Начисление заработной платы за время отпуска
-----------------------------------------------------------------
В предлагаемой Вашему вниманию консультации рассматриваются
вопросы, связанные с порядком расчета, сроками и выплатой уста-
новленных законодательством ежегодных отпусков.
Надеемся, что материал, изложенный о статье, окажет реальную
помощь как бухгалтерам предприятий, так и их руководителям.
Виды отпусков и порядок их предоставления изложены в материале
"Применение Закона Украины "Об отпусках" на практике", опублико-
ванном в еженедельнике "Главбух" № 32, стр. 74.
Начисление заработной платы за время отпуска производится сог-
ласно Порядку № 100, которым установлено, что начисление средней
заработной платы для оплаты ежегодного, дополнительного учебного,
творческого отпусков, дополнительного отпуска работникам, имеющим
детей, а также для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск
производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев
работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты
компенсации.
Работнику, проработавшему на предприятии, в учреждении, орга-
низации менее года, средняя заработная плата рассчитывается исходя
из выплат за фактический период работы, то есть с первого числа
следующего месяца после оформления на работу до первого числа
месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компен-
сация за неиспользованный отпуск.
Рассмотрим несколько примеров расчета средней заработной платы
для начисления отпускных.
Пример 1. Расчет ежегодного отпуска.
Работнику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью
24 календарных дня (далее - к. д.) с 3 июля 2000 г.
Исходные данные:
Общий заработок работника за последние 12 месяцев - 1200 грн.
Количество праздничных и нерабочих дней в 1999 году - 12 к.д.,
в 2000 году - 10 к.д. (согласно ст. 73 КЗоТа Украины ); в данном
случае при расчете отпускных за период с июля 1999 года по июнь
2000 года включительно берется в расчет 12 праздничных и нерабочих
дней.
Количество дней в году - 366 к.д.
Количество дней, используемых при расчете среднедневного зара-
ботка:
366 - 12 = 354 к.д.
Среднедневной заработок:
1200 грн. : 354 к.д. = 3,39 грн.
Сумма отпускных:
3,39 грн. х 24 к.д. = 81,36 грн.
Таким образом, при предоставлении ежегодных и дополнительных
отпусков начисление выплат за время отпуска производится путем
деления суммарного заработка за 12 календарных месяцев или за фак-
тически отработанный период меньшей продолжительности на коли-
чество календарных дней за этот период (за исключением праздничных
и нерабочих дней). Полученный результат умножается на количество
календарных дней отпуска (п. 7 р. IV Порядка № 100).
Следует отметить, что право на разъяснения по вопросам исчис-
ления средней заработной платы принадлежит Министерству труда и
социальной политики Украины, а в случае, когда выплаты, рассчитан-
ные по средней заработной плате, производятся из бюджета или
общественных фондов потребления - при участии Министерства финан-
сов Украины и соответствующих фондов.
Пример 2.
Расчет дополнительного отпуска женщине, воспитывающей троих
детей в возрасте до 15 лет.
Исходные данные:
В расчетном периоде с июля 1999 года по июнь 2000 года при
пятидневной рабочей неделе сотрудница работала в следующем режиме:
- с 1 июля по 31 декабря 1999 года - 3 дня в неделю;
- с 1 января по 16 февраля 2000 года находилась в отпуске без
сохранения заработной платы с согласия администрации;
- с 17 февраля по 30 июня 2000 года - полный рабочий день.
Отпуск оформляется на 5 к.д. с 3 июля 2000 г. Суммарный зара-
боток за расчетный период составил 2400 грн.
Количество дней в году - 366 к.д.
Количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде -
12 к.д.
Количество рабочих дней, в течение которых сотрудница не рабо-
тала при сокращенном режиме - 54 к.д.
Количество календарных дней, на протяжении которых сотрудница
находилась в отпуске без сохранения заработной платы - 45 к.д. (в
январе - (31-2) к.д., в феврале - 16 к.д.).
Количество учитываемых при расчете дней:
366 -12 - 54 - 45 = 255 к.д.
Среднедневной заработок:
2400 грн. : 255 к.д. = 9,41 грн.
Отпускные: 9,41 грн. х 5 к.д. = 47,05 грн.
Таким образом, период, на протяжении которого работник соглас-
но действующему законодательству или по другой уважительной причи-
не не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся
частично, исключается из расчетного периода (п. 2 р. II Порядка
№ 100).
Если работнику по инициативе администрации, в случае простоя,
предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы или с час-
тичной оплатой, то данный период также исключается из расчетного
периода для начисления заработной платы за время отпуска. Это
означает, что в размер годового заработка не включаются суммы час-
тичной оплаты таких отпусков, а в количество календарных дней, на
которое делится годовой заработок, не включается количество кален-
дарных дней, в течение которых работник находился в отпуске без
сохранения заработной платы или с частичной оплатой. Такие отпуска
предоставляются работникам в соответствии со ст. 26 Закона об
отпусках.
В соответсвии с п. 3 р. III Порядка № 100 в расчет средней
заработной платы включаются следующие выплаты:
- основная заработная плата;
- доплаты и надбавки за сверхурочную работу, работу в ночное
время, за совмещение профессий и должностей, за расширение зон
обслуживания или исполнение повышенных объемов работ, за высокие
достижения в труде, за выполнение дополнительных объемов работ,
исполнение обязанностей временно отсутствующих сотрудников, за
руководство бригадой и т.п.;
- производственные премии и премии за экономию топлива,
электроэнергии, тепла;
- вознаграждения по итогам работы за год и за выслугу лет;
- выплаты за время, на протяжении которого работнику сохранял-
ся средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска,
выполнения государственных и общественных поручений, служебных
командировок и т.п.);
- пособие в связи с временной нетрудоспособностью.
В соответствии с п. 4 р. III Порядка № 100 при расчете средней
заработной платы для расчета отпускных не учитываются:
- выплаты за выполнение поручений одноразового характера,
которые не входят в обязанности работника;
- единоразовые выплаты (компенсация за неиспользованный от-
пуск, материальная помощь, выходное пособие и т.п.);
- выплаты на командировки или переводы (в т.ч. надбавки, вы-
плачиваемые вместо суточных);
- премии за открытия, рационализаторские предложения, за со-
действие внедрению новой техники и технологий, ввод в действие
производственных мощностей и строительных объектов;
- денежные и вещевые вознаграждения за призовые места в сорев-
нованиях, смотрах, конкурсах;
- пенсии, государственная помощь, социальные выплаты;
- литературный гонорар штатным сотрудникам газет и журналов;
- стоимость бесплатно выданной спецодежды и других средств
индивидуальной защиты и лечебнопрофилактического питания;
- дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием
путевок в санатории и дома отдыха;
- выплаты к юбилейным датам и т.п.;
- стоимость бесплатно предоставленных коммунальных услуг,
жилья, топлива;
- заработная плата на работе по совместительству (за исключе-
нием выплат работникам, которым предусмотрено по законодательству
включение ее в средний заработок);
- суммы возмещения ущерба в случае повреждения здоровья;
- доходы (дивиденты, проценты), начисленные по акциям трудово-
го коллектива;
- компенсация сотрудникам потери части заработной платы в свя-
зи с нарушением сроков ее выплаты.
Пример 3.
Расчет дополнительного отпуска сотруднице - студентке 4 курса
вечернего отделения ВУЗа IV уровня аккредитации, если в течение
расчетного периода сотрудница работала в режиме неполного рабочего
дня.
Исходные данные:
В расчетном периоде при пятидневной рабочей неделе сотрудница
работала в следующем режиме:
- с 1 июля по 31 декабря 1999 года - полный рабочий день
(8 часов);
- с 1 января по 30 июня 2000 года - по 4 часа в день.
Отпуск оформляется с 3 июля на 30 к.д.
Количество календарных дней в расчетном периоде - 366 к.д.
Количество праздничных и нерабочих дней - 12 к.д.
Суммарный заработок за расчетный период - 3800 грн.
Количество к.д. в году, используемых для расчета:
366 - 12 = 354 к.д.
Среднедневной заработок:
3800 грн. : 354 к.д. = 10,73 грн.
Отпускные: 10,73 грн. х 30 к.д. = 321,90 грн.
Таким образом, работа в условиях неполного рабочего времени не
влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников.
Таким работникам ежегодный основной отпуск также предоставляется
на общих основаниях, продолжительностью не менее 24 к.д.
Однако необходимо учитывать, что в соответствии со ст. 9 Зако-
на об отпусках в стаж работы, дающий право на дополнительный
отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда или за
особый характер труда, включается время фактической работы в этих
условиях, а конкретная продолжительность такого отпуска устанав-
ливается коллективным или трудовым договором в зависимости от
условий труда и от времени занятости работника в этих условиях.
Следующий пример начисления заработной платы за время дополни-
тельного отпуска работнику, имеющему статус пострадавшего от ава-
рии на ЧАЭС (II категория), взят из письма нашего читателя.
Пример 4.
Расчет чернобыльского отпуска.
Исходные данные:
Работнику в январе 2000 г. разрешен дополнительный отпуск
продолжительностью 14 к.д. в соответствии с п. 1 ст. 21 Закона
№ 796.
В течение 12 предыдущих месяцев (1999 год) работник находился
в точно таком же отпуске и за этот период ему были начислены
отпускные из Фонда для осуществления мер по ликвидации последствий
Чернобыльской катастрофы и социальной защиты населения (далее -
Фонд).
Начисления за этот период составили:
|------|-------------|-------------|-----------------|-----------|
|Месяц |Начислено по |Начислено по |Всего начислено, |Кол-во к.д.|
| |бюджету, грн.|Фонду, грн. |грн. | |
|------|-------------|-------------|-----------------|-----------|
| 01 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 29 |
| | | | | |
| 02 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 28 |
| | | | | |
| 03 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 30 |
| | | | | |
| 04 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 29 |
| | | | | |
| 05 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 27 |
| | | | | |
| 06 | 40,00 | 40,00 | 80,00 | 29 |
| | | | | |
| 07 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 31 |
| | | | | |
| 08 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 30 |
| | | | | |
| 09 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 30 |
| | | | | |
| 10 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 31 |
| | | | | |
| 11 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 28 |
| | | | | |
| 12 | 80,00 | 5,20 | 85,20 | 31 |
| | | | | |
|Всего:| 920,00 | 97,20 | 1017,20 | 353 |
|------|-------------|-------------|-----------------|-----------|
В июне месяце начислены отпускные из разных источников финан-
сирования - из бюджета и средств Фонда.
Количество фактически отработанных дней в июне с оплатой бюд-
жетными средствами не 29 к.д., а 15 к.д.
Наш читатель спрашивает: на какое количество дней при расчете
отпускных делить выплаты из бюджета: на 353 к.д. или на 353 - 14
(дни предыдущего чернобыльского отпуска) = 339 к.д., т.к. за 14
к.д. средств из бюджета начислено не было?
По нашему мнению, в данном случае из общего количества кален-
дарных дней в расчетном периоде необходимо вычесть только коли-
чество праздничных и нерабочих дней; 14 к. д. чернобыльского от-
пуска, оплаченных из средств Фонда, не исключаются из расчета.
Аналогично в расчете заработной платы за время чернобыльского от-
пуска учитывается вся начисленная за 12 месяцев сумма выплат
(1017,20 грн.), т.к. согласно п. 3 Порядка № 100 в расчет среднего
заработка включаются выплаты за время ежегодных отпусков - без
разделения на виды отпусков и источников их оплаты.
Т. о., сумма отпускных составляет:
1017,20 грн. : 353 к.д. х 14 к.д. = 40,32 грн.
Работнику начисляется общая сумма отпускных, например, за еже-
годный основной и за чернобыльский отпуск, причем 40,32 грн. за
чернобыльский отпуск организациии возместит Фонд.
Согласно п. 27 Порядка № 987 предприятия, учреждения и органи-
зации выплату компенсаций и помощи осуществляют за счет собствен-
ных средств с последующим возмещением их за счет средств Фонда по
предоставленным органам Государственного казначейства расчетам
расходов. Возмещаются из чернобыльского Фонда не только отпускные
и компенсационные выплаты, но и произведенные на них начисления:
32% в Пенсионный фонд, 4% в Фонд соцстраха, 1,5% на страхование
на случай безработицы, т. е.:
12.90 + 1.61 + 0.60 = 15.11 грн.
При начислении заработной платы за время отпуска следует также
учитывать, что в случае повышения тарифных ставок и должностных
окладов как в расчетном периоде, так и в течение периода, на про-
тяжении которого за работником сохраняется средний заработок, или
во время временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и
родам, заработная плата, включая премии и другие выплаты, за про-
межуток времени до повышения корректируется на коэффициент повыше-
ния.
Однако следует помнить, что причина повышения имеет значение.
Если увеличение ставок и окладов произошло в соответствии с акта-
ми законодательства или согласно решениям, предусмотренным в кол-
лективных договорах (соглашениях), то такая корректировка произво-
дится (п. 10 р. IV Порядка № 100), причем на хозрасчетных пред-
приятиях - в зависимости от финансовых возможностей. В случае
индивидуального повышения оклада работнику описанный выше пере-
расчет при исчислении среднего заработка не выполняется.
Пример 5. Расчет ежегодного отпуска за период, в течение кото-
рого произошло повышение должностных окладов.
Исходные данные:
Специалисту с 1 декабря 1999 года повышен размер должностного
оклада согласно условиям колдоговора с 400 грн. до 520 грн.
Коэффициент повышения - 1,3.
Оформляется основной отпуск на 14 к.д. с 7 августа 2000 г.
Количество дней в расчетном периоде - 366 к.д.
Количество праздничных и нерабочих дней - 12 к.д.
В расчет среднего заработка включается заработная плата с
августа 1999 г. по июль 2000 г. включительно.
Заработная плата за август-ноябрь 1999 г. подлежит корректи-
ровке, т.е. умножается на коэффициент 1,3:
400 грн. х 4 мес. х 1,3 = 2080 грн.
Заработная плата за декабрь 1999 г.- июль 2000 г. (не коррек-
тируется):
520 грн. х 8 мес. = 4160 грн.
Общий заработок, используемый при расчете отпускных:
2080 + 4160 = 6240 грн.
Среднедневной заработок:
6240 грн. : (366 - 12) к.д. = 17,63 грн.
Отпускные: 17,63 грн. х 14 к.д. = 246,82 гон.
Необходимо помнить, что если повышение должностного оклада
состоялось в течение периода, когда за работником сохранялся
средний заработок, или предоставлялась помощь по временной нетру-
доспособности, то размер выплат, который приходится на период пос-
ле повышения должностных окладов, пересчитывается, исходя из сред-
него заработка, откорректированного на коэффициент повышения окла-
дов.
Таким образом, если приказ о повышении должностного оклада (в
соответствии с законодательством или колдоговором) был принят в
период, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, то
выплаты за этот период подлежат перерасчету исходя из среднеднев-
ного заработка, умноженного на коэффициент повышения оклада.
Пример 6. Перерасчет суммы отпускных в случае повышения
должностного оклада во время отпуска.
Исходные данные:
Сотрудник находился в ежегодном основном отпуске с 13 марта по
9 апреля 2000 г.
Среднедневной заработок, исходя из которого были начислены
отпускные, - 13,50 грн.
Решением органа исполнительной власти с 1 апреля повышены
должностные оклады в 1,2 раза.
Оклад данного сотрудника был повышен с 400 грн. до 480 грн.
Зарплата за время отпуска за период с 1 по 9 апреля подлежит
перерасчету в соответствии с п. 10 р. IV Порядка № 100.
При уходе в отпуск за этот период работнику было выплачено:
13,50 грн. х 9 к.д. = 121,50 грн.
Откорректированная сумма отпускных:
13,50 грн. х 1,2 х 9 к.д. = 145,80 грн.
Т. о., работнику положено доплатить:
145,80 - 121,50 = 24,30 грн.
На практике случается довольно часто, когда сотрудники обра-
щаются с просьбой о предоставлении ежегодного отпуска частями.
Согласно ст. 79 КзоТа Украины, а также ст. 12 Закона об отпусках
просьба эта полностью правомочна. Однако при условии, что основная
непрерывная часть отпуска будет составлять не менее 14 к.д. Но в
некоторых случаях это приводит к уменьшению годовой нормы рабочего
времени по сравнению с одноразовым использованием отпуска, несмот-
ря на то, что общая длительность отпуска не превышает нормы, пре-
дусмотренной законодательством для той или другой категории работ-
ников.
Налогообложение отпускных сумм
Подпунктом 9.4 пункта 9 Инструкции о подоходном налоге предус-
мотрен следующий порядок удержания подоходного налога при расчете
работнику отпускных:
- отдельно удерживается налог из заработка за предыдущий ме-
сяц, если к моменту ухода работника в отпуск этот налог еще не
удержан;
- отдельно - из суммы отпускных и заработка за текущий месяц,
если работник будет находиться в отпуске до конца месяца;
- налог не удерживается при уходе в отпуск из суммы отпускных
за неполный следующий месяц; он будет удержан после возвращения
из отпуска с суммарного заработка за весь месяц в общем порядке.
В соответствии с Законами Украины от 26.06.97 г. № 400/97-ВР
"О сборе на обязательное государственное пенсионное страхование"
и от 26.06.97 г. № 402/97-ВР "О сборе на обязательное социальное
страхование" суммы отпускных включаются в базу налогообложения
сборами:
- в Пенсионный фонд - начисление 32 % и удержание от 1 % до
5 % в зависимости от категории работников;
- в Фонд соцстраха - начисление 5,5 % (в т.ч. на случай безра-
ботицы 1,5 %) и удержание на случай безработицы 0,5 %.
Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, то тут
есть свои особенности. На эти выплаты не начисляются взносы в
Фонд социального страхования (в т.ч. на случай безработицы), пос-
кольку они включены в Перечень видов оплаты труда и прочих выплат,
на которые не начисляется сбор на обязательное государственное
пенсионное страхование и которые не учитываются при исчислении
среднемесячной заработной платы для назначения пенсии, утвержден-
ный постановлением Кабинета Министров Украины от 18.05.98 г.
№ 1006/19270">697. Согласно п. 1 ст. 2 Закона "О сборе на обязательное со-
циальное страхование" виды оплаты труда, включенные в указанный
Перечень, не являются объектом налогообложения на социальное
страхование.
Пример 8. Расчет подоходного налога из заработной платы за
время отпуска.
Исходные данные:
Аспирант, обучающийся без отрыва от производства, оформляет
отпуск на 30 к.д. с 31 июля по 30 августа включительно.
Среднедневной заработок - 10,20 грн.
Сумма отпускных: 10,20 грн. х 30 к.д. = 306,00 грн.
Заработная плата за июль при окладе 300 грн.:
300 грн. : 22 р.д. х 21 р.д. = 285,71 грн.
Заработная плата за август (1 рабочий день):
300 грн. : 22 р.д. х 1 р.д. = 13,64 грн.
При уходе в отпуск с сотрудника удерживается подоходный налог
из заработной платы за июль - 21 р.д. и 1 к.д. отпуска:
285,71 + 10,20 = 295,91 грн.
При расчете подоходного налога руководствуются Декретом о
подоходном налоге и п. 7.1 Инструкции о подоходном налоге. Начис-
ленная за июль сумма заработка попадает по расчетной шкале в про-
межуток от 171 грн. до 1020 грн., и налог равен:
(295,91 - 170) х 20 : 100 + 19,55 = 44,73 грн.
По возвращении сотрудника из отпуска подоходный налог будет
удержан при расчете заработной платы за август из суммарного за-
работка - за 29 к.д. отпуска и 1 р.д.:
295,80 + 13,64 = 309,44 грн.
Подоходный налог:
(309,44 - 170) х 20 : 100 + 19,55 = 47,44 грн.
Надеемся, что данная подборка, касающаяся некоторых аспектов
предоставления и оплаты отпусков, поможет в работе бухгалтерам, а
также заинтересует самих работников. Она поможет выбрать опти-
мальное время для отпуска и получить полную сумму отпускных.
Напомним, что согласно ст. 74 КЗоТа Украины право на отпуск с
сохранением на этот период места работы (должности) и заработной
платы имеют граждане, пребывающие в трудовых отношениях с пред-
приятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собст-
венности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также
работающие по трудовому договору у физического лица.
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Закон № 796 - Закон Украины "О статусе и социальной защите
граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы" от
28.02.91 г. № 796-ХII, в редакции Закона от 19.12.91 г. № 2001-
ХII, с изменениями и дополнениями.
2. Закон об отпусках - Закон Украины "Об отпусках" от
15.11.96 г. № 504/96-ВР.
3. Декрет о подоходном налоге - Декрет Кабинета Министров
Украины "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. № 13-92 с
изменениями и дополнениями.
4. Порядок № 987 - Порядок использования средств Фонда для
осуществления мер по ликвидации последствий Чернобыльской катаст-
рофы и социальной защите населения, утвержденный постановлением
Кабинета Министров Украины от 20.06.2000 г. № 987.
5. Порядок № 100 - Порядок исчисления средней заработной пла-
ты, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от
08.02.95 г. № 100, с изменениями и дополнениями.
6. Инструкция о подоходном налоге - Инструкция о подоходном
налоге с граждан, утвержденная приказом Главной государственной
налоговой инспекции Украины от 21.04.93 г. № 12, с изменениями и
дополнениями.
------------------------------------------------------------------
"Главбух"
№ 35/00, стр. 59
[01.09.2000]
Галина Титаренко, Ирина Резникова
------------------------------------------------------------------