З метою зміцнення виконавської дисципліни та вдосконалення системи контролю за нею НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів у Державній митній службі України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держмитслужби забезпечити вивчення та неухильне виконання вимог цього Порядку підпорядкованим особовим складом.

3. Керівникам регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ та організацій привести в місячний строк власні нормативно-правові акти у відповідність до цього наказу.

4. Уважати таким, що втратив чинність, розділ 6 Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.2002 N 747 (v0747342-02) .

5. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Служби Гутника А.Є.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної митної

Служби України

27.07.2010  N 828

1.1. Цей Порядок визначає організацію та здійснення контролю за дотриманням строків і повнотою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами й дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, запитах і зверненнях народних депутатів України, інших органів державної влади, а також наказами Держмитслужби, дорученнями, розпорядженнями та протокольними рішеннями нарад її керівництва (далі - контрольні документи).

1.2. Контроль за своєчасністю та повнотою виконання контрольних документів здійснюється відповідно до вимог Митного кодексу України (92-15) , Законів України "Про прокуратуру" (1789-12) , "Про Службу безпеки України" (2229-12) , "Про статус народного депутата України" (2790-12) , "Про комітети Верховної Ради України" (116/95-ВР) , "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" (2181-14) , Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19.02.2002 N 155 (155/2002) (в редакції Указу від 26.07.2005 N 1132/2005 (1132/2005) ) , Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (1153-97-п) (зі змінами), Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 N 950 (950-2007-п) (зі змінами), та цього Порядку.

1.3. Основними завданнями контролю за виконанням документів у Держмитслужбі є:

забезпечення своєчасного та якісного виконання всіх завдань, поставлених в контрольних документах, запобігання можливим недолікам в організації виконання контрольних документів та ризикам несвоєчасного їх виконання;

удосконалення та підвищення ефективності системи контролю, відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

1.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких містяться питання чи прохання, що потребують вирішення та у дорученнях до яких установлені відповідні завдання.

1.5. Контроль покладається на:

Управління справами - за своєчасністю та повнотою виконання контрольних документів;

Департамент організаційно-інформаційного забезпечення діяльності Голови Служби - за виконанням рішень колегій та планів роботи Держмитслужби;

Управління правового забезпечення - за виконанням документів процесуального характеру (позовних заяв, рішень, ухвал та постанов судів, судових повісток, повідомлень і викликів до судів тощо), пов'язаних з представництвом інтересів Держмитслужби в судах.

1.6. Організацію та координацію роботи щодо здійснення контролю за виконанням контрольних документів здійснює один із заступників Голови Служби відповідно до розподілу функціональних повноважень.

1.7. Безпосередній контроль за своєчасністю і повнотою виконання контрольних документів здійснює сектор контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби Управління справами (далі - сектор контролю).

1.8. Структурні підрозділи Держмитслужби самостійно здійснюють контроль за виконанням вхідних документів, які надійшли керівництву підрозділів та були зареєстровані в цих підрозділах.

1.9. Відповідальність за своєчасність і повноту виконання контрольних документів у структурних підрозділах Держмитслужби несуть керівники цих підрозділів, а безпосередній контроль здійснюють посадові особи, відповідальні за ведення діловодства.

1.10. Посадові особи структурних підрозділів Держмитслужби, відповідальні за ведення діловодства:

уносять до реєстраційних карток резолюції керівництва структурних підрозділів Держмитслужби та зміни до них;

щоденно здійснюють моніторинг виконання контрольних документів та готують керівнику підрозділу відповідну інформацію;

за 2-3 дні до закінчення строку виконання контрольних документів попереджують безпосередніх виконавців про його наближення;

надають до сектору контролю не пізніше наступного дня після виконання контрольних документів інформацію чи матеріали про їх виконання для зняття цих документів з контролю;

щотижня, в день отримання, надають керівникам структурних підрозділів Держмитслужби інформацію про наближення термінів виконання контрольних документів та переліки контрольних документів, які не виконані в установлені терміни, підготовлені Управлінням справами.

Відповідні функції вносяться до посадових інструкцій посадових осіб, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах Держмитслужби.

1.11. Відповідальність за виконання контрольних документів покладається на підрозділи (посадових осіб), що зазначені в розпорядчому документі (наказі, дорученні, рішенні тощо) або резолюції керівника. Якщо виконання контрольного документа покладено на декілька підрозділів (посадових осіб), то відповідальним за організацію виконання є той підрозділ (посадова особа), що в резолюції зазначений першим або окремо визначений (далі - головний виконавець).

1.12. Відповідальність за належну підготовку документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Кабінету Міністрів України, запитами та зверненнями народних депутатів України, покладається на заступників Голови Держмитслужби відповідно до розподілу функціональних повноважень, інших документів - на керівників структурних підрозділів Держмитслужби.

2.1. Строком є певний період у часі, зі спливом якого пов'язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

2.2. Терміном є певний момент у часі, з настанням якого пов'язана дія чи подія, яка має юридичне значення.

2.3. Перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якими пов'язано його початок, і закінчується в останній день відповідного строку.

Якщо останній день строку виконання контрольного документа припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем завершення строку вважається перший за ним робочий день.

2.4. Строки виконання контрольних документів, які надійшли з органів влади вищого рівня, обчислюються в календарних днях від дати їх підписання (затвердження, набрання чинності), в інших випадках - від дати їх надходження до Держмитслужби.

2.5. Контрольні документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну/строку виконання. Терміни/строки виконання можуть бути зазначені в самому документі, визначені резолюціями керівництва або встановлені актами законодавства. Перелік основних контрольних документів, строки виконання яких встановлені актами законодавства, наведено в додатку до цього Порядку.

2.6. Контрольні документи, строки виконання яких не встановлено законодавчими актами та в яких не зазначено конкретних строків чи термінів виконання, повинні бути опрацьовані протягом 30-ти календарних днів.

2.7. Контрольні документи, що надійшли з органів влади вищого рівня з позначкою "Терміново", виконуються протягом 7-ми робочих днів від дати їх підписання (затвердження), інші з такою позначкою - протягом 7-ми робочих днів від дати надходження. Контрольні документи з позначкою "Негайно" чи "Невідкладно" - аналогічно протягом 3-х календарних днів.

Телеграми, у яких порушуються питання , що потребують негайного вирішення, виконуються протягом 2-х днів, решта - протягом 10 днів.

2.8. Доповідь керівництву на виконання доручень з позначками "Терміново доповісти" чи "Терміново переговорити" повинна бути здійснена протягом 2-х календарних днів, а з позначками "Доповісти", "Доповісти особисто", "Переговорити" - протягом 4-х календарних днів, про що особа, яка надала такі доручення, вчиняє напис на оригіналі доручення.

2.9. Термін виконання контрольного документа може бути змінений лише посадовою особою, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадовою особою, що її заміщує.

2.10. Контрольні документи, які потребують періодичного виконання, після виконання за першим терміном можуть бути передані для здійснення подальшого контролю до відповідних структурних підрозділів Держмитслужби з позначкою про це в контрольній картці.

2.11. У разі потреби, строки виконання контрольних документів можуть бути продовжені на аргументоване прохання виконавця, яке подається відповідно до вимог Порядку підготовки документів про перенесення строків виконання актів, доручень Президента України, рішень і доручень Кабінету Міністрів України структурними підрозділами Державної митної служби України, затвердженого наказом Держмитслужби від 08.08.2003 N 540.

3.1. Контроль за виконанням контрольних документів включає такі етапи:

- поставлення документів на контроль;

- своєчасне передання документів виконавцям;

- моніторинг ходу виконання документів;

- інформування керівництва про хід виконання документів;

- подання проектів відповідей на підпис керівництву Держмитслужби;

- зняття документів з контролю;

- облік та узагальнення результатів контролю.

3.2. Прийняття, реєстрація, розгляд керівництвом Держмитслужби, поставлення документів на контроль та передання їх виконавцям здійснюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.2002 N 747 (v0747342-02) , розділу IV "Організація роботи з документами" Регламенту Державної митної служби України, затвердженого наказом Держмитслужби від 22.10.2007 N 879 (v0879342-07) , та Порядку проходження документів, адресованих керівництву Держмитслужби України, затвердженого наказом Держмитслужби від 18.08.2008 N 910.

3.3. Поставлення документів на контроль та контроль за їх виконанням здійснюються із застосуванням персонального комп'ютера з використанням програмно-інформаційного комплексу "Канцелярія".

3.4. Термін виконання контрольного документа визначається посадовими особами загального відділу Управління справами після розгляду керівництвом Держмитслужби документа залежно від резолюції до нього. Контрольний термін надання відповіді на звернення громадян визначається посадовими особами відділу листів і організації прийому громадян Управління справами. Після цього контрольні документи передаються до структурних підрозділів Держмитслужби для виконання.

3.5. Строк виконання контрольного документа триває до повного виконання вимог, зазначених у дорученні до нього.

3.6. Посадова особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі Держмитслужби, отримує кореспонденцію в загальному відділі Управління справами та після її обліку й розгляду керівником структурного підрозділу передає контрольний документ виконавцю.

3.7. Контрольний документ повинен передаватися безпосередньому виконавцю протягом одного робочого дня з моменту його надходження до структурного підрозділу Держмитслужби.

3.8. Головний виконавець зобов'язаний організувати належне виконання контрольного документа іншими, визначеними резолюцією керівництва виконавцями, а також узагальнити надані ними матеріали та підготувати відповідний документ (доповідну чи службову записку керівництву Держмитслужби, лист-відповідь кореспонденту).

Підрозділи, посадові особи, яких визначено як співвиконавців, надають пропозиції (відповідні матеріали, інформацію тощо) головному виконавцю не пізніше ніж за три дні до завершення строку виконання контрольного документа (якщо документ потребує термінового виконання - то в першу чергу).

Відповідальність за своєчасне та якісне виконання документа однаковою мірою несуть, у межах компетенції, усі підрозділи (посадові особи), зазначені в резолюції керівництва Держмитслужби.

3.9. Якщо керівнику структурного підрозділу Держмитслужби для організації виконання контрольного документа потрібно залучити інший структурний підрозділ Держмитслужби (спеціалізовану митну установу чи організацію, регіональну митницю, митницю) або отримати інформацію від нього, він надсилає відповідний запит, у якому визначає форму, обсяги й строк надання інформації, та здійснює контроль за вчасним отриманням відповіді на нього.

3.10. У разі потреби, переадресування контрольних документів від одного структурного підрозділу Держмитслужби до іншого здійснюється через загальний відділ Управління справами за домовленістю між їх керівниками, а в разі недосягнення згоди - за рішенням посадової особи, яка наклала первинну резолюцію. При цьому передача здійснюється не пізніше 2 днів з моменту отримання контрольного документа, а для термінового документа - у день його надходження.

3.11. Розгляд та візування проектів відповідей здійснюються керівниками структурних підрозділів Держмитслужби - співвиконавцями протягом робочого дня з моменту подання на розгляд або першочергово - у разі, якщо документ має позначку "Терміново", "Невідкладно" чи "Негайно".

3.12. Проекти відповідей на контрольні документи, що перебувають на контролі в органах влади вищого рівня, подаються на підпис керівництву Держмитслужби, як правило, за три дні до завершення строку їх виконання.

4.1. Контрольний документ уважається виконаним лише тоді, коли порушені в ньому питання повністю вирішено й кореспонденту надано відповідь по суті.

4.2. Зняття з контролю контрольних документів здійснюється на підставі поданих до сектору контролю Управління справами матеріалів чи інформації, які свідчать про виконання документа.

4.3. Документ уважається знятим з контролю після внесення відповідної інформації до реєстраційної картки програмно-інформаційного комплексу "Канцелярія".

4.4. Управлінням справами щоквартально здійснюється аналіз термінів та стану виконання законів України, актів і доручень Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, запитів і звернень народних депутатів України, наказів Держмитслужби, розпоряджень і доручень її керівництва та готується відповідна аналітична довідка з висновками та пропозиціями щодо усунення недоліків та вдосконалення організації контролю, яка розсилається заступникам Голови Служби, керівникам структурних підрозділів Держмитслужби й спеціалізованих митних установ.

Додаток

до Порядку організації

та здійснення контролю

за виконанням документів

у Державній митній службі

України