Наказом Міністра праці та соціальної політики України №345 від 19.09.2006 р. затверджена Інструкція щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги, яка визначає порядок приймання заяви та документів для призначення усіх видів соціальної допомоги.
Приймання заяви та документів для надання усіх видів соціальної допомоги здійснюється спеціалістом з прийому безпосередньо від особи, яка претендує на призначення допомоги (далі — заявник), її опікуна або іншої особи (в останньому випадку — за відповідним дорученням, завіреним у встановленому порядку, у тому числі лікарем лікарняної установи, де перебуває заявник).
За наявності письмової заяви заявника, який за станом здоров'я або з інших поважних причин (догляд за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 18 років тощо) не може особисто зібрати необхідні документи, збір документів на отримання соціальної допомоги покладається на структурні підрозділи з питань праці та соціального захисту населення (далі — підрозділ).
У сільській місцевості заяви з необхідними документами для призначення соціальної допомоги приймаються уповноваженими особами, визначеними виконавчими комітетами селищних і сільських рад, і передаються до відповідних органів праці та соціального захисту населення.
Прийняття документів включає:
перевірку правильності заповнення заяви та, у разі потреби, надання допомоги в її заповненні;
перевірку правильності оформлення та повноти документів, що підтверджують право заявника на відповідні види допомоги;
видачу заявникові повідомлення (відривного талона) про прийняття заяви та документів.
Під час приймання заяви та документів спеціаліст з прийому звіряє відомості, наведені в заяві, з поданими паспортами (документами, які засвідчують особу) зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) громадян та членів їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, зі свідоцтвами про народження неповнолітніх дітей та іншими документами, які передбачені відповідними нормативними актами для призначення допомоги.
Для нарахування соціальної допомоги можуть використовуватися відомості про доходи, розміри житлово-комунальних платежів та інша інформація у вигляді списків, довідок, даних на технічних носіях інформації, одержаних від підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності.
Форма заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України №215 від 08.06.2006 р. «Про затвердження форми Заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги» та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 27.06.2006 р. за №755/12629.
Форма довідки про доходи затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України № 192 від 27.08.2004 р. «Про затвердження форми Довідки про доходи» та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 04.11.2004 р. за №1409/10008.
Декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги, довідка про склад сім'ї або зареєстрованих у житловому приміщенні/будинку осіб затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України №204 від 22.07.2003 р. «Про затвердження форми Декларації про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги, та довідки про склад сім'ї або зареєстрованих у житловому приміщенні/будинку осіб» та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 13.08.2003 р. за №709/8030.
Форма довідки про забезпеченість житловою площею та комунальними послугами затверджується Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською і Севастопольською міськими державними адміністраціями.
Заявник в обов'язковому порядку повинен бути попереджений, що своїм підписом він підтверджує, що всі подані ним відомості є повними і точними, що громадяни, зареєстровані в житловому приміщенні (будинку), та члени їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів і натуральних надходжень не мають, що цим підписом заявник дає згоду на отримання органами праці та соціального захисту населення додаткової інформації щодо себе, усіх зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) осіб та членів їхніх сімей, необхідної для вирішення питання щодо надання допомоги.
Якщо до складу зареєстрованих у житловому приміщенні осіб входить непрацююча особа, то копію останнього запису в її трудовій книжці здійснює і засвідчує спеціаліст з прийому.
У разі відсутності трудової книжки підтвердження відсутності факту роботи протягом періоду, необхідного для призначення допомоги, може бути засвідчене довідкою виконавчих органів міської, районної у містах, сільської (селищної) ради, а також, у виняткових випадках, заявою особи. У такому разі в обов'язковому порядку до особової справи додається акт обстеження домогосподарства соціальним інспектором щодо підтвердження факту незайнятості цієї особи.
Спеціаліст з прийому проводить співбесіду із заявником, перевіряє повноту заповнення заяви, декларації тощо, наявність необхідних документів та реєструє їх у Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги.
Кількість прийнятих документів, порядковий номер заяви, дата її реєстрації, прізвище, ім'я, по батькові заявника, місце проживання (реєстрації), кількість документів, які необхідно донести, та дата, до якої ці документи мають бути донесені, зазначаються під копіювальний папір у відривній розписці-повідомленні про прийняття заяви. Відривна розписка-повідомлення видається заявникові. Якщо приймання документів здійснюється через уповноважену особу сільських (селищних) рад, розписка-повідомлення видається уповноваженій особі для наступної передачі її заявникові.
Якщо недодані документи будуть подані не пізніше терміну, визначеного чинними нормативно-правовими актами, днем (місяцем) звернення за призначенням допомоги вважається день (місяць) прийняття заяви. Якщо заява та документи надсилаються поштою, днем подання заяви вважається дата, зазначена на поштовому штемпелі місця відправлення.
Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів від дня прийняття заяви та всіх необхідних документів.
На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа, у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).
Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову .справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром.
Якщо під час співбесіди із заявником чи при перевірці достовірності наданих відомостей виникає потреба обстежити матеріальний стан заявника, на прийнятій заяві робиться відмітка про необхідність передання комплекту документів (особової справи) на розгляд державному соціальному інспектору. Заявник в обов'язковому порядку попереджається про такі дії.
До особової справи послідовно підшиваються (укладаються у швидкозшивач) такі основні документи заявника:
заява;
довідка про склад зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) осіб /довідка про спільне проживання осіб;
довідки, які свідчать про право особи на отримання певного виду соціальної допомоги. Зокрема: довідка про народження дитини; копія свідоцтва про народження дитини; копія рішення про встановлення опіки чи піклування; довідка державного органу реєстрації актів цивільного стану про підстави внесення до книги реєстрації народжень відомостей про батька дитини; висновок щодо необхідності постійного стороннього догляду за інвалідом І чи II групи внаслідок психічного розладу, довідка медичного закладу; витяг з акта огляду інваліда з дитинства, виданого органом ме'ди-ко-соціальної експертизи згідно із законодавством України; медичний висновок про дитину-інваліда віком до 18 років, виданий лікарсько-консультативною комісією дитячого лікувального закладу, тощо;
довідка з місця навчання — для осіб, які навчаються;
декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;
довідки про доходи зареєстрованих у житловому будинку осіб (членів сім'ї). Якщо відомості отримані від підприємств, установ та організацій у вигляді списків, даних на технічних носіях інформації тощо, зазначається джерело отримання інформації. Довідка про розмір доходу роздруковується у випадках, якщо відповідним прикладним програмним забезпеченням передбачена така можливість;
довідки про розмір плати за житлово-комунальні послуги, наявність заборгованості з оплати послуг та договір про її погашення (за потреби);
інші документи, які впливають-на призначення соціальної допомоги;
рішення (або витяг) відповідної комісії органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування у разі призначення допомоги на підставі рішень органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування (підшивається після розгляду відповідною комісією);
акт обстеження (у разі проведення).
Якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.
На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).
На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П.І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).
Якщо у процесі розгляду поданих документів виявиться, що в особовій справі відсутні деякі необхідні відомості для призначення соціальної допомоги або наявні неправильно оформлені довідки тощо, спеціаліст з прийому не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках — усно) повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.
При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірки достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) передається головним спеціалістом з прийому разом з відповідним Реєстром до підрозділу державних соціальних інспекторів.
Державний соціальний інспектор у визначені терміни проводить із заявником співбесіду, обстежує умови проживання та матеріального стану заявників, направляє запити до відповідних установ і організацій стосовно перевірки достовірності наданих відомостей.
Результати перевірки відображаються у відповідному акті, який підшивається до особової справи.
Після завершення перевірки особові справи разом з Реєстром передаються у відділ (підрозділ) прийняття рішень, у якому спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ та здійснює:
формування бази даних в електронному вигляді;
розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);
підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).
Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.
Для отримання необхідних додаткових відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром.
Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.
Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги і передає особові справи начальнику підрозділу для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою підрозділу із зазначенням дати.
У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.
Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації прийнятих рішень.
Не пізніше 10 днів від дня подачі заяви і всіх необхідних документів заявнику, його опікуну чи уповноваженій ним особі видається повідомлення (надсилається поштою) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень, який зберігається у інформатора (в окремих випадках — координатора (головного спеціаліста) з прийому).
Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.
Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, встановленому Інструкцією.
Повідомлення про припинення (або поновлення) надання соціальної допомоги надсилається отримувачу не пізніше 5 днів після прийняття такого рішення. У разі виявлення факту подання отримувачами документів з явно недостовірними відомостями в повідомленні одночасно зазначаються термін, до якого мають бути відшкодовані надміру перераховані кошти, їх сума та реквізити рахунку, на який вони повинні бути перераховані.
Перерахунок розміру допомоги провадиться у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами з питань надання конкретного виду допомоги, у тому числі згідно із заявою отримувача допомоги.
Заява про перерахунок розміру соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з приймання, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, встановленому Інструкцією.
Якщо розмір допомоги підлягає перегляду внаслідок зміни розміру прожиткового мінімуму, рівня забезпечення прожиткового мінімуму, розміру пенсій та соціальних виплат, зміни цін і тарифів на житлово-комунальні послуги тощо, перерахунок розміру соціальної допомоги провадиться в автоматичному режимі без звернення громадян на підставі відповідного наказу підрозділу із зазначенням підстав та порядку проведення такого перерахунку.
На вимогу будь-якої особи або отримувача соціальної допомоги (його законного представника) підрозділ зобов'язаний не пізніше ніж у 3-денний термін надати довідку про отримання (неотримання) допомоги, підстави, її розмір та терміни виплати.
Довідка про отримання (неотримання) соціальної допомоги видається на підставі письмової заяви або усної вимоги за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, який підтверджує особу та місце її проживання (реєстрації).
Якщо заявник звертається з проханням надати довідку за телефоном, його вимога реєструється в Журналі видачі довідок та повідомлень, а заявникові повідомляється про час, коли можна отримати довідку. Якщо заявник особисто звертається з проханням надати довідку, довідка видається в той же день.
Видача довідки стосовно отримання іншою особою соціальної допомоги здійснюється лише у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами (на вимогу правоохоронних органів, органів опіки тощо).
У разі переїзду отримувача соціальної допомоги в іншу місцевість виплата допомоги за старим місцем проживання (реєстрації) припиняється. За новим місцем проживання (реєстрації) допомога призначається (подовжується її виплата) на підставі заяви та документів, визначених у відповідних нормативно-правових актах.
Припинення виплати (зняття з обліку) здійснюється на підставі заяви отримувача допомоги або запиту особової справи за новим місцем його проживання (реєстрації).
Заява про припинення виплати (зняття з обліку) або продовження виплати допомоги за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги (прийняття на облік) подається особисто особою, яка претендує на отримання допомоги. На підставі поданої заяви про продовження виплати допомоги за новим місцем проживання (реєстрації) підрозділом формується запит особової справи отримувача допомоги до підрозділу за попереднім місцем її отримання, який направляється поштою або видається особисто отримувачу допомоги (якщо це зазначено у заяві) для передачі зазначеному підрозділу.
У разі отримання запиту особової справи отримувача допомоги підрозділ зобов'язаний не пізніше ніж у 3-денний термін припинити виплату соціальної допомоги та направити особову справу за місцем вимоги разом із супровідним листом до особової справи отримувача допомоги. До справи додається довідка-атестат та довідка про призначені та виплачені протягом останніх 6-ти місяців соціальні допомоги.
Якщо отримувач допомоги особисто пред'являє запит особової справи, за його заявою особова справа та супровідні документи можуть бути видані йому в запечатаному конверті. Відповідальність за збереження документів та своєчасну доставку їх за новим місцем отримання соціальної допомоги покладається у такому разі виключно на отримувача допомоги.
Після отримання особової справи отримувача допомоги особова справа, довідка щодо останніх призначень та проведених виплат і заява отримувача допомоги передаються координатору (головному спеціалісту) опрацювання заяв. Не пізніше ніж у 3-денний термін готується рішення про продовження виплати соціальної допомоги. У журналах реєстрації прийнятих рішень і видачі довідок та повідомлень провадяться відповідні записи.
У разі здійснення виплат у централізованому порядку особова справа після зняття з обліку в підрозділі надсилається Центру по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат, який готує довідку-атестат та довідку про всі види допомоги, призначеної та виплаченої протягом останніх 6-ти місяців.
Разом із супровідним листом до особової справи отримувача допомоги необхідні документи надсилаються Центром в Управління праці та соціального захисту населення за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги.
Матеріали підготував ВАСИЛЬ МОРОЗ, юрист
Інформаційно-довідкова газета ЮРИСТ КОНСУЛЬТУЄ 5/2007