ПРАВЛІННЯ ФОНДУ СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ ВІД НЕЩАСНИХ ВИПАДКІВ НА ВИРОБНИЦТВІ ТА ПРОФЕСІЙНИХ ЗАХВОРЮВАНЬ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА
25.12.2012 № 38 
Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
14 січня 2013 р. 
за № 114/22646

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та її робочих органах

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , пункту 1 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами) правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України
ПОСТАНОВЛЯЄ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та її робочих органах (далі - Інструкція), що додається.
2. Виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України забезпечити державну реєстрацію цієї постанови в установленому законодавством порядку.
3. Ця постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.
Голова правління
Б. Райков
ПОГОДЖЕНО:
Заступник Міністра соціальної політики України - керівник апарату
В. Коломієць
 
ЗАТВЕРДЖЕНО 
Постанова правління Фонду 
соціального страхування 
від нещасних випадків 
на виробництві та професійних 
захворювань України 
25.12.2012 № 38
Зареєстровано в Міністерстві 
юстиції України 
14 січня 2013 р. 
за № 114/22646

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та її робочих органах

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі - виконавча дирекція Фонду), в управліннях виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі і відділеннях виконавчої дирекції Фонду в районах та містах обласного значення (далі - робочі органи виконавчої дирекції Фонду).
1.2. Цю Інструкцію розроблено відповідно до Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , пункту 9 частини першої статті 43 Закону України "Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності" (1105-14) та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (із змінами).
1.3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .
1.4. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах ведеться окремо від інших видів діловодства.
1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв і скарг громадян проводиться відповідно до статей 14 - 16 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .
1.6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у виконавчій дирекції Фонду відповідає директор виконавчої дирекції Фонду, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду - керівники робочих органів виконавчої дирекції Фонду.

ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян

2.1. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим (надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства, до виконавчої дирекції Фонду або її робочого органу, або на особистому прийомі посадовій особі виконавчої дирекції Фонду або її робочого органу).
Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).
2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .
Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в строк не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .
2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також звернення, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
Рішення про припинення розгляду такого звернення у виконавчій дирекції Фонду приймає директор, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду - керівники робочих органів виконавчої дирекції Фонду.
2.4. Реєстрація звернень громадян у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах проводиться з метою забезпечення їх обліку та здійснення контролю за їх розглядом.
2.5. Усі звернення громадян, що надходять до виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, підлягають обов'язковій класифікації за видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) , а саме: пропозиції, заяви та скарги.
2.6. Усі звернення громадян, що надходять до виконавчої дирекції Фонду та управлінь виконавчої дирекції Фонду в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, реєструються централізовано у структурному підрозділі, відповідальному за звернення громадян (далі - відділ), а ті, що надходять до відділень виконавчої дирекції Фонду в районах та містах обласного значення - працівником, відповідальним за звернення громадян (далі - працівник).
2.7. Усі письмові звернення громадян реєструються у підсистемі "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу чи журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 1) (далі - журнал реєстрації) (для робочих органів виконавчої дирекції Фонду, які не мають єдиної системи автоматизації документообігу) шляхом прямого введення до єдиної системи автоматизації документообігу (внесення до журналу реєстрації) таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові заявника; місце проживання, місце роботи; категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю.
Після реєстрації документа проставляється реєстраційний індекс в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивання.
2.8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та може доповнюватися індексом регіону. Реєстраційний індекс також може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.
2.9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, у тому числі усні, реєструються в такому самому порядку.
2.10. На кожне звернення, що зареєстроване за допомогою єдиної системи автоматизації документообігу, створюється реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) (додаток 2), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
У разі надходження усного звернення під час проведення особистого прийому громадян реєстраційний індекс проставляється на РКК.
2.11. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.
2.12. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної форми підсистеми "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу чи журналу реєстрації відображається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника.
2.13. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити органи вищого рівня або якщо виконання звернення контролюється керівництвом виконавчої дирекції Фонду, перший аркуш цього звернення позначається штампом "Контроль".
2.14. У виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах працівник відділу, за умови застосування єдиної системи автоматизації документообігу, готує РКК у двох примірниках, один з яких разом зі зверненнями передається до структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, відповідальних за їх розгляд. Другий примірник РКК з підписами особи, відповідальної за ведення діловодства в структурному підрозділі, зберігається у відділі.
2.15. Автоматизована реєстрація звернень громадян з використанням єдиної системи автоматизації документообігу забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян, а також здійснення їх обліку, що дає можливість відслідковувати проходження та стан розгляду звернень громадян.

ІII. Розгляд письмових звернень громадян і складання листів-відповідей

3.1. Розгляд письмових звернень громадян:
3.1.1. Керівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів чи працівники відділень, яких відповідно до резолюції керівника виконавчої дирекції Фонду чи її робочих органів визначено відповідальними за розгляд звернень громадян, здійснюють подальший розгляд звернень громадян, визначають виконавців кожного звернення та організовують їх роботу.
У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений в дорученні першим, якщо в документі не обумовлено інше.
Для виконання доручення йому надається право залучати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
3.1.2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації, що ведуться у структурних підрозділах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
3.1.3. У структурних підрозділах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів інформація щодо виконавців звернень громадян в обов’язковому порядку вноситься до журналу реєстрації особами, відповідальними за ведення діловодства.
3.1.4. Передача звернення громадянина від одного структурного підрозділу виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівника відділення) до іншого здійснюється відділом (працівником) лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівників відділення) у вигляді службових записок на ім’я директора у виконавчій дирекції Фонду чи керівника - у робочих органах виконавчої дирекції Фонду.
3.1.5. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
3.1.6. Керівники та працівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівники відділень) при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини та умови, які спонукають авторів звертатись зі скаргами.
3.1.7. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.
3.2. Складання листів-відповідей на звернення громадян здійснюється з урахуванням такого:
3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян оформляються на бланках виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
3.2.2. Лист-відповідь візують працівник, який його підготував, керівник відповідного структурного підрозділу та заступники директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків чи заступники керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду.
У разі потреби (якщо в листі порушуються важливі питання) лист-відповідь візують керівники заінтересованих структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду, а також перший заступник директора виконавчої дирекції Фонду, заступники директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків (якщо лист повинен підписувати директор виконавчої дирекції Фонду).
3.2.3. Посадові особи підписують листи-відповіді в межах своїх повноважень, визначених Статутом Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (v0004583-00) , затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 18 квітня 2000 року № 4 (із змінами), Положенням про виконавчу дирекцію Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (v0015583-01) , затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 15 (у редакції постанови правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 25 жовтня 2005 року № 43), Типовим Положенням про управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі (v0017583-01) , затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 17 (із змінами), та Типовим Положенням про відділення виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України в районах та містах обласного значення (v0019583-01) , затвердженим постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 20 квітня 2001 року № 19 (із змінами) (далі - установчі документи), положеннями про структурні підрозділи виконавчої дирекції Фонду та її робочі органи і посадовими інструкціями.
3.2.4. Відповідь за результатами розгляду звернення надається тим структурним підрозділом виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівником відділення), який його отримав і до компетенції якого входить вирішення порушених у зверненні питань.
3.2.5. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на акти чинного законодавства і викладенням мотивів відмови, а також з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначаються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.
3.2.6. У разі коли звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів (декількома працівниками відділення), заявникові надсилається лише один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис.
3.2.7. Відповіді на повторні скарги, заяви і пропозиції громадян, а також на звернення, що перебувають на особливому контролі, підписуються у виконавчій дирекції Фонду директором виконавчої дирекції Фонду, першим заступником директора виконавчої дирекції Фонду або заступниками директора виконавчої дирекції Фонду відповідно до розподілу функціональних обов’язків, у робочому органі виконавчої дирекції Фонду - керівником робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його заступником.
Відповіді на заяви (клопотання), скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни підписуються директором Виконавчої дирекції Фонду (керівниками робочих органів виконавчої дирекції Фонду).
3.2.8. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.
3.2.9. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, що підписані керівництвом виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, здійснюється централізовано відділом (працівником). Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, а також за необхідності доповнюється індексом структурного підрозділу чи керівництва виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів відповідно до номенклатури справ.
3.2.10. На листах-відповідях реєстраційний індекс проставляється після їх реєстрації в єдиній системі автоматизації документообігу чи журналі реєстрації.
3.2.11. Для відправлення листів-відповідей на звернення громадян працівники відділу (працівник) вкладають ці листи в конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому надсилається лист-відповідь.
3.2.12. Відправлення усіх листів-відповідей на звернення громадян здійснюється централізовано структурним підрозділом з діловодства чи працівником відділення, відповідальним за відправлення кореспонденції.

ІV. Ведення діловодства за зверненнями громадян, що надійшли під час особистого прийому громадян

4.1. Розгляд звернень громадян у межах особистого прийому у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах проводиться регулярно в установлені дні та години в окремій кімнаті (приймальні громадян), обладнаній належним інвентарем і забезпеченій юридичною літературою та нормативно-правовими актами. Вхід до приймальні громадян - вільний, без оформлення перепусток.
4.2. Графіки особистого прийому громадян у виконавчій дирекції Фонду затверджуються наказом директора виконавчої дирекції Фонду, у робочих органах виконавчої дирекції Фонду - наказом керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду.
4.3. Інформація про розгляд звернень громадян, графіки особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які здійснюють розгляд усних звернень, часу і місця прийому розміщуються на офіційному веб-сайті виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів та інформаційному стенді в холі виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
4.4. Усні звернення громадян під час особистого прийому, який проводиться згідно із затвердженими графіками особистого прийому громадян у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах, розглядаються безпосередньо керівництвом виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів відповідно до розподілу функціональних обов’язків та керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до функціональних обов’язків. У разі коли розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються в тому самому порядку, що і при письмовому зверненні, відповідно до розділу ІІІ цієї Інструкції. Про результати розгляду звернення громадянину за його бажанням повідомляється в письмовій або усній формі, про що робиться відмітка в реєстраційно-контрольній картці чи журналі реєстрації.
4.5. Під час розгляду звернень громадян у рамках особистого прийому можуть бути присутні їх уповноважені представники, повноваження яких оформлено у встановленому законом порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами.
4.6. Керівництво виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів чи керівники самостійних структурних підрозділів (працівники відділення), які розглядають усні звернення громадян у межах особистого прийому, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань можуть залучити до їх розгляду працівників інших самостійних структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівників відділення) або одержати від них необхідну інформацію.
4.7. Розгляд звернень громадян у межах особистого прийому починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин уже звертався до виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, перед початком прийому вивчаються наявні матеріали. Ця інформація заноситься до картки особистого прийому громадян.
4.8. Керівництво виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів чи керівники самостійних структурних підрозділів (працівники відділення), які розглядають звернення громадян у межах особистого прийому, керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і відповідно до своїх функціональних обов’язків мають право прийняти одне з таких рішень:
4.8.1. Задовольнити прохання чи вимогу й повідомити заявнику про порядок і строк виконання прийнятого рішення.
4.8.2. Відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення.
4.8.3. Прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребують додаткового вивчення і перевірки) і пояснити заявнику причини неможливості розв'язання під час розгляду звернення в межах особистого прийому порушених питань, а також про порядок і строк розгляду його звернення.
4.8.4. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, керівництво виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів чи керівники самостійних структурних підрозділів (працівники відділення), які розглядають звернення громадян у межах особистого прийому, пояснюють йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації необхідно звернутися для його вирішення, і надають необхідну інформацію щодо місцезнаходження, номерів телефонів тощо.
4.9. Керівництво виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів і керівники самостійних структурних підрозділів (працівники відділення) зобов'язані забезпечити розгляд звернень усіх громадян у межах особистого прийому з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку. Несвоєчасний початок розгляду звернень громадян у межах особистого прийому та припинення його раніше встановленого терміну не допускаються.
4.10. Відомості про осіб, звернення яких розглядалися в межах особистого прийому, а також короткий зміст питань, з якими вони звернулися, і результати їх розгляду записуються в журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 1) та картках обліку особистого прийому громадян (додаток 3).

V. Термін розгляду звернень громадян та інформаційних запитів

5.1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .
5.2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях, починаючи від дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку розгляду вважається перший після нього робочий день.
5.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в строки, встановлені контролюючим органом або керівниками виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
5.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів, відділ (працівник) у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформує громадянина, який подав звернення.
5.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.
5.6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначеному Законом України "Про статус народного депутата України" (2790-12) .

VІ. Контроль за розглядом звернень громадян

6.1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівників відділення), які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян і виконання прийнятих щодо них рішень.
6.2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль знімається тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.
Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.
6.3. Звернення громадян знімаються з контролю відділом (працівником) шляхом присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям у порядку, визначеному підпунктом 3.2.10 пункту 3.2 розділу ІІІ цієї Інструкції.
6.4. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівники відділу (працівник) оперативно вносять доповнення і зміни, що стосуються документів (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень тощо), до підсистеми "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу, що відображаються в реєстраційно-контрольних картках документів, чи до журналу реєстрації.

VІI. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян

7.1. Після розгляду звернення громадянина у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша цього звернення проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи.
Відмітка повинна містити слова "До справи", посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення.
Зазначені реквізити проставляються від руки.
7.2. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копією листа-відповіді повертаються працівникам, відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах виконавчої дирекції Фонду та її робочих органах (працівнику відділення), для формування справ та їх зберігання.
7.3. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується в обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.
Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів, їх комплектність.
Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Обкладинка справи оформляється за формою згідно з додатком 6 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
7.4. Структурні підрозділи виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівники відділення) зберігають звернення громадян для надання довідок і використання з іншою метою протягом часу, визначеного зведеною номенклатурою справ виконавчої дирекції Фонду.
За зберігання документів за зверненнями громадян відповідають керівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівники відділення).
7.5. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян передавання їх особі, відповідальній за ведення архівної справи у виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах, а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (348-97-п) , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

VIІI. Аналіз роботи за зверненнями громадян

8.1. Керівники структурних підрозділів виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів (працівники відділення) або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.
8.2. У виконавчій дирекції Фонду та її робочих органах відділ (працівник) щомісячно до 10 числа наступного за звітним періодом місяця готує у вигляді аналітичних довідок матеріали для аналізу інформації за зверненнями громадян.
8.3. Узагальнені аналітичні матеріали щодо результатів роботи за зверненнями громадян доводяться до відома керівництва виконавчої дирекції Фонду та її робочих органів.
Начальник управління
забезпечення документообігу,
контролю виконання
документів та організації
доступу до публічної інформації
В. Сокиран
 
Додаток 1 
до Інструкції з діловодства 
за зверненнями громадян у виконавчій 
дирекції Фонду соціального страхування 
від нещасних випадків на виробництві 
та професійних захворювань України 
та її робочих органах

ЖУРНАЛ

реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян

№ з/п
Дата прийому
Хто приймає
Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадянина
Короткий зміст порушеного питання
Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін
виконання
Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді
від виконавця
1
2
3
4
5
6
7
 
Додаток 2 
до Інструкції з діловодства 
за зверненнями громадян у виконавчій 
дирекції Фонду соціального страхування 
від нещасних випадків на виробництві 
та професійних захворювань України 
та її робочих органах
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Автор документа
Вид документа
ЗАЯВНИК
За типом
Вхідний номер
Вихідний номер
На №
Ким підписано
РЕЄСТРАЦІЙНИЙ НОМЕР
Вих. № орг.
Лист заявника
Ким підписано
Вхідна дата
Вихідна дата
Від
Виконавець (телефон)
ДАТА
Вих. дата орг.
Дата зв.
Стислий зміст документа
Виконавці
Зміст
Прізвища
Підпис
Дата
Виконано
Виконавець 1
Виконавець 2
Виконавець 3
Виконавець 4
Резолюція
ДАТА
Резолюція
Відмітки про виконання (для головного
виконавця)
Дата резолюції
Дата рез.
Підпис
Дата
Строк виконання
Термін вик.
 
Додаток 3 
до Інструкції з діловодства 
за зверненнями громадян у виконавчій 
дирекції Фонду соціального страхування 
від нещасних випадків на виробництві 
та професійних захворювань України 
та її робочих органах

ОСОБИСТИЙ ПРИЙОМ ГРОМАДЯН

Особистий прийом
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
№
Дата прийому:
Строк виконання:
Контроль:
Хто приймав:
Прізвище, ім'я, по батькові заявника
Область (район):
Адреса:
Вулиця:
буд.
корп.
кв.
Вид звернення:
Короткий зміст звернення:
Резолюція
Дата резолюції:
Відповідальний виконавець:
Результат розгляду
Дата виконання: