Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

14 вересня 2004 р.

за N 1149/9748

На виконання вимог статті 33 Закону України "Про нотаріат" (3425-12) та підпункту 24 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97 (1396/97) (із змінами і доповненнями), НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додаються).

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для неухильного виконання.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра юстиції України від 04.01.98 N 2/5 (v02_5323-98) "Про затвердження Методичних вказівок щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх службових обов'язків".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ємельянову І.І.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

юстиції України

14.09.2004  N 105/5

(у редакції наказу

Міністерства юстиції України

від 08.05.2007 N 238/5

( z0476-07 )

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

14 вересня 2004 р.

за N 1149/9748

1. Контроль за дотриманням вимог законодавства приватними нотаріусами під час виконання ними своїх обов'язків здійснюється з метою реалізації повноважень Міністерства юстиції України, головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (далі - управління юстиції), передбачених статтею 33 Закону України "Про нотаріат" (3425-12) .

Одним із видів контролю за дотриманням вимог законодавства приватними нотаріусами під час виконання ними своїх обов'язків є проведення перевірок.

2. Основними завданнями проведення перевірок дотримання приватними нотаріусами вимог законодавства при вчиненні нотаріальних дій є:

- перевірка відповідності робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса вимогам, встановленим Міністерством юстиції України;

- встановлення відповідності вчинених нотаріальних дій вимогам законодавства та визначення рівня якості надання приватними нотаріусами нотаріальних послуг фізичним та юридичним особам;

- у разі виявлення порушень законодавства - встановлення причин, внаслідок яких допущено порушення;

- надання приватному нотаріусу рекомендацій по усуненню причин, внаслідок яких допущено порушення;

- узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень, що допускаються приватними нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій;

- розповсюдження позитивного досвіду роботи приватних нотаріусів по організації нотаріальної діяльності та обслуговуванню населення.

3. Зазначені перевірки мають бути:

- комплексними (у разі перевірки всіх напрямів діяльності приватного нотаріуса);

- цільовими (якщо перевіряється одне або декілька питань діяльності приватного нотаріуса);

- контрольними (повторними, які можуть бути призначені у разі виявлення комплексною або цільовою перевіркою порушень законодавства або суттєвих недоліків у роботі приватного нотаріуса. При цьому перевіряється усунення приватним нотаріусом виявлених у ході останньої перевірки порушень, а також діяльність нотаріуса по вчиненню нотаріальних дій після її проведення).

4. Нотаріусу, який розпочав свою роботу, надається методична допомога у формі перевірки, яка проводиться через шість місяців від початку роботи, але не пізніше як через один рік.

Про надання нотаріусу методичної допомоги складається відповідна доповідна записка.

У разі виявлення недоліків у роботі приватного нотаріуса в доповідній записці зазначається необхідність проведення комплексної перевірки. При виявленні грубого порушення законодавства до нотаріуса вживаються відповідні заходи реагування, передбачені законодавством.

5. Комплексні перевірки проводяться згідно з річними планами комплексних перевірок, складеними управліннями юстиції та затвердженими Міністерством юстиції.

Зміни до річних планів комплексних перевірок роботи приватних нотаріусів уносяться Міністерством юстиції за власною ініціативою або за вмотивованою пропозицією управління юстиції.

6. Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої комплексної перевірки.

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має проводитись не рідше одного разу на два роки.

За наказом Міністерства юстиції комплексна перевірка може бути проведена в окремо визначений строк як Міністерством юстиції, так і управлінням юстиції:

- у разі надходження до Міністерства юстиції обґрунтованої скарги від фізичної чи юридичної особи;

- за ініціативою Міністерства юстиції.

7. Перед проведенням комплексної перевірки діяльності приватного нотаріуса вповноважені Міністерством юстиції чи управлінням юстиції особи вивчають усі матеріали, які є в Міністерстві юстиції, управлінні юстиції і стосуються діяльності цього приватного нотаріуса, зокрема, матеріали попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, заяви та скарги щодо діяльності приватного нотаріуса, їх аналіз тощо.

8. За результатами вивчення згаданих матеріалів уповноваженим представником Міністерства юстиції або управління юстиції складається план проведення перевірки, який розглядається і затверджується відповідно директором Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (його заступником) або начальником управління юстиції (його заступником), готуються пропозиції щодо складу комісії та надсилається повідомлення про перевірку приватному нотаріусу.

У плані комплексної перевірки передбачаються перевірка всіх питань діяльності приватного нотаріуса та додержання вимог законодавства при вчиненні ним усіх нотаріальних дій.

Для більш оперативного здійснення перевірки питання, які є предметом перевірки, можуть розподілятися між членами комісії.

9. Проведення перевірок діяльності приватних нотаріусів здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції, управлінь юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язана з організацією та контролем за законністю діяльності приватних нотаріусів.

10. До перевірок, що проводить Міністерство юстиції, можуть бути залучені представники структурних підрозділів нотаріату управлінь юстиції, державні нотаріуси, а також приватні нотаріуси, які працювали державними нотаріусами державних нотаріальних контор та/або здійснювали приватну нотаріальну діяльність не менше десяти років, за їх згодою. До перевірок, що проводять управління юстиції, можуть бути залучені державні нотаріуси, а також приватні нотаріуси, які працювали державними нотаріусами державних нотаріальних контор та/або здійснювали приватну нотаріальну діяльність не менше десяти років, за їх згодою.

При проведенні перевірки члени комісії та нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язані дотримуватися правил професійної етики.

11. Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється в приміщенні, яке є його робочим місцем (нотаріальною конторою).

12. Приватний нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язаний забезпечити належні умови для проведення перевірки, надати комісії всі документи та відомості, що стосуються його діяльності та вчинених ним нотаріальних дій. У разі виявлення порушень законодавства при вчиненні нотаріальних дій нотаріус повинен надати письмове пояснення.

При здійсненні перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки.

13. У визначений строк проведення перевірки приватний нотаріус повинен перебувати на робочому місці відповідно до режиму роботи, за винятком відсутності з поважних причин, пов'язаних зі станом здоров'я (за наявності підтверджувального документа).

Ухилення приватного нотаріуса від перевірки або відмова від надання документів на вимогу членів комісії є підставою для зупинення його діяльності.

Відсутність приватного нотаріуса на робочому місці (у нотаріальній конторі) на час перевірки без поважних причин є ухиленням від перевірки.

14. Перевірка розпочинається з вивчення організації та умов роботи приватного нотаріуса. Особлива увага звертається на:

правові підстави здійснення приватним нотаріусом своєї професійної діяльності в приміщенні, яке він займає;

відповідність робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса вимогам, установленим Міністерством юстиції, а саме: наявність і кількість ізольованих кімнат, умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, гербової печатки, нотаріальних документів приватного нотаріуса, наявність приймальної кімнати, броньованих дверей та засобів захисту вікон, належних засобів охоронної та пожежної сигналізації, комп'ютерної та іншої техніки, можливість доступу населення до вищевказаного приміщення, наявність вивіски тощо;

дотримання законодавства про заміщення приватного нотаріуса;

інформаційно-правове забезпечення діяльності приватного нотаріуса;

наявність штату працівників, їх освіту та досвід роботи, підстави трудових відносин з приватним нотаріусом;

режим роботи та порядок прийому громадян, зокрема щодо вчинення нотаріальних дій поза робочим місцем (нотаріальною конторою) приватного нотаріуса;

наявність необхідного обсягу довідково-інформаційних матеріалів для громадян;

дотримання нотаріусом правил професійної етики.

15. Перевіряється номенклатура справ, затверджена приватним нотаріусом та погоджена обласним (міським) державним нотаріальним архівом. Номенклатури за попередні роки мають бути належним чином закриті підсумковими записами. Нотаріус має надати всі справи, передбачені номенклатурою, та статистичний звіт за попередній рік.

16. Стан ведення діловодства перевіряється на відповідність його Правилам ведення нотаріального діловодства, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 N 6/5 (z0033-94) , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.02.94 за N 33/242 (із змінами). Перевіряється правильність ведення реєстрів, алфавітних та інших книг, журналів, що перебувають у провадженні нотаріуса, стан нотаріального архіву тощо.

17. При перевірці особлива увага звертається на дотримання нотаріусом таємниці вчинюваних нотаріальних дій, принципу неупередженості та запобігання судовим спорам, а також вимог статей 9 та 36 Закону України "Про нотаріат" (3425-12) щодо обмежень у праві вчинення нотаріальних дій.

18. При перевірці звертається увага на своєчасне поновлення нотаріусом договору страхування його цивільно-правової відповідальності та відповідність страхової суми встановленому законом розміру.

19. Основним елементом перевірки роботи приватного нотаріуса є перевірка дотримання ним вимог законодавства при вчиненні нотаріальних дій. Під час перевірки виконання своїх обов'язків нотаріусом необхідно з'ясувати рівень володіння ним чинним законодавством.

Цей етап перевірки необхідно починати з аналізу обсягу вчинених нотаріальних дій (загальне навантаження; кількість складних нотаріальних дій та їх співвідношення із загальною кількістю нотаріальних дій; порівняльний аналіз із статистичними даними за попередній період, що перевірявся, тощо).

20. Перевірці на відповідність вимогам чинного законодавства підлягають усі види вчинених приватним нотаріусом нотаріальних дій. Для цього слід перевірити заведені нотаріусом наряди з примірниками правочинів, свідоцтв, виконавчими написами, протестами векселів тощо та долучені до них документи. Перевірці підлягають не лише нотаріально оформлені документи, а й документи, що видані іншими організаціями, підприємствами чи установами і надані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії.

21. Перевірка дотримання вимог законодавства при вчиненні нотаріальних дій може бути пов'язана з перевіркою обґрунтованості скарг та інших звернень, які надходять на розгляд Міністерства юстиції (управління юстиції) у зв'язку із здійсненням приватної нотаріальної діяльності. Перевірка їх обґрунтованості поєднується з перевіркою своєчасності та правильності надання приватним нотаріусом відповідей на ці скарги та звернення.

22. При виявленні фактів порушення вимог законодавства приватним нотаріусом обов'язково зазначається, які конкретно норми законодавства порушено. Під час перевірки комісія має обов'язково отримати письмові пояснення нотаріуса щодо виявлених помилок чи порушень чинного законодавства. У разі наявності порушень і помилок, які можливо усунути під час перевірки, нотаріусу надається таке право.

23. Обов'язковій перевірці підлягає додержання нотаріусом вимог Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.07.2004 за N 67/5 (z0878-04) , зареєстрованого в Міністерстві юстиції 14.07.2004 за N 878/9477.

У доповідній записці окремим розділом зазначається стан виконання нотаріусом обов'язків, визначених у вказаному Положенні (z0878-04) .

24. Обов'язковій перевірці підлягає додержання нотаріусом вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції.

25. За наслідками проведеної перевірки роботи приватного нотаріуса члени комісії у п'ятиденний строк з часу закінчення перевірки складають доповідну записку на ім'я Міністра юстиції чи начальника управління юстиції.

У доповідній записці повинні відображатися в окремих розділах:

організація робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса;

загальна оцінка роботи приватного нотаріуса;

рівень та якість нотаріального обслуговування населення;

характеристика всіх ділянок роботи приватного нотаріуса;

аналіз виявлених недоліків, їх причини та пропозиції щодо їх усунення.

Крім того, слід указати заходи, які були вжиті приватним нотаріусом для усунення виявлених перевіркою недоліків, та пропозиції комісії щодо поліпшення діяльності нотаріуса.

До доповідної записки долучаються копії (ксерокопії) документів, що стосуються виявлених порушень приватним нотаріусом вимог законодавства чи допущених ним помилок.

26. Примірник доповідної записки, підписаний членами комісії, подається керівнику Міністерства юстиції (управління юстиції). Після накладення керівником резолюції на доповідній записці її копія передається нотаріусу для реалізації висновків та пропозицій комісії.

Нотаріус вправі письмово викласти свої заперечення або пояснення щодо висновків комісії.

Заперечення або пояснення приватного нотаріуса розглядаються Міністерством юстиції, управлінням юстиції разом з доповідною запискою та іншими матеріалами перевірки.

27. У залежності від наслідків перевірки та на підставі пропозицій комісії Міністерством юстиції чи управлінням юстиції приймається рішення щодо реалізації матеріалів перевірки.

28. За наслідками проведеної перевірки до нотаріуса можуть бути застосовані такі заходи:

за ініціативою Міністерства юстиції:

надання управлінню юстиції доручення щодо підвищення кваліфікації нотаріуса;

надання управлінню юстиції доручення щодо проведення відповідної перевірки;

зупинення діяльності приватного нотаріуса на строк для усунення виявлених перевіркою недоліків;

надання управлінню юстиції доручення щодо підготовки подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

за ініціативою управління юстиції:

заслуховування нотаріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорення на семінарах нотаріусів області, зобов'язання приватного нотаріуса пройти курс підвищення кваліфікації;

зупинення діяльності приватного нотаріуса на строк для усунення виявлених перевіркою недоліків;

підготовка подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю у разі виявлення неодноразового порушення нотаріусом чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій або грубого порушення закону, яке завдало шкоди інтересам держави, підприємств, установ, організацій, громадян.

29. Реалізація матеріалів перевірки Міністерством юстиції (управлінням юстиції) повинна провадитись безпосередньо після закінчення перевірки, але не пізніше одного місяця з часу її закінчення.

30. Строк, який надається приватному нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки. На цей строк, який не може перевищувати одного місяця, діяльність приватного нотаріуса може бути зупинена.

31. Своєчасність виконання приватним нотаріусом указівок за результатами перевірки має перебувати під контролем керівника відповідного управління юстиції, який здійснює безпосередній контроль за роботою нотаріусів. Приватний нотаріус у визначений Міністерством юстиції або управлінням юстиції строк зобов'язаний проінформувати цей орган про заходи, які були ним вжиті по усуненню порушень і недоліків.

32. Необхідність проведення контрольної перевірки може бути визначена Міністерством юстиції, управлінням юстиції. У разі визначення такої необхідності управлінням юстиції Міністерство юстиції погоджує її проведення.

33. У разі, якщо приватним нотаріусом ігноруються висновки перевірки, а також не виконуються рішення, ухвалені за її наслідками, Міністерством юстиції, управлінням юстиції може бути прийнято рішення щодо підготовки відповідним управлінням юстиції подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю такого нотаріуса.