Юридический Харьков плюс - втрата чинності (наказ від 26.03.2008 N 71 /v0071351-08/) від 26.03.2008 N v0054351-07 c11de0a5ebf5808c244d7a24f3740d68-2

З метою подальшого удосконалення роботи центрального апарату Головного управління державної служби України та територіальних органів, а також зміни структури центрального апарату Головдержслужби, затвердженої наказом Головдержслужби України від 30 січня 2007 року N 24, НАКАЗУЮ:

1. Наказ Головдержслужби України від 13 березня 2006 року N 72 (v0072351-06) "Про затвердження Тимчасового регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів" вважати таким, що втратив чинність.

2. Затвердити Регламент Головного управління державної служби України та його територіальних органів (далі - Регламент).

3. Першому заступнику, заступникам Начальника Головдержслужби України, керівникам структурних підрозділів, керівникам територіальних органів забезпечити неухильне виконання вимог Регламенту.

4. Управлінню організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю (Грек В.В.) ознайомити з цим наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України, директора Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, директора департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби та територіальних органів.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби України Борсука М.О.

РЕГЛАМЕНТ

Головного управління державної служби України та його територіальних органів

I. ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА

1. Загальні положення

1.1. Регламент Головного управління державної служби України (далі - Головдержслужба України) та його територіальних органів є відомчим нормативним актом, який визначає організаційні засади діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів відповідно до покладених повноважень.

1.2. Головдержслужба України є центральним органом виконавчої влади зі спеціальним статусом, підконтрольним і підзвітним Президентові України, що забезпечує проведення єдиної державної політики у сфері державної служби та функціональне управління державною службою.

1.3. Діяльність Головдержслужби спрямовується і координується через Міністра Кабінету Міністрів України.

1.4. Головдержслужба України у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) , Законом України "Про державну службу" (3723-12) , іншими законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, Положенням про Головне управління державної служби України (1272/99) та цим Регламентом.

1.5. Головдержслужба України здійснює свої повноваження безпосередньо та через утворені в установленому порядку управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (територіальні органи).

1.6. Територіальні органи підзвітні та підконтрольні Головдержслужбі України.

1.7. Територіальні органи у своїй діяльності керуються Конституцією (254к/96-ВР) , законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Положенням про Головне управління державної служби України (1272/99) , його наказами, а також положеннями про територіальні органи та цим Регламентом.

1.8. Головдержслужба України забезпечує процес управлінської діяльності відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ ISO 9001:2001 шляхом планування своєї роботи, її організації та контролю за виконанням завдань, визначених Положенням про Головне управління державної служби України, затвердженим Указом Президента України від 2 жовтня 1999 року N 1272/99 (1272/99) .

1.9. Діяльність територіальних органів визначена положеннями, розробленими відповідно до Типового положення про управління державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2004 року N 842 (842-2004-п) (зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 5 квітня 2006 року N 457 (457-2006-п) .

1.10. Головдержслужба України в межах визначених повноважень видає накази, організовує та контролює їх виконання.

1.11. Головдержслужбу України очолює Начальник Головдержслужби України, призначення та звільнення якого здійснюється в установленому законодавством порядку.

1.12. Начальник Головдержслужби України має першого заступника та заступників, які призначаються на посаду та звільняються з посади відповідно до законодавства.

1.13. Розподіл обов'язків між Начальником Головдержслужби України, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України затверджується наказом Головдержслужби України.

1.14. Призначення та звільнення з посад працівників центрального апарату Головдержслужби України здійснюється відповідно до наказу Головдержслужби України.

1.15. Структуру центрального апарату Головдержслужби України затверджує Начальник Головдержслужби України відповідно до Положення про Головне управління державної служби України, затвердженого Указом Президента України від 2 жовтня 1999 року N 1272/99 (1272/99) , та чинного законодавства.

1.16. Гранична чисельність працівників Головдержслужби України затверджується Кабінетом Міністрів України.

1.17. Штатний розпис центрального апарату, кошторис видатків Головдержслужби України затверджує Начальник Головдержслужби України за погодженням з Міністерством фінансів України.

1.18. Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються з першим заступником чи заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю і затверджуються Начальником Головдержслужби України.

1.19. Положення про структурні підрозділи (відділи, сектори) територіальних органів Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником начальника територіального органу, головним спеціалістом - юрисконсультом - і затверджуються начальником територіального органу.

1.20. Посадові обов'язки керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України визначаються в їх положеннях, а працівників - у посадових інструкціях, що розробляються згідно з Довідником типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців (v0065354-99) , відповідно до Порядку підготовки організаційних документів у Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах (v0356351-06) , а також Положень про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України.

1.21. Посадові інструкції працівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України підписуються їх безпосередніми керівниками, керівниками відповідних структурних підрозділів та затверджуються Начальником Головдержслужби, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

1.22. Посадові інструкції працівників департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - департамент) підписуються їх безпосередніми керівниками та затверджуються директором департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - директор департаменту).

1.23. Для погодженого вирішення питань у Головдержслужбі України утворені дорадчі органи: Колегія Головдержслужби України, Громадська рада при Головному управлінні державної служби України, Наукова рада Головдержслужби України, Методично-консультативна рада з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, Комісія з питань погодження продовження терміну перебування на державній службі.

1.24. Головдержслужба України виконує функції робочого органу Координаційної ради з питань державної служби при Президентові України.

1.25. Територіальні органи у межах своїх повноважень видають накази, організовують і контролюють їх виконання.

1.26. Начальник управління державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, області, мм. Києві та Севастополі призначається на посаду та звільняється з посади Начальником Головдержслужби України за погодженням відповідно з Головою Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головою обласної державної адміністрації, Київської, Севастопольської міської держадміністрації.

1.27. Начальник територіального органу має одного заступника, якого за його поданням призначає на посаду та звільняє з посади Начальник Головдержслужби України.

1.28. Розподіл обов'язків між начальником територіального органу, його заступником затверджується відповідним наказом територіального органу.

1.29. Працівники територіальних органів призначаються на посади та звільняються з посад відповідно до наказів територіальних органів.

1.30. Положення, структуру, штатні розписи, чисельність працівників і кошториси видатків територіальних органів затверджує Начальник Головдержслужби України.

1.31. У територіальних органах положення про структурні підрозділи розробляються керівниками їх структурних підрозділів відповідно до положення про територіальні органи, погоджуються із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом і затверджуються начальником територіального органу.

1.32. Посадові обов'язки начальників територіальних органів визначаються в положеннях про територіальні органи, а заступників - у наказах про розподіл обов'язків між начальником та заступником начальника територіального органу.

1.33. Посадові обов'язки інших працівників територіальних органів визначаються в посадових інструкціях, підписаних їх безпосередніми керівниками та затверджених начальниками територіальних органів.

1.34. Робота Головдержслужби України та її територіальних органів є відкритою і гласною за винятком питань, які становлять державну і службову таємницю.

1.35. Інформація про діяльність Головдержслужби України та територіальних органів надається громадянам, представникам засобів масової інформації тощо, виходячи з положень законів України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , "Про інформацію" (2657-12) , "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні" (2782-12) , "Про телебачення і радіомовлення" (3759-12) , "Про видавничу справу" (318/97-ВР) та інших актів законодавства.

1.36. Питання, що стосуються режимно-секретної діяльності, вирішуються відповідно до вимог Закону України "Про державну таємницю" (3855-12) , Порядку організації режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року N 1561-12, та інших нормативно-правових актів з питань забезпечення режиму секретності.

1.37. Відповідно до законів України "Про державну службу" (3723-12) , "Про боротьбу з корупцією" (356/95-ВР) та Загальних правил поведінки державного службовця (z0783-00) кожен працівник Головдержслужби України та територіальних органів має дотримуватися основних принципів державної служби та етики поведінки державного службовця, не припускатися дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам держави чи негативно вплинути на репутацію державного службовця.

2. Робота колегіальних органів

2.1. Координаційна рада з питань державної служби при Президентові України

Координаційна рада з питань державної служби при Президентові України (далі - Рада) є постійно діючим консультативно-дорадчим органом.

Діяльність Ради регламентується Положенням про Координаційну раду з питань державної служби при Президентові України (473/2000) , затвердженим Указом Президента України.

Організаційною формою роботи Ради є засідання, які проводяться в міру потреби, але не рідше ніж один раз на півріччя.

Засідання є правомочним, якщо на ньому присутні не менше половини членів Ради. Головує на засіданнях голова Ради або за його дорученням один із заступників голови. Питання, що потребують оперативного вирішення, можуть розглядатися шляхом опитування членів Ради та оформлятися в установленому порядку.

Рішення Ради оформляються у вигляді протоколів, рекомендацій, які підписує головуючий на засіданні. Рішення та рекомендації Ради є обов'язковими для розгляду центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, державними підприємствами, установами і організаціями. Персональний склад Ради затверджує Президент України за поданням голови Ради. Рада систематично інформує громадськість про свою діяльність і прийняті рішення. Опрацювання та підготовка матеріалів до засідання Ради в Головдержслужбі України здійснюється під керівництвом першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України, за розподілом обов'язків, управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю та іншими структурними підрозділами Головдержслужби України відповідно до компетенції та питань, що розглядаються.

2.2. Колегія Головдержслужби України

Колегія Головдержслужби України (далі - Колегія) є постійним дорадчим органом, створеним для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції Головдержслужби України та її територіальних органів, обговорення найважливіших напрямів їх поточної та перспективної діяльності.

У своїй роботі Колегія керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Загальним положенням про колегію центрального органу виконавчої влади і місцевої державної адміністрації (1569-2003-п) , затвердженим постановою Кабінету Міністрів України, Положенням про колегію Головдержслужби України, затвердженим наказом Головдержслужби України, Регламентом підготовки та проведення засідань колегії Головдержслужби України (v0004351-06) та іншими нормативно-правовими актами.

Рішення про утворення Колегії приймається Начальником Головдержслужби України.

До складу Колегії входять:

Начальник Головдержслужби України (Голова Колегії), перший заступник та заступники Начальника Головдержслужби України (за посадою), директор департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування, директор Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, а також за згодою представники відповідних комітетів Верховної Ради України, органів державної влади, установ, громадських організацій, науковці та інші особи;

у разі потреби - інші керівні працівники Головдержслужби України, начальники територіальних органів Головдержслужби України.

Персональний склад Колегії затверджується Начальником Головдержслужби України.

Організаційне забезпечення роботи Колегії покладається на управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Центр сприяння інституційному розвитку державної служби та територіальні органи надають пропозиції Головдержслужбі України щодо розгляду проблемних питань на засіданнях Колегії.

Організаційною формою роботи Колегії є засідання, які проводяться в міру потреби, але не рідше одного разу на місяць.

За ініціативою Голови Колегії можуть проводитись позапланові (позачергові) засідання Колегії.

У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання Колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.

Дата, час, місце проведення та проект порядку денного засідання Колегії визначаються головою Колегії.

Матеріали розширеного засідання Колегії обов'язково видаються та публікуються у засобах масової інформації.

Термін видання та опублікування матеріалів визначає Начальник Головдержслужби України.

Відповідальним за видання та опублікування матеріалів розширеного засідання Колегії є Центр сприяння інституційному розвитку державної служби.

Засідання Колегії проводить Голова Колегії, а в разі його відсутності - особа, на яку покладено виконання його обов'язків.

Члени Колегії беруть участь у засіданнях особисто, без права заміни.

Засідання Колегії проводяться в разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості її членів.

Рішення Колегії приймаються відкритим голосуванням і вважаються прийнятими, якщо за них проголосувало більше половини присутніх на засіданні членів Колегії.

За рішенням головуючого може застосовуватись процедура таємного голосування.

Контроль за виконанням рішень Колегії здійснює відділ контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Головдержслужба України з метою ефективного забезпечення реалізації своїх повноважень, координації дій територіальних органів під час виконання доручень органів державної влади, запитів і звернень народних депутатів України, а також для вирішення оперативних питань може утворювати дорадчі та консультативні органи (комітети, комісії, робочі групи тощо).

2.3. Громадська рада при Головному управлінні державної служби України

Громадська рада при Головному управлінню державної служби України (далі - Громадська рада) - це постійно діючий дорадчий орган Головдержслужби України, головним завданням якого є сприяння реформуванню та розвитку державної служби.

Громадська рада утворена з метою участі громадськості в процесах підготовки рішень у сфері державної служби, врахування громадської думки у процесі підготовки та організації виконання рішень Головдержслужби України.

У своїй діяльності Громадська рада керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Порядком проведення консультацій з громадськістю з питань формування та реалізації державної політики, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15 жовтня 2004 року N 1378 (1378-2004-п) , рішеннями Головдержслужби України з питань формування та реалізації державної політики в сфері державної служби, а також відповідним Положенням.

Громадська рада здійснює свою діяльність на основі добровільності, рівноправності та відкритості.

Громадську раду очолює Голова, який обирається членами Колегії з її складу строком на два роки.

Голова Громадської ради обирається на її засіданні відкритим голосуванням, яке проводиться в порядку надходження пропозицій.

Кандидат вважається обраним на посаду Голови Громадської ради, якщо за нього проголосувало не менше двох третин присутніх на засіданні членів Громадської ради, але не менше половини її складу.

Голова Громадської ради має заступників, які обираються на засіданні Громадської колегії за поданням Голови Колегії відкритим голосуванням простою більшістю голосів.

Кількість заступників Голови Громадської ради встановлюється її рішенням за поданням Голови.

Загальне керівництво Громадською радою здійснюється головою, а в разі його відсутності - заступником голови.

Організаційною формою роботи Громадської ради є засідання, що проводяться за необхідності, але не рідше, ніж один раз на півріччя.

Засідання Громадської ради проводиться відповідно до річного плану роботи.

Рішення Громадської ради, прийняті в межах її компетенції, мають рекомендаційний характер.

За результатами кожного засідання Громадської ради складається протокол, який підписує голова Громадської ради.

Координація діяльності Громадської ради та змістовне наповнення її засідань здійснюється управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головдержслужби України.

Організаційні заходи щодо проведення засідань здійснюються управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю.

Матеріально-технічне забезпечення засідання здійснюється управлінням справами Головдержслужби України.

Громадська рада припиняє діяльність у разі письмової відмови брати участь у засіданнях Громадської ради двох третин від кількості її членів, саморозпуску або згідно з наказом Головдержслужби України.

2.4. Наукова рада Головдержслужби України

Наукова рада Головдержслужби України (далі - Рада) є консультативно-дорадчим органом, що утворюється при Головному управлінні державної служби України для обговорення наукових, методичних та інших проблем розвитку державної служби та служби в органах місцевого самоврядування з числа провідних учених і фахівців.

Діяльність Ради здійснюється відповідно до Положення про Наукову раду при Головному управлінні державної служби України та її персональний склад (v0311351-05) , затвердженого наказом Головдержслужби України.

До складу Ради входять:

Голова, заступник голови, відповідальний секретар, члени ради, які затверджуються наказом Головдержслужби України.

Рада сприяє координації дій центральних і місцевих органів виконавчої влади, наукових установ та навчальних закладів з питань проведення наукових досліджень, розроблення концептуальних положень розвитку системи державної служби та її кадрового забезпечення.

Рада погоджує перспективні напрями розроблення концептуальних положень розвитку системи державної служби та її кадрового забезпечення, науково-дослідних робіт із проблем державної служби.

До участі в засіданнях Рада може запрошувати провідних фахівців наукової галузі "Державне управління" та сфери державної служби України, Національної академії державного управління при Президентові України, Національної академії наук України, органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

Засідання Ради проводяться не рідше двох разів на рік.

У разі необхідності за рішенням голови Ради та його заступників можуть бути скликані позачергові засідання.

Рішення Ради доводяться до відома та рекомендуються для розгляду і врахування в роботі центральним і місцевим органам державної влади, органам місцевого самоврядування, державним підприємствам, установам, організаціям, навчальним закладам, науковим установам, управлінням державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

2.5. Методично-консультативна рада з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування

Методично-консультативна рада з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування (далі - МКР) є консультативно-дорадчим органом, що створений Головним управлінням державної служби України з метою сприяння організації надання методичної допомоги структурним підрозділам та територіальним органам Головдержслужби України.

У своїй діяльності МКР керується Конституцією України (254к/96-ВР) , законами України, нормативно-правовими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Головдержслужби України щодо діяльності органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, а також Положенням про МКР, затвердженим наказом Головдержслужби.

Склад МКР затверджує Начальник Головдержслужби, за пропозиціями структурних підрозділів і територіальних органів Головдержслужби України.

До роботи МКР залучаються фахівці структурних підрозділів, територіальних органів та фахівці установ, міністерств, інших центральних органів, органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування за їх згодою.

Очолює МКР голова, до повноважень якого належать організація роботи МКР, проведення засідань, контроль за виконанням покладених на МКР раду завдань та щорічний звіт про її роботу.

За рішенням МКР обирається з її членів секретар, який веде протоколи засідання та діловодство МКР, а також може бути обраний заступник голови МКР, який у разі відсутності голови виконує його обов'язки.

Для участі в засіданнях МКР можуть запрошуватися працівники структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби України.

МКР проводить засідання, якщо на ньому присутні більше половини її складу.

Рішення МКР носять рекомендаційний характер і впроваджуються для використання в роботі дорученнями чи наказами Начальника Головдержслужби.

Робота МКР проводиться за річними планами, які формуються на підставі пропозицій структурних підрозділів і територіальних органів Головдержслужби та затверджуються Начальником Головдержслужби.

Основною формою діяльності МКР є засідання, які проводяться один раз на квартал. У разі необхідності можуть бути проведені позапланові засідання.

На засіданнях МКР ведеться протокол, що підписується головою і секретарем. Діловодство МКР зберігається в Головдержслужбі України.

2.6. Комісія з питань погодження продовження терміну перебування на державній службі

З метою забезпечення гласності та прозорості, підвищення об'єктивності при розгляді подань щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державних службовців наказом Головдержслужби України утворено відповідну Комісію.

До складу Комісії входять представники Секретаріату Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України та Головдержслужби України.

Очолює Комісію Начальник Головдержслужби України.

Комісія здійснює свою роботу відповідно до Порядку розгляду зазначених подань, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України, та цього Регламенту.

Висновки Комісії оформляються протоколом.

Результати розгляду подань щодо продовження терміну перебування на державній службі надсилаються департаментом персоналу державних органів та місцевого самоврядування територіальним органам для ознайомлення.

Організаційне забезпечення роботи Комісії покладається на департамент персоналу державних органів та місцевого самоврядування (далі - департамент) і управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Аналіз розгляду подань щодо погодження продовження терміну перебування на державній службі державним службовцям центральних та місцевих органів виконавчої влади здійснюється щорічно до 10 січня департаментом.

Про результати проведеного аналізу департамент інформує Кабінет Міністрів України та Секретаріат Президента України.

3. Планування роботи

3.1. Загальні положення щодо планування

Планування роботи здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів для спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.

Головдержслужба України здійснює свою роботу відповідно до Стратегічного та поточних планів (на рік, квартал).

Територіальні органи планують свою діяльність на рік, квартал та місяць відповідно до Стратегічного плану діяльності Головдержслужби України і Типового плану роботи на рік, затвердженого наказом Головдержслужби від 13 листопада 2006 року N 374.

Під час розроблення Стратегічного плану діяльності Головдержслужби України та поточних планів за наказом Головдержслужби України може бути утворена робоча група з представників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України.

Організаційне забезпечення розроблення стратегічного та поточних планів Головдержслужби України, а також діяльності робочої групи здійснює управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

3.2. Стратегічне планування

Стратегічне планування - це системний процес, за допомогою якого Головдержслужба України прогнозує і планує свою діяльність на майбутнє.

Стратегічний план розробляється за такою орієнтовною структурою:

концепція стратегічного плану як загальна технологічна ідея організації функціонування та діяльності Головдержслужби України, з урахуванням наявних можливостей і прогнозованих результатів виконання покладених на неї завдань;

бачення майбутнього та місія Головдержслужби України;

стратегічні цілі діяльності Головдержслужби України та критерії їх досягнення;

завдання та програми, які детально розкриватимуть, що буде зроблено для досягнення стратегічних цілей у кожному плановому році;

етапи та ресурсне забезпечення виконання стратегічного плану:

а) план фінансового забезпечення (прогноз основних показників бюджету на виконання програм розвитку, заходів щодо виконання завдань у визначеній сфері діяльності тощо);

б) план кадрового забезпечення (добір і комплектування кадрів, систематичне підвищення їх кваліфікації);

в) план матеріально-технічного забезпечення (планування заходів щодо зміцнення матеріально-технічної бази структурних підрозділів, з урахуванням обсягів їх повноважень з реалізації стратегічного плану);

г) організаційно-технологічне забезпечення (розподіл функцій між структурними підрозділами, формування плану заходів, графіків роботи, організація та координація виконання плану і періодичне підведення підсумків з метою визначення результативності цієї роботи).

Стратегічний план розбивається на етапи терміном до року, що обумовлено бюджетним процесом.

Стратегічний план розробляється на підставі основних пріоритетних напрямів роботи Головдержслужби України, визначених Начальником Головдержслужби України, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до специфіки діяльності).

Стратегічний план роботи Головдержслужби України складається управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю під час складання проекту бюджету на наступний рік, на підставі пропозицій структурних підрозділів, погоджених із першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).

Заходи стратегічних планів повинні відповідати напрямам роботи, зазначеним у паспортах бюджетних програм, відповідальним виконавцем яких є Головдержслужба України, а результативні показники планів - результативним показникам відповідних бюджетних програм.

У стратегічному плані визначаються:

- перелік завдань (робіт) на наступний рік, а також перелік продуктів, що мають бути виготовлені у наступному році;

- відповідальні за виконання робіт;

- терміни виконання робіт, проведення оцінки та звітності;

- результативні показники виконання плану;

- необхідне фінансування та етапи фінансування.

Перелік завдань (робіт) та продуктів на наступний рік визначається відповідно до функціональних обов'язків Головдержслужби України та територіальних органів і включає, зокрема, але не виключно:

- перелік проектів нормативно-правових актів, які розроблятимуться наступного року;

- перелік нарад, семінарів, інших організаційних заходів;

- заходи з відбору та професійного навчання персоналу;

- заходи щодо організації контрольної роботи;

- міжнародні зв'язки.

Проект Стратегічного плану виноситься на розгляд керівництву не пізніше ніж за квартал до закінчення трирічного терміну дії чинного стратегічного плану.

Після прийняття Закону України про Державний бюджет України на відповідний рік стратегічний план у двотижневий термін коригується, затверджується наказом Головдержслужби України, доводиться до усіх працівників та розміщується на офіційному веб-сайті.

3.3. Поточне планування

Робота структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України здійснюється за квартальними планами, які затверджуються першим заступником, заступниками Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків) (додаток 1).

Квартальні плани роботи департаменту персоналу державних органів та місцевого самоврядування затверджуються директором департаменту.

Планування роботи територіальних органів здійснюється відповідно до Типового плану роботи управлінь державної служби Головдержслужби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі за річними, квартальними та місячними планами (додаток 2).

Річні плани роботи територіальних органів затверджуються Начальником Головдержслужби України за погодженням з директором департаменту.

Квартальні та місячні плани роботи територіальних органів затверджуються начальниками територіальних органів.

Процес поточного планування повинен бути узгоджений у часі зі стратегічним планом.

Поточні плани складаються з метою забезпечення:

- визначення переліку основних заходів щодо виконання завдань стратегічного плану;

- розподілу робіт у часі;

- розподілу робіт серед виконавців;

- розподілу ресурсів;

- контролю за виконанням поточного плану.

4. Звітування про діяльність

За результатами виконання Головдержслужбою України та її територіальними органами заходів, передбачених актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, Стратегічним планом діяльності, та на основі аналізу запланованих результативних показників щороку Головдержслужбою України та територіальними органами готується Звіт про підсумки діяльності Головного управління державної служби України.

Щорічно до 12 березня управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю узагальнюються матеріали, подані до 5 березня структурними підрозділами центрального апарату Головдержслужби України та департаментом.

Структурні підрозділи Головдержслужби до 5 березня подають інформаційно-аналітичному управлінню проекти додатків для виготовлення презентаційних матеріалів до Звіту.

Інформаційно-аналітичне управління подає статистичні дані до 10 березня.

Складений проект Звіту розглядається та затверджується Начальником Головдержслужби України і передається до управління справами для видання.

Звіт друкується у засобах масової інформації та розміщується на веб-сайті Головдержслужби України.

Центр сприяння інституційному розвитку державної служби щорічно до 20 лютого готує публічну доповідь про діяльність Головдержслужби України з метою забезпечення її друку до 1 березня. Для підготовки цієї доповіді структурні підрозділи Головдержслужби надають всі необхідні матеріали в межах повноважень щорічно до 25 січня Центру сприяння інституційному розвитку державної служби.

Головдержслужба України та територіальні органи складають звіти про виконання квартальних планів роботи та оприлюднюють їх у засобах масової інформації.

Звітування про діяльність територіальні органи Головдержслужби України здійснюють відповідно до визначених форм звітності (додаток 3) методикою процесу "Координація діяльності територіальних органів Головдержслужби".

Узагальнену інформацію щодо квартальної та річної звітності територіальні органи подають відповідним структурним підрозділам Головдержслужби за формами і в терміни, визначені Типовим планом роботи, затвердженим наказом Головдержслужби, а також методикою процесу "Координація діяльності територіальних органів". Структурні підрозділи узагальнюють звітну інформацію територіальних органів та подають її на розгляд Начальнику Головдержслужби.

5. Управління персоналом та проходження державної служби в центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах

5.1. Загальні положення

Організацію роботи з кадрами в центральному апараті Головдержслужби України здійснює сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи відповідно до Положення про сектор кадрової роботи, затвердженого Начальником Головдержслужби України та розробленого згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року N 912 (912-96-п) "Про затвердження Типового положення по кадрову службу органу виконавчої влади".

У територіальних органах роботу з кадрами здійснює працівник, на якого покладено виконання цих обов'язків.

Сектор кадрової роботи складає річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, розстановки, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

Територіальні органи складають річні плани роботи з кадрами, що затверджуються начальником територіального органу за погодженням з директором департаменту.

Право на державну службу в Головдержслужбі України та територіальних органах мають громадяни України незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової і національної приналежності, статі, політичних поглядів, релігійних переконань, місця проживання, які одержали відповідну освіту і професійну підготовку та пройшли в установленому порядку конкурсний відбір або іншу процедуру, передбачену чинним законодавством.

Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.

Прийняття на роботу технічних працівників здійснюється відповідно до законодавства про працю.

На кожного працівника, прийнятого на роботу, оформляється особова справа.

Відповідальність за ведення кадрової роботи покладається на сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, в територіальних органах - на головного спеціаліста, відповідального за ведення кадрової роботи.

5.2. Прийняття на державну службу

Прийняття осіб на роботу до Головдержслужби України та територіальних органів і їх звільнення здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України (322-08) та Закону України "Про державну службу" (3723-12) .

Начальники територіальних органів та їх заступники призначаються та звільняються з посад відповідно до Положення про Головне управління державної служби України, затвердженого Указом Президента України від 2 жовтня 1999 року N 1272/99 (1272/99) , та відповідно до Типового положення про управління державної служби в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (842-2004-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

Прийняття кандидатів на державну службу до центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів здійснюється відповідно до Закону України "Про державну службу" (3723-12) на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад у центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах регулюється Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N 169 (169-2002-п) .

Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців у центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах наказом Головдержслужби України та відповідно наказом територіального органу утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Очолюють конкурсні комісії в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України заступник Начальника Головдержслужби України та заступники начальників територіальних органів.

Засідання конкурсної комісії оформляється протоколом, який підписується всіма присутніми на засіданні членами комісії і подається керівнику.

Кожний член комісії може додати до протоколу свою окрему думку.

Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник на підставі пропозицій конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.

При прийнятті осіб на державну службу рішенням керівника може встановлюватись випробувальний термін до шести місяців.

При негативному результаті випробування особа звільняється з роботи відповідно до законодавства про працю.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажування терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.

Особи, які вперше приймаються на державну службу, урочисто на зібранні колективу приймають Присягу державного службовця (3723-12) .

5.3. Присвоєння рангів

Присвоєння рангів працівникам центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів здійснюється відповідно до статті 26 Закону України "Про державну службу" (3723-12) та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 червня 1996 р. N 658 (658-96-п) .

Начальнику Головдержслужби України, посада якого відноситься до першої категорії, ранги присвоюються Президентом України, першому заступнику та заступникам Начальника Головдержслужби України, директору департаменту, посади яких відносяться до другої категорії, - Кабінетом Міністрів України.

Ранги працівникам центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органів присвоюються одночасно з прийняттям їх на державну службу або з призначенням на вищу посаду.

Особам, які вперше зараховані на державну службу, присвоюється, як правило, найнижчий ранг, в межах відповідної категорії посад.

Черговий ранг працівникам центрального апарату Головдержслужби України присвоюється через два роки після присвоєння відповідного рангу Начальником Головдержслужби України за поданням безпосередніх керівників структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, погодженим із першим заступником або заступниками Начальника Головдержслужби України відповідно до розподілу обов'язків.

Черговий ранг працівникам територіальних органів присвоюється через два роки начальником територіального органу.

Черговий ранг начальникам територіальних органів та їх заступникам присвоюється Начальником Головдержслужби України.

Подання на присвоєння рангу начальникам територіальних органів готується директором департаменту, заступникам начальників територіальних органів - начальниками територіальних органів за погодженням з директором департаменту.

За виконання особливо відповідальних завдань працівникам може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.

Черговий ранг не може бути присвоєно працівнику, до якого протягом року застосовувалися дисциплінарні стягнення, а також у період проведення службового розслідування.

Затримка у присвоєнні чергового рангу до одного року може застосовуватися до працівника як захід дисциплінарного впливу.

Особам, які призначені на посади державних службовців з випробувальним терміном, ранг державного службовця присвоюється після успішного проходження випробувального терміну.

5.4. Формування кадрового резерву

Кадровий резерв у центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах формується відповідно до Положення про формування кадрового резерву для державної служби (199-2001-п) , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

Пропозиції щодо кандидатур для зарахування до кадрового резерву на керівні посади Начальника Головдержслужби України, першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України та директора департаменту, посади яких відносяться відповідно до першої - другої категорій, призначення на які здійснює Президент України та Кабінет Міністрів України, вносяться на затвердження сектором кадрової роботи до 1 лютого кожного року на розгляд Національної ради з питань державного управління та місцевого самоврядування.

Начальники територіальних органів вносять пропозиції щодо кандидатур для зарахування до кадрового резерву на посади начальників і заступників начальників територіальних органів Головдержслужби України до 1 грудня кожного року на розгляд та погодження до департаменту.

Погоджені пропозиції щодо кандидатур для зарахування до кадрового резерву на посади начальників та заступників начальників територіальних органів передаються до сектору кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи для підготовки відповідного проекту наказу.

До кадрового резерву Головдержслужби України та територіальних органів зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків, виявляють ініціативу, володіють навиками роботи на комп'ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання посадових обов'язків.

Зарахування до кадрового резерву в центральному апараті Головдержслужби України затверджується наказом Головдержслужби України.

У територіальних органах кадровий резерв затверджується начальником територіального органу за погодженням з директором департаменту.

5.5. Порядок надання відпусток

Порядок надання відпусток працівникам регламентується законами України "Про відпустки" (504/96-ВР) та "Про державну службу" (3723-12) .

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються в центральному апараті Головдержслужби України Начальником Головдержслужби України, в територіальних органах - начальниками цих органів за погодженням з профспілковою групою територіальних органів (при її відсутності - Радою трудового колективу), не пізніше 1 січня нового року і доводиться до відома всіх працівників.

Згідно з наказом Головдержслужби України, відповідно - територіального органу, у разі службової необхідності, за рішенням керівника або особи, яка виконує його обов'язки, працівники можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки (відповідно до статті 20 Закону України "Про державну службу" (3723-12) ).

Частина невикористаної відпустки, що залишилась, надається працівнику в будь-який інший час поточного року або приєднується до щорічної відпустки в наступному році на підставі відповідного наказу.

Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

У територіальних органах контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов'язаних з відпустками, здійснює відповідальний працівник, на якого покладені ці обов'язки.

5.6. Оцінка діяльності персоналу

З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців та відповідальності за доручену справу відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року N 1922 (1922-2000-п) "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців" та наказу Головдержслужби "Про проведення атестації державних службовців" (v0201351-04) один раз на три роки в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України проводиться атестація державних службовців.

Особливості проведення атестації Начальника, першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України та директора департаменту, посади яких віднесені до першої та другої категорій, визначаються органами, що призначають їх на посаду.

Під час атестації оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні службових обов'язків, визначених у посадових інструкціях.

У період між атестаціями в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків, відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (z1063-03) , затвердженого наказом Головдержслужби України.

Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівниками під час проведення планомірної ротації кадрів на окремих посадах.

5.7. Професійне навчання персоналу

Порядок підготовки та підвищення кваліфікації персоналу в центральному апараті та територіальних органах Головдержслужби України регламентується Указом Президента України від 30 травня 1995 року N 398/95 (398/95) "Про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців", постановами Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1997 року N 167 (167-97-п) "Про затвердження Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і Положення про єдиний порядок підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації керівників державних підприємств, установ і організацій" та іншими нормативно-правовими актами.

Організацію та координацію процесу перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу здійснює сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

Пропозиції на підвищення кваліфікації начальників територіальних органів та їх заступників надаються Начальнику Головдержслужби за погодженням з директором департаменту.

Працівники територіальних органів проходять стажування, навчання та підвищення кваліфікації відповідно до графіку і галузевого напрямку.

У структурних підрозділах центрального апарату та територіальних органах Головдержслужби України щомісячно проводяться внутрішні навчання. Результати навчання фіксуються у відповідному журналі (додаток 4).

Начальники територіальних органів та структурних підрозділів Головдержслужби затверджують відповідні плани навчань на квартал (додаток 5).

Основними видами підвищення кваліфікації є:

- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців;

- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

- тематичні постійно діючі семінари;

- тематичні короткотермінові семінари;

- стажування в органах, на які поширюється чинність Закону України "Про державну службу" (3723-12) , а також за кордоном.

6. Оформлення відряджень

Залежно від місця призначення відрядження поділяються на відрядження в межах України та відрядження за кордон і здійснюються, як правило, відповідно до плану роботи Головдержслужби України, територіальних органів та доручень вищих органів у межах передбачених на це асигнувань.

Оформлення відряджень працівників здійснюється згідно з чинним законодавством.

У разі направлення працівника у відрядження поза планом керівник структурного підрозділу центрального апарату Головдержслужби України (територіального органу) в службовій записці Начальнику Головдержслужби України або його першому заступнику чи заступнику (начальнику територіального органу) обґрунтовує необхідність такого відрядження.

Службова записка разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження в межах України подається Начальнику Головдержслужби України (начальнику територіального органу) завідувачем сектору кадрової роботи (відповідальним за ведення кадрової роботи в територіальному органі), як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження та обліку працівників, які прибувають та вибувають у відрядження, в секторі кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи ведеться журнал (додаток 6).

Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає про виконання завдань і подає звіт про використання коштів, наданих на відрядження або у підзвіт, який здається до бухгалтерії Головдержслужби України (територіального органу).

7. Розпорядок та внутрішній режим роботи

Відповідно до статті 50 КЗпП України (322-08) тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.

Режим роботи центрального апарату та територіальних органів встановлюється такий:

початок робочого дня о 9-00;

закінчення робочого дня о 18-00, у п'ятницю - о 16-45;

обідня перерва - 45 хвилин (з 13-00 до 13-45).

Напередодні святкових і неробочих днів (стаття 73 КЗпП України (322-08) тривалість роботи працівників (крім працівників, зазначених у статті 51 КЗпП України), скорочується на одну годину.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України та її територіальних органах ведеться журнал обліку робочого часу.

Довідку про вихід на роботу і причини відсутності працівників та табель обліку робочого часу складають відповідальні за здійснення поточного контролю та діловодства.

Для виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить робота Головдержслужби України або територіальних органів, за наказом Головдержслужби України або територіальних органів можливе залучення окремих працівників до служби у вихідні, святкові та неробочі дні, робота за які компенсується відповідно до трудового законодавства.

Перебування працівників структурних підрозділів центрального апарату та територіальних органів із службових питань у робочий час за межами приміщень Головдержслужби України, територіальних органів погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів та територіальних органів.

Керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов'язків).

Керівники територіальних органів повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час директора департаменту.

8. Пропускний режим

З метою уникнення несанкціонованого доступу та перебування у службових приміщеннях Головдержслужби України сторонніх осіб, запобігання передумов для будь-яких надзвичайних подій, а також забезпечення неухильного дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та зміцнення службової дисципліни наказом Головдержслужби України затверджені заходи щодо посилення пропускного режиму та забезпечення внутрішньої безпеки.

Оформлення, видача, використання та повернення електронних перепусток регулюються Порядком.

Оформлення, видача, використання і повернення електронних перепусток та список працівників Головдержслужби України, які мають право замовляти тимчасові та разові електронні перепустки, затверджені наказом Головдержслужби України.

Пропуск через головний вхід (з вул. Прорізної) до службових приміщень Головдержслужби України, а також організацій і установ, які орендують приміщення у Головдержслужби України, здійснюється виключно за електронними перепустками під контролем чергового співробітника спеціалізованої охорони.

У разі відсутності у працівника особистої перепустки питання допуску його на робоче місце вирішує перший заступник або заступник Начальника Головдержслужби України (за розподілом обов'язків) після відповідної доповіді керівника підрозділу або особи, яка його заміщує. При цьому останній негайно повідомляє про такий випадок начальнику інформаційно-аналітичного управління для блокування відсутньої перепустки.

У реєстраційному журналі відвідувачів співробітник охорони здійснює за встановленою формою запис, а також уводить ці дані в комп'ютерну базу.

Без електронної перепустки, за наявності документа, що засвідчує особу, пропуск відвідувачів через пропускний пункт здійснюється тільки за вказівкою Начальника Головдержслужби України або його першого заступника чи заступників.

Начальники територіальних органів та їх заступники, при наявності посвідчення, виданого Головдержслужбою України, мають вільний доступ для входу до приміщення Головдержслужби. Пропуск начальників територіальних органів та їх заступників черговим співробітником спеціалізованої охорони здійснюється після відповідного запису в реєстраційному журналі.

Сектор кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи у триденний термін після підписання наказів про звільнення з роботи працівників, прийняття на роботу та інші кадрові переміщення надає ці відомості інформаційно-аналітичному управлінню для внесення відповідних змін до списків внутрішніх телефонів працівників Головдержслужби України.

У вихідні та святкові дні пропуск працівників Головдержслужби України у службове приміщення здійснюється за списками, затвердженими Начальником Головдержслужби України або особою, яка виконує його обов'язки.

Затверджені списки передаються сектором кадрової роботи управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи охороні.

Відповідальним за організацію в Головдержслужбі України роботи по забезпеченню режиму та внутрішньої безпеки є перший заступник Начальника Головдержслужби України.

9. Порядок проведення Головдержслужбою України та територіальними органами перевірок

З метою встановлення фактичного стану справ щодо дотримання єдиної державної політики у сфері державної служби, підвищення її ефективності, дотримання правових, організаційних, економічних та соціальних умов реалізації громадянами України права на державну службу, а також дотримання вимог Закону України "Про боротьбу з корупцією" (356/95-ВР) Головдержслужбою України та територіальними органами проводяться перевірки органів виконавчої влади.

Права, обов'язки і відповідальність посадових осіб, завдання та порядок проведення перевірок визначаються Положенням, затвердженим наказом Головдержслужби України.

Перевірки дотримання вимог нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих та інших документів, що охоплюють діяльність державних органів, проводяться планово та позапланове.

Позапланові перевірки Головдержслужбою України проводяться за окремим рішенням вищих органів, Начальника Головдержслужби України, територіальними органами - за окремим рішенням начальника територіального органу.

Обов'язковою умовою проведення перевірки є наявність затвердженого Начальником Головдержслужби України (начальника територіального органу) плану.

Проект плану перевірки розробляється структурним підрозділом центрального апарату Головдержслужби України (територіального органу), відповідальним за її проведення, на підставі планів роботи або відповідного рішення Начальника Головдержслужби України (начальника територіального органу).

За результатами перевірки складається довідка, що підписується всіма членами робочої групи з проведення перевірки.

Структурний підрозділ, який був відповідальний за перевірку, здійснює й контролює реалізацію прийнятих рішень та рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків і готує службову записку з пропозиціями щодо зняття питання з контролю.

Матеріали перевірок зберігаються в контрольно-інспекційному управлінні Головдержслужби України та використовуються для підготовки відповідної інформації Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, керівництву Головдержслужби України, а також річних звітів та при наступних перевірках.

Про результати проведених перевірок територіальні органи звітують контрольно-інспекційному управлінню Головдержслужби України.

II. ПРОЦЕДУРНА ЧАСТИНА

1. Нормотворча діяльність

1.1. Загальні положення щодо нормотворчої діяльності Головдержслужби України

Нормотворча діяльність проводиться відповідно до законів України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України, плану законопроектної роботи, що затверджується Кабінетом Міністрів України на кожний поточний рік, щорічної Державної програми економічного і соціального розвитку України та з ініціативи Головдержслужби України.

При проведенні роботи щодо підготовки та подання на розгляд Кабінету Міністрів України проектів законів та інших нормативно-правових актів необхідно керуватись:

- Указом Президента України від 26 листопада 2003 року N 1348/2003 (1348/2003) "Про поліпшення організації законопроектної діяльності";

- Регламентом Верховної Ради України, затвердженим Постановою Верховної Ради України від 16 березня 2006 року N 3547-IV (3547-15) ;

- Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року N 915 (915-2000-п) ;

- Методичними рекомендаціями щодо підготовки обґрунтування проектів регуляторних актів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 6 травня 2000 року N 767 (767-2000-п) ;

- Указом Президента України від 9 лютого 1999 року N 145/99 (145/99) "Про заходи щодо вдосконалення нормотворчої діяльності органів виконавчої влади";

- Правилами підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 року N 870 (870-2005-п) ;

- Методичними рекомендаціями Головного юридичного управління Верховної Ради України "Правила оформлення проектів законів та основні вимоги законодавчої техніки" й іншими нормативно-правовими актами.

Для врахування пропозицій та зауважень всіх заінтересованих суспільних груп під час розробки проектів нормативно-правових актів проводяться громадські консультації.

Проекти нормативно-правових актів, предметом яких є урегулювання питань оплати праці, грошового утримання, пенсійного забезпечення, соціальних та трудових відносин, підлягають погодженню з Міністерством праці та соціальної політики України.

Проекти нормативно-правових актів, якими передбачено витрачання бюджетних коштів, підлягають погодженню з Міністерством фінансів України.

Регуляторні акти потребують погодження з Державним комітетом України з питань регуляторної політики та підприємництва.

Проекти нормативно-правових актів підлягають обов'язковій експертизі Міністерства юстиції України.

1.2. Порядок підготовки проектів нормативно-правових актів

Головним розробником проекту нормативно-правового акта є структурний підрозділ Головдержслужби України, відповідальний за його розробку.

Відповідальність за розробку проекту нормативно-правового акта несе керівник структурного підрозділу, який є головним розробником.

До кожного проекту нормативно-правового акта, який розробляється Головдержслужбою України та в установленому порядку вноситься на розгляд Кабінету Міністрів України, готується відповідний робочий план.

У процесі підготовки проекту головний розробник:

- аналізує стан справ у відповідній сфері правового регулювання та причини, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;

- для обґрунтування необхідності розробки проекту (внесення змін до нормативно-правового акта) складає лист реєстрації невідповідностей відповідно до методики процесу "Моніторинг діяльності та удосконалення";

- готує текст проекту;

- перевіряє відповідність проекту чинному законодавству, а також основним положенням законодавства Європейського Союзу, якщо цей проект є предметом правового регулювання, що належить до сфер, у яких Головдержслужба України є відповідальною за організацію роботи з адаптації законодавства України до законодавства Європейського Союзу;

- проводить консультації з представниками заінтересованих суспільних груп, зовнішніми експертами;

- погоджує проект із співвиконавцями, а якщо є зауваження до проекту, опрацьовує їх та вносить необхідні поправки;

- під час підготовки спільного проекту, що потребує погодження з іншими органами, погоджує проект із цими органами, а якщо є зауваження до проекту, опрацьовує їх та вносить необхідні поправки;

- вживає дієвих заходів для усунення можливих розбіжностей щодо проекту - з цією метою організовує та проводить детальне обговорення варіантів рішень із спірних позицій та оцінок за участю співвиконавців, які мають зауваження до проекту;

- після узгодження зі співвиконавцями подає проект юридичному управлінню для проведення правової експертизи; у разі, якщо у юридичного управління є зауваження до проекту, розглядає їх для прийняття узгодженого рішення, якщо такого рішення не знайдено, проект подається керівництву з викладенням розбіжностей та письмовим висновком юридичного управління.

Співвиконавець опрацьовує положення проекту з питань, що належать до його компетенції:

- у разі відсутності зауважень погоджує його і повертає головному розробникові;

- у разі наявності зауважень та пропозицій повідомляє про них головного розробника з чітким формулюванням відповідних положень за підписом керівника за три робочих дні до кінця терміну виконання головним виконавцем відповідного проекту, а у разі терміновості розгляду проекту - не пізніше ніж за два робочих дні.

Відсутність пропозицій та зауважень співвиконавців до відповідного проекту у визначений термін вважається рівнозначним його узгодженню.

Проект має бути розглянутий і завізований органами або структурними підрозділами, що є співвиконавцями, у термін, визначений головним розробником.

Підготовлений проект візується виконавцями, начальником юридичного управління, Начальником Головдержслужби України, у разі їх відсутності - особами, які їх заміщають, і вноситься до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом.

1.3. Вимоги до оформлення проектів нормативно-правових актів

Головний розробник готує та додає до проекту нормативно-правового акта пояснювальну записку (форма встановлена у Додатку 2 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (915-2000-п) ).

У пояснювальній записці зазначаються підстава та мета розроблення проекту, визначається його місце у відповідній сфері правового регулювання, міститься аналіз причин, наводяться факти і цифрові дані, що обґрунтовують необхідність його прийняття, відображаються фінансово-економічні розрахунки та пропозиції щодо джерел покриття витрат (якщо реалізація акта не потребує фінансування з державного чи місцевого бюджетів, то про це окремо повідомляється в записці), прогнозуються очікувані соціально-економічні результати реалізації акта.

Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок.

До проекту нормативно-правового акта обов'язково додається довідка про погодження (форма встановлена у Додатку 3 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (915-2000-п) ), де зазначаються заінтересовані органи, які: - погодили проект;

- висловили зауваження та пропозиції, враховані головним розробником;

- висловили зауваження та пропозиції, не враховані головним розробником;

- не висловили своєї позиції щодо проекту постанови.

У разі внесення проекту постанови з розбіжностями до нього додається протокол розбіжностей (форма встановлена у Додатку 4 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (915-2000-п) ).

У протоколі розбіжностей повинна міститися редакція спірного пункту (норми, положення) проекту, варіант редакції, запропонований заінтересованим органом, відхилений або врахований головним розробником частково, мотиви відхилення головним розробником зауважень та пропозицій, а також стисло повідомляється про проведену головним розробником роботу з урегулювання цих розбіжностей та посадових осіб, які брали у ній участь.

До проекту нормативно-правового акта також додаються:

- висновки Мін'юсту щодо відповідності проекту нормативно-правового акта законодавству, а також основним положенням законодавства Європейського Союзу, якщо цей проект за предметом правового регулювання належить до пріоритетних сфер адаптації законодавства України до законодавства Європейського Союзу, разом з довідкою про відповідність проекту нормативно-правового акта основним положенням законодавства Європейського Союзу;

- порівняльна таблиця, якщо проект нормативно-правового акта передбачає внесення змін до інших актів Кабінету Міністрів (форма встановлена у Додатку 5 до Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України (915-2000-п) , в якій зазначаються положення (норми) постанови, які є чинними, а також пропозиції щодо змін до них;

- затверджена Кабінетом Міністрів концепція проекту нормативно-правового акта Кабінету Міністрів (якщо вона розроблялася).

Разом з проектом нормативно-правового акта та матеріалами до нього головний розробник подає їх електронну копію на дискеті.

Супровідний лист, пояснювальна записка, довідка про погодження та протокол розбіжностей підписуються Начальником Головдержслужби України або особою, яка його заміщує.

Проекти нормативно-правових актів, які готуються на підставі законів України, актів або доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, рішень урядових комітетів, доручень Прем'єр-міністра, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, подаються Кабінету Міністрів України у терміни, передбачені цими актами та дорученнями.

У виняткових випадках, якщо проект з поважних причин неможливо подати керівництву центрального органу виконавчої влади вчасно, встановлений термін подання може бути подовжено особою, яка його встановила, на підготовлене головним розробником письмове мотивоване прохання, що подається не пізніше ніж за 5 днів до встановленого терміну.

2. Організація роботи з документами

2.1. Організація роботи з документами в центральному апараті Головдержслужби України, територіальних органах та Центрі сприяння інституційному розвитку державної служби здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Головдержслужби України (v0065351-00) , затвердженої наказом Головдержслужби України та розробленої відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 (1153-97-п) "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади".

Інструкція (v0065351-00) з діловодства встановлює загальні правила документування управлінської діяльності центрального апарату Головдержслужби України, територіальних органів та Центру сприяння інституційному розвитку державної служби, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Інструкція (v0065351-00) визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства.

Відповідальним за організацію діловодства в центральному апараті Головдержслужби України є Начальник Головдержслужби України, у територіальних органах - начальники територіальних органів, а в Центрі сприяння інституційному розвитку державної служби - директор Центру.

Організація діловодства покладається на відділ організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Здійснення контролю за дотриманням порядку документообігу в центральному апараті Головдержслужби покладається на першого заступника Начальника Головдержслужби України.

На бланках Головдержслужби України документи підписуються Начальником Головдержслужби, його першим заступником або заступниками відповідно до їх повноважень, враховуючи вимоги нормативно-правових актів та Інструкції з діловодства Головдержслужби (v0065351-00) .

У територіальних органах документи на бланках підписуються начальником територіального органу та його заступником.

Організація роботи з документами складається з таких етапів:

- приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції;

- складання, оформлення, датування, індексація, погодження та адресування документів;

- оформлення копій та додатків до документів;

- підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів;

- робота виконавців з документами;

- обробка, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

- організація та здійснення контролю за виконанням документів;

- складання номенклатур і формування справ;

- підготовка справ до наступного зберігання та використання;

- облік, зберігання і використання бланків Головдержслужби України.

Відповідальним за своєчасне внесення змін до чинних нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України є юридичне управління.

Управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи при підготовці проектів доручень Начальника Головдержслужби України до постанови Кабінету Міністрів України про призначення або звільнення першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби України прописується пункт про підготовку юридичним управлінням проектів наказів щодо внесення змін до наказів Головдержслужби України.

При призначенні на посаду або звільненні з посади керівника структурного підрозділу Головдержслужби України разом з відповідним наказом сектором кадрової роботи готується окреме доручення Начальника Головдержслужби України про внесення юридичним управлінням змін до наказів Головдержслужби України.

На виконання зазначених доручень юридичне управління проводить експертизу чинних нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України, опрацьовуючи при цьому, крім іншого, відповідні пропозиції інших структурних підрозділів Головдержслужби України.

У результаті цього в установленому порядку готуються відповідні проекти наказів Головдержслужби України.

2.2. Порядок підготовки проектів наказів Головдержслужби України та територіальних органів

З метою розв'язання основних і оперативних завдань, які стоять перед Головдержслужбою України та територіальними органами, видаються накази.

Підготовка проектів наказів Головдержслужби України покладається на керівників структурних підрозділів, на яких поширюється дія цього наказу.

У територіальних органах проекти наказів готуються працівниками відповідно до їх компетенції та перевіряються і візуються відповідальними за здійснення поточного контролю та діловодства, юрисконсультом і керівником відповідного структурного територіального органу, до компетенції якого належить підготовка даного наказу, та заступником начальника територіального органу.

У ході підготовки наказів у центральному апараті Головдержслужби України їх погоджують з юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи, першим заступником та заступниками Начальника Головдержслужби України, а в разі необхідності - із зацікавленими органами державної виконавчої влади, установами, організаціями і підприємствами (за винятком наказів по особовому складу).

Усі погодження проставляються на першому примірнику проекту наказу.

Накази територіальних органів погоджуються з юрисконсультами та заступниками начальників територіальних органів.

Тексти проектів наказів у центральному апараті Головдержслужби України перевіряються літературним редактором.

Накази Головдержслужби України, що підлягають державній реєстрації, реєструються в установленому законодавством порядку.

Порядок підготовки, подання на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та обліку нормативно-правових актів Головдержслужби України затверджений наказом Головдержслужби України.

Накази Головдержслужби про внесення змін до Положень про територіальні органи підлягають державній реєстрації в порядку, встановленому законодавством.

Накази Головдержслужби України по особовому складу готуються сектором кадрової роботи та погоджуються начальником юридичного управління.

Накази про нагородження відомчими відзнаками Головдержслужби України готуються сектором кадрової роботи відповідно до Положень "Про Почесну грамоту Головного управління державної служби України", "Про нагрудний знак Головного управління державної служби України "Державна служба України "За сумлінну працю" (n0001351-04) , затверджених постановами Колегії від 31 березня 2004 року, Положення про відомчу заохочувальну відзнаку Головного управління державної служби України - Подяку Головного управління державної служби України, затвердженого наказом Головдержслужби України від 27 серпня 2004 року N 145.

Зразки відповідних наказів наведені в Інструкції з діловодства Головдержслужби України (v0065351-00) , затвердженій наказом Головдержслужби України.

Після підписання наказу управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи передає наказ до відділу організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Відділ організації документообігу підшиває оригінал наказу (крім наказів по особовому складу), тиражує у необхідній кількості та ознайомлює заступників Начальника Головдержслужби України та керівників структурних підрозділів з його копією.

Накази з установленими термінами виконання ставляться на контроль відділом контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю.

Структурний підрозділ, відповідальний за підготовку наказу, розміщує наказ на веб-сайті Головдержслужби України, у разі необхідності вносить пропозиції юридичному управлінню щодо внесення відповідних змін до наказу, за умови втрати його чинності вносить пропозиції щодо зняття з контролю в установленому порядку.

2.3. Порядок використання інформаційних документів

З метою забезпечення центрального апарату Головдержслужби України електронними версіями документів із внутрішнього сайту Головного управління державної служби України визначено, що роздрукований примірник електронної версії документа має статус інформаційного документа, що засвідчується написом червоного кольору "інформаційний документ".

У разі використання друкованого примірника електронної версії документа протягом більше ніж один місяць, його необхідно врахувати в облікових формах та завірити печаткою "для пакетів" на відповідність оригіналу у відділі організації документообігу.

З метою удосконалення інформаційного забезпечення, підвищення ефективності роботи співробітників Головного управління державної служби України та виконання вимог ДСТУ ISO 9001-2001 відділ організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю після реєстрації законів України, актів Верховної Ради України, указів Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих у Мін'юсті України, інших нормативно-правових актів з питань державної служби та наказів Головдержслужби України надає юридичному управлінню враховану копію документа.

Начальник юридичного управління в одноденний термін приймає рішення щодо доцільності розміщення електронної копії документа на внутрішньому та/або зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України.

Особа, відповідальна від юридичного управління за розміщення інформації на веб-сайтах, не пізніше ніж у триденний термін готує електронну копію документа, розміщує її на відповідному веб-сайті Головдержслужби України і повідомляє про нові надходження документів у розділі "Анонси" внутрішнього веб-сайту.

Відповідальність за повноту, відповідність електронної копії оригіналу документа та терміни розміщення покладається на юридичне управління.

2.4. Порядок розміщення інформації на веб-сайтах Головдержслужби України

Відповідно до Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України, затвердженому наказом Головдержслужби України, на зовнішньому веб-сайті розміщуються основні документи щодо проведення єдиної державної політики у сфері державної служби та функціонального управління державною службою.

На внутрішньому веб-сайті розміщується інформація для внутрішнього користування, зокрема довідкова, призначена для працівників Головдержслужби України.

На веб-сайтах заборонено розміщувати інформацію, яка має статус відомостей, що становлять державну таємницю, та іншу інформацію, розповсюдження чи оприлюднення якої заборонено законодавством.

Для розміщення на зовнішньому веб-сайті документ готується у двох варіантах: українською та російською мовами.

Рішення щодо розміщення документа на внутрішньому веб-сайті Головдержслужби України приймає керівник структурного підрозділу центрального апарату Головдержслужби України.

Керівниками структурних підрозділів розглядається зміст, обсяг, цілісність та ступінь відкритості інформації, місце розміщення, необхідність розміщення англійської версії та термін актуальності інформації.

Рішення про необхідність перекладу інформації англійською мовою та розміщення на зовнішньому веб-сайті приймається першим заступником Начальника Головдержслужби України або заступниками Начальника Головдержслужби України, які здійснюють контроль за роботою відповідного структурного підрозділу.

У разі необхідності перекладу інформаційних матеріалів англійською мовою для кожного документа заповнюється супровідна форма.

Підготовка анонсів та новинних повідомлень і передача їх для розміщення на веб-сайтах Головдержслужби України здійснюється відповідно до вимог наказу Головдержслужби України від 23 грудня 2004 року N 240 "Про порядок підготовки і розміщення анонсів та новинних повідомлень на веб-сайтах Головного управління державної служби України".

Розміщення інформації, яка надходить від територіальних органів, здійснюється департаментом.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України визначені працівники, відповідальні за розміщення інформації (далі - контент-менеджери).

Призначення контент-менеджерів є компетенцією керівника структурного підрозділу.

Керівник структурного підрозділу інформує інформаційно-аналітичне управління про призначення або зміну повноважень відповідальних.

Відповідно до "Порядку супроводження веб-сайтів Головного управління державної служби України" внесення змін та доповнень у документи із системи управління якістю, які розміщені на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України, та розміщення нових документів із системи управління якістю здійснюється за погодженням з головним уповноваженим з питань системи управління якістю Головдержслужби України.

2.5. Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади

Відповідно до Порядку забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади, затвердженого наказом Головдержслужби України, створена система термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади (далі - Система).

Система створюється з метою підвищення оперативності обміну службовими документами Головдержслужбою України та органами виконавчої влади і застосовується для:

- попереднього погодження нормативно-правових документів;

- отримання та розповсюдження порядку денного і матеріалів до засідань Кабінету Міністрів та нарад;

- доведення завдань Кабінету Міністрів України;

- обміну іншими службовими документами між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади. Цей порядок застосовується разом з порядком ведення загального діловодства, затвердженим наказом Головдержслужби від 20 липня 2006 року N 262 (v0262351-06) "Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби України", лише для прискорення процесу інформування.

Електронні копії документів (далі - ЕКД) не заміняють документів на паперовому носієві. Засобом передачі (обміну) ЕКД між суб'єктами інформаційного обміну є електронна пошта. Суб'єктами інформаційного обміну з використанням Системи є Секретаріат Кабінету Міністрів України, центральні, місцеві органи виконавчої влади та територіальні органи Головдержслужби.

Використання Системи для надсилання персональних та комерційних повідомлень або матеріалів з конфіденційною та таємною інформацією забороняється.

Для забезпечення роботи Системи в Головдержслужбі України призначаються відповідальні особи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою України та органами виконавчої влади і за її технічне супроводження.

3. Організація контролю

Контроль за виконанням документів у центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю, затвердженого наказом Головдержслужби України, розробленого згідно із законами України, нормативно-правовими актами Президента України та Кабінету Міністрів України.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (контрольні документи).

Обов'язковому контролю підлягає хід і терміни виконання зареєстрованих в Головдержслужбі України документів, а саме:

- законів України;

- указів, розпоряджень та доручень Президента України;

- постанов Верховної Ради України, запитів та звернень народних депутатів України;

- постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України;

- звернень громадян;

- рішень Колегії Головдержслужби України та інших консультативно-дорадчих органів, що створені при Головдержслужбі України;

- заходів річних та окремих планів роботи Головдержслужби України;

- наказів Головдержслужби України;

- доручень Начальника Головдержслужби України;

- доручень першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби України, директора департаменту.

Контроль за виконанням інших документів встановлюється за окремими дорученнями Начальника Головдержслужби України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці.

У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Відповідальність за організацію та здійснення контролю щодо змісту, рівня підготовки та належного оформлення документів, які знаходяться на опрацюванні у відповідному підрозділі, несуть керівники структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби України, в територіальних органах - їх керівники та всі особи, які візують документ.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України здійснює перший заступник Начальника Головдержслужби України.

Перший заступник Начальника Головдержслужби України, заступники Начальника Головдержслужби України та директор департаменту здійснюють координацію діяльності та забезпечують контроль за роботою підпорядкованих їм підрозділів щодо вирішення покладених на Головдержслужбу України завдань.

Безпосередній контроль за виконанням контрольних документів у центральному апараті Головдержслужби України покладається на відділ контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України.

Контроль за виконанням територіальними органами доручень Начальника, першого заступника та заступників Начальника Головдержслужби здійснюється керівниками структурних підрозділів центрального апарату Головдержслужби відповідно до сфери їх компетенції. Загальний контроль здійснюється начальником управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю. Результати виконання доручень подаються на розгляд Начальнику Головдержслужби.

У структурних підрозділах центрального апарату Головдержслужби України та територіальних органах безпосередній контроль за виконанням документів здійснюють працівники, до посадових обов'язків яких входить здійснення поточного контролю та діловодства.

У департаменті визначається відповідальний за здійснення поточного контролю та діловодства, до посадових обов'язків якого входить здійснення поточного контролю і діловодства в департаменті та територіальних органах Головдержслужби України (в межах компетенції).

Діяльність, основні завдання, обов'язки, права та відповідальність відповідальних за здійснення поточного контролю та діловодства передбачені Типовою інструкцією відповідального за здійснення поточного контролю і діловодства в центральному апараті та управліннях державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Вихідна кореспонденція підписується Начальником Головдержслужби України у термін робочого тижня та обов'язково реєструється у відділі організації документообігу, за винятком вихідних днів, коли можливість автоматизованої реєстрації відсутня.

Відповідальність у центральному апараті Головдержслужби України за своєчасне інформування відділу організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Головдержслужби України про виняткову реєстрацію вихідної кореспонденції (у вихідні дні) покладається на керівника структурного підрозділу, відповідального за її підготовку.

Узагальнена інформація щодо контролю за виконанням законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, звернень і запитів народних депутатів України, а також заходів Стратегічного плану роботи Головдержслужби України, доручень Начальника Головдержслужби України щотижня подається відділом контролю управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю Начальнику Головдержслужби України для розгляду на апаратних нарадах.

4. Порядок проведення нарад

Порядок підготовки та проведення нарад в центральному апараті Головдержслужби України та територіальних органах регламентується Порядком підготовки та проведення нарад в Головдержслужбі України, затвердженим наказом Головдержслужби України.

Залежно від складу присутніх та кола питань, що виносяться на порядок денний, наради можуть бути;

- планові щотижневі апаратні наради під головуванням Начальника Головдержслужби України;

- щоквартальні наради апарату Головдержслужби України під головуванням Начальника Головдержслужби України;

- робочі наради під головуванням Начальника Головдержслужби України та його заступників;

- координаційні міжвідомчі, які створені для вирішення конкретних питань, із залученням представників інших органів виконавчої влади тощо. В територіальних органах проводяться:

- планові щотижневі апаратні наради під головуванням начальника територіального органу;

- робочі наради під головуванням начальника територіального органу та його заступника. Під час проведення нарад в територіальних органах ведеться протокол (додаток 7). Залежно від виду наради встановлюється відповідний порядок її підготовки, проведення, оформлення документів та контролю за виконанням прийнятих рішень.

Офіційне повідомлення у засоби масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах під головуванням Начальника Головдержслужби України та дозвіл на присутність представників ЗМІ, на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису в приміщенні, де відбувається нарада, організовує управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи.

5. Основні напрямки зовнішніх зв'язків Головдержслужби України

Головдержслужба України здійснює зовнішні зв'язки за наступними напрямками:

- з Верховною Радою України;

- з Кабінетом Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування;

- міжнародне співробітництво;

- із засобами масової інформації;

- з громадськими організаціями.

Територіальні органи в межах компетенції взаємодіють з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

5.1. Взаємодія з Верховною Радою України

Головдержслужба України взаємодіє з Верховною Радою України безпосередньо та через Кабінет Міністрів України і забезпечує:

- організацію роботи щодо представлення та обговорення законопроектів на пленарних засіданнях Верховної Ради України, засіданнях комітетів Верховної Ради України, здійснення моніторингу проходження законопроектів у Верховній Раді України;

- організацію розгляду та аналізу запитів та звернень народних депутатів України.

У випадках, передбачених законодавством та Регламентом Верховної Ради України (3547-15) , Начальник Головдержслужби України звітує перед Верховною Радою України про діяльність Головдержслужби України.

Співробітництво Головдержслужби України з Верховною Радою України, забезпечення конструктивної взаємодії для вирішення суспільно-політичних і соціально-економічних питань здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2001 року N 1052 (1052-2001-п) "Про заходи щодо поглиблення співробітництва Кабінету Міністрів України і Верховної Ради України", розпорядження Кабінету Міністрів України від 4 березня 2003 року N 123-р (123-2003-р) "Про додаткові заходи щодо забезпечення ефективної співпраці Кабінету Міністрів України з Верховною Радою України".

Взаємодія Головдержслужби України з Верховною Радою України та координація законотворчої роботи здійснюється через першого заступника Начальника Головдержслужби України і відділ нормативно-правового забезпечення та взаємодії з Верховною Радою України юридичного управління.

5.2. Взаємодія Головдержслужби України з Кабінетом Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування

Головдержслужба України в ході виконання завдань, покладених на неї, взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування.

Головдержслужба України розглядає звернення, проекти документів та інші матеріали, що подають органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування.

5.3. Міжнародне співробітництво Головдержслужби України

Головдержслужба України відповідно до своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, забезпечує співробітництво України з міжнародними організаціями, виконує роботу, пов'язану з представництвом України в цих організаціях, у межах своїх повноважень укладає міжнародні договори міжвідомчого характеру в установленому порядку.

Порядок організації співробітництва Головдержслужби України з органами державної влади іноземних країн та міжнародними організаціями визначено в методиці процесу системи управління якістю ДСТУ ISO 9001-2001 "Міжнародне співробітництво".

Діяльність, пов'язана з укладенням угоди міжвідомчого характеру про співробітництво з установами іноземних держав здійснюється відповідно до Закону України від 29 червня 2004 року N 1906 (1906-15) "Про міжнародні договори".

Проведення робочих зустрічей Начальника Головдержслужби України з представниками дипломатичного корпусу, іноземних держав та міжнародних організацій здійснюється відповідно до Указу Президента України від 22 серпня 2002 року N 746 (746/2002) "Про Державний Протокол та Церемоніал України" та наказу Головдержслужби України від 21 січня 2005 року N 15.

Оформлення закордонних відряджень і закордонних службових паспортів керівництву та працівникам Головдержслужби України здійснюється згідно з наказом Головдержслужби України від 28 січня 2004 року N 16 "Про затвердження Порядку здійснення організаційних заходів щодо підготовки документів на відрядження за кордон працівникам Головдержслужби України".

Підготовка, координація та контроль виконання програм і проектів міжнародного співробітництва з питань розвитку та модернізації державної служби здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N 153 (153-2002-п) "Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги".

Повноваження щодо координації співробітництва з міжнародними фінансовими організаціями здійснює Центр сприяння інституційному розвитку та ефективності державної служби при Головдержслужбі України.

Центр сприяння інституційному розвитку та ефективності державної служби виконує функції Адміністративного офісу програми Twinning.

5.4. Взаємодія із засобами масової інформації та громадськістю

З метою висвітлення діяльності Головдержслужби України та її територіальних органів відділ протоколу та консультацій з громадськістю управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи (територіальні органи) забезпечують:

- підготовку та розміщення у ЗМІ інформаційних матеріалів з питань, що належать до компетенції Головдержслужби України, територіальних органів (інтерв'ю, статті, коментарі, прес-релізи тощо);

- організацію зустрічей керівництва Головдержслужби України, територіального органу з представниками ЗМІ (прес-конференції, брифінги, круглі столи, громадські слухання, гарячі лінії тощо);

- взаємодію з громадськими організаціями та об'єднаннями України.

6. Особистий прийом громадян і порядок розгляду письмових звернень

Особистий прийом та розгляд письмових звернень громадян у центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , нормативно-правових актів Президента України та Кабінету Міністрів України, Положення про роботу зі зверненнями громадян у Головдержслужбі України, затвердженого наказом Головдержслужби України, наказів Головдержслужби України, інших нормативно-правових актів, а також цього Регламенту.

Особистий прийом громадян у центральному апараті Головдержслужби України проводять Начальник Головдержслужби України, перший заступник та заступники Начальника Головдержслужби України, керівники структурних підрозділів, у територіальних органах - начальники територіальних органів та їх заступники.

Особистий прийом проводиться в дні та години відповідно до встановленого порядку, затвердженого в центральному апараті Головдержслужби України наказом Головдержслужби України, у територіальних органах - наказом територіального органу.

За відсутності посадової особи, яка здійснює особистий прийом громадян відповідно до встановленого порядку, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.

Громадяни України, юридичні особи та особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають право без обмежень звернутися до Головдержслужби України та її посадових осіб з приводу питань, що стосуються їх діяльності для реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та з приводу порушення цих прав.

Звернення громадян подаються у вигляді пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг.

Громадяни мають право звертатися до Головдержслужби України та територіальних органів як в усній формі, так і письмово.

Громадяни мають право передавати звернення до Головдержслужби України та її територіальних органів особисто, через уповноважену особу або надсилати його поштою.

Головдержслужба України та територіальні органи забезпечують кваліфікований, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян та прийняття рішень щодо забезпечення поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих, у зв'язку з заявою чи скаргою, рішень.

Письмові звернення приймаються та реєструються в центральному апараті Головдержслужби України - у відділі організації документообігу управління організаційної роботи, стратегічного планування, документообігу та контролю, в територіальних органах - відповідальною особою за здійснення поточного контролю та діловодства.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

На прохання заявника йому повідомляється реєстраційний номер та дата реєстрації звернення. За наявності у заявника копії звернення на ній проставляються реєстраційний номер та дата реєстрації.

У зверненні має бути зазначено:

- прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина;

- суть порушеного питання (заява, скарга, інформаційний запит);

- підпис заявника із зазначенням дати.

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до вимог чинного законодавства.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, що не дає можливості розглянути звернення по суті, повертається особі, яка його подала, з відповідними роз'ясненнями не пізніше п'яти днів від дня отримання такого звернення.

Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному Головдержслужбою України або територіальними органами, не належать до їх компетенції, то звернення в термін, що не перевищує п'яти днів, пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Забороняється направляти звернення громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним і розгляду не підлягає.

Звернення розглядаються та на них дається відповідь у термін, що не перевищує одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, не пізніше як за 15 днів від дня їх отримання.

Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, у центральному апараті Головдержслужби України - перший заступник Начальника Головдержслужби України або заступники Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу функціональних повноважень), у територіальних органах - начальники територіальних органів або їх заступники встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

Посадова особа центрального апарату Головдержслужби України або територіального органу, яка відповідає за попередній розгляд звернень громадян, у разі виявлення звернення, оформленого без дотримання цих вимог, готує проект відмови у розгляді з роз'ясненням причин такої відмови.

Звернення, яке не підлягає розгляду, повертається заявнику разом з письмовою відмовою протягом 10 робочих днів від дня його надходження.

Звернення, в яких порушуються питання, що не відносяться до повноважень Головдержслужби України або територіальних органів, протягом п'яти робочих днів пересилаються за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що письмово повідомляється особа, яка подала звернення.

Про затвердження Регламенту Головного управління державної служби України та його територіальних органів

РЕГЛАМЕНТ

Головного управління державної служби України та його територіальних органів

I. ОРГАНІЗАЦІЙНА ЧАСТИНА

1. Загальні положення

2. Робота колегіальних органів

3. Планування роботи

4. Звітування про діяльність

5. Управління персоналом та проходження державної служби в центральному апараті Головдержслужби України та її територіальних органах

6. Оформлення відряджень

7. Розпорядок та внутрішній режим роботи

8. Пропускний режим

9. Порядок проведення Головдержслужбою України та територіальними органами перевірок

II. ПРОЦЕДУРНА ЧАСТИНА

1. Нормотворча діяльність

2. Організація роботи з документами

3. Організація контролю

4. Порядок проведення нарад

5. Основні напрямки зовнішніх зв'язків Головдержслужби України

6. Особистий прийом громадян і порядок розгляду письмових звернень

ПЛАН РОБОТИ

на ___ квартал 200_ року

ПЛАН РОБОТИ

управлінь державної служби Головного управління державної служби України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі

на ____________ 200_ року

ФОРМА N 1

ФОРМА N 2

ФОРМА N 3

ФОРМА N 4

ФОРМА N 5

ФОРМА N 6

ФОРМА N 7

ФОРМА N 8

ФОРМА N 9

ФОРМА N 10

ФОРМА N 11

ФОРМА N 12

ЖУРНАЛ

обліку навчання

(для внутрішнього навчання)

ПЛАН

внутрішнього навчання персоналу

на ____________ рік

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

ПРОТОКОЛ N ___

апаратної наради

від "___" ____________ 200_ року

від "_" __________ 200_ року