ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням обласної ради

від 05 липня 2007 року № 305-V (305-5-рр)

(ХVІ сесія  V  скликання)

ОБЛАСНА ПРОГРАМА

підтримки розвитку архівної справи на 2007-2010 роки

1. Загальні положення

Однією з невід’ємних умов функціонування держави є інформаційне забезпечення, якісне та вчасне виконання якого залежить від рівня розвитку архівної справи та документотворення на місцях.

Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання  інформації, що міститься в них.

Діяльність Державного архіву Харківської області спрямована на  поповнення його документами Національного архівного фонду України (далі – НАФ), що утворилися внаслідок діяльності установ, підприємств та організацій міста й області, їх збереження та всебічне використання.

Державний архів Харківської області є одним з найстаріших та найбільших архівів України. Він зберігає 2 млн 326 тис. 374 документа Слобідського краю періоду XVII-XX ст.ст., які  є неповторними за їх змістовністю. Документи архіву активно використовують для проведення наукових досліджень, виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового захисту громадян, в ЗМІ, у виставковій та публікаційній діяльності, для відтворення історичних фактів та подій тощо. 

За документами державного архіву області щорічно виконується близько 3 тис. 500 запитів соціально-правового характеру, 630 – тематичного; в читальних залах архіву щорічно обслуговується близько 400 користувачів, в тому числі іноземців (США, Канада, Франція, Росія, Білорусь тощо) з кількістю відвідувань близько 3 тис. 800; до столу довідок щорічно звертається понад 3 тис. громадян.

Аналіз сучасного стану архівної галузі в області свідчить про довготривале її недофінансування,  наслідком чого є поступова руйнація матеріально-технічної бази державних архівних установ області, у тому числі і Державного архіву Харківської області, що призвело до збільшення ризику втратити документи НАФ та документи тимчасового зберігання.

Відсутність вільних площ для комплектування державного архіву області  документами призвела до перевантаження його сховищ (середня завантаженість становить 120%) та порушення термінів зберігання документів НАФ на місцях: в установах, організаціях та  підприємствах, - де в більшості випадків не дотримуються умов зберігання цих документів (частину з них втрачено безповоротно). З порушенням термінів зберігання документів НАФ на місцях (в установах, організаціях та підприємствах міста й області) зберігається більше 250 тис. одиниць.

Якщо до 2004 року державний архів області приймав на подальше зберігання виборчу документацію лише постійних термінів зберігання (за статистикою в середньому 60 од. зб. після проведення відповідних виборів),  то з 2004 року відповідно до ст. 88 Закону України «Про вибори Президента України» (474-14), ст. 89 Закону України «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів» (1667-15) та ст. 99 Закону України «Про вибори народних депутатів України» (1665-15) (зберігання виборчої та іншої документації і матеріальних цінностей) він приймає виборчу документацію і тимчасового зберігання (1-4 роки): виборчі бюлетені, контрольні талони виборчих бюлетенів, списки виборців, акти, заяви, скарги про порушення вимог вищезазначених законів при проведенні голосування і підрахунку голосів виборців, інші протоколи та рішення виборчих комісій.

Після виборів 2004 та 2006 років державний архів області прийняв 5 тис. мішків та пакунків: 482 – постійного зберігання та 4 тис. 518 – тимчасового (1-4 роки). За відсутності вільних площ він розмістив виборчу документацію в непристосованих підвальних приміщеннях ВЕП «Держпром» та за межами міста на правах оренди; частково – в особистих підвальних приміщеннях.

Щорічна сплата за комунальні послуги на утримання виборчої документації в орендованих приміщеннях державному архіву області обходиться в 60 тис. грн. Крім того, додаткових витрат потребує процес утилізації зазначеної документації, термін зберігання якої закінчився. Лише упродовж 2007 року державний архів області повинен утилізувати близько 80 тонн виборчої документації, що передбачає оплату праці вантажників та затрати на перевезення документації до пункту утилізації.

Наступні вибори значно збільшать об’єми документації, яку повинен буде прийняти державний архів області, та за умови відсутності вільних площ – орендувати приміщення, які оснастити відповідним обладнанням.

Певний час, що пройшов з моменту утворення документів (XVII-XX ст.ст.), та відсутність належних умов їх зберігання призводять до поступової руйнації основи останніх, ураження їх плісеневими грибами, зникнення тексту тощо. Тому створення страхового фонду (переведення інформації на мікроплівку) та фонду користування (створення цифрових копій документів)  – одне з першочергових завдань, вирішення якого пов’язано з придбанням сучасного технологічного обладнання.

Для якісного та вчасного надання послуг користувачеві важливим залишається оснащення робочих місць комп’ютерними технологіями, яких державний архів області не має. Повільно триває процес розсекречення документів: розсекреченню підлягають близько 15 тис. одиниць зберігання.

Охорона приміщень державного архіву області здійснюється не на належному рівні: відсутні позавідомча охорона, системи охоронної, протипожежної сигналізації та відеонагляду.  

Реалізація обласної Програми підтримки розвитку архівної справи (далі – Програма) надасть можливість створити умови для гарантованого зберігання та всебічного використання документів, що зберігає Державний архів Харківської області.

2. Мета та основні завдання Програми

Мета Програми полягає у створенні належних умов для зберігання та всебічного використання документів, що зберігає Державний архів Харківської області.

Для досягнення поставленої мети передбачено вирішення наступних завдань:

– зміцнення матеріально-технічної бази Державного архіву Харківської області;

– оснащення архівосховищ відповідним обладнанням;

– підвищення рівня пожежної безпеки приміщень та забезпечення надійної їх охорони; 

– створення фонду користування на архівні документи;

– створення умов для ефективного впровадження сучасних інформаційних технологій.

3. Заходи обласної Програми

підтримки розвитку архівної справи на 2007-2010 рр.

№ п/п	Найменування заходу	Орієнтовний обсяг фінансування (тис. грн.)	У тому числі за роками				Відповідальні виконавці
			2007	2008	2009	2010
1.	Оснащення наданих архіву приміщень для зберігання документів	100	__	50	__	50	Державний архів області
2.	Забезпечення утримання та утилізації виборчої документації	320	80	80	80	80	Державний архів області
3.	Установлення систем кондиціювання повітря в архівосховищах	160	__	80	80	__	Державний архів області
4.	Установлення систем пожежної та охоронної сигналізації	250	40	70	70	70	Державний архів області
5.	Придбання цифрового обладнання для створення фонду користування	1 141	__	__	1 141	__	Державний архів області
6.	Обладнання читальних залів архіву системами відеонагляду	4	__	4	__	__	Державний архів області
7.	Забезпечення архіву постами позавідомчої охорони	1056	__	352	352	352	Державний архів області
8.	Комп’ютерне оснащення робочих місць та програмне забезпечення	138	50	50	38	__	Державний архів області
	Разом	3 169	170	686	1 761	552

4. Очікувані результати

Реалізація Програми надасть можливість:

– зміцнити матеріально-технічну базу державного архіву області та поліпшити умови роботи його працівників;

– створити умови для гарантованого зберігання та всебічного використання документів архіву та забезпечити повноцінний їх захист;

– задовольняти у необхідних обсягах потреби громадян, суспільства і держави у ретроспективній інформації.

5. Фінансове забезпечення Програми

Загальний обсяг фінансових ресурсів, необхідних для реалізації Програми, становить 3 млн 169 тис. грн.

Фінансування проводиться за рахунок коштів обласного бюджету в межах виділених на фінансування програми асигнувань виходячи з можливостей обласного бюджету.

Головним розпорядником коштів є Державний архів Харківської області.

5. Координація роботи і контроль за виконанням Програми

Координацію робіт та безпосереднє виконання Програми здійснює Державний архів Харківської області в межах своєї компетенції.

            Контроль за використанням бюджетних коштів, спрямованих на виконання Програми, та за ходом її реалізації здійснюється у порядку, встановленому законодавством України.

Заступник голови

обласної ради                                                                                                         С. Чернов