Основні завдання відділу: -        ведення загального діловодства у виконавчому апараті обласної ради (приймання, розгляд, реєстрація вхідної та відправлення вихідної кореспонденції); -         опрацювання розглянутих керівництвом обласної ради документів, розмноження їх у необхідній кількості та передача за призначенням для виконання; -         приймання, облік (реєстрація), друкування та зберігання документів з грифом «Для службового користування» та здійснення контролю за їх проходженням; -         ведення обліково-довідкової картотеки службової кореспонденції, а також реєстрація журналів по обліку окремих видів службових документів; -         друкування з магнітних носіїв стенограм пленарних засідань сесій обласної ради; -         реєстрація, облік та видача договорів щодо міжбюджетних трансфертів; -         реєстрація, облік, використання та контроль за своєчасним поверненням довіреностей, виданих обласною радою виконавцям доручень обласної ради; -         здійснення обліку і контролю за використанням та зберіганням бланків обласної ради; - здійснення оперативно-технічного контролю за дотриманням установлених строків виконання приписів, що містяться у: законах України, актах Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади; рішеннях обласної ради; розпорядженнях і дорученнях голови обласної ради; резолюціях керівництва обласної ради (де встановлені конкретні терміни виконання); зверненнях і запитах народних депутатів України та депутатів місцевих рад; -         інформування керівництва обласної ради про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами виконавчого апарату обласної ради; -         участь у підготовці та проведенні пленарних засідань обласної ради, розсилка, видача копій рішень обласної ради (згідно з розрахунками розсилок) та їх зберігання; -         оформлення, систематизація та подальше зберігання актів обласної ради; -         взаємодія з постійними комісіями обласної ради, депутатами, тимчасовими контрольними комісіями, утвореними обласною радою, з підприємствами, організаціями, установами, об'єднаннями громадян, різними зацікавленими юридичними та фізичними особами; -         оформлення протоколів пленарних засідань обласної ради на підставі стенограм; -         оформлення та опрацювання на підставі стенограм протокольних доручень голови обласної ради, наданих на пленарних засіданнях обласної ради, забезпечення реєстрації, тиражування та надання їх копій виконавцям; - забезпечення розсилки копій рішень обласної ради, засвідчених печаткою відділу, за належністю згідно з розрахунками розсилки; - забезпечення реєстрації, тиражування та надсилання копій розпоряджень голови обласної ради до виконавців, згідно із розрахунками розсилок; -         підготовка витягів зі стенограм пленарних засідань (необхідних для оформлення протокольних доручень голови обласної ради наданих на пленарних засіданнях обласної ради); -         оформлення, реєстрація, облік та збереження протягом встановленого терміну протоколів пленарних засідань обласної ради, рішень обласної ради та розпоряджень голови обласної ради; - засвідчення печаткою відділу листів відряджень запрошених керівництвом обласної ради представників органів місцевого самоврядування, керівників організацій, підприємств і установ, які беруть участь у пленарних засіданнях та інших заходах обласної ради; -         складання та погодження зведеної номенклатури справ обласної ради; -         перевірка формування документів у справи відповідно до номенклатури справ; -         підготовка документів для внесення їх до Національного архівного фонду та надання відомостей про їх кількість за встановленою формою до Державного архіву Харківської області; -         проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертній комісії обласної ради проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників обласної ради та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду; -         організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів із документів юридичним і фізичним особам; -         підготовка і передавання документів, віднесених до Національного архівного фонду, до Державного архіву Харківської області; -         підготовка та надання інформації за встановленою формою Державному архіву Харківської області про кількість документів, підготовлених для внесення до Національного архівного фонду; -         видавання документів у тимчасове користування за межі архіву обласної ради; -         методичне коригування організації діловодства в структурних підрозділах обласної ради; -         здійснення контролю за належним користуванням документами в обласній раді, надання довідок, інформацій з питань діловодства щодо контролю за строками виконання службових документів; -         надання консультативної допомоги органам місцевого самоврядування з питань, які віднесено до компетенції відділу; - ведення обліку і видача бланків суворої звітності, здійснення контролю за надійністю їх зберігання та використанням за призначенням, своєчасністю замовлення для поповнення їх запасу; -       підготовка (у межах повноважень) інформаційних матеріалів, які відповідно до норм закону України «Про доступ до публічної інформації» віднесені до публічної інформації; -       відпрацювання (у межах повноважень) питань, пов’язаних із запитами на інформацію, яка відповідно до норм закону України «Про доступ до публічної інформації» віднесена до публічної інформації; -         редагування документів для висвітлення діяльності ради, голови обласної ради, першого заступника та заступника голови обласної ради у засобах масової інформації; -       забезпечення належної підготовки поточних документів (редакторська правка) за підписом голови, першого заступника та заступника голови обласної ради, що надсилаються до владних інституцій, розпоряджень та рішень ради, окремих друкованих матеріалів для видання.
Відділ документообігу та контролю управління з організаційних питань діяльності ради
Прізвище, ім`я, по батькові	Посада	№ кімн.	Телефони міські
ФЕДОТОВА Марина Миколаївна	начальник відділу	94	700-53-23 ф. 715-72-28 700-53-33
РИКОВА Світлана Володимирівна	заступник начальника відділу	94	715-72-28
ЗАЛЕВСЬКА Ірина Анатоліївна	заступник начальника відділу	125а	700-53-04
БУДКО Олена Олексіївна	головний спеціаліст	125а	715-72-41
ТАРАСОВА Анастасія Євгеніївна	головний спеціаліст	94	715-72-28
КОЛОДЯЖНА Анна Віталіївна	головний спеціаліст	40	715-72-13
АМЬОХІНА Ганна Валентинівна	головний спеціаліст	33	700-53-11