулася на проживання в Україну без зняття з консульського обліку, документування паспортом здійснюється за умови подання нею до територіального органу служби заяви про зняття з консульського обліку у зв'язку з поверненням на проживання в Україну. Заява про зняття з консульського обліку адресується і направляється до Департаменту консульської служби МЗС України.
У визначеній графі заяви в першому випадку зазначаються реквізити довідки або у двох останніх випадках — реквізити паспорта громадянина, а в графі «службові відмітки» — дата й країна прибуття.
Особи, які звільнилися з місць позбавлення волі і в яких відсутні паспорти, отримують їх на підставі довідки про звільнення з місць позбавлення волі. При цьому з'ясовується, де знаходиться попередній паспорт, для визнання його недійсним. У разі відсутності в особи, яка звільнилася з місць позбавлення волі, підстав для реєстрації місця проживання документування здійснюється за місцем фактичного проживання (за умови поставлення на облік в органах внутрішніх справ).
Для оформлення паспорта замість утраченого або викраденого особа подає:
заяву про втрату, викрадення або псування паспорта (далі — заяву про втрату паспорта), в якій зазначається місце, час і обставини втрати або викрадення паспорта за зразком;
заяву;
дві (або три — у разі одержання втраченого паспорта в іншому підрозділі служби) фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см;
свідоцтва про народження, шлюб (розірвання шлюбу) — за наявності;
квитанцію про сплату державного мита або оригінал і копію документа про звільнення від сплати державного мита;
документи, на підставі яких проставляються особливі відмітки,— за наявності;
довідку про порушення або відмову в порушенні кримінальної справи за зверненням особи до органу внутрішніх справ про викрадення паспорта.
Заява про втрату паспорта реєструється в журналі реєстрації заяв про втрату або викрадення паспорта, після чого 4 заводиться справа про втрату або викрадення паспорта (далі — справа про втрату паспорта), до якої долучаються подані документи та матеріали перевірки.
Термін розгляду заяви про втрату паспорта — 1 місяць. У разі необхідності проведення додаткової перевірки за матеріалами справи про втрату паспорта або своєчасного ненадходження відповіді на направлені запити термін розгляду продовжується не більше ніж на 1 місяць.
Працівником територіального підрозділу особа перевіряється за обліками адресно-довідкового бюро, а в разі необхідності здійснюється перевірка її належності до громадянства України.
Якщо втрачений паспорт був отриманий у територіальному підрозділі, до якого подано заяву про втрату паспорта, здійснюється звірка даних особи та її фотозображення з даними і фотокарткою, вклеєною до заяви про видачу попереднього паспорта.
У разі отримання паспорта в іншому територіальному підрозділі, для підтвердження видачі втраченого паспорта саме тій особі не пізніше наступного дня після надходження заяви про втрату паспорта до цього територіального підрозділу надсилається запит за відповідною формою з долученням фотокартки особи.
Перевірка за запитом здійснюється протягом двох діб після його надходження. Під час перевірки відомості, наведені в запиті, та долучена до нього фотокартка порівнюються з даними заяви про видачу втраченого паспорта та вклеєною до неї фотокарткою. Одночасно в графі «службові відмітки» оригіналу заяви проставляється відмітка про дату надходження запиту і орган, який оформлює паспорт замість утраченого, після чого заява вміщується до архівної картотеки.
За результатами перевірки складається відповідь за встановленою формою, до якої долучається копія заяви про видачу втраченого, паспорта.
Якщо при порівнянні фотокарток не встановлено тотожність зображеної на них особи або виявлено невідповідність відомостей, зазначених у запиті, з даними заяв про видачу паспорта, про це-повідомляється ініціатору Запиту для вжиття додаткових заходів для встановлення особи заявника і обставин наявних розбіжностей.
Якщо під час перевірки за запитами буде встановлено, що особа перебуває в розшуку, наслідки перевірки повідомляються негайно телеграфом або факсимільним зв'язком з надсиланням відповідних матеріалів поштою.
Особа, яка втратила паспорт після зняття з реєстрації попереднього місця проживання до оформлення реєстрації нового місця проживання, подає документи до територіального підрозділу за фактичним або у разі зміни місця проживання в межах адміністративно-територіальної одиниці — за останнім місцем проживання.
Бездомні громадяни оформлюють паспорти замість утрачених за місцем майбутньої реєстрації їх переважного місцезнаходження. При цьому до заяви про втрату паспорта долучається копія заяви про реєстрацію їх переважного місцезнаходження та копія посвідчення про поставлення на облік, виданого відповідним спеціалізованим закладом.
Після прийняття заяв від осіб, зазначених у попередніх двох абзацах, у разі необхідності здійснюються додаткові перевірки щодо перебування їх у розшуку, належності до громадянства, документування за місцем реєстрації попереднього місця проживання.
Після проведення необхідних перевірок за заявою про втрату паспорта працівником територіального підрозділу складається висновок за заявою про втрату паспорта, який затверджується керівником цього підрозділу. У цьому висновку зазначаються результати перевірки і приймається рішення про видачу паспорта.
Якщо в результаті проведених перевірок буде встановлено, що особа, яка заявила про втрату паспорта, є особою без громадянства, їй видається відповідна довідка.
Якщо втрачений паспорт був знайдений під час розгляду заяви про втрату паспорта, провадження у справі припиняється. У разі знайдення паспорта після отримання нового особа повинна здати знайдений паспорт до підрозділу служби, де оформлювався новий паспорт, про що вона попереджається.
Знайдені паспорти знищуються. У разі оформлення знайденого паспорта в іншому підрозділі служби повідомлення про знищення надсилається, за місцем видачі паспорта.
Якщо в результаті перевірок за заявою про втрату паспорта не буде встановлено особу громадянина, який втратив паспорт, проводиться процедура встановлення особи. Це стосується також тих осіб, які вперше отримують паспорт, проте до 18 років не звернулися до територіального підрозділу служби з відповідною заявою і паспортами не документовані.
Для цього від особи відбирається письмове пояснення і вимагаються оригінали та копії наявних документів з фотокартками, а для осіб, які отримують паспорти вперше, можливо надання засвідчених довідок з фотокартками з останнього місця навчання.
За відсутності таких документів з метою встановлення особи може бути проведено опитування родичів, сусідів або будь-яких інших осіб (не менше трьох). За результатами їхніх свідчень складається акт установлення особи.
Виходячи з обставин документування кожної конкретної особи під час проведення процедури встановлення особи проводяться всі можливі перевірки як за останнім місцем проживання (у тому числі можуть надсилатися запити дільнич-, ним інспекторам міліції та територіальним підрозділам інформаційних технологій), так і в разі необхідності по Україні або за її межами (через Департамент консульської служби МЗС України), а для осіб, які документуються вперше,— також за місцем видачі свідоцтва про народження для перевірки факту отримання повторного свідоцтва.
За результатами проведення процедури встановлення особи складається висновок про встановлення особи, який затверджується керівником територіального підрозділу або у разі його відсутності — працівником, який за своїми службовими обов'язками відповідає за проведення паспортної роботи.
Висновок про встановлення особи погоджується з керівником територіального органу, якому підпорядковано територіальний підрозділ, який проводив установлення особи.
Установлення особи проводиться протягом місяця, а в разі необхідності проведення перевірок цей термін продовжується до 3 місяців.
Вручення паспортів громадянам здійснюється працівником територіального підрозділу (особам, які отримують вперше,— в урочистій обстановці), який зобов'язаний:
переконатися, що одержувач паспорта є саме тією особою, на чиє ім'я виданий паспорт, для чого запитати в неї прізвище, ім'я та по батькові, інші дані, звіривши їх із записами в паспорті, а також порівняти зображення обличчя на фотографічній картці із зовнішністю одержувача паспорта;
запропонувати особі перевірити правильність заповнення паспорта (у разі виявлення в паспорті неправильних записів або відміток, допущених помилок або розбіжностей особі оформлюється інший паспорт);
запропонувати особі вчинити свій підпис у паспорті (у рядку під фотографічною карткою) та у визначеній графі заяви. У тому разі, якщо особа не може вчинити свій підпис, у заяві зазначається причина цього, а в паспорті проставляється прочерк;
вручити паспорт і роз'яснити власникові необхідність внесення даних про реєстрацію місця проживання, якщо дані про це не були внесені одночасно з оформленням паспорта;
повернути документи, які були підставою для оформлення паспорта і які не повинні зберігатися в територіальному підрозділі (свідоцтва про народження, реєстрацію шлюбу, довідка про звільнення з місця позбавлення волі тощо).
Якщо громадянин не отримав оформлений паспорт протягом 3 місяців, працівником територіального підрозділу з'ясовуються причини цього, а власник паспорта письмово повідомляється про необхідність його одержання та попереджається про знищення паспорта в разі його неотримання протягом півроку з часу його оформлення. Знищення неотриманих паспортів здійснюється відповідно до встановленого порядку.
Паспорти осіб, обвинувачених і підозрюваних у вчиненні злочинів, вилучаються тільки у випадках взяття цих осіб під варту або якщо їхні паспорти є речовими доказами.
В осіб, узятих під варту, паспорти вилучаються органами досудового слідства.
Вилучені паспорти заносяться до протоколів обшуку чи виїмки. У протоколах зазначаються дані паспорта, прізвище, ім'я та по батькові особи, в якої вилучено паспорт.
Якщо при взятті особи під варту в неї відсутній паспорт, органами, які проводили затримання, через адресно-довідкові бюро чи іншим шляхом з'ясовуються його серія, номер, ким і коли виданий, і вживаються заходи до його вилучення.
Паспорти заарештованих разом з кримінальними справами (в пакетах) надсилаються за підсудністю (підслідністю) і в разі їх звільнення з-під варти повертаються власникам під розписку.
Паспорти осіб, засуджених до позбавлення волі, обмеження волі та арешту, які тримаються в слідчих ізоляторах, надсилаються судовими органами у слідчі ізолятори разом з повідомленням про вирок, який набрав законної сили, відносно цих осіб. Після отримання паспорти долучаються до особових справ засуджених і зберігаються в окремому конверті на внутрішньому боці обкладинки особової справи, про що робиться відповідна відмітка в описі другої частини справи.
Паспорти видаються звільненим, які розписуються за їх отримання на внутрішньому боці обкладинки особової справи. Одночасно на зворотному боці довідок про звільнення з установ виконання покарань здійснюється запис про повернення паспорта із зазначенням його серії, номера, дати і органу видачі.
Якщо засуджені до вироку, який набрав законної сили, не перебували під вартою, паспорти разом з іншими документами надсилаються судами до органів внутрішніх справ за місцем їх проживання.
При відсутності в них паспортів суди повідомляють про це органи внутрішніх справ.
У разі прийняття позитивного рішення за заявою особи щодо оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон на постійне проживання паспорт цієї особи з відміткою про зняття з реєстрації місця проживання здається до територіального органу, який оформлює виїзд на постійне проживання за кордон. Зданий паспорт надсилається до територіального підрозділу, що його видав, для знищення.
Здані до органів реєстрації актів цивільного стану чи виконкомів сільських, селищних рад депутатів паспорти померлих осіб не рідше одного разу на місяць надсилаються до підрозділу служби за адресою реєстрації колишнього місця проживання цих громадян.
На підставі інформації про смерть оформлюється зняття з реєстрації місця проживання померлої особи та знищення паспортів.
До опису заносяться також відомості про померлих осіб, чиї паспорти здані не були. При одержанні опису працівниками територіальних підрозділів з'ясовуються відомості про нездані паспорти (серія, номер, ким і коли видані) і вживаються заходи до їх виявлення та вилучення. Якщо паспорти не вдалося вилучити, у заявах про видачу паспорта проставляються відмітки про смерть громадянина і про те, що паспорти вилучені не були, після чого такі заяви вміщуються до архівної картотеки. Якщо паспорт виданий іншим територіальним підрозділом, до нього надсилається відповідне повідомлення, в якому зазначається інформація про смерть власника і про те, що паспорт зданий не був.
Погашаються, вважаються недійсними та знищуються паспорти:
які обмінюються у зв'язку зі зміною прізвища, імені та по батькові або внаслідок інших обставин;
осіб, які виїхали на постійне проживання за кордон або втратили громадянство України;
знайдені, замість яких видані нові;
померлих громадян;
зіпсовані під час заповнення;
оформлені з порушенням законодавства України;
не отримані власником протягом півроку.
У графі «службові відмітки» заяви про видачу паспорта, який підлягає знищенню, зазначаються дата та підстави його знищення, після чого заява вилучається з картотеки і вміщується до архівної картотеки.
У разі оформлення паспорта з порушенням законодавства керівником територіального органу (підрозділу) проводиться службова перевірка, про що складається висновок у двох примірниках, який затверджується керівником територіального органу (підрозділу) внутрішніх справ. Перший примірник висновку зберігається в територіальному підрозділі, а другий — направляється до Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб МВС України.
Якщо паспорт, що підлягає знищенню, видавався іншим територіальним підрозділом, до цього територіального підрозділу надсилається відповідне повідомлення.
У випадках знищення паспортів, зіпсованих при заповненні, у Книзі обліку проставляється відмітка про псування паспорта із зазначенням номера і дати затвердження акта про знищення паспорта, а в графі 1 Книги обліку наклеюються серія й номер паспорта, вирізані з бланка зіпсованого паспорта.
Знищення недійсних паспортів здійснюється шляхом їх спалення не рідше одного разу на місяць за відповідним актом комісії, призначеної начальником територіального підрозділу внутрішніх справ. До знищення паспортів комісія перевіряє внесення до заяв про видачу паспорта відміток про знищення кожного з них, а також надсилання повідомлень про це у випадках, коли такі паспорти видавались іншими територіальними підрозділами.
В актах зазначаються серія та номери паспортів, прізвища та ініціали громадян, а також відомості про те, ким і коли були видані паспорти та причини знищення. Акти підписуються членами комісії, затверджуються її головою і реєструються в установленому порядку.