ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

обласної ради

08 лютого 2024 року № 18

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Харківській обласній раді та
її виконавчому апараті

Загальна частина

1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Харківській обласній раді та її виконавчому апараті.

2. В Харківській обласній раді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради, положення про яку та склад якої затверджуються розпорядженням голови обласної ради.

3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові обласної ради;

перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом «Для службового користування» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

розслідування на підставі рішення голови обласної ради фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа «Для службового користування» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради включаються працівники структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради, в яких створюється службова інформація, а також працівники структурного підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення, підрозділу з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в обласній раді.

4. Перелік відомостей складається комісією з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату обласної ради відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», затверджується головою обласної ради та не може бути обмеженим у доступі.

В умовах воєнного чи надзвичайного стану перелік відомостей складається з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.

5. Посадові особи, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою обласної ради, першим заступником голови обласної ради, заступниками голови обласної ради, керуючим справами виконавчого апарату обласної ради, заступниками керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, керівниками структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради у резолюції до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів обласної ради, які не є її працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі резолюції голови обласної ради.

6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками «Літер “М”» провадяться працівниками, до посадових обов’язків яких віднесено здійснення військового обліку (мобілізаційної роботи) у виконавчому апараті обласної ради.

Керівники структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «Для службового користування», їхнім зберіганням і використанням.

7. Відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради ознайомлює працівників виконавчого апарату обласної ради, а також членів постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів обласної ради, які не є її працівниками, депутатів обласної ради з цією Інструкцією під розпис.

8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування».

На документах, що містять службову інформацію, з:

мобілізаційних питань додатково проставляється відмітка «Літер “М”»;

питань криптографічного захисту службової інформації - відмітка «Літер “К”»;

питань спеціальної інформації - відмітка “СІ”.

Категорії документів, на яких проставляється відмітка «Літер “К”», визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «Для службового користування» особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, у тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «Для службового користування» може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату обласної ради за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в Харківській обласній раді та її виконавчому апараті порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на першого заступника голови обласної ради, заступників голови обласної ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, заступників керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, керівників структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення Інструкції з діловодства в Харківській обласній раді, затвердженої розпорядженням голови обласної ради 24.04.2023 № 35, та ДСТУ 4163-2020, що регламентують порядок складення й оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «Для службового користування» в обласній раді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа керівника установи з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою «Літер “К”», засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

Приймання та реєстрація документів

16. Приймання та реєстрація документів з грифом «Для службового користування», крім документів, які містять відмітки «Літер “М”», «Літер “К”, “СІ”», здійснюється централізовано відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

17. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом «Для службового користування» вони приймаються черговим працівником виконавчого апарату обласної ради, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1.

18. Вхідна кореспонденція з грифом «Для службового користування» розкривається працівником відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначених на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

19. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом із отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

20. Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються відправникові без їхнього розгляду.

21. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «Для службового користування» на першому його аркуші від руки та за допомогою штампа “Вхідний №_______/Одержано _________/Харківська обласна рада” відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради проставляється відмітка про надходження із зазначенням реєстраційного номера документа та дати його надходження.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

22. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

23. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «Для службового користування» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

56/01-23ДСК; 01-23/56ДСК

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М” або “СІ”, наприклад:

М/56/01-23ДСК; або СІ/56/01-23ДСК

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

До вх. 56/01-23ДСК від 01.09.2021

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку «без додатка - відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

24. Реєстрація документів з грифом «Для службового користування» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4.

25. Етапи проходження документів з грифом «Для службового користування» повинні обов’язково відображатися у журналах реєстрації документів з грифом «Для службового користування».

Облік видань з грифом «Для службового користування»

26. Тираж видання з грифом «Для службового користування», підготовлений в установі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 5.

27. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Облік електронних носіїв інформації

28. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради у журналі за формою згідно з додатком 6.

29. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «Для службового користування».

30. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

31. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 29 і 30 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

32. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

33. Гриф «Для службового користування» зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

34. Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні обласної ради та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні обласної ради для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом «Для службового користування», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

35. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «Для службового користування», проводиться в приміщенні обласної ради у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в обласній раді. У разі виникнення необхідності в передачі за межі приміщення обласної ради такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

36. Друкування і розмноження в обласній раді документів з грифом «Для службового користування» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження в обласній раді документів «Для службового користування» може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації (далі – КСЗІ) та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації в порядку, встановленому законодавством.

37. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «Для службового користування» та номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 3”

Якщо обласна рада є розробником документа з грифом «Для службового користування», може зазначатися на документі інформація про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

Для службового користування

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає

Відмітки «Літер “М”», «Літер “К”», “СІ”, номер примірника зазначаються нижче грифа «Для службового користування», наприклад:

Для службового користування

Літер “М”

Прим. № 2

або

Для службового користування

Літер “К”

Прим. № 2

або

Для службового користування

“СІ”

Прим. № 2

38. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:

Для службового користування

Прим. № 4

Додаток до листа

Харківської обласної ради

___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їхній обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

Додаток: довідка про виконання плану заходів від 14 серпня 2021 року № 52/01-23ДСК на 5 арк., прим. № 1.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «Для службового користування», під таким грифом ставиться позначка «(без додатка - відкрита інформація)», наприклад:

Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. № 1

39. У друкованих виданнях гриф «Для службового користування» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

40. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників із найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

Надруковано три примірники.

Прим. № 1 – ХОДА

Прим. № 2 - до справи № 01-23

Пункт 3.7 переліку відомостей

АРМ інвентарний номер 5

41. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

Прим. № 1-8 - за списком на розсилку;

Прим. № 9 - до справи № 01-23

42. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:

Марченко Петро 255 55 55

43. Після реєстрації створеного документа з грифом «Для службового користування» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їхнього прочитання та відновлення.

На персональних комп’ютерах дозволяється виконувати таблиці документів без заповнення і текстові документи, в яких замість відомостей, що мають гриф обмеження доступу «Для службового користування», залишаються «чисті поля» (можливе виділення «нижнім підкресленням»). Після друкування документів на принтері таблиці та «чисті поля» документів заповнюються рукописно.

44. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» здійснюється відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради з дозволу голови обласної ради за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 7 або відповідно до резолюції голови обласної ради.

Голова обласної ради може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів першому заступнику голови обласної ради, заступникам голови обласної ради, керуючому справами виконавчого апарату обласної ради, заступникам керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, керівникам структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

45. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

46. Документ з грифом «Для службового користування», одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 44 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

47. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 8.

Надсилання документів

48. Надсилання документів з грифом «Для службового користування» іншим установам у межах України здійснюється підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку, підрозділами відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил.

У разі надсилання документів з грифом «Для службового користування» за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, відомчого фельд’єгерського зв’язку у складі Збройних Сил або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання конвертів (паковань) з відмітками «Літер “К”» та “СІ” в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку або відомчого фельд’єгерського зв’язку.

Надсилання документів з грифом «Для службового користування» за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою «Літер “К”», які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «Для службового користування») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

49. Електронні носії інформації та документи з грифом «Для службового користування», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом «Для службового користування» надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «Для службового користування», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 38 цієї Інструкції.

50. Документи з грифом «Для службового користування», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

51. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

52. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 51 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

53. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер “М”».

54. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

55. У разі надсилання документа, що має відмітку «Літер “К”» або “СІ”, його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа «Для службового користування» проставляється відмітка «Літер “К”» або “СІ”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 51 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».

56. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «Для службового користування» з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

Формування виконаних документів у справи

57. Виконані документи з грифом «Для службового користування» групуються у справи згідно із затвердженою в обласній раді зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «Для службового користування» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер “М”», а документи з питань спеціальної інформації – до справ з відміткою “СІ”.

58. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «Для службового користування».

59. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «Для службового користування», проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:

01-23ДСК

60. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «Для службового користування», у правому верхньому куті проставляється відмітка «Для службового користування».

61. У разі коли в обласній раді створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

62. У разі коли в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом “Для службового користування”». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією виконавчого апарату обласної ради.

63. Експертна комісія виконавчого апарату обласної ради після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом “Для службового користування”» і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

64. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом “Для службового користування”» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

65. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

66. Документи з відміткою «Літер “К”» зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації установи або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

67. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою «Літер “К”» визначаються Адміністрацією Держспецзв’язку.

Користування документами

68. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «Для службового користування» передаються працівникам відповідно до резолюцій голови обласної ради, першого заступника голови обласної ради, заступників голови обласної ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, заступників керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, керівників структурних підрозділів обласної ради.

Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються у відділі документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради, видаються у тимчасове користування працівникам обласної ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 9, резолюції голови обласної ради або затвердженого головою обласної ради (керівником структурного підрозділу виконавчого апарату обласної ради) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників виконавчого апарату обласної ради до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого головою обласної ради.

69. Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 10.

70. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

71. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

72. Справи з грифом «Для службового користування», що зберігаються в архіві виконавчого апарату обласної ради, видаються у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради на підставі замовлення за формою згідно з додатком 11.

Про видачу справ з грифом «Для службового користування» з архіву виконавчого апарату обласної ради робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.

73. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

74. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «Для службового користування», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови обласної ради, або у разі його відсутності – першого заступника голови обласної ради чи заступників голови обласної ради можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

75. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

76. Після ознайомлення з документами з грифом «Для службового користування» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

77. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.

78. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «Для службового користування», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

79. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «Для службового користування», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до обласної ради запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «Для службового користування», здійснюється з урахуванням вимог пункту 81 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування»

80. Перегляд документів з грифом «Для службового користування» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом «Для службового користування» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їхньої передачі до архіву обласної ради;

документів Національного архівного фонду для їххньої передачі на постійне зберігання до Державного архіву Харківської області.

81. Рішення про скасування грифа «Для службового користування» чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради.

82. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

83. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу головою обласної ради. У протоколі зазначаються види документів, їхні реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву обласної ради, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до Державного архіву Харківської області.

84. Про скасування грифа «Для службового користування» письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради.

85. На обкладинках справ та документах гриф «Для службового користування» погашається працівником відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі
на архівне зберігання та знищення

86. Експертиза цінності документів з грифом «Для службового користування» та їхня підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом «Для службового користування» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою «Для документів № 24283333» або печаткою «Для пакетів». Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом «Для службового користування» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

87. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі «Індекс справи (тому, частини)» з документами з грифом «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».

88. Під час передачі справ з грифом «Для службового користування» на постійне зберігання до Державного архіву Харківської області разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подається лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

89. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «Для службового користування», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ обласної ради в цілому.

Знищення видань з грифом «Для службового користування», що зберігаються у бібліотеках, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.

90. Документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією виконавчого апарату Харківської обласної ради у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їхнього прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”, а також неможливості забезпечення їхнього вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає голова обласної ради (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їхнє зберігання посадова особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.

91. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, власних імен членів експертної комісії виконавчого апарату обласної ради, їхніх підписів, дати знищення, наприклад:

Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної комісії виконавчого апарату обласної ради:

(підпис) Петро МАРЧЕНКО

(підпис) Олександр ПАВЛЕНКО

(підпис) Віктор ІВАНЕНКО

10 лютого 2023 року

92. Після знищення документів з грифом «Для службового користування» в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № _____».

93. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом «Для службового користування», друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників обласної ради, які провели таке знищення.

Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їхньої наявності

94. Справи з грифом «Для службового користування» з дати їхнього створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їхньої передачі в архів обласної ради.

95. Документи і справи з грифом «Для службового користування» зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Зберігання документів і справ із грифом «Для службового користування» здійснюється працівниками виконавчого апарату обласної ради, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

96. Документи з грифом «Для службового користування» можуть перебувати на виконанні у працівників виконавчого апарату обласної ради протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їхнього зберігання, визначених пунктом 95 цієї Інструкції.

97. Передача документів з грифом «Для службового користування» структурним підрозділам виконавчого апарату обласної ради здійснюється через відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Передача одержаних у відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради документів з грифом «Для службового користування» всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється через відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

98. Забороняється переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без повідомлення відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «Для службового користування» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради за письмовою вказівкою голови обласної ради здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у відділі документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради повинні залишитися протоколи про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

99. Документи з грифом «Для службового користування» не дозволяється виносити за межі обласної ради, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення обласної ради, та у разі виникнення необхідності в їхньому узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «Для службового користування» за межі обласної ради здійснюється на підставі резолюції голови обласної ради або керуючого справами виконавчого апарату обласної ради. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

100. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

101. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова обласної ради або керуючий справами виконавчого апарату обласної ради ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

102. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан усіх документів, взятих на облік, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» в Харківській обласній раді протягом двох місяців після завершення діловодного року та формування справ.

Склад комісії обласної ради з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» визначається розпорядженням голови обласної ради.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» з відмітками «Літер “М”», «Літер “К”» та “СІ” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

103. Результати перевірки, зазначеної у пункті 102 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 12.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову обласної ради та начальника відділу документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка «Літер “К”», засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв’язку.

104. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови обласної ради може утворюватися спеціальна комісія.

105. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників виконавчого апарату обласної ради письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їхні копії), оглядати приміщення і сховища.

106. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

107. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради або спеціальної комісії та подається голові обласної ради на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови обласної ради не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядження голови обласної ради про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

108. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

109. Відмітка про втрату документів вноситься відділом документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

110. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву обласної ради для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва

111. Рішення про можливість прийому керівництвом обласної ради іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається головою обласної ради.

112. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує управління з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради або посадова особа виконавчого апарату обласної ради, визначена відповідальною за проведення заходу розпорядженням голови обласної ради.

113. Управлінням з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради або посадовою особою, яка визначена відповідальною за проведення заходу, разом з іншими структурними підрозділами виконавчого апарату обласної ради, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в установі;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення, інформація про діяльність обласної ради, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб виконавчого апарату обласної ради, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних із перебуванням іноземців в установі (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів виконавчого апарату обласної ради, які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується головою обласної ради.

114. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, голова обласної ради або керуючий справами виконавчого апарату обласної ради своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, власних імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання обласної ради. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

115. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «Для службового користування» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується головою обласної ради.

116. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

117. Носії інформації з грифом «Для службового користування» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

118. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією виконавчого апарату Харківської обласної ради в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф «Для службового користування» підлягає перегляду відповідно до пункту 80 цієї Інструкції.

119. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу голови обласної ради, якому відповідно до пункту 4 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, що становлять службову інформацію.

120. Підготовка приміщень обласної ради для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «Для службового користування», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками, відповідальними за проведення прийому іноземців. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 13, що ведеться управлінням з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради.

121. Повноваження осіб виконавчого апарату обласної ради, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями голови обласної ради. Працівники виконавчого апарату обласної ради, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

122. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях обласної ради без супроводу.

123. Управління з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради або посадова особа, визначена відповідальною за проведення заходу, складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

124. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується головою обласної ради. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням голови обласної ради іншим заінтересованим установам.

125. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються в управлінні з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради або у посадової особи, яка визначена відповідальною за проведення заходу, в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

126. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.

127. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.

128. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.

Порядковий номер	Дата надходження конверта (паковання)	Найменування установи, з якої надійшов конверт (паковання)	Номери документів, що зазначені на конверті (пакованні)	Підпис працівника, відповідального за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (паковання), дата отримання	Примітка
1	2	3	4	5	6

Дата надходження та реєстраційний індекс вхідного документа	Дата та реєстраційний індекс вихідного документа	Автор документа	Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст	Кількість аркушів		Кількість та номери примірників	Резолюція або відповідальний виконавець	Відмітка про розмноження (кількість примірни ків, кому вручено (надіслано)	Відмітка про взяття на контроль доку мента та строк його виконання	Дата і підпис		Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ	Відмітка про знищен ня документа
				документа	додатка
										отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Дата надходження та реєстраційний індекс документа	Вид документа та короткий зміст	Найменування структурного підрозділу, прізвище та власне ім’я виконавця	Підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом	Підготовлено		Відправлено		Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ	Номер реєстру або дата отримання документа і підпис виконавця	Відмітка про знищення документа	Примітка
				кількість примірників, їхні номери	кількість аркушів у кожному примірнику	найменування установи - одержувача документа, структурного підрозділу	номер примірника
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Порядковий номер	Дата розмноження	Вид документа, його заголовок або короткий зміст	Дата та реєстраційний індекс документа	Кількість аркушів	Кількість примірників	Прізвище та власне ім’я посадової особи, яка дала дозвіл на розмноження	Дата видачі розмножених примірників	Прізвище та власне ім’я працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис	Відмітка про знищення документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Поряд-ковий номер	Номер справи	Заголовок справи	Мета або підстава роботи з документами	Прізвище та власне ім’я працівника, якому видається справа
1	2	3	4	5

Порядковий номер	Назва справи або видання	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище працівника	Підпис і дата		Примітка
				отримання	повернення
1	2	3	4	5	6	7

Фонд	Номер опису	Номер справи	Заголовок справи	Кількість аркушів	Підпис замовника, який отримав справу	Підпис працівника, відповідального за архів обласної ради, якому повернуто справу
1	2	3	4	5	6	7

Порядковий номер	Період перебування	Прізвище, власне ім’я іноземця, найменування держави, установи, організації	Мета зустрічі, власне ім’я та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі	Структурні підрозділи виконавчого апарату обласної ради, з роботою яких ознайомилися іноземці	Прізвище та власне ім’я працівників виконавчого апарату обласної ради, які брали участь у зустрічі	Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації - реквізити відповідного дозволу)	Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям
1	2	3	4	5	6	7	8

Голова комісії:
МАЛИШЕВА Оксана Василівна	-	керуючий справами виконавчого апарату обласної ради.

Заступник голови комісії:
БОНДАРЕНКО Ольга Миколаївна	-	заступник керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, начальник управління з організаційних питань діяльності ради виконавчого апарату обласної ради.

Секретар комісії:
ФЕДОТОВА Марина Миколаївна	-	заступник начальника управління з організаційних питань діяльності ради, начальник відділу документообігу та контролю виконавчого апарату обласної ради.

Члени комісії:
ІГНАТЬЄВ Володимир Васильович	-	начальник управління з питань діяльності виконавчого апарату та роботи з персоналом виконавчого апарату обласної ради;

ГНАТУШОК Андрій Миколайович	-	начальник управління з питань комунальної власності виконавчого апарату обласної ради;

КОЛІНЬКО Максим Валерійович	-	заступник керуючого справами виконавчого апарату обласної ради, начальник управління з питань територіального і місцевого розвитку та міжнародних зв’язків виконавчого апарату обласної ради;

КРЮЧКОВ Ілля Миколайович	-	начальник управління правового забезпечення діяльності ради виконавчого апарату обласної ради;

СТОРОЖЕНКО Ніна Митрофанівна	-	начальник управління бухгалтерського обліку, фінансів та господарської діяльності, головний бухгалтер виконавчого апарату обласної ради.