Порядок проведения внутреннего аудита ------------------------------------------------------------------ Действующая система аудита, его организация и методология сформировались в Украине, базируясь на Законе Украины "Об аудиторской деятельности" от 22.04.93 г. № 3125-ХII ( 3125-12 ). Внутренний аудит является неотъемлемой частью этой системы. В современных условиях возросла необходимость необязатель- ного внутреннего аудита, который помогает предприятиям справиться не только с ужесточением политики сбора налогов, но и с риском банкротства в условиях рыночной экономики. Пункт 9 Норматива № 12 "Оценка системы внутреннего контроля предприятия и риска, связанного с эффективностью его функционирования", утвержденного решением Аудиторской палаты Украины ( v0073230-98 ) от 18.12.98 г. № 73, определяет систему внутреннего контроля как совокупность внутренних правил и процедур контроля, введенных руководством предприятия для выполнения поставленных задач. К таким задачам можно отнести: - обеспечение стабильного и эффективного функционирования предприятия; - соблюдение внутрихозяйственной политики; - сохранность и рациональное использование активов предприятия; - предотвращение и выявление фальсификаций, ошибок; - обеспечение точности и полноты бухгалтерских записей; - своевременная подготовка надежной финансовой информации. Кроме того, служба внутреннего аудита может проводить экспертизу бухгалтерской, финансовой, правовой и другой документа- ции и комплексный анализ деятельности предприятия с целью предупреждения негативных последствий принятых решений. Службы внутреннего аудита могут быть организованы в различные структуры: аудиторский комитет при совете директоров, ревизионный отдел, отдел внутреннего аудита, внутренние аудиторы, группа контроля и др. Рассмотрим порядок проведения внутреннего аудита на примере отдела внутреннего аудита. В своей деятельности отдел внутреннего аудита руководствуется законодательством Украины, внутренними нормативными актами, решениями учредителей и приказами руководства. Работа отдела строится на основе положения об отделе внутреннего аудита, в котором закреплены статус, состав, функции, полномочия и обязанности отдела. Ежегодно перед началом отчетного года работники аудита составляют общий план аудиторских проверок, ревизий, инвентариза- ций и других мероприятий, предусмотренных в положении об аудите. Общий план должен служить руководством в осуществлении программы аудита. В процессе аудита могут возникнуть основания для пересмотра некоторых положений общего плана. Вносимые в план изменения, а также причины изменений должны подробно документироваться. Каждая аудиторская проверка назначается приказом руководителя предприятия, в котором определяется организационный метод проверки (документальная, комплексная), наименование структурного подразде- ления, период проведения проверки, список членов ревизионной группы (с указанием руководителя) и их должности, срок проведения проверки. Документальная проверка по объему проверяемых документов может быть сплошной и выборочной. При сплошной поверке проверяют все документы, связанные с данным видом операции, при выборочной - только некоторые из документов по выбору. В случае возникновения необходимости наиболее полной проверки предприятия организуется комплексная проверка, предполагающая участие специалистов - экспертов по различным направлениям деятельности проверяемого объекта (технологов, товароведов, экономистов, специалистов по кадрам, инженеров, строителей, механиков и др). По полноте охвата проверяемого материала комплексная поверка может быть полной и частичной. Полной называют проверку, охватывающую всю деятельность объекта за определенный период. Частичная проверка охватывает только отдельные участки работы структурного подразделения или предприятия в целом. Относительно системы бухгалтерского учета внутренний контроль должен обеспечить проверку основополагающих принципов ведения учета согласно Закону Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-XIV ( 996-14 ). Внутренний аудит контролирует не только бухгалтерский учет, но и всю систему финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Фактический контроль может осуществляться посредством пересчета, взвешивания и обмера, визуальной проверки (с применением технических средств), лабораторного анализа, экспертной оценки в ходе технологического процесса. Проведение аудиторских документальных проверок и фактического контроля осуществляется в сжатые сроки. Наиболее распространенным фактическим контролем является инвентаризация, которой подлежит все имущество предприятия, денежные средства, ценные бумаги, материальные и нематериальные активы независимо от местонахожде- ния, все виды финансовых обязательств (расчеты с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, в т. ч. по депонентам, другими дебиторами и кредиторами). Инвентаризации также подлежит имущество, не принадлежащее фирме, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки). Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69 ( z0202-94 ), проведение инвентариза- ции является обязательным: а) при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством; б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других объектов недвижимых основных фондов может проводиться один раз в 3 года, а библиотеч- ных фондов - один раз в 5 лет; в) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); г) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, порчи ценностей - на день установления таких фактов; д) по предписанию судебно-следственных органов; е) в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончания явлений); ж) при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи). Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, к сфере управления которого относятся эти предприятия; з) в случае ликвидации предприятия. Проведение внутреннего аудита состоит из следующих этапов: 1. Подготовительный: составление программы проведения проверки. 2. Фактический: проведение внезапных инвентаризаций. 3. Основной: непосредственное выполнение аудиторской проверки. 4. Завершающий: систематизация материалов проверки; составление отчетных документов по проверке, их согласование и подписание должностными лицами, осуществляющими руководство предприятием; предоставление результатов проверки должностным лицам, которые ее назначили; устранение недостатков и подготовка документа по результатам проверки; контроль за устранением недостатков, выявленных аудиторской проверкой. В ходе проверки аудитор пользуется аудиторскими доказательствами, которые согласно п. 4 Норматива № 14 "Аудиторские доказательства", утвержденного решением Аудиторской палаты Украины от 18.12.98 г. № 73 ( v0073230-98 ), представляют собой информацию, полученную аудитором для выработки аудиторского вывода и подготовки отчета. Аудиторские доказательства состоят из первичных документов и учетных записей, которые заложены в основу финансовой отчетности. По результатам аудиторской проверки составляется отчет, который может иметь разные документальные формы в зависимости от формы внутреннего аудита (аудиторская справка, аудиторское заключение, акт ревизии, отчет о проверке и др.). Форма этого документа определяется в приказе о проведении аудиторской проверки. Вводная часть аудиторского отчета должна содержать: название документа в целом; дату и место составления документа; основание проведения проверки (приказ руководителя предприятия, протокол решения учредителей); список должностных лиц, принимавших участие в проверке; список должностных лиц, ответственных за деятельность подразделения; период проверки; изложение фактов которые были подвергнуты проверке. Аналитическая часть отчета адресуется должностному лицу, назначившему проверку, и должна включать: наименование проверяемого подразделения; объекты аудита; изложение результатов проверки; общую оценку соблюдения законодательства и установленного порядка ведения бухгалтерского учета; оценку оформления хозяйственных операций и их отражения в бухгалтерском и оперативном учете; существенные нарушения конкретных нормативно-правовых актов, арифметические, логические ошибки; документальные и вещественные доказательства установленных нарушений; список и должности лиц, допустивших нарушения; денежное и количественное выражение негативных последствий нарушений. Материалы, изложенные в заключении, должны быть достоверны, объективны и изложены так, чтобы исключить возможность двоякого толкования выявленных нарушений и недостатков в работе. Записи в заключении должны быть лаконичными, со ссылкой на соответствующие документы и материалы с указанием нарушенных законов и нормативных актов. Каждая запись в заключении должна содержать информацию о следующем: что нарушено, кто нарушил, когда совершено нарушение, в чем суть нарушения, какие последствия от нарушений, какой прямой и косвенный ущерб, на какую сумму. Факты, изложенные в аналитической части отчета, должны подтверждаться письменными доказательствами - актами, справками, документами, деловыми письмами и т. д. Выявленные недостатки, не требующие существенных изменений в деятельности предприятия и входящие в компетенцию руководителя, необходимо устранить в ходе проверки. Об их устранении в процессе проверки производятся соответствующие записи в отчете. Если при проверке выявлены серьезные нарушения законодательст- ва Украины, недостачи, хищения денежных средств и материальных ценностей, нарушение налогового законодательства, требующие внесения коррективов в бухгалтерскую отчетность предприятия и возмещения потерь, материалы проверок, передаются в юридический отдел предприятия. Он, в свою очередь, рассматривает необходимость передачи исковых документов в суд с целью возмещения материального ущерба материально ответственными лицами (в случае отказа от добровольного возмещения ущерба). Контроль за исполнением решений по аудиторским проверкам ведет аудиторская служба. Методику проведения внутреннего аудита рассмотрим на примере аудита основных средств предприятия. Аудит основных средств предприятия При проведении аудита основных средств (ОС) руководствуются Положением (стандартом) бухгалтерского учета 7 "Основные средства", утвержденным приказом Минфина Украины от 27.04.2000 г. № 92 ( z0288-00 ). Используются следующие аудиторские доказательства: 1. Первичные документы по учету ОС согласно приказу Минстата Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета" от 29.12.95 г. № 352 ( v0352202-95 ): - 03-1 "Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основ- ных средств"; - 03-2 "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструирован- ных и модернизированных объектов" (при выполнении ремонтных работ как собственными силами, так и сторонними организациями); - 03-3 "Акт списания основных средств", кроме автотранспортных (при полной или частичной ликвидации ОС вследствие их износа, хищения и т.п.); - 03-4 "Акт на списание автотранспортных средств" (при ликвидации, вследствие износа, хищения и др.) - 03-6 "Инвентаризационная карточка учета основных средств" (отражает записи из всех упомянутых выше форм первичных документов). 2. Учетные регистры синтетического учета ОС (ведомости, журналы, книги учета и т.п.) согласно приказу Минфина Украины "Об утверждении Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета" от 29.12.2000 г. № 356 ( v0356201-00 ). 3. Инвентаризационные ведомости. 4. Главная книга. 5. Финансовая отчетность за предыдущий отчетный период (Бухгалтерский баланс; Отчет о финансовых результатах; Отчет о собственном капитале; Примечания к годовой финансовой отчетности). 6. Контракты, соглашения об аренде, страховые полисы. 7. Сметы и планы ремонта ОС. 8. Расчеты амортизационных отчислений по ОС. 9. Приказ об учетной политике в части учета ОС. Основные этапы проведения аудиторской проверки ОС можно представить следующим образом: |---|---------------|---------------|--------------|------------------| | № |Этап проверки |Цель и задачи | Аудиторские | Аудиторские | |п/п| |внутреннего | процедуры | доказательства | | | |аудита ОС | | | |---|---------------|---------------|--------------|------------------| | 1 |Подготовитель- |Предварительное|Документальная|Устав предприятия,| | |ный |знакомство с |проверка |приказы, инвента- | | | |ведением учета | |ризационные | | | |ОС на предприя-| |карточки, данные | | | |тии, планиро- | |синтетического и | | | |вание проверки | |аналитического | | | | | |учета ОС | |---|---------------|---------------|--------------|------------------| | 2 |Фактический |Инвентаризация |Проведение |Материалы инвента-| | |контроль |и оценка |инвентаризации|ризации, учетные | | | |результатов |ОС |записи по ОС | | | |проведенной | | | | | |инвентаризации | | | | | |ОС | | | |---|---------------|---------------|--------------|------------------| | 3 |Основной |Контроль оценки|Сопоставление |Акты инвентариза- | | | |основных |данных cинте- |ции, первичная | | | |средств, |тического и |документация по | | | |установление их|аналитического|ОС, учетные | | | |принадлежности,|учета, доку- |регистры синтети- | | | |проверка досто-|ментальная |ческого и анали- | | | |верности учет- |выборочная |тического учета, | | | |ных записей и |проверка, |баланс | | | |остатков в |проверка | | | | |Балансе, |арифметических| | | | |проверка |подсчетов, | | | | |правильности |анализ | | | | |начисления | | | | | |износа и | | | | | |отнесения | | | | | |расходов на | | | | | |ремонт ОС | | | |---|---------------|---------------|--------------|------------------| | 4 |Завершающий |Составление |Систематизация|Рабочая документа-| | | |отчета аудитора|и обобщение |ция, составленная | | | |о проверке |полученной на |на предыдущих | | | | |предыдущих |этапах проверки | | | | |этапах | | | | | |информации, | | | | | |анализ, | | | | | |составление | | | | | |отчета | | |---|---------------|---------------|--------------|------------------| Результаты фактического контроля могут быть следующими: - установление недостач; - выявление излишков. Пример 1 При проведении инвентаризации на 01.02.2002 г. установлена недостача микроскопа. Балансовая стоимость микроскопа - 2000 грн. Сумма начисленного износа - 1000 грн. Рассмотрим два варианта отражения недостачи в бухгалтерском и налоговом учете: 1. Виновное лицо не установлено. |---|---------------------|----------------|------|---------------------| | № | Содержание операции | Бухгалтерский |Сумма,| Налоговый | |п/п| | учет | грн. | учет | | | |-------|--------| |-----|---|-----------| | | | Д-т | К-т | | ВД | ВР|Расходы, | | | | | | | | |подлежащие | | | | | | | | |амортизации| |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 1 |Получен акт от | | | | | | | | |органов внутренних | | | | | | | | |дел | | | | | | | | | | | | | | | | | |Отражена недостача: | | | | | | | | | | | | | | | | | |- списана сумма | 131 | 106 | 1000 | - | - | - * | | | износа; | | | | | | | | | | | | | | | | | |- списана остаточная | 976 | 106 | 1000 | | | | | | стоимость | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 2 |Учтена сумма ущерба | 072 | - | 1000 | - | - | - | | |до установления | | | | | | | | |виновных лиц или | | | | | | | | |закрытия дела | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 3 |Дело по факту хищения| - | 072 | 1000 | - | - | - | | |микроскопа прекраще- | | | | | | | | |но. Виновные не | | | | | | | | |установлены | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 4 |Определен финансовый | 793 | 976 | 1000 | - | - | - | | |результат | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| ---------------- * Согласно пп. 8.4.8 ст. 8 Закона о прибыли в случае вынужденной замены основных фондов по не зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (в т. ч. при краже) балансовая стоимость групп 2 и 3 не изменяется. Согласно п. 4.9 ст. 4 Закона о НДС ( 168/97-ВР ) налоговое обязательство по НДС не начисляется на стоимость основных средств, которые ликвидируются вследствие хищения. 2. Установлено виновное лицо - кладовщик Сильченко В. Н. Согласно Порядку определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденному постановлением КМУ ( 116-96-п ) от 22.01.96 г. № 116, размер недостачи определяется по балансовой стоимости ценностей (за вычетом амортизационных отчислений), но не ниже 50 % балансовой стоимости на момент установления недостачи с учетом индексов инфляции, соответствующего размера НДС и размера акцизного сбора по формулам: РУ = ((БС - А) х ИИНФ + НДС + АСБ) х 2, где РУ - размер ущерба; БС - балансовая стоимость на момент установления факта недостачи материальных ценностей; А - амортизационные отчисления; ИИНФ - общий индекс инфляции, который рассчитывается на основании ежемесячно определенных Минстатом индексов инфляции; НДС - сумма налога на добавленную стоимость; АСБ - размер акцизного сбора. Таким образом, размер недостачи равен: РУ = ((2000 - 1000) х 1,1 + 200) х 2 = 2600 грн., где ИИНФ = 110% (условно), НДС = (2000-1000) х 20% = 200 грн. |---|---------------------|----------------|------|---------------------| | № | Содержание операции | Бухгалтерский |Сумма,| Налоговый | |п/п| | учет | грн. | учет | | | |-------|--------| |-----|---|-----------| | | | Д-т | К-т | | ВД | ВР|Расходы, | | | | | | | | |подлежащие | | | | | | | | |амортизации| |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 1 |Отражена недостача: | | | | | | | | |- списана сумма | 131 | 106 | 1000 | - | - | - * | | |износа; | | | | | | | | | | | | | | | | | |- списана остаточная | 976 | 106 | 1000 | | | | | |стоимость | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 2 |Учтена сумма недоста-| 072 **| - | 1000 | - | - | - | | |чи до установления | | | | | | | | |виновного лица | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 3 |Отражена сумма, | 375 | 716 | 1200 | - | - | -1000 ***| | |подлежащая возмещению| | | | | | | | |виновным лицом за | 716 | 641/ндс| 200 | | | | | |ущерб, нанесенный | | | | | | | | |предприятию | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 4 |Списана сумма | - | 072 | 1000 | - | - | - | | |недостачи при | | | | | | | | |установлении | | | | | | | | |виновного лица | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 5 |Отнесена на виновное | 375 | 716 | 1400 | - | - | - | | |лицо сумма средств, | | | | | | | | |подлежащая перечисле-| | | | | | | | |нию в бюджет | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 6 |Внесены виновным | 301 | 375 | 2600 | - | - | - | | |лицом денежные | | | | | | | | |средства в кассу | | | | | | | | |предприятия | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 7 |Отражена сумма | 716 | 642 | 1400 | - | - | - | | |ущерба, подлежащая | | | | | | | | |перечислению в бюджет| | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 8 |Перечислена в бюджет | 642 | 311 | 1400 | - | - | - | | |часть суммы | | | | | | | | |возмещения | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 9 |Определен финансовый | 716 | 793 | 1000 | - | - | - | | |результат | | | | | | | | | | 793 | 976 | 1000 | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| ---------------- * Согласно пп. 8.4.8 ст. 8 Закона о прибыли в случае вынужденной замены основных фондов по не зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (в т.ч. при краже) балансовая стоимость групп 2 и 3 не изменяется. ** Если виновный установлен не сразу. *** Согласно пп. 8.4.9 ст. 8 Закона о прибыли сумма компенсации уменьшает балансовую стоимость группы. Пример 2 При проведении инвентаризации на 01.02.2002 г. выявлены излишки - токарный станок. Справедливая стоимость станка - 1300 грн. Согласно пп. 4.1.6 Закона о прибыли излишки ОС зачисляются в валовые доходы предприятия как безвозмездно полученные и 20 % справедливой стоимости безвозмездно оприходованных ОС не включается в состав налогового кредита по НДС согласно п. 7.4 Закона о НДС. |---|---------------------|----------------|------|---------------------| | № | Содержание операции | Бухгалтерский |Сумма,| Налоговый | |п/п| | учет | грн. | учет | | | |-------|--------| |-----|---|-----------| | | | Д-т | К-т | | ВД | ВР|Расходы, | | | | | | | | |подлежащие | | | | | | | | |амортизации| |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 1 |Оприходованы | 104 | 746 | 1300 | 1300| - | - | | |выявленные излишки | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| | 2 |Определен финансовый | 746 | 793 | 1300 | - | - | - | | |результат | | | | | | | |---|---------------------|-------|--------|------|-----|---|-----------| При проведении основного этапа проверки ОС следует обратить внимание на следующие аспекты: 1. Распределение ОС по группам осуществляется в бухгалтерском учете в соответствии с п. 5 ПБУ 7 ( z0288-00 ) и в налоговом учете в соответствии с пп. 8.2.2 п. 8.2 ст. 8 Закона о прибыли. 2. Согласно п. 7 ПБУ 7 приобретенные (созданные) ОС зачисляются на Баланс предприятия по первоначальной стоимости с учетом расходов на их приобретение. 3. Согласно п. 8 ПБУ 7 в случае приобретения ОС за счет кредитов банка или других финансовых учреждений (полностью или частично) проценты по кредитам на приобретение (создание) ОС не включаются в их первоначальную стоимость и относятся на финансовые расходы отчетного периода. 4. ОС должны быть оценены по справедливой стоимости в случаях: - безвозмездной передачи ОС с учетом понесенных расходов (п. 10 ПБУ 7); - при получении ОС в виде взноса в уставный капитал (п. 10 ПБУ 7); - при получении ОС вследствие бартерных операций, если остаточная стоимость переданного объекта превышает его справедливую стоимость (п. 12 ПБУ 7); 5. При определении стоимости ОС, по которым осуществлялись ремонтные работы, необходимо убедиться, что стоимость ремонта, улучшающая технические характеристики и эффективность работы ОС (модернизация, реконструкция, капитальный ремонт), увеличивает первоначальную стоимость объекта, а расходы на ремонт с целью поддержания ОС в рабочем состоянии относятся на расходы отчетного периода. Бухгалтерский учет расходов на ремонт ОС не совпадает с их налоговым учетом. Поэтому необходимо убедиться, что при определении валовых доходов и расходов с целью налогообложения соблюдается норма пп. 8.7.1 п. 8.7 ст. 8 Закона о прибыли. В соответствии с этим пунктом стоимость текущего и капитального ремонта, реконструкции, модернизации, технического перевооружения и других видов улучшения основных фондов относится к валовым расходам в сумме, которая не превышает 5 % совокупной балансовой стоимости групп основных фондов на начало отчетного года. Расходы, которые превышают указанную сумму, относятся на увеличение балансовой стоимости групп 2 и 3 и подлежат амортизации. 6. ОС, которые не пригодны для использования в отчетном периоде и по которым полностью начислен износ, должны быть списаны с баланса предприятия. Необходимо также убедиться, что ОС переоценены до уровня их справедливой стоимости в случае, если износ начислен полностью, а они еще могут принести в будущем экономическую выгоду. Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, использованных в данной консультации: 1. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 28.12.94 г. № 334/94-ВР, в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), с изменениями и дополне- ниями. 2. Закон о НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР ( 168/97-ВР ) с изменениями и дополнениями. ------------------------------------------------------------------ "ГлавБух" № 07/02, стр. 38 [18.02.2002] Елена Ткаченко бухгалтер-консультант АФ "ГлавБух-Аудит" ------------------------------------------------------------------